Handelsrechnung Vorlage: für den Export kostenlos ausfüllen

Was eine Handelsrechnung ist

Die Handelsrechnung ist die Rechnung zu einer Sendung über die Grenze, beim Export aus der EU in ein Drittland, und ein notwendiges Papier für Ausfuhr- und Einfuhrabfertigung. Der deutsche Zoll beschreibt sie als das Papier, auf dessen Grundlage der Zollwert der Waren angemeldet wird; im Land des Käufers bemisst der Zoll danach Zölle und Abgaben. Deshalb enthält sie mehr als eine Inlandsrechnung: Zolltarifnummer und Ursprungsland jeder Position, Netto- und Bruttogewicht, die Zahl der Packstücke, den Incoterm, den Ausfuhrgrund und eine unterschriebene Erklärung, dass die Angaben richtig sind.

Ein einheitliches Pflichtformular gibt es nicht. Die US-Außenhandelsbehörde hält fest, dass in den meisten Ländern die eigene Rechnung des Ausführers genügt, solange alle wesentlichen Angaben enthalten sind. Frachtführer bieten eigene Vordrucke und elektronische Dokumentenverfahren an, und manche Bestimmungsländer verlangen einen bestimmten Wortlaut; fragen Sie also Frachtführer oder Zollagenten, bevor die Ware geht.

Was auf eine Handelsrechnung gehört

• Ausführer und Einführer

  Vollständige Firmennamen, Anschriften und je ein Ansprechpartner, mit USt-IdNr. oder EORI-Nummer, nach der der Zoll sucht. Eine eigene Lieferanschrift, wenn der Empfänger nicht der Einführer ist.

• Rechnungsnummer, Datum und Referenzen

  Eine eigene Nummer, das Rechnungsdatum, die Bestellreferenz des Käufers und die Nummer der vorausgegangenen Proforma-Rechnung, damit Bank, Zollagent und Zoll die Papiere zuordnen können.

• Positionen mit Zolltarifnummer und Ursprung

  Eine Bezeichnung, die der Zoll einreihen kann, die Zolltarifnummer, das Ursprungsland, Menge, Einheit, Einzelpreis und Positionsbetrag für jede Position, in einer Währung.

• Gewichte und Packstücke

  Netto- und Bruttogewicht je Position und in Summe sowie die Zahl der Packstücke, damit die Rechnung zu Lieferschein und Frachtpapieren passt.

• Incoterm und Nebenkosten

  Die Incoterms-2020-Regel mit benanntem Ort, dazu Fracht und Versicherung als getrennte Beträge, wenn sie beim Verkäufer liegen, damit der Zoll sieht, was der Warenwert enthält.

• Ausfuhrgrund und Erklärung

  Verkauf, Muster, Reparatur, Rücksendung oder Geschenk, dann eine Erklärung, dass die Angaben wahr und richtig sind, vom Ausführer unterschrieben und datiert.

Zolltarifnummern: was sie sind und wo Sie sie finden

Das Harmonisierte System der Weltzollorganisation ordnet Waren in mehr als 5.000 Warengruppen mit je einem sechsstelligen Code; mehr als 200 Länder und Wirtschaftsgebiete bauen ihre Zolltarife und Außenhandelsstatistik darauf auf, und es wird alle fünf bis sechs Jahre überarbeitet. Die ersten sechs Stellen sind überall gleich; die Länder hängen eigene Stellen an. In der EU ist das die achtstellige Kombinierte Nomenklatur, nach der Waren bei der Zollanmeldung eingereiht werden; die USA nutzen ihren Harmonized Tariff Schedule.

Geben Sie auf der Handelsrechnung je Position mindestens die sechsstellige Nummer an; der Zollagent des Käufers bestätigt bei der Einfuhr den vollständigen nationalen Code. Suchen Sie die Nummer im Zolltarif des Bestimmungslands (den US-Tarif unter hts.usitc.gov) oder fragen Sie Ihren Spediteur, und verwenden Sie dieselbe Nummer auf Proforma-Rechnung, Handelsrechnung und Ausfuhranmeldung.

Ausfuhrgrund

• Verkauf

  Der Normalfall: Die Ware ist verkauft, und der Rechnungswert ist der Transaktionswert, von dem der Zoll ausgeht.

• Muster ohne Handelswert

  Braucht trotzdem einen realistischen Wert für den Zoll; geben Sie ihn an, auch wenn nichts berechnet wird, und kennzeichnen Sie die Ware als Muster.

• Reparatur oder Rücksendung nach Reparatur

  Nennen Sie die ursprüngliche Sendung und ob die Ware zurückkommt; viele Länder behandeln Reparaturen anders als Neuware, also muss der Zollagent es wissen.

• Warenrücksendung

  Verweisen Sie auf die ursprüngliche Rechnung, damit der Zollagent des Einführers eine Erleichterung für Rückwaren beantragen kann, wo es sie gibt.

• Geschenk

  Ware ohne Bezahlung zwischen Personen oder Unternehmen; der Zoll will trotzdem Wert und Bezeichnung.

• Sonstiges

  Messeware, Garantieersatz, konzerninterne Lieferungen: Beschreiben Sie den Fall in den Hinweisen, damit niemand raten muss.

Gewichte, Packstücke und die Papiere daneben

Das Nettogewicht ist die Ware allein, das Bruttogewicht schließt die Verpackung ein, und der Frachtführer rechnet nach Brutto oder Volumen, je nachdem, was höher ist. Wiegen Sie die verpackte Sendung, statt zu schätzen, und halten Sie die Zahlen auf Lieferschein, Frachtbrief oder Luftfrachtbrief und dieser Rechnung gleich: Abweichungen zwischen den Papieren sind es, die eine Sendung in die Beschau bringen.

Handelsrechnung, Proforma-Rechnung und Lieferschein

Proforma-Rechnung

Ein Angebot in Rechnungsform, das vor dem Abschluss rausgeht, damit der Käufer ein Akkreditiv eröffnen, eine Genehmigung beantragen oder eine Anzahlung leisten kann. Keine Zahlungsaufforderung.

Handelsrechnung

Die Rechnung zum Versand. Der Zoll bemisst danach Zölle und Abgaben, deshalb trägt sie Zolltarifnummern, Ursprung, Gewichte, Ausfuhrgrund und eine unterschriebene Erklärung.

Lieferschein

Liegt im Paket und listet, was gepackt wurde, Position für Position und je Karton, meist ohne Preise. Gewichte und Packstückzahl sollten zu dieser Rechnung passen.

Übernehmen Sie die Positionen aus der Proforma-Rechnung Vorlage und ergänzen Sie hier die Zollangaben.

In das Paket gehört der Lieferschein; die Handelsrechnung reist mit den Versandpapieren.

Tipps für eine Rechnung, die beim ersten Mal durchgeht

• Für Fremde beschreiben

  „Teile“ oder eine Modellnummer allein bringt eine Rückfrage. „Sechskantschrauben M10 aus Edelstahl, für Maschinen“ sagt dem Beamten, was es ist, woraus es besteht und wofür.

• Eine Währung, einmal genannt

  Legen Sie die Währung oben fest und bleiben Sie bei allen Beträgen dabei. Der Zoll rechnet zu seinem eigenen Kurs um; gemischte Währungen auf einer Rechnung sind ein klassischer Stopp.

• Zu Proforma-Rechnung und Lieferschein passend

  Dieselben Parteien, Positionen, Preise und Bedingungen wie die Proforma-Rechnung; dieselben Mengen, Gewichte und Packstücke wie der Lieferschein. Abweichungen vor dem Druck beheben, nicht an der Grenze.

• Fracht und Versicherung getrennt ausweisen

  Viele Länder bewerten Waren für den Zoll mit oder ohne Fracht und Versicherung. Getrennte Beträge lassen den Zollagenten die richtige Basis ansetzen, ohne nachzufragen.

• Unterschreiben

  Die Erklärung macht die Rechnung zu Ihrer. Name und Funktion unter die Unterschrift, dazu das Datum; eine Rechnung ohne Unterschrift ist das Erste, was ein Frachtführer zurückschickt.

• Die Akte aufbewahren

  Unterschriebene Rechnung, Lieferschein und Frachtpapier zusammen ablegen. Ausfuhrunterlagen werden noch lange nach Ankunft der Ware geprüft.