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Projektstatusbericht Vorlage

Tragen Sie Gesamtstatus, Status je Bereich, Erledigtes, nächste Schritte, Meilensteine, Risiken, benötigte Entscheidungen und das Budget ein. Der Bericht (auch Statusbericht Vorlage oder englisch project status report) entsteht beim Tippen, als vollständiger Bericht oder als Kurzfassung auf einer Seite, und der Bericht der nächsten Woche baut auf diesem auf. Ein Beispiel zeigt einen fertigen Bericht.

Was in einen Projektstatusbericht gehört

Wer den Bericht liest, sollte in zehn Sekunden wissen, ob das Projekt im Plan ist und was Sie von ihm brauchen. Alles andere ist Detail für die, die es wissen wollen.

  • Gesamtstatus

    Eine Ampelfarbe und ein Satz zur Begründung. Bei Gelb oder Rot sagt der Satz, was das Projekt wieder in den Plan bringt.

  • Status je Bereich

    Umfang, Termine, Budget, Ressourcen und Qualität, jeweils mit eigener Farbe und kurzer Notiz. Bereiche, die nicht passen, benennen Sie um oder entfernen sie.

  • Zusammenfassung

    Drei bis fünf Sätze: wo das Projekt steht, was sich seit dem letzten Bericht geändert hat und was Sie brauchen. Die Vorlage zählt die Wörter mit.

  • Erledigt und geplant

    Was in diesem Zeitraum erledigt wurde und was für den nächsten geplant ist, in kurzen Zeilen. Der nächste Bericht behält den Plan, damit Sie ihn mit dem Ergebnis vergleichen können.

  • Meilensteine

    Die Termine, die dem Auftraggeber wichtig sind, jeweils mit Status. Die Kurzfassung zeigt nur die noch offenen.

  • Risiken und Probleme

    Ein Risiko kann eintreten, ein Problem ist schon da. Jedes bekommt eine Auswirkung, eine verantwortliche Person und eine Gegenmaßnahme. Offene Punkte mit hoher Auswirkung stehen oben.

  • Benötigte Entscheidungen

    Was jemand anderes entscheiden muss, wer das ist und bis wann. Oft der Grund, warum der Bericht überhaupt gelesen wird.

  • Budget

    Geplant, bisher ausgegeben und Prognose bei Abschluss. Die Vorlage rechnet die Abweichung und den verbrauchten Anteil am Plan aus.

Wöchentlicher Statusbericht

Wählen Sie als Zeitraum "Wöchentlich", dann heißen die Abschnitte "Erledigt diese Woche" und "Geplant nächste Woche". Schicken Sie den Bericht jede Woche am selben Tag, damit alle wissen, wann er kommt, und halten Sie ihn so kurz, dass man ihn auf dem Handy lesen kann.

Ist die Woche vorbei, klicken Sie auf "Nächsten Bericht beginnen". Projektdaten, Bereiche mit Status, offene Meilensteine, offene Risiken und Probleme, offene Entscheidungen und das Budget bleiben stehen. Zusammenfassung und Erledigt-Liste werden geleert und das Datum rückt eine Woche vor, sodass Sie nur noch schreiben, was sich geändert hat.

"Als E-Mail kopieren" liefert eine schlichte Fassung mit Betreffzeile, Gesamtstatus, offenen Punkten und Entscheidungen, fertig zum Einfügen in eine Nachricht an Auftraggeber oder Vertriebsleitung.

Den Ampelstatus richtig setzen

Im Englischen heißt der Ampelstatus RAG (red, amber, green). Legen Sie einmal mit dem Auftraggeber fest, was jede Farbe bedeutet, und verwenden Sie sie jede Woche gleich. Die Vorlage schlägt den Gesamtstatus nach dem schlechtesten Bereich vor; entscheiden tun Sie.

  • Grün: im Plan. Keine Hilfe nötig; Plan, Termine und Budget halten.

  • Gelb: gefährdet. Etwas rutscht, aber das Team hat einen Plan, um aufzuholen; sagen Sie, welchen, und wann Sie Klarheit haben.

  • Rot: nicht im Plan. Termin, Budget oder Umfang halten nicht ohne eine Entscheidung oder Hilfe von außerhalb des Teams; sagen Sie genau, was Sie brauchen.

Ein Wochenstatus für Vertriebsleiter

Die Vertriebsleitung will jede Woche dasselbe wissen: Pipeline, Forecast, Abschlüsse, Hindernisse und die Freigaben, die Sie brauchen. Mit "Wochenstatus Vertrieb laden" starten Sie mit den Bereichen Pipeline, Forecast, Aktivität und Team, Abschlüssen unter "Erledigt diese Woche" und Rabatt- oder Personalfreigaben unter "Benötigte Entscheidungen".

Bleiben Sie beim Forecast ehrlich: Wenn ein großer Deal rutscht, gehört das in den Gesamtstatus und nicht in die letzte Zeile.

Wenn das Projekt endet, führen Sie statt eines letzten Statusberichts eine Lessons-Learned-Sitzung durch.

Wer welche Aufgabe verantwortet, zeigt eine RACI-Matrix neben dem Bericht.

Die Meetings, aus denen der Bericht schöpft, halten Sie mit dem Protokoll-Generator fest.

Mehr zur Arbeit hinter dem Bericht: Besprechungsrhythmus, Aufgaben aus Meetings nachverfolgen, All-Hands-Meetings, Pipeline-Management im Vertrieb.

Ihr Statusbericht steckt schon in den Meetings dieser Woche.

In Stand-ups, Kundengesprächen und im Lenkungskreis kamen Fortschritt, Risiken und Entscheidungen zur Sprache. Nehmen Sie diese Meetings mit ParrotNotes auf und Sie erhalten zu jedem eine Zusammenfassung und die Aufgaben, sodass Sie den Bericht aus dem Gesagten schreiben statt aus dem Gedächtnis. Kostenlos für 100 Minuten Aufnahme im Monat.

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