Fathom vs Fireflies: Welcher KI-Notetaker passt zu Ihren Meetings?

Markus leitet ein Vertriebsteam mit fünf Personen und hat zwei Browser-Tabs offen: Fathom vs Fireflies. Auf der Preisseite von Fathom steht „Unlimited recordings“, kostenlos. Bei Fireflies steht, dass Pro 10 USD pro Platz kostet. Beide Notetaker nehmen an Zoom, Google Meet und Microsoft Teams teil, beide schreiben Zusammenfassungen, und beide haben einen kostenlosen Tarif.

Der Unterschied liegt darin, wofür jedes Tool Geld verlangt. Fathom speichert jede Aufnahme für immer und hält seine besseren KI-Funktionen für die bezahlten Tarife zurück. Fireflies gibt zahlenden Nutzern unbegrenzte KI-Zusammenfassungen und setzt dafür Grenzen bei Speicher, Aufnahmelänge und einem gemeinsamen Topf an KI-Credits. Die richtige Wahl hängt davon ab, wie viel Sie aufnehmen, wie lange Ihre Meetings dauern und wo sie stattfinden.

Dieser Vergleich Fathom vs Fireflies stützt sich auf die Preisseite und das Hilfecenter des jeweiligen Anbieters, geprüft am 29. September 2026. Sie sehen die Preise nebeneinander, die Limits, an denen Teams hängen bleiben, die Kosten im ersten Jahr für drei Arten von Käufern und eine schnelle Entscheidungshilfe.

Ein Hinweis vorab: ParrotNotes veröffentlicht diesen Blog und kommt gegen Ende in einem Abschnitt vor, für Gespräche, die am Tisch stattfinden statt in einem Call. Wenn das den Großteil Ihrer Woche ausmacht, testen Sie ParrotNotes kostenlos bei Ihrem nächsten Termin vor Ort.

Fathom vs Fireflies im Überblick

Fathom ist die bessere Wahl, wenn Sie einen großzügigen Gratis-Tarif und unbegrenzten Speicher für Videocalls wollen. Fireflies ist die bessere Wahl, wenn Sie den günstigsten bezahlten Platz, mehr Transkriptionssprachen und eine App wollen, die schon heute vor Ort aufnimmt. Fathom beginnt für Einzelpersonen bei 16 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Fireflies Pro kostet 10 USD pro Platz bei jährlicher Abrechnung, mit Grenzen für Speicher und Aufnahmelänge.

Quellen: fathom.ai/pricing, das Hilfecenter von Fathom, fireflies.ai/pricing und das Hilfecenter von Fireflies, alle gelesen am 29. September 2026.

Fathom vs Fireflies: die Preise nebeneinander

Beide rechnen in USD pro Platz ab, mit Rabatt bei jährlicher Zahlung. Die Team-Tarife von Fathom verlangen mindestens zwei Nutzer; Enterprise bei Fireflies gibt es nur jährlich.

Preise von fathom.ai/pricing und fireflies.ai/pricing, beide gelesen am 29. September 2026. Die Fireflies-Preise stimmen mit unserem Leitfaden zu den Fireflies AI Preisen vom 27. September 2026 überein.

Eine Anmerkung: Die Vergleichsseite von Fathom sagt, Team beginne bei „$15 per user per month (Team, billed monthly)“, die Preisseite zeigt 15 USD aber als Jahrespreis und 19 USD monatlich. Wir folgen der Preisseite.

Fathom fügt mit jeder Stufe Funktionen hinzu. Premium bringt „Advanced call summaries“, „AI-generated action items“, einen „Conversational meeting assistant“ (Ask Fathom) und einen eigenen Bot-Namen.

Team ergänzt die Suche über alle Calls, geteilte Playlists, Kommentare und Ordner. Business ergänzt „CRM field sync“, „Deal View“ und „Coaching metrics & AI scorecards“. Enterprise ergänzt SSO, SCIM und eigene Aufbewahrungsregeln.

Fireflies gibt mit jeder Stufe mehr Spielraum. Pro bringt unbegrenzte KI-Zusammenfassungen, 8.000 Minuten Speicher pro Platz, Videoaufnahme, Downloads, AI Skills, den Personal Assistant und alle Integrationen. Business hebt die Speichergrenze auf, erhöht die Aufnahmegrenze auf 3 Stunden und ergänzt Multi-language Mode, Conversation Intelligence und Team-Analysen. Enterprise ergänzt SSO, SCIM, Audit-Logs und eigene Aufbewahrungsregeln.

Die Limits, die wehtun

Das sind die Limits, die entscheiden, ob ein Tarif auch im dritten Monat noch passt.

Die Gratis-Tarife sind auf entgegengesetzte Weise großzügig

Der Gratis-Tarif von Fathom behält alles. Im Hilfecenter heißt es: „Both Free and Premium users can store unlimited recordings in Fathom, forever!“ Der Haken ist die KI: Free enthält „Advanced summaries for your first 5 calls each month“, danach gibt es die Standardzusammenfassung. KI-Aufgaben, Follow-up-E-Mails und Ask Fathom sind Premium-Funktionen (Fathom-Artikel zu Free und Premium).

Der Gratis-Tarif von Fireflies transkribiert freizügiger, behält aber weniger. Auf der Karte steht „Unlimited transcription*“ und „400 mins of storage/team“. Das sind weniger als sieben Stunden Meetings für das ganze Team, insgesamt, nicht pro Monat. Laut dem Hilfecenter von Fireflies setzt die unbegrenzte Transkription voraus, dass Sie „Auto-join calendar meetings“ einschalten; ist die Option aus, gilt standardmäßig eine Grenze von 3 Transkriptionen (geprüft für unseren Fireflies-Preisleitfaden am 27. September 2026).

Kurz gesagt: Bei Fathom Free behalten Sie jeden Call und verlieren die bessere KI nach fünf Calls. Bei Fireflies Free bekommen Sie begrenzte KI-Zusammenfassungen, und der Platz geht schnell aus.

Aufnahmelänge und Speicher

Fireflies begrenzt jede Aufnahme auf 2 Stunden bei Free und Pro, 3 Stunden bei Business und 4 Stunden bei Enterprise. Die 8.000 Minuten Speicher pro Platz bei Pro sind eine Gesamtgrenze, kein monatliches Kontingent. Wer 15 Stunden Calls im Monat aufnimmt, hat sie nach etwa neun Monaten gefüllt.

Alle Tarife von Fathom nennen unbegrenzte Aufnahmen und unbegrenzten Speicher. Das Hilfecenter nennt keine Grenze für die Meetinglänge; ein langes Quartalsgespräch oder ein Workshop ist bei Fathom also keine Tariffrage.

Freigeschaltete Funktionen oder ein Credit-Zähler

Fathom hat keinen Verbrauchszähler: Eine Funktion ist in Ihrem Tarif enthalten oder nicht.

Bei Fireflies laufen erweiterte KI-Werkzeuge wie AI Skills, der Personal Assistant, Voice Agents, Sales Assist und das automatische Ausfüllen des CRM über KI-Credits. Laut dem Fireflies-Artikel zu KI-Credits sind die Credits, die ein Tarif mitbringt, „one-time“, also einmalig, und sie werden auf Teamebene gebündelt: Fünf Pro-Plätze teilen sich 20 Credits. Zusätzliche Pakete beginnen bei 5 USD pro Monat für 50 Credits (4 USD bei jährlicher Abrechnung), verlängern sich automatisch, solange sie nicht pausiert werden, und zahlende Nutzer, deren Credits ausgehen, werden automatisch in die nächste Stufe hochgestuft. Standardtranskription und Zusammenfassungen verbrauchen keine Credits.

Sprachen

Fathom unterstützt Transkripte in 38 Sprachen und kann Zusammenfassungen ins Spanische, Portugiesische, Deutsche, Französische, Italienische und Niederländische übersetzen.

Fireflies nennt „Transcription in 100+ languages“. In der Preis-FAQ ist Englisch die Hauptsprache, dazu Spanisch, Französisch, Portugiesisch, Italienisch „and 100+ other languages in beta“. Für Calls, in denen die Sprache wechselt, gibt es den Multi-Language Mode nur bei Business und Enterprise, als Beta, für über 60 Sprachen. Die Zusammenfassung entsteht „in the dominant language spoken during the meeting“, also in der Sprache, die im Meeting überwiegt.

Funktionen, die im Alltag zählen

Zusammenfassungen, Aufgaben und Follow-up

Beide schreiben nach jedem Call eine Zusammenfassung. Bei Fathom braucht die ausführlichere Version (Vorlagen wie BANT und Sandler, Aufgaben, Follow-up-E-Mails) Premium oder höher, abgesehen von fünf erweiterten Zusammenfassungen pro Monat bei Free. Bei Fireflies enthält jeder bezahlte Tarif unbegrenzte KI-Zusammenfassungen und Aufgaben, der Task Manager ist ab Pro dabei.

Wenn Sie Follow-ups lieber selbst entwerfen, macht unser kostenloser Protokoll-Generator aus groben Notizen oder einem Transkript eine Zusammenfassung mit Entscheidungen und Aufgaben.

Beide haben einen KI-Assistenten, dem Sie Fragen stellen können: Ask Fathom (begrenzt bei Free, voll bei Premium; die kontoweite Suche ist in der Beta) und AskFred von Fireflies (begrenzt bei Free).

CRM und Vertriebsfunktionen

Die Tarife Free und Premium von Fathom synchronisieren bereits mit HubSpot, Salesforce und Close, „for up to 3 users per email domain“, also für bis zu drei Nutzer pro E-Mail-Domain. Business ergänzt CRM field sync, das Erkenntnisse aus Meetings in bestimmte CRM-Felder schreibt, dazu Deal View und KI-Scorecards.

Fireflies nennt „Unlimited integrations“ ab Pro und Conversation Intelligence ab Business. Das automatische Ausfüllen des CRM läuft über KI-Credits, intensive Nutzung bedeutet also ein Credit-Paket.

Bots und Aufnahme ohne Bot

Beide Tools nehmen standardmäßig als Bot am Call teil. Fathom bietet inzwischen „Choice of bot-free (in beta) or bot capture“, und die Preistabelle kennzeichnet die bot-freie Aufnahme als „Beta feature for Mac“; laut Vergleichsseite folgt Windows bald.

Die Chrome-Erweiterung von Fireflies nimmt „without Fireflies bot“ auf, und auch die Desktop-App und die mobile App nehmen ohne Bot auf. Wenn der Bot doch teilnimmt, erscheint er laut Hilfecenter von Fireflies als „Fireflies.ai Notetaker“ und lässt sich nicht ausblenden.

Meetings vor Ort

Hier ist der Unterschied am deutlichsten. Im Hilfecenter von Fathom steht „In-person meeting capture is coming soon as part of Fathom for iOS!“, und die iOS-App-Seite sammelt Anmeldungen für die Warteliste. Der ältere Umweg, ein Zoom-Call auf einem Laptop im Raum, „cannot distinguish between multiple speakers in the same physical room“, kann also mehrere Sprecher im selben Raum nicht unterscheiden (Fathom-Hilfe).

Die Preistabelle von Fireflies führt die mobile App für Android und iOS mit „Unlimited in-person recording“.

Was Fathom und Fireflies im ersten Jahr kosten

Hier sind drei Käufertypen, gerechnet nur mit veröffentlichten Zahlen. Das Fünferteam nimmt pro Person etwa 15 Stunden Calls im Monat auf (900 Minuten), dieselbe Annahme wie in unserem Fireflies-Preisleitfaden.

Berechnet mit fathom.ai/pricing und fireflies.ai/pricing am 29. September 2026. Speicherreichweite bei Fireflies: 8.000 ÷ 900 = 8,9 Monate. 200 Credits kosten 16 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung, 192 USD im Jahr.

Die Antwort von Markus (er ist eine erfundene, zusammengesetzte Figur): Sein Team nimmt jeden Tag auf und hält zweimal im Jahr einen Workshop von zweieinhalb Stunden. Fireflies Pro für 600 USD wirkt am günstigsten, aber der Speicher ist vor Jahresende voll, und der Workshop sprengt die 2-Stunden-Grenze. Der ehrliche Vergleich ist Fathom Team für 900 USD gegen Fireflies Business für 1.140 USD. Er würde Fathom Team nehmen, es sei denn, jemand im Team verkauft im selben Call in zwei Sprachen. Das spräche für Fireflies Business.

Wo finden Ihre Meetings statt?

Die Kostentabelle geht davon aus, dass jedes Meeting einen Link hat. Zählen und sortieren Sie zuerst die Meetings der letzten Woche.

Mehr zur Bot-Frage finden Sie in unserem Leitfaden zu Fireflies-Alternativen ohne Bot, der jede bot-freie Aufnahmemethode behandelt.

Für Gespräche am Tisch: ParrotNotes

Fathom und Fireflies sind beide um den Videocall herum gebaut. Rosa, eine erfundene Gebietsverkäuferin eines Baustoffhändlers, hat fünf Termine vor Ort am Tag, keine Meeting-Links und einen Bauunternehmer, der zwischen Polnisch und Deutsch wechselt. Sie will Notizen und eine Follow-up-E-Mail, bevor sie den Motor startet.

Genau dafür ist ParrotNotes gebaut. Sie öffnen die App auf dem Handy, das Sie ohnehin dabeihaben, tippen auf Aufnahme und legen es auf den Tisch. Wenn Sie stoppen, bekommen Sie ein Transkript, eine Zusammenfassung, die Aufgaben und den Entwurf einer Follow-up-E-Mail nach dem Verkaufsgespräch.

Fakten zu Fathom und Fireflies aus deren Preisseiten und Hilfecentern am 29. September 2026; Fakten zu ParrotNotes von parrotnotes.app/pricing.

ParrotNotes Free bietet 100 Minuten Aufnahme im Monat, eine KI-Zusammenfassung bei jeder Aufnahme und volle KI-Auswertungen für 5 Aufnahmen im Monat. ParrotNotes Pro kostet 19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung, mit 3.000 Minuten im Monat, Aufnahmen bis 3 Stunden, allen KI-Funktionen, mehrsprachiger Transkription mit Übersetzung, Sprechererkennung und MCP-Connectors.

Rosas 20 Termine pro Woche mit je fünf Minuten gesprochener Nachbereitung ergeben etwa 400 Minuten im Monat, deutlich unter den 3.000 von Pro. Viele Teams nutzen einen Video-Notetaker für Calls und ParrotNotes für den Raum. Unsere Übersicht zu Software für die Aufnahme von Verkaufsgesprächen zeigt, wie diese Aufteilung funktioniert.

Diese Woche Termine vor Ort? Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter und nehmen Sie Ihren nächsten Kundentermin auf.

Das Fazit zu Fathom vs Fireflies

Wählen Sie Fathom, wenn Sie in Videocalls leben und jede Aufnahme behalten wollen, ohne auf einen Zähler zu achten: Free bei knappem Budget, Premium oder Team für Aufgaben, Business für CRM field sync. Wählen Sie Fireflies, wenn Sie den günstigsten bezahlten Platz, mehr Sprachen oder eine mobile App für gelegentliche Meetings vor Ort wollen, und planen Sie Business ein, wenn Ihre Meetings länger als zwei Stunden dauern oder Sie jeden Tag aufnehmen.

Prüfen Sie beide Preisseiten am Tag des Kaufs, denn Preise ändern sich. Für eine größere Auswahl lesen Sie unsere Leitfäden zur besten KI-Notiz-App und zu den besten kostenlosen KI-Notetakern.

Und wenn Ihre wichtigsten Gespräche am Tisch stattfinden und nicht auf dem Bildschirm, laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter. Sie bekommen 100 Minuten im Monat mit einer KI-Zusammenfassung bei jeder Aufnahme, auf dem Handy, das Sie ohnehin dabeihaben, und ohne Bot, den Sie hereinlassen müssen.