Plantilla de factura proforma gratis para llenar e imprimir

Qué es una factura proforma

Una factura proforma es una cotización con formato de factura. El vendedor la envía antes de cerrar la venta para que el comprador, su banco y las autoridades de importación vean qué se va a embarcar, a qué precio y en qué condiciones. Se ve como una factura, con las mismas partes, artículos, precios y totales, pero no es un cobro ni la factura que el comprador registra: esa es la factura comercial, que se emite cuando la mercancía sale.

Como el comprador actúa con base en ella (abre una carta de crédito, tramita un permiso, envía un anticipo), la proforma debe estar completa y sus condiciones no deberían cambiar sin que el comprador esté de acuerdo. La Administración de Comercio Internacional de Estados Unidos la describe así y enumera lo que debe contener; esta plantilla sigue esa lista.

Cuándo la necesita el comprador

• Permiso o licencia de importación

  Muchos países piden al importador una factura proforma antes de emitir una licencia o permiso de importación para la mercancía.

• Carta de crédito

  El banco del comprador abre la carta de crédito con base en la proforma: los montos, el Incoterm, la fecha de embarque y la vigencia se vuelven las condiciones que el banco revisa.

• Inspección previa al embarque

  Cuando el destino exige una inspección antes del embarque, la empresa inspectora se contrata con base en la proforma.

• Transferencia de divisas

  En países con control de cambios, el importador usa la proforma para tramitar la transferencia de divisas con la que te va a pagar.

• Pago anticipado

  Cuando el comprador paga un anticipo o el total por adelantado, la proforma es el documento contra el que paga; la factura comercial sigue cuando la mercancía sale.

• Muestras y mercancía sin venta

  La aduana necesita un valor también para muestras, regalos, reposiciones y otra mercancía que no se vende; una proforma declara ese valor cuando no hay factura comercial.

Qué lleva una factura proforma

• Vendedor y comprador

  Nombres y direcciones completos, un contacto y el número fiscal cuando el banco o la aduana del comprador lo pidan. Agrega una dirección de entrega si la mercancía va a otro lado.

• Número, fecha y vigencia

  Un número al que la factura comercial pueda referirse después, la fecha de emisión y la fecha en que vence la oferta. El generador sugiere un número como FP-20261015-01 y 30 días de vigencia.

• Referencia del comprador

  La orden de compra o el número de solicitud del comprador, para que su banco y su área contable relacionen la proforma con el pedido.

• Artículos con precio unitario e importe

  Cada artículo con descripción, cantidad, unidad y precio unitario, más el importe del renglón. Agrega el código HS cuando el agente aduanal del comprador lo pida; la columna aparece cuando un renglón lo tiene.

• Incoterm, pago y fecha de embarque

  La regla Incoterms 2020 con el lugar o puerto designado, las condiciones de pago (anticipo, saldo, carta de crédito) y la fecha estimada de embarque.

• Moneda, flete y seguro

  Indica la moneda una sola vez y muestra el flete y el seguro como montos aparte cuando el Incoterm los deja a tu cargo, para que el total coincida con lo que verá el banco del comprador.

Incoterms 2020 en un párrafo

Los Incoterms son once reglas de tres letras publicadas por la Cámara de Comercio Internacional (ICC) que dicen dónde entrega el vendedor la mercancía, quién organiza y paga el transporte y el seguro, y dónde pasa el riesgo. Siete aplican a cualquier modo de transporte (EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU y DDP) y cuatro al transporte marítimo y por vías navegables interiores (FAS, FOB, CFR y CIF). Las reglas de 2020 son la versión vigente; reemplazaron DAT por DPU. Escribe la regla con un lugar designado, "FCA Monterrey" o "CIF Puerto de Veracruz", porque la regla sola no dice dónde ocurre la entrega.

Factura proforma, factura comercial y cotización

Cotización

Una oferta de venta a un precio, en el formato que el vendedor prefiera. Suficiente para una venta nacional; a menudo demasiado escueta para un banco o una aduana.

Factura proforma

Una cotización con formato de factura: las mismas partes, artículos, precios y totales que la factura final, más Incoterm, condiciones de pago, fecha de embarque y vigencia. Se envía antes de cerrar la venta; no es un cobro ni una factura fiscal.

Factura comercial

La factura que se emite cuando la mercancía sale. La aduana del país del comprador la usa para calcular aranceles e impuestos, así que agrega códigos HS, países de origen, pesos, el motivo de exportación y una declaración firmada.

Cuando la mercancía salga, pasa los mismos renglones a la plantilla de factura comercial y agrega los datos aduaneros.

Para una cotización nacional sin condiciones de exportación, el generador de cotizaciones es más rápido.

Consejos para una proforma que el banco acepte a la primera

• Numérala y haz referencia a ella

  Dale a cada proforma su propio número y cítalo en la solicitud de anticipo y en la factura comercial. Los bancos relacionan documentos por número.

• Ponle fecha de vigencia

  Los precios, las tarifas de flete y los tipos de cambio se mueven. Una fecha de vigencia te permite volver a cotizar sin discutir por una proforma vieja.

• Nombra el Incoterm y el lugar

  "FOB" solo deja el puerto abierto. "FOB Puerto de Manzanillo" le dice lo mismo al comprador, al agente de carga y al banco.

• Indica la moneda una vez

  Elige la moneda arriba y mantén todos los montos en ella. Una carta de crédito abierta en la moneda equivocada es una enmienda costosa.

• Mantenla alineada con la factura comercial

  La factura comercial debe repetir las partes, los artículos, los precios y las condiciones de la proforma. Una diferencia entre ambas es lo que detiene un embarque.

• Etiquétala con claridad

  Deja activada la leyenda de que no es una factura fiscal, salvo que el banco del comprador pida otra cosa, para que nadie la registre o la pague como factura final.