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Risikoregister Vorlage zum Ausfüllen

Tragen Sie ein, was im Projekt, bei der Einführung oder bei der Gebietsumstellung schiefgehen kann. Bewerten Sie, wie wahrscheinlich jedes Risiko ist und wie schwer es wäre; das Register rechnet den Risikowert aus, stuft ihn niedrig, mittel oder hoch ein und zeigt ihn in einer 5×5-Risikomatrix. Verantwortliche, Strategie und Maßnahmen dazu, nach Wert sortieren, drucken, als PDF speichern oder als CSV herunterladen.

Eine Vorlage, keine Rechts- oder Compliance-Beratung. Hat Ihr Unternehmen eine Risikorichtlinie, verwenden Sie deren Skalen und Grenzen.

Was in ein Risikoregister gehört

  • Kopf

    Projektname, wer das Register erstellt hat, Datum und nächster Prüftermin, damit alle wissen, welche Fassung gilt und wann sie wieder angesehen wird.

  • ID, Risiko und Kategorie

    Eine kurze ID (R1, R2 …) für die Besprechung, das Risiko als Ursache und Folge („Datenübernahme verzögert sich, dadurch verschiebt sich der Go-live“) und eine Kategorie wie Termine, Kosten, Personal oder Lieferant.

  • Wahrscheinlichkeit und Auswirkung

    Zwei Bewertungen von 1 bis 5. Wahrscheinlichkeit: selten, unwahrscheinlich, möglich, wahrscheinlich, fast sicher. Auswirkung: gering, spürbar, ernst, schwer, katastrophal.

  • Risikowert und Einstufung

    Wahrscheinlichkeit × Auswirkung, von 1 bis 25, eingestuft als niedrig (1 bis 4), mittel (5 bis 12) oder hoch (15 bis 25). Die Matrix zeigt, wo die offenen Risiken liegen.

  • Verantwortlich und Strategie

    Eine benannte Person je Risiko und die Strategie: vermeiden, vermindern, auf jemand anderen übertragen oder akzeptieren.

  • Maßnahmen, Frist und Status

    Was bis wann getan wird und ob das Risiko offen ist, beobachtet wird oder geschlossen ist. Geschlossene Risiken bleiben im Register, zählen aber nicht mehr in der Matrix.

Risiken bewerten und regelmäßig prüfen

Bewerten Sie jedes Risiko auf zwei Skalen von 1 bis 5 und multiplizieren Sie. Die Risikomatrix der University of Greenwich, die hier verwendet wird, multipliziert Wahrscheinlichkeit und Auswirkung zu einem Wert von 1 bis 25 und stuft ihn ein: niedrig 1 bis 4, mittel 5 bis 12, hoch ab 15. Wahrscheinlich (4) mal schwer (4) ergibt 16, hoch. Möglich (3) mal schwer (4) ergibt 12, mittel. Eine seltene (1) Katastrophe (5) ergibt 5: mittel, nicht niedrig, weil schon die Auswirkung Aufmerksamkeit verdient.

Dann wählen Sie die Strategie. Das US-amerikanische NIST nennt als Antworten auf ein Risiko akzeptieren, vermeiden, vermindern, teilen oder übertragen. Vermeiden heißt, den Plan so zu ändern, dass das Risiko nicht eintreten kann; vermindern senkt Wahrscheinlichkeit oder Auswirkung; übertragen verlagert es auf jemanden, der es besser tragen kann, etwa eine Versicherung oder einen Lieferanten per Vertrag; akzeptieren heißt, damit zu leben und es zu beobachten. Hohe Risiken brauchen eine verantwortliche Person und Maßnahmen mit Datum.

Prüfen Sie das Register jedes Mal in derselben Besprechung, nach Wert sortiert, höchster zuerst. Fragen Sie bei jedem hohen Risiko die verantwortliche Person, was sich geändert hat, bewerten Sie neu, wenn die Maßnahmen gewirkt haben, und schließen Sie Risiken, die nicht mehr eintreten können. Legen Sie den nächsten Prüftermin fest, bevor alle gehen.

Zuerst klären, wer wofür zuständig ist? Dafür gibt es die RACI Matrix Vorlage.

Die wichtigsten Risiken nach oben berichten? Tragen Sie sie in die Projektstatusbericht Vorlage ein.

Risikoregister, Risikomatrix, Offene-Punkte-Liste, RAID-Log

Risikoregister
Die Liste dessen, was eintreten könnte, je mit Wert, verantwortlicher Person, Strategie und Maßnahmen: diese Vorlage. Oft auch Risikoliste genannt.
Risikomatrix
Das 5×5-Raster aus Wahrscheinlichkeit und Auswirkung, das zwei Bewertungen in eine Einstufung übersetzt. Sie ist der Bewertungsteil des Registers, hier als Matrix unter der Tabelle.
Offene-Punkte-Liste
Probleme, die schon eingetreten sind. Tritt ein Risiko ein, wird es zum Problem und wandert mit eigenen Maßnahmen auf diese Liste.
RAID-Log
Risiken, Annahmen, Probleme (Issues) und Abhängigkeiten an einem Ort. Das Risikoregister ist das R darin.

Tipps für ein Register, das genutzt wird

  • Ursache und Folge schreiben

    „Personal“ ist kein Risiko. „Zwei Außendienstler gehen vor der Schulung, die Einführung verschiebt sich um einen Monat“ ist eines: Es sagt, was passieren kann und was es kostet.

  • Eine Person, mit Namen

    Ein Risiko, für das „das Team“ zuständig ist, gehört niemandem. Tragen Sie einen Namen ein, auch wenn mehrere an den Maßnahmen arbeiten.

  • Skalen vorher klären

    Legen Sie fest, was eine 4 bei der Auswirkung in diesem Projekt bedeutet (ein Monat Verzug, ein verlorener Kunde), bevor bewertet wird, sonst wird jeder Wert zur Diskussion.

  • Schließen statt löschen

    Setzen Sie ein Risiko auf geschlossen, wenn es nicht mehr eintreten kann. So bleibt sichtbar, was das Team kommen sah, nützlich für die Lessons-learned-Runde.

Für Projekt- und Vertriebsleitungen, die die Besprechung führen: die Kickoff-Meeting-Agenda, die Entscheidungsprotokoll Vorlage, die Maßnahmenliste Vorlage.

Quellen (englisch)

Die Risiken werden in der Besprechung genannt. Zuständigkeiten und Termine gehen danach verloren.

Risikobesprechungen sind schnell: Jemand nennt ein Risiko, jemand anderes übernimmt es, ein Termin wird vereinbart. Nehmen Sie die Besprechung mit ParrotNotes auf und erhalten Sie Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben, damit jede genannte Zuständigkeit und Maßnahme bereitsteht, um sie ins Register zu übernehmen. Kostenlos für 100 Aufnahmeminuten im Monat.

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