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Bestellung Vorlage: Bestellschein erstellen

Tragen Sie Ihr Unternehmen, den Lieferanten, die Lieferanschrift und die Positionen ein. Nettosumme, Mehrwertsteuer je Steuersatz und Gesamtbetrag rechnen sich selbst, die Vorschau folgt beim Tippen, und am Ende drucken Sie die Bestellung, speichern sie als PDF oder laden eine CSV-Datei.

Was in eine Bestellung gehört

  • Bestellnummer und Datum

    Eine Nummer, die der Lieferant auf Rechnung, Lieferschein und Packstück angibt, damit Wareneingang und Buchhaltung zuordnen können. Der Generator schlägt eine Nummer wie B-20261003-01 vor.

  • Besteller und Lieferant

    Ihr Firmenname mit Anschrift, E-Mail, Telefon und auf Wunsch USt-IdNr., dazu Firma, Ansprechpartner und Anschrift des Lieferanten.

  • Liefer- und Rechnungsanschrift

    Wohin die Ware geht (Lager, Tor, Baustelle) und wohin die Rechnung geht, wenn das nicht dieselbe Anschrift ist.

  • Positionen

    Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einheit und Einzelpreis netto je Position, mit dem passenden Steuersatz. Die Artikelnummer verhindert, dass der falsche Artikel kommt.

  • Netto, MwSt., Brutto

    Summe netto, ein vereinbarter Rabatt, die Mehrwertsteuer getrennt nach 19 % und 7 % und der Gesamtbetrag brutto. Fracht tragen Sie als eigene Position ein.

  • Bedingungen und Unterschrift

    Liefertermin, Zahlungsbedingungen, die Nummer des Angebots, Hinweise an den Lieferanten und wer bestellt hat.

Vom Angebot zur Bestellung

Der übliche Ablauf: Der Einkauf fragt Preise an, der Lieferant schickt ein Angebot, der Einkauf bestellt, der Lieferant bestätigt den Auftrag, liefert und stellt die Rechnung mit der Bestellnummer. Das Angebot ist das Dokument des Verkäufers, die Bestellung das des Käufers.

Bestellen Sie genau zu den Bedingungen des Angebots und rechtzeitig, nehmen Sie das Angebot damit an. Weicht die Bestellung ab, etwa bei Preis, Menge oder Liefertermin, gilt sie nach § 150 Abs. 2 BGB als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag: Der Lieferant muss dann seinerseits annehmen. Geben Sie deshalb die Angebotsnummer an, übernehmen Sie Positionen und Preise daraus und bitten Sie um eine schriftliche Auftragsbestätigung.

Für den Außendienst ist dieselbe Vorlage eine Hilfe für den Kunden: Sie füllen die Bestellung aus Ihrem Angebot vor und schicken sie als PDF, der Einkauf prüft, ergänzt seine Bestellnummer und unterschreibt.

Sie schreiben die Verkäuferseite? Mit Angebot erstellen entsteht das Angebot, auf das sich die Bestellung bezieht.

Anfrage oder Ausschreibung? Lesen Sie RFQ vs. RFP: der Unterschied.

Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Rechnung

Angebot
Der Antrag des Verkäufers: was er liefert, zu welchem Preis, bis wann er sich bindet.
Bestellung
Die Erklärung des Käufers: was er kauft, zu welchem Preis, wohin und bis wann geliefert wird, zu welchen Zahlungsbedingungen.
Auftragsbestätigung
Die Antwort des Verkäufers auf die Bestellung mit Positionen, Preis und Liefertermin.
Rechnung
Die Abrechnung nach der Lieferung, mit der Bestellnummer, damit sie zugeordnet und bezahlt werden kann.

So geht die Bestellung beim ersten Mal durch

  • Artikelnummern des Lieferanten nutzen

    Eine Beschreibung allein lädt zu Ersatzartikeln ein. Die Nummer aus Angebot oder Katalog ist, was das Lager kommissioniert.

  • Ein Datum statt „schnellstmöglich“

    Ein bestätigter Liefertermin lässt sich nachhalten. „Schnellstmöglich“ nicht.

  • Lieferanschrift prüfen

    Die meisten Fehllieferungen gehen an eine alte Anschrift. Nennen Sie Standort oder Tor und wer die Ware annimmt.

  • Auftragsbestätigung einfordern

    Die Hinweise bitten um Bestätigung von Auftrag und Termin binnen zwei Werktagen. Fassen Sie nach, wenn sie ausbleibt.

Weiterlesen im Blog: Vertrieb über Händler, Außendienst im Großhandel, RFQ vs. RFP.

Quellen (geprüft am 03.10.2026)

Die Bestellung ist das Papier. Das Gespräch hat entschieden, was draufsteht.

Mengen, Liefertermin und Preis wurden im Gespräch mit dem Kunden vereinbart. Nehmen Sie den Termin mit ParrotNotes auf und erhalten Sie Zusammenfassung und nächste Schritte, damit die Bestellung zu dem passt, was besprochen wurde. Kostenlos für 100 Minuten Aufnahme im Monat.

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