Maßnahmenliste Vorlage für Besprechungen (Kopieren und Ausfüllen)

Freitagnachmittag, und im Team-Chat fragt jemand: „Wer wollte noch mal die Lieferantenliste schicken?“

Drei Leute erinnern sich an die Besprechung. Niemand erinnert sich, zugesagt zu haben. Die Liste war am Mittwoch fällig.

Diese Besprechung kennen Sie. Im Work Trend Index von Microsoft aus dem Jahr 2023, einer Umfrage unter 31.000 Menschen, gaben 55 % an, dass die nächsten Schritte am Ende einer Besprechung unklar sind. Die Lösung ist kein besseres Gedächtnis. Es ist eine Maßnahmenliste als Vorlage, die vier Antworten erzwingt, bevor jemand den Raum verlässt: was, wer, bis wann und woran man erkennt, dass es erledigt ist.

Unten finden Sie die Vorlage in zwei Formaten, ein ausgefülltes Beispiel, eine Formulierungshilfe für vage Sätze aus Besprechungen und ein 60-Sekunden-Vorlesen, das die Liste füllt, bevor jemand geht.

Und wenn Sie lieber sprechen als tippen: ParrotNotes nimmt die Besprechung auf Ihrem Smartphone auf und zieht die Aufgaben für Sie heraus.

Die Maßnahmenliste als Vorlage (zum Kopieren)

Jede Maßnahme braucht sieben Felder. Vier sind Pflicht (Maßnahme, Verantwortlich, Fällig, Erledigt wenn). Drei machen die Liste eine Woche später leichter nutzbar.

Besprechung: [Name] · Datum: [Datum] · Protokoll: [Name] · Nächste Durchsicht: [Datum der nächsten Besprechung]

Sie brauchen die Liste in einer E-Mail oder einem Dokument ohne Tabelle? Nutzen Sie die Textversion der Vorlage:

MASSNAHMEN: [Name der Besprechung], [Datum]
Durchsicht bei: [nächste Besprechung, Datum]

1. [Verb + Gegenstand]
   Verantwortlich: [ein Name]  |  Fällig: [Tag, Datum]
   Erledigt wenn: [was man sehen oder prüfen kann]
   Aus: [der Beschluss, aus dem sie stammt]

2. ...

Wofür jedes Feld da ist

• Maßnahme (Verb zuerst). Senden, buchen, entwerfen, anrufen, entscheiden. „Budget“ ist ein Thema. „Budget für Q4 an die Buchhaltung senden“ ist eine Maßnahme.
• Verantwortlich. Ein Name, nie ein Team.
• Fällig. Ein Wochentag und ein Datum. „Nächste Woche“ verschiebt sich; „Donnerstag, 8. Oktober“ nicht.
• Erledigt wenn. Die Prüfung, die späteren Streit beendet: „Daniela hat alle drei Angebote.“
• Aus Beschluss. Warum die Maßnahme existiert, für alle, die nicht dabei waren.
• Status. Offen, Erledigt, Blockiert oder Gestrichen.
• Nr. Damit Sie beim nächsten Mal sagen können: „Punkt 3 ist verrutscht.“

Das ist das ganze Format. Priorität, Aufwand und Abteilung gehören in Ihr Projekttool, nicht in die Liste der Besprechung.

Die Vorlage ausgefüllt: eine Besprechung von 30 Minuten

Katrin leitet die Verwaltung eines Büros mit 40 Mitarbeitenden, das im November in ein anderes Stockwerk umzieht. (Katrin und ihr Team sind zusammengesetzte Figuren.) Ihre Besprechung am Dienstag behandelte den Umzugstermin, den Sitzplan und den Internetvertrag.

Besprechung: Umzug, wöchentlich · Datum: Di., 6. Okt. · Protokoll: Mia · Nächste Durchsicht: Di., 13. Okt.

Kein „Team kümmert sich ums Internet“, kein „ASAP“, keine geteilte Verantwortung. Punkt 5 ist eine Entscheidung und bekommt trotzdem einen Namen und ein Datum, denn Entscheidungen bleiben genauso liegen wie Aufgaben.

Für den Rest der Aufzeichnung nutzen Sie eine Vorlage für Besprechungsnotizen bei alltäglichen Besprechungen oder eine Protokollvorlage, wenn das Protokoll formell sein muss. Der Block mit den Maßnahmen steht jeweils am Ende.

So formulieren Sie eine Maßnahme, die in die Vorlage passt

Der Produktivitätsautor David Allen definiert die nächste Aktion als „die nächste sichtbare, physische Tätigkeit, die nötig ist, um etwas voranzubringen“ (Getting Things Done). Das ist der Test für die Spalte „Maßnahme“. Wenn Sie sich nicht vorstellen können, wie jemand es am Schreibtisch tut, ist es noch keine Maßnahme.

Vier Prüfungen, bevor ein Punkt in die Maßnahmenliste kommt:

1. Kann man es sehen? „Onboarding verbessern“ fällt durch. „Checkliste für den ersten Arbeitstag entwerfen“ besteht.
2. Steht genau ein Name dabei? „Marketing“ fällt durch. „Jonas“ besteht.
3. Gibt es ein Datum? „Bald“ fällt durch. „Mi., 14. Okt.“ besteht.
4. Könnte jemand anderes erkennen, dass es erledigt ist? „Preise anschauen“ fällt durch. „Zwei Preisoptionen senden“ besteht.

Formulierungshilfe: 8 vage Sätze aus Besprechungen als Maßnahmen

Mit diesen Sätzen enden die meisten Besprechungen. Jeder klingt nach einer Zusage und ist keine.

Das Muster: ein Name, ein Verb, ein Gegenstand, ein Datum. Wenn sich die Runde nicht auf alle vier einigen kann, ist der Punkt noch nicht reif. Geben Sie jemandem die kleinere Aufgabe, es herauszufinden.

Die Vorlage füllen, bevor alle gehen: das 60-Sekunden-Vorlesen

Füllen Sie die Maßnahmenliste in den letzten Minuten der Besprechung aus, laut. Sobald alle wieder am Schreibtisch sitzen, beginnt das „Ich dachte, das machst du“. Wer Protokoll führt, liest die Liste vor:

„Bevor wir gehen, hier die Maßnahmen. Erstens: Lukas schickt die drei Umzugsangebote bis Donnerstag an Daniela. Zweitens: Katrin bucht bis Freitag den Lastenaufzug. Drittens: Mia entwirft bis nächsten Dienstag den Sitzplan für das Finanzteam. Fehlt etwas? Hat jemand einen Punkt, dem er nicht zugestimmt hat?“

Zwei Fragen erledigen die Arbeit. „Fehlt etwas?“ fängt den Punkt ein, den jemand mitten in einer Abschweifung zugesagt hat. „Hat jemand nicht zugestimmt?“ fängt die Person ein, die nur aus Höflichkeit genickt hat.

Markus (eine zusammengesetzte Figur) leitet eine wöchentliche Marketingbesprechung. Monatelang standen in seinen Notizen Sätze wie „Team überarbeitet die Webinar-Seite“. Das erste Vorlesen dauerte drei Minuten, weil zwei Punkte keinen Namen und einer kein Datum hatte. In der dritten Woche war die Liste fertig, bevor die Besprechung endete, und „Wer hatte das noch mal?“ tauchte im Team-Chat nicht mehr auf.

Sie möchten nicht gleichzeitig die Besprechung leiten und die Liste schreiben? Nehmen Sie sie auf. ParrotNotes läuft auf dem Smartphone auf dem Tisch, ganz ohne Bot, den Sie einladen müssten, und das Vorlesen landet im Transkript. Der kostenlose Tarif enthält 100 Minuten Aufnahme pro Monat und eine KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme. Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter und testen Sie es in Ihrer nächsten Teambesprechung.

Wo die Maßnahmenliste nach der Besprechung hingehört

Eine Liste, die niemand wieder ansieht, ist nur eine schönere Art zu vergessen. Legen Sie sie an einem von drei Orten ab:

• Am Ende des Protokolls oder der Notizen, dem Teil, zu dem alle scrollen.
• In der Zusammenfassungs-E-Mail, innerhalb einer Stunde verschickt, als reiner Text, damit sie auf dem Smartphone lesbar ist.
• In einem fortlaufenden Dokument für eine wiederkehrende Besprechung, der neueste Block oben, wie in der Vorlage für Einzelgespräche.

Machen Sie dann „Maßnahmen aus der letzten Besprechung“ zum ersten Punkt Ihrer Tagesordnungsvorlage, höchstens fünf Minuten: Jede verantwortliche Person sagt Erledigt, Blockiert oder nennt ein neues Datum.

Sie führen stattdessen Kundengespräche im Vertrieb? Die haben ihre eigenen Fallstricke, und unser Leitfaden dazu, wie Sie keine Aufgaben aus Kundengesprächen im Vertrieb mehr verpassen, behandelt sie.

Lassen Sie eine Aufnahme die Maßnahmenliste füllen

Die Vorlage von Hand auszufüllen funktioniert, aber schnell schreiben und gut zuhören gelingt nicht gleichzeitig. Die Version mit Aufnahme:

1. Nehmen Sie die Besprechung mit ParrotNotes auf Ihrem Smartphone auf. Die Aufnahme funktioniert offline; Transkription und KI laufen, sobald Sie verbunden sind.
2. Sie erhalten Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben. ParrotNotes zieht die vereinbarten Aufgaben heraus, sodass Sie mit einer Entwurfsliste statt mit einem leeren Blatt beginnen.
3. Übertragen Sie sie in die Vorlage und gleichen Sie „Erledigt wenn“ und jeden Namen mit dem Vorlesen ab.
4. Senden Sie die Zusammenfassung. ParrotNotes entwirft die Follow-up-E-Mail aus derselben Aufnahme.

Pro (19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung) ergänzt die Sprechererkennung, damit sich leicht bestätigen lässt, wer was zugesagt hat, dazu alle KI-Funktionen und 3.000 Minuten pro Monat.

Sie haben schon grobe Notizen oder ein Transkript? Fügen Sie sie in den kostenlosen Protokoll-Generator ein, und er liefert ein Protokoll mit Beschlüssen und Aufgaben.

Kopieren Sie die Maßnahmenliste vor Ihrer nächsten Besprechung

Die Vorlage ist absichtlich einfach. Die Gewohnheit drumherum macht die Arbeit:

• Sieben Felder, vier davon Pflicht: Maßnahme, Verantwortlich, Fällig, Erledigt wenn.
• Jeden vagen Satz in einen Namen, ein Verb, einen Gegenstand und ein Datum umschreiben.
• Die Liste in den letzten 60 Sekunden vorlesen und fragen, was fehlt.
• Sie innerhalb einer Stunde verschicken und die nächste Besprechung damit beginnen.

Kopieren Sie die Tabelle jetzt in Ihr Notizdokument. Und wenn Sie lieber im Gespräch bleiben als mitzuschreiben, testen Sie ParrotNotes kostenlos: Nehmen Sie die Besprechung auf Ihrem Smartphone auf und starten Sie mit den Aufgaben, die es für Sie herauszieht.