Wochenbericht als Vertriebsleiter: Vorlage mit ausgefülltem Beispiel

Freitag, 16:40 Uhr. Dana führt sechs Außendienstmitarbeiter, und ihr Vertriebsdirektor will „den Wochenbericht“ vor dem Wochenende. Sie exportiert die Pipeline aus dem CRM, kopiert 14 Tabellenblätter in eine Datei und ergänzt eine Zeile: „Pipeline sieht gesund aus, das Team arbeitet hart.“ Am Montag ruft der Direktor an, mit der einzigen Frage, die zählt: „Schaffen wir das Quartal oder nicht?“ (Dana ist eine erfundene Figur, keine echte Vertriebsleiterin.)

Die meisten wöchentlichen Vertriebsberichte scheitern auf dieselbe Weise. Sie zeigen Aktivität und lassen die Antwort weg.

Ein guter Wochenbericht als Vertriebsleiter passt auf eine Seite. Er sagt Ihrem Vorgesetzten, wo die Zahl steht, was sich seit letzter Woche geändert hat und warum, welche Deals gefährdet sind und was Sie von ihm brauchen. Dieser Leitfaden gibt Ihnen eine Vorlage mit sieben Abschnitten zum Kopieren, ein ausgefülltes Beispiel für ein Außendienstteam, die Kennzahlen, die hineingehören, und eine 30-Minuten-Routine, um ihn jeden Freitag zu schreiben.

Ihre Mitarbeiter sind im Außendienst, und Sie können nicht bei ihren Kundenbesuchen dabei sein. Testen Sie ParrotNotes kostenlos und lassen Sie sie nach jedem Besuch eine zweiminütige Nachbesprechung aufnehmen. So beginnt Ihr Freitagsbericht mit dem, was Kunden tatsächlich gesagt haben.

Was ein Wochenbericht des Vertriebsleiters ist (und was nicht)

Ein Wochenbericht des Vertriebsleiters ist eine einseitige Zusammenfassung, die eine Führungskraft im Vertrieb jede Woche nach oben schickt, meist an den Vertriebsdirektor, an den Inhaber oder, bei Handelsvertretungen, an den vertretenen Hersteller. Er berichtet über den Fortschritt des Teams gegenüber dem Plan, erklärt Änderungen im Forecast, benennt Risiken und bittet um Entscheidungen.

Dieser Bericht wird leicht mit drei anderen Dokumenten verwechselt, die in ihn einfließen:

Die ersten drei sind Zutaten. Der Wochenbericht ist Ihr Urteil als Vertriebsleiter darüber. Wenn Ihr Bericht eine weitergeleitete Aktivitätsübersicht ist, muss Ihr Vorgesetzter Ihre Arbeit machen und sie selbst auswerten.

Die Vorlage für den Wochenbericht als Vertriebsleiter (zum Kopieren)

Dieses Format für den wöchentlichen Vertriebsbericht hat sieben Abschnitte, in dieser Reihenfolge. Die Kernaussage steht oben, geschrieben wird sie aber zuletzt.

WOCHENBERICHT VERTRIEBSLEITER
Team: [Region oder Team]   Woche: [Woche X von Y im Quartal]   Versandt: [Datum]

1. KERNAUSSAGE (drei Sätze)
   Wo die Zahl steht. Die größte Änderung seit letzter Woche und warum.
   Die eine Entscheidung, die Sie brauchen.

2. ZAHLEN GEGEN PLAN
   Abgeschlossen diese Woche:   ____ USD  (Wochenplan ____ USD)
   Abgeschlossen im Quartal:    ____ USD  (____ % von ____ USD Quote)
   Commit (offen):              ____ USD  (letzte Woche ____ USD)
   Best Case (offen):           ____ USD  (letzte Woche ____ USD)
   Meine Forecast-Einschätzung: ____ USD  (letzte Woche ____ USD)
   Pipeline-Abdeckung:          ____x des noch offenen Ziels
   Neue Pipeline diese Woche:   ____ USD  (Ziel ____ USD)
   Abschlussquote, 90 Tage:     ____ %

3. FORECAST-ÄNDERUNGEN SEIT LETZTER WOCHE
   Jeder Deal, der die Kategorie gewechselt hat, gewonnen oder verloren wurde:
   [Kunde, Wert]: [von] -> [nach]. Grund: [was passiert ist, und woher wir es wissen]

4. DEALS IM BLICK (die wichtigsten 3 bis 5)
   [Kunde, Wert, Phase, Abschlussdatum]: Risiko, was wir tun, bis wann

5. TEAM UND COACHING
   Besetzung und offene Stellen. Wer liegt hinter dem Plan und warum.
   Was ich diese Woche coache, und mit wem.

6. SIGNALE VON KUNDEN UND MARKT
   Muster, die bei mehr als einem Kunden auftauchen: Wettbewerber,
   Preise, Lieferzeiten, Produktwünsche.

7. BITTEN UND NÖTIGE ENTSCHEIDUNGEN
   [Entscheidung], [von wem], [bis wann], [was passiert, wenn nicht]

Wofür jeder Abschnitt da ist

Den Abschnitt zu den Forecast-Änderungen lassen die meisten Vorlagen für den wöchentlichen Vertriebsbericht weg, und genau ihn liest Ihr Vorgesetzter am genauesten. Eine Zahl, die sich ohne Grund bewegt, sieht aus wie geraten. Wenn Sie Commit, Best Case und Pipeline auffrischen wollen, lesen Sie unseren Leitfaden zu Forecast-Kategorien im Vertrieb.

Beispiel für einen Wochenbericht: ein Außendienstteam mit sechs Mitarbeitern

Hier ist die Vorlage ausgefüllt für eine erfundene Regionalleiterin, deren Team gewerbliche Klima- und Lüftungstechnik im Außendienst verkauft. Kunden und Zahlen sind erfunden, um das Format zu zeigen, und sie gehen auf.

WOCHENBERICHT VERTRIEBSLEITER
Team: Region Mitte (6 Mitarbeiter)   Woche: 8 von 13, Q4   Versandt: Freitag

1. KERNAUSSAGE
   940.000 USD abgeschlossen, 52 % unserer Quote von 1,8 Mio. USD,
   bei noch fünf Wochen. Meine Einschätzung sinkt auf 1,62 Mio. USD
   von 1,68 Mio. USD, weil die Investitionsfreigabe beim Klinikum am See
   in die Aufsichtsratssitzung im Januar gerutscht ist.
   Ich brauche bis Mittwoch ein Ja oder Nein zu 6 % Rabatt für den
   Bürocampus Süd.

2. ZAHLEN GEGEN PLAN
   Abgeschlossen diese Woche:   118.000 USD   (Wochenplan 138.000 USD)
   Abgeschlossen im Quartal:    940.000 USD   (52 % von 1,8 Mio. USD)
   Commit (offen):              520.000 USD   (letzte Woche 703.000 USD)
   Best Case (offen):           310.000 USD   (letzte Woche 255.000 USD)
   Meine Forecast-Einschätzung: 1,62 Mio. USD (letzte Woche 1,68 Mio. USD)
   Pipeline-Abdeckung:          1,9x der noch offenen 860.000 USD
   Neue Pipeline diese Woche:   210.000 USD   (Ziel 180.000 USD)
   Abschlussquote, 90 Tage:     31 %          (letztes Quartal 28 %)

3. FORECAST-ÄNDERUNGEN SEIT LETZTER WOCHE
   Drei Commit-Deals abgeschlossen, 118.000 USD: Commit -> gewonnen.
   Klinikum am See, 65.000 USD: Commit -> Best Case. Die Leiterin Technik
   hat Ana beim Besuch am Dienstag gesagt, dass die Freigabe in die
   Aufsichtsratssitzung im Januar gerutscht ist.
   Schulverbund Nord, 55.000 USD: Pipeline -> Best Case. Zuschlag
   mündlich erteilt; Bestellung erwartet am 4. Dezember.
   Hotel Kiefernhof, 65.000 USD: Best Case -> verloren. Ein konkurrierender
   Großhändler lag 9 % niedriger; eine Preisausnahme wurde nicht
   rechtzeitig beantragt.

4. DEALS IM BLICK
   Bürocampus Süd, 72.000 USD, Angebot, Abschluss 12. Dezember: Angebot
   des Wettbewerbers 12 % niedriger. Bitte um 6 % Rabatt (siehe Bitten).
   Rheinufer Logistik, 90.000 USD, Commit, Abschluss 18. Dezember: unser
   Fürsprecher geht zum Monatsende. Ben trifft am Dienstag den neuen
   Betriebsleiter.
   Klinikum am See, 65.000 USD, Best Case: Aufsichtsrat im Januar. Ana
   bereitet eine einseitige Amortisationsrechnung für die Sitzungsunterlagen vor.

5. TEAM UND COACHING
   6 von 6 Stellen besetzt. Priya (Monat 3) hat ihren ersten Deal
   abgeschlossen, 14.000 USD. Tom liegt bei 38 % seines Quartals.
   Pipeline ist in Ordnung, die Bedarfsanalyse ist dünn: zwei
   Mitfahrten nächste Woche gebucht, ich gehe seine aufgenommenen
   Nachbesprechungen durch.

6. SIGNALE VON KUNDEN UND MARKT
   Vier Kunden haben 10 bis 12 Wochen Lieferzeit bei Dachklimageräten
   angesprochen. Zwei nannten denselben konkurrierenden Großhändler,
   der mit Rabatten um Budgets zum Jahresende kämpft.

7. BITTEN UND NÖTIGE ENTSCHEIDUNGEN
   Freigabe von 6 % Rabatt für den Bürocampus Süd (72.000 USD), durch
   Sie, bis Mittwoch. Ohne sie erwarte ich, den Deal wie beim Hotel
   Kiefernhof über den Preis zu verlieren.
   Bestätigte Lieferzeiten für Dachklimageräte vom Betrieb bis Freitag,
   damit die Mitarbeiter Liefertermine zusagen können.

Wer nur die Kernaussage liest, kennt die Zahl, den Grund für die Änderung und die eine Sache, die er tun muss. Alles darunter ist der Beleg.

Achten Sie auf die Zeile zum Hotel Kiefernhof. Sie räumt einen Verlust ein und verknüpft ihn mit der Bitte für den Bürocampus Süd. Das macht eine Bitte wirksam: ein Muster, ein Preis und eine Frist. Wer Verluste jede Woche so festhält, hat auch das Rohmaterial für eine vierteljährliche Win-Loss-Analyse.

Welche Zahlen in einen wöchentlichen Vertriebsbericht gehören

Der Zahlenabschnitt sollte auf einen Bildschirm passen. Wählen Sie Kennzahlen, mit denen Ihr Vorgesetzter Entscheidungen trifft, und nutzen Sie jede Woche dieselben, damit Änderungen sichtbar werden.

Hinein gehören:

• Abschlüsse gegen Plan, für die Woche und das bisherige Quartal.
• Forecast nach Kategorie (Commit und Best Case) und Ihre eigene Einschätzung, jeweils mit der Zahl der Vorwoche daneben.
• Pipeline-Abdeckung: offene Pipeline mit Abschluss in diesem Zeitraum, geteilt durch das, was noch fehlt.
• Neu aufgebaute Pipeline, weil sie das nächste Quartal vorhersagt.
• Abschlussquote über rollierende 90 Tage. Unser kostenloser Abschlussquote-Rechner übernimmt die Rechnung.

Weglassen sollten Sie erfasste Besuche, Anrufe und E-Mails. Sie sind nützlich in Ihren Einzelgesprächen mit Mitarbeitern, nicht im Bericht nach oben. Unser Leitfaden zu Vertriebs-KPIs zeigt, welche Früh- und Spätindikatoren zählen und welche nur Eitelkeitskennzahlen sind.

Warum so viel Platz für den Forecast? Weil Ihr Vorgesetzter Ihre Zahl in seine eigene übernehmen muss. Gartner stellte fest, dass weniger als 50 % der Vertriebsleiter und Verkäufer großes Vertrauen in die Forecast-Genauigkeit ihres Unternehmens haben. Ein Wochenbericht, der jede Forecast-Änderung erklärt, ist eine der günstigsten Gegenmaßnahmen. Für einen schnellen gewichteten Blick auf Ihre Pipeline nutzen Sie den Umsatzprognose-Rechner, und für die gründlichere Lösung lesen Sie, wie Sie die Genauigkeit Ihres Sales Forecasts verbessern.

So schreiben Sie den Wochenbericht freitags in 30 Minuten

Der Bericht sollte keinen Nachmittag kosten, und er sollte kein neues Formular für Ihre Mitarbeiter schaffen. Laut Salesforce-Studie von 2024 verbringen Vertriebsmitarbeiter 70 % ihrer Zeit mit Aufgaben, die nichts mit Verkaufen zu tun haben. Bauen Sie den Bericht aus dem, was Ihre Mitarbeiter ohnehin festhalten.

Donnerstag: Stichtag setzen

Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Besuchsberichte bis Donnerstag um 17 Uhr abzugeben und ihre Deals aktualisiert zu haben. Mehr verlangen Sie für den Bericht nicht von ihnen.

Freitag, Minute 0 bis 10: die Zahlen

Starten Sie einen gespeicherten CRM-Bericht mit gewonnenen Deals, offenen Deals nach Forecast-Kategorie und Abschlussdatum sowie den in dieser Woche neu angelegten Verkaufschancen. Kopieren Sie den Bericht der Vorwoche und überschreiben Sie die Zahlen, dann steht jede Vorwochenzahl schon da.

Minute 10 bis 20: Forecast-Änderungen und Deals im Blick

Vergleichen Sie die Deal-Liste dieser Woche mit der der Vorwoche. Schreiben Sie für jeden Deal, der die Kategorie gewechselt hat, gewonnen oder verloren wurde, eine Zeile mit Grund und Beleg: wer es gesagt hat, und wann. Wenn Sie den Beleg nicht nennen können, hat sich der Deal wahrscheinlich im CRM bewegt und nicht in der Wirklichkeit. Nehmen Sie diese Deals nächste Woche in einen Deal-Review.

Minute 20 bis 30: Team, Signale, Bitten, dann die Kernaussage

Schreiben Sie die Abschnitte zu Team und Signalen aus Ihren Notizen der Woche, dann die Bitten. Die Kernaussage kommt zuletzt: Dann kennen Sie die Zahl, die wichtigste Änderung und die Entscheidung, die Sie brauchen.

Woher die Belege aus dem Außendienst kommen

In der Außendienstführung steckt der Grund, warum sich ein Deal bewegt hat, meist im Kopf des Mitarbeiters. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, nach jedem Besuch im Auto eine zweiminütige Nachbesprechung aufzunehmen: wen sie getroffen haben, was sich geändert hat, der nächste Schritt mit Datum. ParrotNotes macht aus jeder Aufnahme ein Transkript, eine Zusammenfassung und Aufgaben, und Ihre Mitarbeiter können Ihnen die Zusammenfassung als Text weiterleiten.

Am Freitag lesen Sie Zusammenfassungen, statt Ihren Mitarbeitern hinterherzutelefonieren. Auch Kundensignale fallen sofort auf. Wenn vier Nachbesprechungen Lieferzeiten erwähnen, ist das eine Zeile für Abschnitt 6. Holen Sie sich ParrotNotes kostenlos und testen Sie die Gewohnheit zwei Wochen lang, bevor Sie urteilen.

Formulierungshilfe: fünf vage Berichtszeilen, korrigiert

Mit Adjektiven kann Ihr Vorgesetzter nichts anfangen. Jede Zeile im wöchentlichen Vertriebsbericht sollte eine Zahl, einen Namen, ein Datum oder eine Entscheidung enthalten.

Raj, ein erfundener Vertriebsleiter mit fünf Mitarbeitern, schrieb drei Freitage in Folge „Deal rutscht“ über einen Kunden mit 120.000 USD. Nichts geschah.

In Woche vier formulierte er es als Bitte: „Brauche unseren Regionaldirektor bis zum 30. November in einem Gespräch mit deren Finanzvorstand, sonst rutscht das in Q1.“ Der Direktor kam zum Gespräch. Der Deal dauerte noch zwei Wochen, wurde aber im selben Quartal abgeschlossen.

Derselbe Deal, derselbe Vertriebsleiter. Nur die Zeile hat sich geändert.

Fünf Fehler im wöchentlichen Vertriebsbericht

1. Das Dashboard weiterleiten. Ein Screenshot sind Daten, kein Bericht. Ihr Urteil ist der Teil, den Ihr Vorgesetzter nirgendwo sonst bekommt.
2. Schlechte Nachrichten verstecken. Verluste und verschobene Deals gehören klar in Abschnitt 3. Eine Überraschung in Woche 12 kostet mehr Vertrauen als eine Verschiebung, die in Woche 8 gemeldet wurde.
3. Jede Woche andere Kennzahlen. Behalten Sie dieselben Zeilen in derselben Reihenfolge, damit Änderungen auffallen.
4. Keine Bitten. Wenn Sie nie um etwas bitten, liest sich der Bericht als „keine Hilfe nötig“, auch wenn Sie sie brauchen.
5. Details zu jedem Kunden. Nennen Sie die drei bis fünf Deals, die das Quartal verändern könnten. Der Rest gehört in Ihr Pipeline-Management.

Freitags verschicken, um eine Entscheidung bitten

Ein Wochenbericht als Vertriebsleiter hat seinen Platz verdient, wenn Ihr Vorgesetzter in zwei Minuten darauf handeln kann. Nutzen Sie die sieben Abschnitte, behalten Sie jede Woche dieselben Zahlen, geben Sie jeder Forecast-Änderung einen Grund, und schließen Sie mit einer klaren Bitte.

Fangen Sie diesen Freitag an: Kopieren Sie die Vorlage, tragen Sie die Zahlen der letzten Woche ein, damit die Vergleiche ab Woche zwei funktionieren, und schreiben Sie die Kernaussage zuletzt. Geben Sie dann Ihren Mitarbeitern eine Gewohnheit, die Ihren Wochenbericht speist: eine kurze aufgenommene Nachbesprechung nach jedem Besuch. Laden Sie ParrotNotes herunter und richten Sie das noch heute ein.