Proforma-Rechnung Vorlage: kostenlos ausfüllen und drucken

Was eine Proforma-Rechnung ist

Eine Proforma-Rechnung ist ein Angebot in Rechnungsform. Der Verkäufer schickt sie, bevor das Geschäft abgeschlossen ist, damit Käufer, dessen Bank und die Einfuhrbehörden sehen, was zu welchem Preis und zu welchen Bedingungen geliefert wird. Sie sieht aus wie eine Rechnung, mit denselben Parteien, Positionen, Preisen und Summen, ist aber keine Zahlungsaufforderung und keine Rechnung im Sinne des UStG: Die eigentliche Rechnung, beim Export die Handelsrechnung, folgt mit dem Versand.

Weil der Käufer auf ihrer Grundlage handelt (ein Akkreditiv eröffnet, eine Einfuhrgenehmigung beantragt, eine Anzahlung leistet), sollte die Proforma-Rechnung vollständig sein, und ihre Bedingungen sollten sich nicht ohne Zustimmung des Käufers ändern. Der deutsche Zoll nennt die Pro-forma-Rechnung außerdem als Nachweis des tatsächlichen Werts, wenn eine Ware keinen Handelswert hat, etwa bei Geschenken oder Mustern.

Wann der Käufer eine braucht

• Einfuhrgenehmigung

  Viele Länder verlangen vom Importeur eine Proforma-Rechnung, bevor sie eine Einfuhrgenehmigung oder -lizenz erteilen.

• Akkreditiv

  Die Bank des Käufers eröffnet das Akkreditiv anhand der Proforma-Rechnung: Beträge, Incoterm, Versandtermin und Gültigkeit werden zu den Bedingungen, die die Bank prüft.

• Vorversandkontrolle

  Verlangt das Zielland eine Kontrolle vor dem Versand, wird die Prüfgesellschaft auf Grundlage der Proforma-Rechnung beauftragt.

• Devisentransfer

  In Ländern mit Devisenkontrolle nutzt der Importeur die Proforma-Rechnung, um die Überweisung in harter Währung zu beantragen.

• Vorauszahlung

  Zahlt der Käufer eine Anzahlung oder den vollen Betrag im Voraus, zahlt er auf die Proforma-Rechnung; die Handelsrechnung folgt mit dem Versand.

• Muster und Ware ohne Verkauf

  Der Zoll braucht auch für Muster, Geschenke und Ersatzlieferungen einen Wert. Gibt es keine Handelsrechnung, weist die Proforma-Rechnung den tatsächlichen Wert aus.

Was auf eine Proforma-Rechnung gehört

• Verkäufer und Käufer

  Vollständige Namen und Anschriften, ein Ansprechpartner und die USt-IdNr. oder EORI, wo Bank oder Zoll des Käufers danach fragen. Eine Lieferanschrift, wenn die Ware woanders hingeht.

• Nummer, Datum und Gültigkeit

  Eine Nummer, auf die sich die Handelsrechnung später bezieht, das Ausstellungsdatum und das Datum, an dem das Angebot verfällt. Der Generator schlägt eine Nummer wie PR-20261015-01 und 30 Tage Gültigkeit vor.

• Referenz des Käufers

  Bestell- oder Anfragenummer des Käufers, damit seine Bank und seine Buchhaltung die Proforma-Rechnung dem Auftrag zuordnen können.

• Positionen mit Einzel- und Gesamtpreis

  Jede Position mit Bezeichnung, Menge, Einheit und Einzelpreis sowie dem Positionsbetrag. Tragen Sie die Zolltarifnummer ein, wenn der Zollagent des Käufers sie verlangt; die Spalte erscheint, sobald eine Position eine hat.

• Incoterm, Zahlung und Versandtermin

  Die Incoterms-2020-Regel mit benanntem Ort oder Hafen, die Zahlungsbedingungen (Anzahlung, Rest, Akkreditiv) und der voraussichtliche Versandtermin.

• Währung, Fracht und Versicherung

  Nennen Sie die Währung einmal und weisen Sie Fracht und Versicherung getrennt aus, wenn der Incoterm sie Ihnen zuordnet, damit der Gesamtbetrag dem entspricht, was die Bank des Käufers sieht.

Incoterms 2020 in einem Absatz

Incoterms sind elf dreibuchstabige Regeln der Internationalen Handelskammer (ICC), die festlegen, wo der Verkäufer die Ware übergibt, wer Transport und Versicherung organisiert und bezahlt und wo das Risiko übergeht. Sieben gelten für jede Transportart (EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU und DDP), vier für den See- und Binnenschiffstransport (FAS, FOB, CFR und CIF). Die Regeln von 2020 sind die aktuelle Fassung; DAT wurde durch DPU ersetzt. Schreiben Sie die Regel immer mit benanntem Ort, etwa „FCA Hamburg“ oder „CIF Hafen Veracruz“, denn die Regel allein sagt nicht, wo die Übergabe stattfindet.

Proforma-Rechnung, Handelsrechnung und Angebot

Angebot

Ein Verkaufsangebot zu einem Preis, in beliebiger Form. Für ein Inlandsgeschäft genug; für eine Bank oder eine Zollstelle oft zu dünn.

Proforma-Rechnung

Ein Angebot in Rechnungsform: dieselben Parteien, Positionen, Preise und Summen wie die spätere Rechnung, dazu Incoterm, Zahlungsbedingungen, Versandtermin und Gültigkeit. Geht vor dem Abschluss raus; keine Zahlungsaufforderung und keine Rechnung im Sinne des UStG.

Handelsrechnung

Die Rechnung zum Versand. Der Zoll im Land des Käufers bemisst danach Zölle und Abgaben, deshalb kommen Zolltarifnummern, Ursprungsländer, Gewichte, der Ausfuhrgrund und eine unterschriebene Erklärung hinzu.

Beim Versand übernehmen Sie dieselben Positionen in die Handelsrechnung Vorlage und ergänzen die Zollangaben.

Für ein Inlandsangebot ohne Exportbedingungen geht es mit Angebot erstellen schneller.

Tipps für eine Proforma-Rechnung, die die Bank beim ersten Mal akzeptiert

• Nummerieren und darauf verweisen

  Jede Proforma-Rechnung bekommt eine eigene Nummer, die auf der Anzahlungsanforderung und der Handelsrechnung wieder auftaucht. Banken ordnen Dokumente nach Nummer zu.

• Gültigkeit datieren

  Preise, Frachtraten und Wechselkurse ändern sich. Mit einem Gültigkeitsdatum können Sie neu anbieten, ohne über eine alte Proforma-Rechnung zu streiten.

• Incoterm mit Ort nennen

  „FOB“ allein lässt den Hafen offen. „FOB Hafen Hamburg“ sagt Käufer, Spediteur und Bank dasselbe.

• Die Währung einmal festlegen

  Wählen Sie oben die Währung und bleiben Sie bei allen Beträgen dabei. Ein in der falschen Währung eröffnetes Akkreditiv ist eine teure Änderung.

• Mit der Handelsrechnung in Einklang halten

  Die Handelsrechnung sollte Parteien, Positionen, Preise und Bedingungen der Proforma-Rechnung wiederholen. Abweichungen sind es, die eine Sendung aufhalten.

• Klar kennzeichnen

  Lassen Sie die Zeile „Keine Rechnung im Sinne des UStG“ an, sofern die Bank des Käufers nichts anderes verlangt, damit niemand sie als Rechnung bucht oder bezahlt.