Deal-Review-Vorlage für Vertriebsleiter (mit Beispiel)

„Läuft gut. Die Demo kam super an.“ Diesen Satz hört Katrin seit sechs Wochen über einen Deal von 86.000 US-Dollar. Sie leitet ein Team aus sieben Außendienstmitarbeitern, die Verpackungsmaschinen verkaufen, und sie hat diesen Kunden nie getroffen. Alles, was sie weiß, stammt aus dem, was ihr Mitarbeiter donnerstags in 20 Minuten erzählt. (Katrin und ihr Team sind ein zusammengesetztes Beispiel, keine realen Personen.)

Wenn Sie Verkäufer führen, die Sie selten begleiten, kennen Sie das Gefühl.

Eine gute Deal-Review-Vorlage ändert die Frage. Statt „Wie läuft es?“ braucht jede Antwort eine Quelle und ein Datum. Dieser Leitfaden gibt Ihnen eine einseitige Deal-Review-Vorlage zum Kopieren, einen 30-Minuten-Ablauf, 15 Fragen, sieben Warnsignale und ein durchgerechnetes Beispiel.

Die Vorlage ist nur so gut wie die Notizen dahinter. Testen Sie ParrotNotes kostenlos, damit Ihre Mitarbeiter nach jedem Besuch eine zweiminütige Nachbesprechung aufnehmen und zu jedem Review datierte Nachweise mitbringen.

Was ein Deal-Review ist (und was nicht)

Ein Deal-Review ist ein strukturiertes Gespräch, meist zwischen einem Vertriebsleiter und einem Mitarbeiter, in dem ein einzelner offener Deal gründlich geprüft wird, um über den nächsten Schritt zu entscheiden. Es stellt das, was der Mitarbeiter über den Deal glaubt, dem gegenüber, was der Kunde tatsächlich gesagt und getan hat, und endet mit einer datierten Maßnahme oder einem Phasenwechsel.

Es lässt sich leicht mit drei anderen Besprechungen verwechseln:

• Pipeline-Review: jeder offene Deal, jeweils ein paar Minuten. Unser Leitfaden zum Pipeline-Management im Vertrieb enthält dafür einen 20-Minuten-Ablauf; es zeigt, welche Deals ein Deal-Review brauchen.
• QBR: ein vierteljährlicher Rückblick auf die Ergebnisse und Pläne eines Mitarbeiters oder Teams.
• Win-Loss-Analyse: eine Auswertung abgeschlossener Deals, um zu verstehen, warum Sie gewonnen oder verloren haben. Siehe unseren Leitfaden zur Win-Loss-Analyse.

Ein Deal-Review blickt nach vorn und ist eng gefasst: ein Deal, eine Entscheidung. Wählen Sie Deals, die groß sind, feststecken oder kurz davor sind, als Commit in den Forecast zu gehen. Das Deal-Review-Framework von SalesGrowth empfiehlt, Deals mit erwartetem Abschluss im laufenden Quartal wöchentlich zu prüfen; für die meisten Außendienstteams reichen zwei oder drei Deals pro Mitarbeiter und Woche.

Die Deal-Review-Vorlage (zum Kopieren)

Eine Seite pro Deal. Der Mitarbeiter füllt sie vor dem Termin aus; die Nachweis-Spalte ist das, was Sie prüfen.

DEAL-REVIEW
Deal:                         Mitarbeiter:          Vertriebsleiter:
Wert:                         Phase:                Abschlussdatum (vom Kunden oder von uns?):
Review-Datum:                 Wie oft wurde das Abschlussdatum verschoben:

BEREICH                   ANTWORT                                  NACHWEIS (wer hat es gesagt, wann)
1. Warum überhaupt kaufen Problem in den Worten des Kunden:
                          Kosten des Nichtstuns:
2. Warum jetzt            Ereignis oder Frist hinter dem Datum:
3. Wer entscheidet        Wirtschaftlicher Entscheider (unterschreibt):
                          Champion (verkauft intern für uns):
                          Weitere Beteiligte an der Entscheidung:
4. Wie entschieden wird   Entscheidungskriterien:
                          Schritte und Freigaben bis zur Unterschrift:
5. Wettbewerb             Wer noch, einschließlich „nichts tun“:
                          Wo wir schwächer sind:
6. Letzte Kundenaktion    Was der Kunde zuletzt getan (nicht gesagt) hat:
7. Nächster Schritt       Aktion auf Kundenseite + Datum:

RISIKEN (Meinung des Mitarbeiters, als solche gekennzeichnet):
WARNSIGNALE (Anzahl laut Checkliste):     /7
ENTSCHEIDUNG:  [ ] Weiter  [ ] In Phase halten  [ ] Zurück nach: ____  [ ] Verloren
MASSNAHMEN:    Was / Wer / Bis wann
NÄCHSTES REVIEW:

Die sieben Bereiche sind an kein Framework gebunden. Wenn Ihr Team mit MEDDPICC qualifiziert, entsprechen die Bereiche 1 bis 5 seinen Buchstaben: Metrics und Pain, Economic Buyer und Champion, Decision Criteria, Decision Process und Paper Process sowie Competition. Wenn Sie große Deals mit dem Miller Heiman Blue Sheet planen, ist Bereich 3 Ihre Buying Influences.

So füllen Sie die Nachweis-Spalte aus

Die Nachweis-Spalte ist der eigentliche Kern. Drei Regeln sorgen dafür, dass sie funktioniert:

1. Nennen Sie eine Person und ein Datum. „Petra, Betriebsleiterin, Vor-Ort-Termin 12. Sept.“ zählt. „Die sind interessiert“ zählt nicht.
2. Schreiben Sie „unbekannt“, wenn Sie es nicht wissen. Eine ehrliche Lücke ist nützlich. Eine Vermutung, die als Tatsache dasteht, ist der Grund, warum Deals sich verschieben.
3. Halten Sie die Meinung des Mitarbeiters heraus. Bauchgefühle gehören in die Zeile Risiken, als Meinung gekennzeichnet, damit niemand darauf einen Forecast baut.

So führen Sie ein Deal-Review in 30 Minuten

Dreißig Minuten reichen für einen großen Deal; kleinere Deals brauchen 15.

1. Die Geschichte in zwei Minuten (0:00). Der Mitarbeiter erzählt den Deal vom ersten Termin bis heute, ohne Folien.
2. Die Vorlage durchgehen, Nachweise zuerst (0:02). Fragen Sie bei jeder Antwort, woher sie stammt. Markieren Sie jede Zeile ohne Quelle oder ohne Datum.
3. Den schwächsten Bereich finden (0:12). Welcher Bereich hat für diese Phase die wenigsten Nachweise? Dieser Bereich ist der tatsächliche Stand des Deals, egal was im CRM steht.
4. Die Warnsignale zählen (0:17). Gehen Sie die Checkliste mit sieben Warnsignalen unten durch. Zwei oder mehr bedeuten ein offenes Gespräch über Phase und Forecast-Kategorie.
5. Entscheiden (0:20). Weiter, halten, zurückstufen oder als verloren schließen. Verlassen Sie den Raum nicht ohne Entscheidung.
6. Die nächste Kundenaktion vereinbaren (0:24). Ein datierter Schritt auf Kundenseite plus die Maßnahme des Mitarbeiters, um ihn zu erreichen. „Nächste Woche nachfassen“ ist kein nächster Schritt.
7. Zusammenfassen (0:28). Entscheidung, Maßnahmen, Verantwortliche, Termine und Datum des nächsten Reviews. Der Mitarbeiter aktualisiert das CRM noch am selben Tag.

Führen Sie es als Coaching, nicht als Verhör: Ziel ist, die Lücke zu finden, solange noch Zeit ist, sie zu schließen.

Deal-Review-Fragen nach Bereich

Nutzen Sie diese Fragen, wenn eine Antwort dünn ist. Sie brauchen nicht alle 15 in einem Termin.

Warum überhaupt kaufen

1. Welches Problem hat der Kunde beschrieben, in seinen eigenen Worten?
2. Was kostet es ihn, wenn er dieses Jahr nichts tut?

Warum jetzt 3. Was passiert auf seiner Seite, wenn sich das um ein Quartal verschiebt? 4. Wer hat das Abschlussdatum festgelegt: der Kunde oder wir?

Wer entscheidet 5. Wer unterschreibt, und haben Sie diese Person getroffen? 6. Was hat Ihr Champion für diesen Deal getan, nicht nur gesagt? 7. Wer könnte das blockieren, den wir noch nicht getroffen haben?

Wie entschieden wird 8. Nach welchen Kriterien wird ausgewählt, und wer hat sie festgelegt? 9. Welche Schritte liegen zwischen einer mündlichen Zusage und einem unterschriebenen Auftrag: Rechtsabteilung, Einkauf, ein Budgetausschuss? 10. Hat dieser Kunde schon einmal etwas in dieser Größenordnung gekauft, und wie lief das?

Wettbewerb 11. Mit wem spricht der Kunde noch, und was würde ihn dazu bringen, bei seiner jetzigen Lösung zu bleiben? 12. Wo würde ein Wettbewerber sagen, dass wir schwächer sind?

Letzte Kundenaktion und nächster Schritt 13. Was hat der Kunde zuletzt getan, und wann? 14. Was wird der Kunde als Nächstes tun, und an welchem Datum? 15. Was müsste zutreffen, damit dieser Deal zum Datum im CRM abschließt?

Sieben Warnsignale, die einen Deal zurückstufen

Zählen Sie diese in Schritt 4.

• Das Abschlussdatum wurde zweimal oder öfter verschoben
• Niemand auf unserer Seite hat die Person getroffen, die unterschreibt
• Der Champion ist noch nie auf eine Bitte eingegangen (eine Vorstellung, ein Dokument, ein Termin)
• Die letzte Kundenaktion ist älter als 30 Tage
• Der nächste Schritt hat kein Datum, oder das Datum stammt von uns, nicht vom Kunden
• Das Problem ist in unseren Worten beschrieben, nicht in denen des Kunden
• Niemand kann die Schritte von der mündlichen Zusage bis zur Unterschrift nennen

Null oder ein Warnsignal: weiter oder halten. Zwei oder drei: halten und den schwächsten Bereich klären. Vier oder mehr: eine Phase zurückstufen oder ehrlich darüber sprechen, den Deal als verloren zu schließen.

Deal-Review-Vorlage im Beispiel: ein Deal im Außendienst

So sieht die Vorlage bei Katrins Deal aus. (Zusammengesetztes Beispiel: Unternehmen, Personen und Zahlen dienen der Veranschaulichung.)

Der Deal. Jonas verkauft einer regionalen Großbäckerei einen Kartonpacker für 86.000 US-Dollar. Phase: Angebot. Abschlussdatum: 31. Oktober, zweimal verschoben. Jonas hat die Betriebsleiterin Petra dreimal vor Ort getroffen.

Vor dem Review lautete Jonas' Zusammenfassung „läuft gut“. Das zeigte die Nachweis-Spalte, nachdem er sie aus seinen Besuchsnotizen ausgefüllt hatte:

Warnsignale: Abschlussdatum zweimal verschoben, Unterzeichner nie getroffen, kein datierter nächster Schritt, keine Entscheidungsschritte. Vier Warnsignale.

Die Entscheidung. Katrin stufte den Deal von Angebot auf Lösung zurück und nahm ihn aus dem Commit. Jonas' Aufgabe: bis Freitag Petra fragen, wer in der Finanzabteilung Anschaffungen über 50.000 US-Dollar unterschreibt und was diese Person sehen muss. Nächstes Review in zwei Wochen.

Wie es weiterging. Der Unterzeichner war der Finanzvorstand, der vor der Investitionsbudget-Sitzung am 14. November eine Amortisationsrechnung brauchte. Jonas erstellte sie mit Petra und bekam für den 6. November einen Termin beim Finanzvorstand. Das Abschlussdatum verschob sich erneut, aber jetzt war es das Datum des Kunden, mit einem Grund.

Die Vorlage hat aus einem Gefühl eine Liste von Unbekannten gemacht, und Unbekannte kann ein Mitarbeiter klären. Wenn der Deal in einen gemeinsamen Plan mit dem Kunden übergeht, ist ein Mutual Action Plan das naheliegende nächste Dokument.

Sollen Ihre Mitarbeiter Nachweise statt Adjektive mitbringen? Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter und lassen Sie jeden Besuch auf dem Smartphone nachbesprechen, das sie ohnehin dabeihaben.

So bereiten sich Mitarbeiter in zehn Minuten aus ihren Notizen vor

Die Nachweis-Spalte füllt sich nur, wenn der Mitarbeiter Dinge dann notiert hat, als sie gesagt wurden. Im Außendienst fällt der Name des Unterzeichners auf dem Flur, die Frist beim Mittagessen. Der State of Sales Report von Salesforce stellt fest, dass Vertriebsmitarbeiter 60 % ihrer Zeit mit Aufgaben verbringen, die nichts mit Verkaufen zu tun haben, und einen Deal am Abend vor einem Review aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren, gehört zum am wenigsten nützlichen Teil davon.

Eine bessere Gewohnheit: Nach jedem Besuch spricht der Mitarbeiter zwei Minuten im Auto darüber, wer dabei war, was gesagt wurde (in den Worten des Kunden), was getan wurde und welcher nächste Schritt mit welchem Datum vereinbart ist. Vor dem Review überträgt er jede Antwort samt Datum aus diesen Notizen in die Vorlage. Alles ohne Notiz wird zu „unbekannt“.

Genau dafür ist ParrotNotes gemacht. Ein Mitarbeiter nimmt die Nachbesprechung auf (die Aufnahme funktioniert offline, ein Funkloch im Werk spielt also keine Rolle) und erhält ein Transkript, eine KI-Zusammenfassung und Aufgaben. Er kann ein Vertriebs-Framework wie MEDDIC, SPIN oder BANT anwenden, um zu sehen, welche Teile des Deals dünn sind. Frameworks funktionieren bei den fünf KI-gestützten Aufnahmen, die jeden Monat kostenlos enthalten sind, und bei jeder Aufnahme mit Pro.

Mit Pro (19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung) kann ein Team mit eigenen Insight-Vorlagen jede Nachbesprechung nach den eigenen Deal-Review-Bereichen gliedern, und die semantische KI-Suche findet, was ein Kunde gesagt hat, über alle Notizen eines Mitarbeiters hinweg. Teams, die mit MEDDIC arbeiten, finden in unserem Leitfaden zum MEDDIC-Vertriebsprozess, wie die Buchstaben in ein wöchentliches Review passen.

Fazit

Ein Deal-Review ist kein Statusbericht. Es prüft, was der Mitarbeiter glaubt, gegen das, was der Kunde gesagt und getan hat.

• Eine Seite pro Deal, mit Quelle und Datum für jede Antwort.
• „Unbekannt“ schlägt eine Vermutung; Meinungen stehen in einer eigenen Zeile.
• Den schwächsten Bereich finden, die Warnsignale zählen, im Raum entscheiden.
• Mit einer datierten Kundenaktion enden, gestützt auf Notizen vom selben Tag.

Nehmen Sie diese Woche den größten Deal im Commit Ihres Teams und gehen Sie ihn mit der Vorlage durch.

Machen Sie Ihr nächstes Deal-Review zu einem Review auf Basis von Nachweisen. Testen Sie ParrotNotes kostenlos und geben Sie jedem Mitarbeiter eine aufgezeichnete Nachbesprechung von jedem Besuch.