Was gehört in eine Kick-off-Meeting-Agenda?

Eine Kick-off-Meeting-Agenda sollte das Ziel abdecken und woran man erkennt, dass das Projekt fertig ist, den Umfang (was dazugehört und was nicht), die Rollen in einer RACI-Matrix, Meilensteine und die erste Frist, Risiken, die Art der Kommunikation im Team und am Ende eine Zusammenfassung der Entscheidungen und Verantwortlichen. Geben Sie jedem Block eine Zeit und eine verantwortliche Person, und schicken Sie zwei Tage vorher eine einseitige Kurzbeschreibung.

Wie lange sollte ein Kick-off-Meeting dauern?

Planen Sie 60 Minuten für ein internes Kick-off und 75 bis 90 Minuten für ein Kunden-Kick-off, das Zeit für die Vorstellung und Abhängigkeiten braucht. Das Projektmanagementbüro der University of Waterloo empfiehlt je nach Projektgröße ein bis zwei Stunden, einschließlich Fragen. Wenn Sie länger brauchen, verlagern Sie die Detailplanung in eine eigene Arbeitssitzung.

Was ist der Unterschied zwischen einem internen und einem Kunden-Kick-off?

Ein internes Kick-off richtet eine Organisation auf Ziel, Umfang und Rollen aus. Ein Kunden-Kick-off ergänzt die Vorstellung beider Seiten, eine Wiederholung dessen, was verkauft wurde, einen Prozess für Änderungsanträge und die Abhängigkeiten beim Kunden, etwa Zugang vor Ort und Freigaben. Die RACI-Matrix enthält Namen aus beiden Organisationen, und der Vertrieb übergibt die Beziehung an das Projektteam.

Wer sollte beim Projekt-Kick-off Protokoll führen?

Benennen Sie eine protokollführende Person, die nicht die Besprechung leitet, und schreiben Sie ihren Namen in die Agenda. Die Projektleitung ist mit der Moderation ausgelastet. Die protokollführende Person füllt die Kick-off-Vorlage aus, liest in den letzten drei Minuten Entscheidungen und Verantwortliche vor und entwirft die Zusammenfassung per E-Mail. Wenn alle zustimmen, gibt eine Aufnahme ihr die Freiheit, selbst mitzudiskutieren.

Was sollten Sie nach einem Kick-off-Meeting verschicken?

Schicken Sie am nächsten Arbeitsmorgen eine Zusammenfassung per E-Mail mit dem Ziel, den Entscheidungen, dem, was nicht zum Umfang gehört, und den nächsten Schritten mit Verantwortlichen und Terminen. Hängen Sie das vollständige Protokoll und die RACI-Matrix an. Bitten Sie darum, innerhalb weniger Tage zu antworten, falls etwas nicht zur Erinnerung passt, damit die E-Mail zum vereinbarten Protokoll wird.

Kick-off-Meeting-Agenda: Vorlage für Projekte

Fünf Wochen nach dem Start einer neuen Lagersoftware gerät Sabines Projekt wegen eines einzigen Satzes ins Stocken: „Ich dachte, der Etikettendruck gehört dazu.“ Die eine Hälfte der Runde erinnert sich, dass das Kick-off ja gesagt hat. Die andere Hälfte erinnert sich an ein Nein. Niemand hat es aufgeschrieben, also verbringt man die nächste Stunde damit, über eine Besprechung von vor einem Monat zu streiten.

Eine gute Kick-off-Meeting-Agenda verhindert diesen Streit. Jeder weiß, dass ein Kick-off Ziele, Umfang und Rollen abdeckt. Schwierig ist, den Raum mit diesen Antworten schriftlich zu verlassen.

Unten finden Sie zwei Agenden mit Zeiten (intern und mit Kunden), eine Protokollvorlage für Entscheidungen, Verantwortliche und offene Fragen, ein ausgefülltes Beispiel und die Zusammenfassung per E-Mail.

Wenn Sie nicht mitschreiben wollen, während Sie die Besprechung leiten, testen Sie ParrotNotes kostenlos. Nehmen Sie das Kick-off auf dem Smartphone auf und erhalten Sie danach ein Transkript, eine Zusammenfassung und Aufgaben.

Was eine Kick-off-Meeting-Agenda klären muss

Das Kick-off ist der eine Moment, in dem Auftraggeber, Projektleitung und die Menschen, die die Arbeit machen, dasselbe Bild vom Projekt teilen, bevor jemand loslegt. Das Projektmanagementbüro der University of Waterloo formuliert es in seinem Leitfaden zum Kick-off klar: Die meisten Informationen, die im Kick-off vorgestellt werden, stammen aus dem Projektauftrag (Project Charter). Es empfiehlt ein bis zwei Stunden, geleitet von der Projektleitung.

Sie bestätigen das Projekt also laut; Sie erfinden es nicht neu. Am Ende sollten sieben Dinge schriftlich festgehalten sein:

Ziel: warum dieses Projekt, und woran man erkennt, dass es fertig ist
Umfang: was dazugehört und was nicht
Rollen: wer die Arbeit macht, wer abnimmt, wer konsultiert und wer informiert wird (eine RACI-Matrix)
Zeitplan: Meilensteine und die erste Frist, jeweils mit einer verantwortlichen Person
Risiken: was sich verzögern könnte, und wer es im Blick behält
Kommunikation: Besprechungsrhythmus, Kanal und wie man ein Problem meldet
Entscheidungen und offene Fragen: was vereinbart wurde und was noch eine Antwort braucht

Agenda für das interne Projekt-Kick-off-Meeting (60 Minuten)

Nutzen Sie diese Vorlage, wenn alle Teilnehmenden zur selben Organisation gehören. Schicken Sie zwei Arbeitstage vorher eine einseitige Kurzbeschreibung, damit die Stunde für Fragen genutzt wird und nicht zum Vorlesen von Folien.

INTERNES PROJEKT-KICK-OFF (60 Minuten)
Projekt:          Auftraggeber:      Projektleitung:
Protokoll:        Vorab lesen: Kurzbeschreibung, 2 Tage vorher verschickt

0:00  Warum dieses Projekt, und warum jetzt? (5 Min., Auftraggeber)
0:05  Woran erkennen wir „fertig“? Ziel und Erfolgskriterien (10 Min., Leitung)
0:15  Umfang: Was gehört dazu, was nicht? (10 Min., Leitung)
0:25  Wer macht was? Durchgang durch die RACI-Matrix (10 Min., Leitung)
0:35  Zeitplan: Meilensteine und die erste Frist (8 Min., Leitung)
0:43  Risiken und offene Fragen (10 Min., alle)
0:53  Zusammenarbeit: Rhythmus der Abstimmungen, Kanal, Eskalation (4 Min., Leitung)
0:57  Zusammenfassung: Entscheidungen, Verantwortliche, nächster Termin (3 Min., Protokoll)

Der Umfang bekommt bewusst eigene 10 Minuten. Die Liste dessen, was nicht dazugehört, ist der Teil, den viele überspringen.

Nehmen wir Daniela, Leiterin Vertriebsinnendienst, die ein neues CRM für 30 Außendienstmitarbeiter einführt. In ihrem Block zum Umfang sagt sie: „Dazu gehören Kontakte, Deals und Gesprächsnotizen auf dem Smartphone. Nicht dazu gehört die Angebotserstellung, die bleibt bis nächstes Jahr im ERP.“ Zwei Regionalleiter waren davon ausgegangen, dass die Angebote mitkommen. Sie haben es in Minute 17 erfahren, nicht im dritten Monat.

Agenda für das Kick-off-Meeting mit Kunden (75 Minuten)

Ein Kunden-Kick-off findet statt, nachdem der Vertrag unterschrieben ist und bevor die Arbeit beginnt. Der Vertrieb übergibt die Kundenbeziehung an das Projektteam, und deshalb braucht es 15 Minuten mehr.

KUNDEN-PROJEKT-KICK-OFF (75 Minuten)
Projekt:          Auftraggeber Kunde:   Unsere Projektleitung:
Projektleitung Kunde:   Protokoll:      Vorab lesen: unterschriebener Umfang + Planentwurf

0:00  Vorstellung: Name, Rolle, was Sie von diesem Projekt brauchen (10 Min., alle)
0:10  Was wir zugesagt haben, und warum es für Sie wichtig ist (10 Min., Vertrieb)
0:20  Umfang: was dazugehört, was nicht, wie Änderungen beantragt werden (10 Min., unsere Leitung)
0:30  Wer macht was auf beiden Seiten: die RACI-Matrix (10 Min., beide Leitungen)
0:40  Zeitplan, Meilensteine und was wir bis wann von Ihnen brauchen (10 Min., unsere Leitung)
0:50  Zugang, Freigaben und Abhängigkeiten (8 Min., Leitung Kunde)
0:58  Risiken und offene Fragen (10 Min., alle)
1:08  Kommunikation: Statustermin, Kanal, Eskalationsweg (4 Min., beide Leitungen)
1:12  Zusammenfassung: Entscheidungen, Verantwortliche, nächster Termin (3 Min., Protokoll)

Der zweite Block ist der wichtigste. Der Vertrieb wiederholt, was verkauft wurde, während das Projektteam zuhört. Wenn eine Zusage aus dem Verkaufsprozess nicht im unterschriebenen Umfang steht, erfahren Sie es hier am günstigsten. Ein Mutual Action Plan hält diese Zusagen schon vor dem Abschluss sichtbar.

Internes Kick-off und Kunden-Kick-off: was sich ändert

Teil der Agenda	Internes Kick-off	Kunden-Kick-off
Einstieg	Auftraggeber erklärt, warum jetzt	Beide Seiten sagen, was sie brauchen
Umfang	Was dazugehört und was nicht	Dazu der Prozess für Änderungsanträge
Rollen	Eine Organisation in der RACI-Matrix	Namen aus beiden Organisationen
Zusätzlicher Block	Keiner	Zugang, Freigaben und Regeln vor Ort

Bevor Sie die Matrix mit einem Kunden ausfüllen, zeigt Ihnen eine Stakeholder-Map, wer wirklich über die Abnahme entscheidet.

Die Protokollvorlage fürs Kick-off: Entscheidungen, Verantwortliche und offene Fragen

Allgemeine Vorlagen für Besprechungsnotizen halten fest, was besprochen wurde. Ein Kick-off-Protokoll braucht etwas Engeres: die Antworten auf die sieben Fragen, in einer Form, die Sie direkt in den Projektplan übernehmen können.

KICK-OFF-PROTOKOLL
Projekt:            Datum:          Protokoll:
Teilnehmende:

ZIEL (wie vereinbart):
Erfolgskriterien:

UMFANG   Dazu gehört:
         Nicht dazu gehört:
         Änderungsanträge gehen an:

ROLLEN (R = macht die Arbeit, A = nimmt ab, C = wird konsultiert, I = wird informiert)
Ergebnis             | Name | Name | Name | Name

MEILENSTEINE         Meilenstein | Datum | Verantwortlich
RISIKEN              Risiko | Im Blick von | Plan, falls es eintritt
HEUTIGE ENTSCHEIDUNGEN
OFFENE FRAGEN        Frage | Verantwortlich | Antwort bis
THEMENSPEICHER
NÄCHSTER TERMIN:

Zwei Regeln halten die Matrix ehrlich. Geben Sie jedem Ergebnis genau ein „A“. Und wenn ein Name nirgends ein „R“ hat, fragen Sie, warum diese Person im Projekt ist.

Ein ausgefülltes Beispiel: das Kick-off für den Kartonpacker an Linie 3

So sieht die Vorlage für ein erfundenes Kunden-Kick-off aus. Markus ist Projektleiter bei einem Hersteller von Verpackungsmaschinen, der einer mittelgroßen Bäckerei einen automatischen Kartonpacker verkauft hat. Die Vertriebsmitarbeiterin Petra ist für die Übergabe dabei.

In Minute 12 wiederholt Petra den Auftrag: ein Kartonpacker für Linie 3, installiert und für zwei Kartongrößen eingerichtet. Der Betriebsingenieur der Bäckerei fragt nach einer Nachrüstung der Schutzeinrichtungen an Linie 2. Sie war bei einem Vor-Ort-Termin angesprochen worden, stand aber nie im Angebot. Markus diskutiert nicht. Er schreibt sie unter „Nicht dazu gehört“ und gibt Petra die offene Frage, sie separat anzubieten.

KICK-OFF-PROTOKOLL
Projekt: Installation Kartonpacker Linie 3       Datum: 6. Oktober
Teilnehmende: Markus (Projektleitung), Petra (Vertrieb), Kai (Servicetechniker);
Bäckerei: Johanna (Werksleiterin, Auftraggeberin), Lukas (Betriebsingenieur),
Meike (Instandhaltung)

ZIEL: Linie 3 verpackt beide Kartongrößen mit Nenngeschwindigkeit bis
4. Dezember, zwei Mitarbeitende der Instandhaltung sind für Formatwechsel geschult.

UMFANG   Dazu gehört: Kartonpacker, Installation, Anbindung an das
             Förderband, Abnahmetest vor Ort, Schulung für 2 Mitarbeitende
         Nicht dazu gehört: Schutzeinrichtungen Linie 2; Änderungen am Palettierer
         Änderungsanträge gehen an: Markus, schriftlich, Kopie an Johanna

ROLLEN                 | Markus | Kai | Johanna | Lukas | Meike
Installationsplan      |   A    |  R  |    I    |   C   |   C
Förderbandanbindung    |   A    |  R  |    I    |   R   |   I
Abnahmetest vor Ort    |   R    |  R  |    A    |   C   |   I
Schulung Instandhaltung|   A    |  R  |    I    |   I   |   R

MEILENSTEINE   Aufmaß vor Ort 20. Okt. (Kai); Lieferung 10. Nov. (Markus);
               Abnahmetest 1. Dez. (Johanna)
RISIKEN        Weihnachtsgeschäft blockiert Stillstand (Lukas): Installation
               am Wochenende 14. Nov. Kartonmuster verspätet (Meike): Versand bis 17. Okt.
ENTSCHEIDUNGEN 1. Installation am Wochenende 14. Nov.
               2. Statustermin donnerstags 8:30 Uhr, 20 Minuten
OFFEN          1. Preis für Schutzeinrichtungen Linie 2 (Petra, bis 13. Okt.)
               2. Wer genehmigt die Überstunden am Installationswochenende? (Johanna, bis 9. Okt.)
THEMENSPEICHER Geschwindigkeitsproblem am Palettierer (separater Termin)
NÄCHSTER TERMIN Donnerstag, 9. Oktober, 8:30 Uhr

Sechs Wochen später fragt jemand, ob die Schutzeinrichtungen dazugehörten. Die Antwort dauert 10 Sekunden.

Die Zusammenfassung nach dem Kick-off per E-Mail

Schicken Sie die Zusammenfassung am nächsten Arbeitsmorgen, solange die Erinnerungen noch zum Protokoll passen. Im Work Trend Index von Microsoft aus dem Jahr 2023, einer Umfrage unter 31.000 Beschäftigten in 31 Märkten, sagten 55 %, dass die nächsten Schritte am Ende einer Besprechung unklar sind, und 56 %, dass es schwer ist zusammenzufassen, was passiert ist. Hier ist die E-Mail von Markus, direkt aus dem Protokoll erstellt:

Betreff: Kick-off Kartonpacker Linie 3: Entscheidungen und nächste Schritte

Hallo Johanna, Lukas und Meike,

vielen Dank für gestern. Hier ist, was wir vereinbart haben.

Ziel: Linie 3 verpackt beide Kartongrößen mit Nenngeschwindigkeit bis 4. Dezember.

Entscheidungen: Installation am Wochenende des 14. November; Statustermin
donnerstags um 8:30 Uhr.

Nicht Teil dieses Projekts: die Nachrüstung der Schutzeinrichtungen an
Linie 2. Petra schickt bis 13. Oktober ein separates Angebot.

Nächste Schritte
- Kai: Aufmaß vor Ort bis 20. Oktober
- Meike: Kartonmuster an unser Werk bis 17. Oktober
- Johanna: klären, wer die Überstunden am Installationswochenende genehmigt, bis 9. Oktober

Protokoll und RACI-Matrix sind angehängt. Falls etwas nicht zu Ihrer
Erinnerung an die Besprechung passt, antworten Sie bitte bis Donnerstag,
dann korrigiere ich es.

Markus

Der letzte Absatz macht aus der E-Mail das gemeinsam vereinbarte Protokoll, nicht nur Ihre Version. Für Follow-up-E-Mails, die beantwortet werden, lesen Sie unseren Leitfaden zur Follow-up-E-Mail nach einem Verkaufsgespräch.

Das Kick-off aufnehmen, damit sich das Protokoll selbst füllt

Die Person, die das Projekt am besten kennt, leitet meistens die Besprechung und kann nicht gleichzeitig mitschreiben. Eine Aufnahme löst das, solange Sie vorher fragen. Ergänzen Sie eine Zeile in der Agenda: „Dieses Kick-off wird für das Protokoll aufgezeichnet. Sagen Sie der Leitung Bescheid, wenn Sie nicht einverstanden sind.“ Die Regeln für Aufnahmen unterscheiden sich je nach Land, und bei einem Kunden-Kick-off fragen Sie auch den Kunden.

Mit ParrotNotes auf einem Smartphone in der Mitte des Tisches wird das Kick-off zu einem Transkript, einer KI-Zusammenfassung und einer Aufgabenliste, ohne dass ein Meeting-Bot teilnimmt. Drei Gewohnheiten sorgen dafür, dass das Ergebnis zu Ihrer Vorlage passt:

Lesen Sie jeden Agendablock laut vor, wenn Sie ihn eröffnen, damit das Transkript Ihre Überschriften bekommt
Formulieren Sie Entscheidungen als Sätze mit Name und Datum: „Kai übernimmt das Aufmaß, fällig am 20. Oktober.“
Sagen Sie die Liste dessen, was nicht dazugehört, laut, damit sie wörtlich im Protokoll steht

Kick-offs dauern oft länger als eine Stunde, und dafür passt ParrotNotes Pro: bis zu 3 Stunden pro Aufnahme, 3.000 Minuten im Monat, Sprechererkennung und eigene Insight-Vorlagen, die Sie mit Ihren Kick-off-Überschriften einrichten können. ParrotNotes entwirft außerdem aus dem Gesagten eine Follow-up-E-Mail, ein Vorsprung für Ihre Zusammenfassung. Pro kostet 19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung.

Der kostenlose Plan bietet 100 Minuten im Monat und eine KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme. Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter und testen Sie es bei Ihrer nächsten Projektabstimmung.

Ihr nächstes Kick-off mit dieser Kick-off-Meeting-Agenda

Ein Kick-off funktioniert, wenn die Antworten den Raum schriftlich verlassen:

Wählen Sie die Variante: 60 Minuten intern, 75 Minuten mit Kunden
Geben Sie dem Umfang einen eigenen Block, und sprechen Sie laut aus, was nicht dazugehört
Geben Sie jedem Ergebnis genau eine Person, die abnimmt
Halten Sie Entscheidungen, Verantwortliche und offene Fragen in der Protokollvorlage fest
Schicken Sie die Zusammenfassung am nächsten Morgen und bitten Sie um Korrekturen

Eine Zeile unter „Nicht dazu gehört“, in Minute 57 vorgelesen, hätte Sabines Streit um den Etikettendruck in 10 Sekunden beendet.

Für die Besprechungen nach dem Kick-off finden Sie in unserem Leitfaden zur Vorlage für die Besprechungsagenda Formate für die wöchentliche Abstimmung, und die Vorlage für das Besprechungsprotokoll deckt das formelle Protokoll ab. Kopieren Sie diese Kick-off-Meeting-Agenda noch heute in Ihre Einladung, und laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter, damit das Protokoll fertig ist, bevor Sie den Raum verlassen.

Kick-off-Meeting-Agenda und Protokollvorlage für Projekte

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