Plantilla de registro de riesgos para llenar
Anota lo que puede salir mal en el proyecto, la implementación o el cambio de territorio. Califica qué tan probable es cada riesgo y qué tan grave sería, y el registro calcula el puntaje, lo clasifica como bajo, medio o alto y lo ubica en un mapa de calor de 5 × 5. Asigna responsable, respuesta y acciones, ordena por puntaje para la reunión, e imprímelo, guárdalo en PDF o descarga el CSV.
Una plantilla, no asesoría legal ni de cumplimiento. Si tu organización tiene una política de riesgos, usa sus escalas y niveles.
Qué lleva un registro de riesgos
Encabezado
Nombre del proyecto, quién elaboró el registro, la fecha y la próxima revisión, para que todos sepan qué versión vale y cuándo se vuelve a ver.
ID, riesgo y categoría
Un ID corto (R1, R2…) para citarlo en la reunión, el riesgo escrito como causa y efecto ("la migración de datos se atrasa y se retrasa el arranque") y una categoría como plazos, presupuesto, personas o proveedor.
Probabilidad e impacto
Dos calificaciones de 1 a 5. Probabilidad: raro, improbable, posible, probable, casi seguro. Impacto: menor, moderado, serio, mayor, catastrófico.
Puntaje y nivel
Probabilidad × impacto, de 1 a 25, clasificado como bajo (1 a 4), medio (5 a 12) o alto (15 a 25). El mapa de calor muestra dónde están los riesgos abiertos.
Responsable y respuesta
Una persona responsable por riesgo y la respuesta: evitarlo, mitigarlo, transferirlo a quien pueda cargarlo mejor o aceptarlo.
Acciones, fecha y estado
Qué se hará y para cuándo, y si el riesgo está abierto, en seguimiento o cerrado. Los cerrados se quedan en el registro, pero salen del mapa de calor.
Cómo calificar y revisar los riesgos
Califica cada riesgo en dos escalas de 1 a 5 y multiplícalas. La matriz de riesgos de la University of Greenwich, que se usa aquí, multiplica probabilidad por impacto para un puntaje de 1 a 25 y lo clasifica: bajo de 1 a 4, medio de 5 a 12, alto de 15 en adelante. Probable (4) por mayor (4) da 16, alto. Posible (3) por mayor (4) da 12, medio. Una catástrofe (5) rara (1) da 5: medio, no bajo, porque el impacto por sí solo merece atención.
Después elige la respuesta. El NIST de Estados Unidos enumera como respuestas a un riesgo aceptarlo, evitarlo, mitigarlo, compartirlo o transferirlo. Evitar es cambiar el plan para que el riesgo no pueda ocurrir; mitigar es bajar la probabilidad o el impacto; transferir es pasarlo a quien pueda cargarlo mejor, como una aseguradora o un proveedor por contrato; aceptar es vivir con él y vigilarlo. Los riesgos altos necesitan responsable y acciones con fecha.
Revisa el registro siempre en la misma reunión, ordenado por puntaje, el más alto primero. Pregunta a cada responsable de un riesgo alto qué cambió, vuelve a calificar si las acciones funcionaron y cierra los riesgos que ya no pueden ocurrir. Fija la próxima revisión antes de que todos se vayan.
¿Primero hay que acordar quién hace qué? Empieza con la plantilla de matriz RACI.
¿Vas a reportar los riesgos principales? Ponlos en la plantilla de informe de estado del proyecto con el semáforo.
Registro de riesgos, matriz de riesgos, registro de incidencias, RAID
- Registro de riesgos
- La lista de lo que podría pasar, cada riesgo con puntaje, responsable, respuesta y acciones: esta plantilla.
- Matriz de riesgos
- La cuadrícula de 5 × 5 de probabilidad contra impacto que convierte dos calificaciones en un nivel. Es la parte de calificación del registro, aquí como mapa de calor.
- Registro de incidencias
- Problemas que ya ocurrieron. Cuando un riesgo se materializa se vuelve incidencia y pasa a ese registro con sus propias acciones.
- Registro RAID
- Riesgos, supuestos, incidencias y dependencias en un solo lugar. El registro de riesgos es la R.
Consejos para un registro que sí se usa
Escribe causa y efecto
"Personal" no es un riesgo. "Dos vendedores se van antes de la capacitación y la implementación se atrasa un mes" sí lo es: dice qué puede pasar y cuánto costaría.
Un responsable, con nombre
Un riesgo de "todo el equipo" no es de nadie. Pon un nombre en la columna de responsable, aunque varias personas hagan las acciones.
Acuerda las escalas antes
Define qué significa un 4 de impacto en este proyecto (un mes de atraso, una cuenta perdida) antes de calificar, o cada puntaje será una discusión.
Cierra, no borres
Marca un riesgo como cerrado cuando ya no pueda ocurrir. El historial muestra lo que el equipo vio venir, útil en la reunión de lecciones aprendidas.
Para líderes de proyecto y de ventas que dirigen la reunión: la agenda de la reunión de inicio de proyecto, la plantilla de registro de decisiones, la plantilla de tareas de reunión.
Fuentes (en inglés)
Los riesgos se nombran en la reunión. Los responsables y las fechas se pierden después.
Las revisiones de riesgos van rápido: alguien menciona un riesgo, otro lo toma, se acuerda una fecha. Graba la reunión con ParrotNotes y obtén la transcripción, un resumen y las tareas, para que cada responsable y acción mencionados estén listos para pasar al registro. Gratis para 100 minutos de grabación al mes.
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