Fireflies.ai Alternativen, die Ihrem Call nicht beitreten

Markus verkauft Verpackungsmaschinen. Am Montag startet er einen Videocall mit einem Werksleiter, um den er sich seit sechs Monaten bemüht. Bevor er Hallo gesagt hat, kneift der Werksleiter die Augen zusammen. „Wer ist der zusätzliche Gast?“ Es ist eine Kachel des Fireflies-Notetakers, und die ersten zwei Minuten des Gesprächs gehen für Erklärungen drauf.

Am Dienstag steht Markus im selben Werk vor Ort, neben einer Abfülllinie. Es gibt keinen Call, dem ein Bot beitreten könnte, also gibt es auch keine Notizen. Am Mittwoch sucht er nach einer Fireflies Alternative.

Wenn das nach Ihrer Woche klingt, hier ist der Punkt, den die meisten Listen auslassen: Fireflies kann auf dem Laptop bereits ohne Bot aufnehmen.

Die eigentliche Frage lautet also nicht nur „Bot oder kein Bot“. Sie lautet: Wo finden Ihre Gespräche statt, und was sehen oder hören die Menschen auf der anderen Seite des Tisches, während Sie aufnehmen?

Dieser Leitfaden behandelt zuerst die botfreien Modi von Fireflies selbst und dann sechs Alternativen, sortiert danach, wie sie Audio erfassen: über den Laptop, über das Smartphone im Raum oder über ein separates Aufnahmegerät. Jede Anbieterangabe wurde am 28. September 2026 auf der Website des jeweiligen Anbieters geprüft und verlinkt. Außerdem erhalten Sie eine Tabelle, was die Teilnehmenden sehen, und eine Checkliste mit sechs Fragen, die Sie vor dem Wechsel durchgehen sollten.

Ein Hinweis vorab: ParrotNotes betreibt diesen Blog und ist eine der sechs Optionen. Wenn die meisten Ihrer Besprechungen in einem Raum stattfinden, testen Sie ParrotNotes kostenlos bei Ihrer nächsten.

Brauchen Sie überhaupt eine Fireflies Alternative?

Beginnen Sie hier, denn ein Toolwechsel kostet Zeit. Die Preisseite von Fireflies nennt „Record using Chrome extension without Fireflies bot“, eine Desktop-App zum Herunterladen und eine „Fireflies mobile app (Android, iOS)“. Geprüft am 28. September 2026.

Die Desktop-App ist der wichtigste botfreie Weg. Laut dem Hilfeartikel von Fireflies zur Aufnahme ohne Bot „captures your meetings and calls using your computer's system audio“, also über das Systemaudio Ihres Computers, auf Mac und Windows, ohne dass ein Notetaker dem Call beitritt.

Derselbe Artikel nennt, worauf dieser Modus verzichtet:

• Keine Audio- oder Videodatei. Die Aufnahme ohne Bot „does not save audio or video files“. Sie erhalten Transkript und Zusammenfassung.
• Allgemeine Sprechernamen. Sprecher erscheinen als Speaker 1 und Speaker 2 statt mit Namen.
• Kein Sales Assist. Laut Artikel braucht Sales Assist den Bot in der Besprechung.

Für Besprechungen vor Ort beschreibt der Leitfaden zur mobilen App von Fireflies eine lila Aufnahmetaste für den Start mit einem Fingertipp. Die Aufnahmen landen in derselben Bibliothek wie Ihre Calls.

Wenn Ihre Besprechungen also überwiegend über Zoom, Meet oder Teams am Laptop laufen und Sie mit diesen Einschränkungen leben können, probieren Sie die Desktop-App aus, bevor Sie irgendetwas umstellen.

Wenn Sie die Aufnahme selbst, Namen für die Sprecher oder ein Tool wollen, das für den Raum statt für den Kalender gebaut ist, lesen Sie weiter. Was jeder Fireflies-Tarif kostet, steht in unserer Übersicht zu den Fireflies AI Preisen.

Drei Wege, eine Besprechung ohne Bot aufzunehmen

Jede botfreie Fireflies Alternative nutzt eine von drei Erfassungsmethoden. Wenn Sie wissen, welche ein Tool nutzt, wissen Sie schon das meiste.

1. Audioerfassung am Laptop. Eine App auf Ihrem Mac oder PC hört das Audio Ihres Computers mit: Ihr Mikrofon und die Stimmen der anderen, die aus dem Call kommen. Niemand Neues tritt der Besprechung bei. So erfassen die Desktop-App von Fireflies, Granola, Jamie und die Desktop-App von Otter Videocalls. Das funktioniert gut, wenn Sie am Schreibtisch sitzen.

2. Das Smartphone im Raum. Sie legen Ihr Smartphone auf den Tisch, und es nimmt das Gespräch drumherum auf. Damit erfassen Sie die Besprechungen, die nie in einem Kalender auftauchen: eine Baustellenbegehung, ein Mittagessen, ein Verkaufsgespräch am Küchentisch, ein Gespräch am Messestand. ParrotNotes ist genau dafür gebaut, und mehrere Laptop-Tools haben inzwischen ebenfalls Smartphone-Apps.

3. Ein eigenes Aufnahmegerät. Ein separates Gerät wie der Plaud Note nimmt auf und synchronisiert später mit einer App. Kein Laptop, kein Smartphone-Bildschirm, aber ein Gerät mehr, das Sie mitnehmen und laden müssen.

Die meisten Menschen brauchen Methode 2 öfter, als sie denken. Ein Außendienstmitarbeiter hat vielleicht sechs Termine am Tag, und nur einer davon läuft über Zoom.

Die botfreien Fireflies Alternativen, nach Erfassungsmethode

Sechs Tools, gruppiert danach, wie sie für die Aufnahme gebaut sind. Die Preise stammen von der Preisseite des jeweiligen Anbieters, Stand 28. September 2026.

Smartphone zuerst: ParrotNotes

ParrotNotes nimmt auf dem Smartphone auf, das Sie ohnehin dabeihaben, auf iPhone und Android, dazu gibt es eine macOS-App. Es gibt keinen Bot und keine Kalenderverbindung.

Sie tippen auf Aufnahme, legen das Smartphone auf den Tisch und bleiben mit Ihrer Aufmerksamkeit bei Ihrem Gegenüber. Die Aufnahme läuft auch bei gesperrtem Bildschirm weiter.

Wenn Sie stoppen, erhalten Sie ein Transkript und eine KI-Zusammenfassung. KI-Aufnahmen ergänzen Aufgaben und Kernpunkte. Pro ergänzt Entwürfe für Follow-up-E-Mails, Sprechererkennung, 99+ Sprachen mit Übersetzung (Sie sprechen Spanisch und erhalten ein englisches Transkript) sowie Vertriebsframeworks wie BANT, MEDDIC und SPIN, die ein Bedarfsgespräch in die Felder einsortieren, nach denen Ihr Vertriebsleiter fragt.

Der kostenlose Tarif bietet 100 Minuten pro Monat und eine KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme. Pro kostet 19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung, mit 3.000 Minuten pro Monat und Aufnahmen bis zu 3 Stunden. Es ist die richtige Wahl, wenn die meisten Ihrer Besprechungen fern vom Schreibtisch stattfinden. Den kompletten Ablauf für Gespräche vor Ort finden Sie in unserem Leitfaden zu Software für die Aufnahme von Verkaufsgesprächen vor Ort.

Laptop zuerst, mit Smartphone-Apps: Granola, Jamie, Otter.ai

Granola. Die Preisseite von Granola nennt in jedem Tarif „Bot-free, device-audio capture“ und „Desktop, iOS, Android & Apple Watch apps“. Das Kernprodukt ist ein Notizblock: Sie tippen während eines Calls auf dem Laptop, und Granola ergänzt den Rest aus dem Audio.

Laut der iPhone-Hilfeseite kann die App „capture conversations happening around you“, also Gespräche in Ihrer Umgebung erfassen, und über einen eingebauten Wähler Notizen zu ausgehenden Anrufen machen. Basic ist kostenlos mit begrenztem Besprechungsverlauf, Business kostet 14 USD pro Nutzer und Monat, Enterprise 35 USD. Unser Leitfaden zu Granola AI Alternativen zeigt, wo es passt.

Jamie. Auf seiner Startseite schreibt Jamie, dass es „runs on your device and does not require a meeting bot to join your calls“ und „captures in-person meetings from your laptop or your phone“. Es gibt Apps für Mac und Windows, eine iPhone-App und eine Android-App, die Gespräche vor Ort über das Mikrofon aufnimmt. Die Preisseite nennt 99+ Sprachen und Hosting in der EU.

Die Tarife werden nach KI-Notizen abgerechnet: Free enthält 10 pro Monat mit einem Limit von 30 Minuten pro Besprechung, Plus kostet 21 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung (26 Euro monatlich) für 20 Notizen, und Pro kostet 39 Euro jährlich abgerechnet (47 Euro monatlich) für unbegrenzte Notizen. Mehr dazu in unserem Test des Jamie AI Note Takers.

Otter.ai. Otter steht in beiden Lagern, deshalb lohnt eine genaue Beschreibung. Die Preisseite nennt einen Meeting-Agenten, der „Joins Zoom, MS Teams, and Google Meet to automatically write and share notes“, also einen Bot.

Die Desktop-App für Mac und Windows kann dagegen „Record any conversation without a bot across Slack Huddles, Zoom, Google Meet, and in-person“, und Otter hat Apps für iOS und Android. Die Transkription deckt Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Japanisch und Chinesisch ab.

Pro kostet 16,99 USD pro Monat oder 8,33 USD bei jährlicher Abrechnung, mit 1.200 Minuten pro Monat und einer Obergrenze von 90 Minuten pro Gespräch. Unser Beitrag zu Otter.ai Alternativen geht tiefer.

Ein separates Aufnahmegerät: Plaud Note

Der Plaud Note ist ein Aufnahmegerät im Kartenformat für 159 USD, das „between phone call and in-person recording modes“ wechselt, also zwischen Telefonat und Gespräch vor Ort, und über die Plaud-App in 112 Sprachen transkribiert. Enthalten ist ein Starter-Tarif mit 300 Minuten pro Monat.

Auf der Tarifseite von Plaud kostet Pro 17,99 USD pro Monat oder 8,33 USD bei jährlicher Abrechnung, für 1.200 Minuten. Das Gerät passt zu Menschen, die ein Gerät wollen, das nichts anderes tut als aufnehmen. Unser Test des Plaud Note beleuchtet die Vor- und Nachteile.

Schon auf Ihrem iPhone: Apple Sprachmemos

Sprachmemos ist kostenlos und tritt nie irgendetwas bei. Laut dem iPhone-Benutzerhandbuch von Apple ist die Transkription „available on iPhone 12 or later in English (all variants), Spanish, Portuguese, Italian, French, German, Japanese, Korean, Simplified Chinese, and Traditional Chinese“ und „not available in all countries or regions“. Sie erhalten ein Transkript. Zusammenfassung, Aufgaben und Follow-up-E-Mail schreiben Sie selbst.

Was die andere Seite des Tisches sieht

Das ist die eigentliche Frage hinter dem Bot. Ihrem Kunden ist egal, welche App Sie nutzen. Ihm ist wichtig, ob etwas Unerwartetes in seiner Besprechung auftaucht und ob er informiert wurde. So verhält sich jede Option, geprüft auf den Seiten der Anbieter am 28. September 2026.

Quellen: Artikel zu Einwilligung und Hinweisen von Fireflies sowie die im vorigen Abschnitt verlinkten Anbieterseiten, alle gelesen am 28. September 2026. „Was Sie ihnen sagen“ bedeutet, dass die geprüften Anbieterseiten keinen eingebauten Hinweis für Teilnehmende beschreiben.

Lesen Sie die vierte Spalte zweimal. Botfrei heißt nicht unsichtbar vor dem Gesetz. Der Artikel von Fireflies sagt selbst: Wenn Sie die Hinweise abschalten, „you are responsible for informing participants that the meeting is being captured and for complying with applicable recording laws“. Dasselbe gilt für jedes Tool in der Tabelle.

In den USA erlaubt das Bundesrecht (18 U.S.C. § 2511(2)(d)) eine Aufnahme, wenn Sie „a party to the communication“ sind, also selbst am Gespräch teilnehmen, oder wenn eine Partei vorher eingewilligt hat. Manche Bundesstaaten verlangen die Einwilligung aller Beteiligten, und andere Länder haben eigene Regeln. Dies ist keine Rechtsberatung.

Die einfache Gewohnheit, die die meisten Situationen abdeckt: Fragen Sie „Darf ich mitschneiden, damit mir nichts entgeht?“, bevor Sie auf die Taste tippen.

Die botfreie Checkliste: sechs Fragen vor dem Wechsel

Prüfen Sie jede Fireflies Alternative während der kostenlosen Testphase mit diesen sechs Fragen. Jede ist in einer Minute beantwortet, und zusammen decken sie die Überraschungen auf, die sonst in Woche drei auftauchen.

1. Erscheint etwas in der Teilnehmerliste? Starten Sie einen Testcall mit einem Kollegen und schauen Sie nach. Wenn eine Kachel oder ein Name erscheint, ist es ein Bot, egal was das Marketing sagt.
2. Braucht es Ihren Kalender? Tools, die automatisch beitreten, fragen meist nach Kalenderzugriff. Ein botfreies Aufnahmetool, das Sie von Hand starten, braucht ihn nicht.
3. Behält es das Audio? Manche botfreien Modi behalten nur das Transkript. Wenn Sie je einen Tonfall nachhören oder eine genaue Zahl prüfen müssen, brauchen Sie die Aufnahme.
4. Nennt es die Sprecher mit Namen? „Speaker 1 sagte, wir liefern im März“ hilft bei einem Streit weniger als ein Name.
5. Funktioniert es ohne aufgeklappten Laptop? Probieren Sie es an einer Theke, auf einem Parkplatz oder an einem Cafétisch. Lautet die Antwort „Laptop aufklappen“, ist es nicht für den Raum gebaut.
6. Was hören oder sehen die Teilnehmenden? Prüfen Sie die eingebauten Hinweise und entscheiden Sie dann, wie Sie selbst um Einwilligung bitten.

Wenn ein Tool alle sechs Fragen für die Besprechungen besteht, die Sie tatsächlich haben, ist es für Sie eine echte Fireflies Alternative. Wenn es an Frage fünf scheitert und die meisten Ihrer Besprechungen vor Ort stattfinden, suchen Sie weiter.

Welche Fireflies Alternative zu Ihrer Woche passt

Die richtige Wahl hängt weniger von Funktionen ab als davon, wo Sie sitzen, wenn das Gespräch stattfindet. Drei Beispiele, alle erfunden, zeigen, wie die Checkliste in der Praxis aussieht.

Markus, der Außendienstmitarbeiter vom Anfang. Sechs Termine am Tag in Werken und bei Händlern, ein Videocall pro Woche. Die Desktop-App würde seinen Montagscall abdecken, aber die Fragen drei und fünf entscheiden: Er will das Audio, und er hat selten einen Laptop aufgeklappt. Er nimmt das Gespräch an der Abfülllinie auf seinem Smartphone auf.

Bevor er am Auto ist, hat er eine Zusammenfassung, die drei Spezifikationen, nach denen der Werksleiter gefragt hat, und einen Entwurf für das Follow-up. Unser Leitfaden zur Follow-up-E-Mail nach einem Verkaufsgespräch zeigt, was Sie mit diesem Entwurf tun.

Hannah, Customer Success Managerin. Acht Videocalls am Tag vom Schreibtisch aus, alle auf Englisch, selten vor Ort. Sie muss Fireflies nicht verlassen.

Sie installiert die Desktop-App, lässt den gesprochenen Hinweis eingeschaltet, und die Notetaker-Kachel verschwindet aus ihren Kundencalls. Falls die Einschränkungen des Desktop-Modus sie irgendwann stören, sind Granola und die Desktop-App von Otter die Laptop-Optionen zum Testen.

Sofia, Beraterin in München. Kundenworkshops auf Deutsch, Calls mit einem Team in Madrid auf Spanisch und Fragen zum Datenstandort von jedem Kunden. Das EU-Hosting von Jamie beantwortet die Fragen der IT-Abteilungen ihrer Kunden.

Für die Workshops, bei denen ein Smartphone auf dem Tisch besser passt als ein Laptop, testet sie ParrotNotes Pro, spricht im Raum Deutsch und erhält ein englisches Transkript für die Zentrale.

Möchten Sie den Test von Markus selbst machen? Testen Sie ParrotNotes kostenlos bei der nächsten Besprechung fern vom Schreibtisch. Wenn Sie zuerst die Qualität der Transkripte sehen möchten, laden Sie eine Aufnahme in unser kostenloses Audio-zu-Text-Tool hoch.

Kurz gesagt

Fireflies nimmt am Laptop bereits ohne Bot auf. Fragen Sie sich deshalb zuerst, wo Ihre Gespräche stattfinden.

• Überwiegend Videocalls am Schreibtisch: Probieren Sie zuerst die Desktop-App von Fireflies, dann Granola, Jamie oder die Desktop-App von Otter, falls sie nicht passt.
• Überwiegend Besprechungen im Raum: Nutzen Sie ein Tool, das für das Smartphone auf dem Tisch gebaut ist. ParrotNotes macht aus jeder Besprechung ein Transkript und eine Zusammenfassung, mit Aufgaben und einem Follow-up-Entwurf in Pro.
• In jedem Fall: Gehen Sie in der Testphase die Checkliste mit sechs Fragen durch und fragen Sie vor der Aufnahme.

Der Dienstag von Markus ist der Test. Wenn Ihre besten Gespräche neben einer Maschine, an einer Theke oder bei einem Kaffee stattfinden, laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter und nehmen Sie das nächste auf. Sie haben die Notizen, bevor Sie am Auto sind.