Sales-Forecast-Genauigkeit verbessern

Ein Team-Forecast kann zu 97,7 % genau sein und trotzdem bei der Hälfte des Teams danebenliegen.

Das ist die Falle in den meisten Ratschlägen dazu, wie Sie die Sales-Forecast-Genauigkeit verbessern. Sie beginnen und enden mit einer einzigen Zahl: was das Team prognostiziert und was es abgeschlossen hat. Wenn Sie Vertriebler im Außendienst führen, die Sie selten begleiten, kann diese Zahl gesund aussehen, während zwei von ihnen in entgegengesetzte Richtungen schätzen und sich gegenseitig aufheben.

Sie wissen längst, dass der Forecast vom CRM abhängt und dass das CRM hinterherhinkt. Dieser Leitfaden gibt Ihnen die Formel mit einem Rechenbeispiel für vier Vertriebler, sieben Schritte, die die Eingangsdaten verbessern, und eine Checkliste dafür, was die Notizen zeigen müssen, bevor ein Deal als Commit zählt.

Die meisten dieser Hebel laufen auf Belege hinaus, die festgehalten werden, solange das Gespräch frisch ist. Wenn Ihre Vertriebler nach einem Besuch lieber sprechen als tippen, macht ParrotNotes aus einer gesprochenen Nachbesprechung eine Zusammenfassung und Aufgaben, noch am selben Tag bereit fürs CRM.

Sales-Forecast-Genauigkeit messen

Bevor Sie etwas ändern, bewerten Sie das letzte Quartal.

Die Formel

Die Sales-Forecast-Genauigkeit vergleicht, was Sie prognostiziert haben, mit dem, was tatsächlich abgeschlossen wurde:

Forecast-Genauigkeit = 1 − (|Ist − Forecast| ÷ Ist)

Die senkrechten Striche bedeuten „Vorzeichen ignorieren“: Eine Überschätzung und eine Unterschätzung um 50.000 USD zählen als gleich große Abweichung. Deshalb brauchen Sie zusätzlich den Bias:

Forecast-Bias = (Forecast − Ist) ÷ Ist

Ein positiver Bias bedeutet, dass der Vertriebler zu hoch prognostiziert hat (Optimismus). Ein negativer Bias bedeutet, dass er zu niedrig lag (Sandbagging oder Deals, die er nicht kommen sah).

Zwei Regeln machen die Zahl ehrlich:

• Bewerten Sie einen festen Stichtag. Nehmen Sie den Forecast, der in jeder Periode zum selben Zeitpunkt abgegeben wird, etwa am Ende der zweiten Woche. Ein Forecast, der am Abend vor Quartalsende aktualisiert wurde, sieht immer genau aus.
• Bewerten Sie jeden Vertriebler, nicht nur das Team. In der Teamsumme verstecken sich die Fehler.

Eine Einschränkung: Der prozentuale Fehler funktioniert nicht, wenn der Ist-Wert null ist. Wer 40.000 USD prognostiziert und nichts abgeschlossen hat, lässt sich so nicht bewerten; prüfen Sie diese Deals von Hand.

Rechenbeispiel: ein Quartal, vier Vertriebler

Petra leitet ein Außendienstteam mit vier Vertrieblern, das Geräte an regionale Handwerksbetriebe verkauft. Die Zahlen sind eine Illustration für diesen Artikel, keine Umfragedaten. Hier ist ihr drittes Quartal, bewertet gegen den Forecast aus Woche zwei:

So rechnen Sie für Andreas: |240.000 − 300.000| = 60.000, und 60.000 ÷ 240.000 = 0,25, also beträgt die Genauigkeit 1 − 0,25 = 75 %. Sein Bias ist (300.000 − 240.000) ÷ 240.000 = +25 %.

Die Teamzeile zeigt 97,7 %, und Petras eigene Vorgesetzte wäre zufrieden. Doch der Durchschnitt der vier Einzelwerte liegt bei 87,4 %, weil sich Andreas’ 60.000 USD Optimismus und Birgits 50.000 USD Vorsicht fast aufgehoben haben. Im nächsten Quartal tun sie das vielleicht nicht.

Zwei weitere Kennzahlen

• Commit-Trefferquote: der Wert der Commit-Deals, die in der Periode abgeschlossen wurden, geteilt durch den zugesagten Wert. Andreas hat sechs Deals über 180.000 USD als Commit gemeldet und davon 108.000 USD abgeschlossen: 60 %. Seine Commit-Kategorie ist zu locker, und das zu wissen hilft mehr als die Erkenntnis, dass seine Summe zu hoch war.
• Verschiebungsquote: der Anteil der Forecast-Deals, deren Abschlussdatum mindestens einmal aus der Periode herausgeschoben wurde. Ein zweimal verschobener Deal ist einer, dessen Datum vom Vertriebler kam, nicht vom Kunden.

Genauigkeit, Bias, Commit-Trefferquote und Verschiebungsquote, eine Zeile pro Vertriebler, jede Periode: Das ist Ihre Forecast-Scorecard.

Warum Sales Forecasts danebenliegen

Petras zwei Abweichungen haben unterschiedliche Ursachen, und Ihre werden es auch haben.

Die Dokumentation hinkt dem Gespräch hinterher. Vertriebler im Außendienst erfahren das Wichtigste im Büro des Kunden oder auf der Baustelle und fahren dann zum nächsten Termin. Laut dem State of Sales von Salesforce verbringen Vertriebsmitarbeiter 60 % ihrer Zeit mit Aufgaben, die nichts mit Verkaufen zu tun haben. Im Außendienst ist der CRM-Eintrag oft die Aufgabe, die bis Freitag wartet. Bis dahin ist aus „Der Kunde hat einen zweiten Entscheider erwähnt“ ein „Lief gut“ geworden.

Phasen bilden Aktivität ab, nicht Kundenhandeln. „Angebot verschickt“ sagt, was der Vertriebler getan hat, nicht, dass sich der Kunde bewegt hat. Die Phasen erklärt unser Beitrag Was ist eine Sales Pipeline?.

Abschlussdaten gehören dem Vertriebler. Er wählt das Monatsende, weil Monatsende ist. Der Kunde hat nie zugestimmt.

Deals mit nur einem Kontakt. Ein Ansprechpartner, der Sie mag, ist noch kein Entscheidungsprozess. Wenn in Woche elf der Einkauf auftaucht, rutscht das Datum.

Anreize verzerren die Prognose. Manche übertreiben, um beschäftigt zu wirken; andere betreiben Sandbagging, um als Held dazustehen. Bias ist eine Gewohnheit und zeigt sich deshalb Person für Person.

Sales-Forecast-Genauigkeit verbessern in sieben Schritten

Jeder Schritt setzt bei einer der Ursachen oben an. Keiner braucht neue Software.

1. Bewerten Sie jede Periode einen Stichtag

Wählen Sie den Stichtag und gleichen Sie ihn anhand der Tabelle oben mit den Ist-Werten ab. Zeigen Sie jedem Vertriebler seine eigene Zeile; wer seinen Bias sieht, korrigiert ihn meist.

2. Formulieren Sie Phasenkriterien als Kundenhandlungen

Jede Phase sollte mit etwas enden, das der Kunde getan hat: einem Vor-Ort-Termin zugestimmt, seinen Budgetzyklus genannt, den Entscheider vorgestellt, den finalen Vertrag angefordert. Wenn Sie mit MEDDPICC arbeiten, beschreiben die Buchstaben den Großteil dieser Belege bereits.

3. Geben Sie jeder Forecast-Kategorie eine Belegregel

Die Standard-Forecast-Kategorien von Salesforce heißen Pipeline, Best Case, Commit, Closed und Omitted. Die Namen helfen nur, wenn jede Kategorie eine Regel hat:

Die 30-Tage-Regel ist ein Ausgangspunkt; passen Sie sie an Ihren Verkaufszyklus an. Was jede Kategorie bedeutet und wie sich die Summen addieren, erklärt unser Artikel zu Forecast-Kategorien.

4. Machen Sie das Abschlussdatum zum Datum des Kunden

Fragen Sie den Kunden, was passieren muss, bevor er unterschreiben kann, und rechnen Sie gemeinsam zum Datum zurück. Ein Mutual Action Plan hält diese Schritte schriftlich fest, mit Verantwortlichen auf beiden Seiten. Ein Datum, das der Kunde selbst ausgesprochen hat, übersteht jedes Forecast-Gespräch.

5. Halten Sie die Belege am selben Tag fest

Außendienstteams lassen diesen Schritt aus, und er speist alle anderen. Die Regel aus unserem Leitfaden zum Field Sales Management gilt auch hier: Jeder Besuch bekommt innerhalb von 24 Stunden einen Eintrag. Am schnellsten geht das mit einer zweiminütigen gesprochenen Nachbesprechung, bevor das Auto losfährt: wer dabei war, was gesagt wurde, was zugesagt wurde, was als Nächstes passiert und wann. Unser Beitrag zur Windshield Time im Außendienst zeigt, wie das zwischen zwei Terminen passt.

Soll die Nachbesprechung vor dem nächsten Termin fertig sein? Nehmen Sie sie in ParrotNotes auf, und Sie erhalten ein Transkript, eine Zusammenfassung und Aufgaben. Die App kann das Gespräch außerdem nach dem MEDDIC-, SPIN- oder BANT-Framework gliedern (bei fünf KI-Aufnahmen pro Monat kostenlos, unbegrenzt mit Pro), sodass eine Lücke wie „kein Entscheider genannt“ sofort auffällt.

6. Coachen Sie den Bias, nicht die Summe

Andreas und Birgit brauchen gegensätzliche Gespräche. Bei Andreas müssen die Commit-Deals einzeln gegen die Checkliste geprüft werden. Birgit muss hören, dass ihre Vorsicht Planbarkeit gekostet hat: Die Finanzabteilung hat mit 200.000 USD aus ihrem Gebiet geplant und 250.000 USD bekommen.

Markus, ein Vertriebler aus einem anderen Team, prognostizierte immer zu niedrig und „übererfüllte“ immer. Sein Vorgesetzter hörte auf, die Übererfüllung zu loben, und stellte jede Woche eine Frage: „Auf welchen Deal würden Sie Ihr eigenes Geld setzen?“ Nach zwei Quartalen entsprach seine Commit-Liste dem, was er wirklich erwartete.

7. Prüfen Sie jeden verschobenen Deal

Ziehen Sie am Periodenende jeden Forecast-Deal, der nicht wie angekündigt abgeschlossen wurde, und suchen Sie die Notiz aus dem letzten Termin, bevor sich das Datum verschob. Die Warnung steht meist schon dort: ein neuer Name, eine Budgetfrage, „Das müssen wir noch mit dem Inhaber klären“.

Die Forecast-Checkliste für Commit-Deals

Betrachten Sie sie als Forecast-Hygiene. Bevor ein Deal in Commit wandert, suchen Sie den Beleg in den Notizen. Kann ein Vertriebler nicht für jeden Punkt eine datierte Notiz vorweisen, ist der Deal Best Case.

1. Problem: das geschäftliche Problem des Kunden in seinen eigenen Worten, nicht die Zusammenfassung des Vertrieblers.
2. Auswirkung: bezifferter Schmerz, Dringlichkeit oder Geschäftsrisiko. „Zwei unserer sechs Trupps stehen dienstags still“ schlägt „Die brauchen das“.
3. Prozess: der Entscheidungsweg, der Entscheider und die Kriterien, nach denen entschieden wird.
4. Finanzierung: die Budgetquelle oder der Finanzierungsweg und ob das Budget freigegeben ist oder noch beantragt werden muss.
5. Nächster Schritt: ein Verantwortlicher, ein Datum und das bekannte verbleibende Risiko, klar benannt.

Die Checkliste bringt keinen Deal zum Abschluss. Sie macht einen Commit-Deal für jemanden überprüfbar, der nicht dabei war.

Ein Forecast-Rhythmus für ein Außendienstteam

• Wöchentlich (15 Minuten): Jeder Vertriebler liest seine Commit-Deals und die datierten Belege dazu vor. Was ohne Beleg ist, rutscht sofort eine Kategorie tiefer.
• Monatlich: Stichtag bewerten, verschobene Deals durchgehen, pro Vertriebler eine Änderung vereinbaren. Unsere Vorlagen für die Vertriebsbesprechung enthalten einen monatlichen Forecast-Block. Wenn Ihr Werk nach dem Forecast produziert, fließt diese Zahl auch in Ihren S&OP-Prozess ein.
• Quartalsweise: Jeder Vertriebler bringt seine Scorecard-Zeile zum Sales QBR mit, und der Forecast fürs nächste Quartal wird aus Deals mit vollständiger Checkliste gebaut.

Zurück zu Petra. Im vierten Quartal nahm sie die Checkliste in ihren wöchentlichen Termin auf. In der ersten Woche stufte Andreas zwei Commit-Deals auf Best Case herunter, weil bei keinem ein Entscheider in den Notizen stand. So wird sein Forecast früh ehrlich statt spät.

Ihre eigene Hochrechnung zum Jahresende berechnen Sie mit dem Zielerreichungsrechner.

Machen Sie den Forecast überprüfbar

Die Sales-Forecast-Genauigkeit verbessern Sie, indem Sie sie ehrlich messen und dann das korrigieren, was in sie einfließt:

• Bewerten Sie in jeder Periode einen festen Stichtag, pro Vertriebler, mit Genauigkeit und Bias nebeneinander
• Verfolgen Sie Commit-Trefferquote und Datumsverschiebungen, um zu sehen, wo der Forecast zu locker ist
• Definieren Sie Phasen und Kategorien über Kundenhandlungen und lassen Sie den Kunden das Abschlussdatum setzen
• Nehmen Sie keinen Deal ohne datierte Belege zu Problem, Auswirkung, Prozess, Finanzierung und nächstem Schritt in Commit auf
• Halten Sie die Belege am selben Tag fest, sonst hat nichts von alledem eine Grundlage

Petras Teamzahl war die ganze Zeit in Ordnung. Ihr Forecast wurde besser, als sie die Zeile jedes Vertrieblers sehen und die Notizen hinter jedem Commit-Deal lesen konnte. Bewerten Sie diese Woche den Stichtag des letzten Quartals, und wenn Ihre Vertriebler Besuchsbelege schneller festhalten wollen, bevor sie zum nächsten Termin fahren, laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter.