Leistungsbeurteilung im Vertrieb: Vorlage und Fragen für Vertriebsleiter

Daniela leitet acht Außendienstmitarbeiter, und am Montag beginnt die Woche der Jahresgespräche. Das HR-Formular verlangt, dass sie jeden Mitarbeiter von 1 bis 5 in „Kommunikation“ und „Teamarbeit“ bewertet. Es ist ein allgemeines Mitarbeiterformular, keine Vorlage für die Leistungsbeurteilung im Vertrieb, und fragt deshalb nie nach Quote, Pipeline oder Gebiet. (Daniela und ihr Team sind ein zusammengesetztes Beispiel, keine realen Personen.)

So bewertet das Formular zwei ihrer Mitarbeiter falsch. Tom hat das Jahr mit 112 % seiner Quote abgeschlossen, aber für das nächste Quartal fast nichts in der Pipeline. Anna kam auf 91 %, nachdem sie ein Gebiet übernommen hatte, das sechs Monate unbesetzt war, und sie hat die vollste Pipeline im Team. Das allgemeine Formular nennt Tom „übertrifft die Erwartungen“ und Anna „erfüllt die Erwartungen“, und beide wissen, dass das nicht stimmt.

Eine vertriebsspezifische Beurteilung löst das, indem sie Ergebnisse, Pipeline, Fähigkeiten und Arbeitsweise getrennt bewertet, jeweils mit Belegen. Dieser Leitfaden gibt Ihnen eine einseitige Vorlage zum Kopieren, eine Bewertungsskala, die sagt, was jede Note bedeutet, 30 Fragen für Mitarbeiter und Vertriebsleiter, Beispielkommentare und eine ausgefüllte Beurteilung.

Die Beurteilung ist nur so gut wie das, was Ihnen im Lauf des Quartals aufgefallen ist. Wenn Sie eine Mitfahrt lieber im Auto kurz besprechen als sie später abzutippen, testen Sie ParrotNotes kostenlos.

Was eine Leistungsbeurteilung im Vertrieb ist (und was nicht)

Eine Leistungsbeurteilung im Vertrieb ist ein fester Rückblick auf den Zeitraum eines Vertriebsmitarbeiters, meist ein Quartal oder ein Jahr, der seine Ergebnisse, seine Pipeline, seine Verkaufsfähigkeiten und seine Arbeitsweise an vereinbarten Erwartungen misst und Ziele für den nächsten Zeitraum festlegt. Jeder Mitarbeiter bekommt eine, ob er bei 70 % oder bei 140 % steht.

Sie lässt sich leicht mit drei anderen Gesprächen verwechseln:

• Ein Deal Review betrachtet eine einzelne Verkaufschance und ihre nächsten Schritte. Darum geht es in unserer Deal-Review-Vorlage. Deal Reviews sind gute Belege für eine Leistungsbeurteilung, aber kein Ersatz dafür.
• Ein Einzelgespräch ist das wöchentliche Arbeitsgespräch. Gute Fragen für Einzelgespräche verhindern, dass es zum reinen Pipeline-Bericht wird.
• Ein Leistungsverbesserungsplan ist ein formeller, befristeter Plan für einen Mitarbeiter mit einer dokumentierten Lücke, die Coaching nicht geschlossen hat. Wenn Ihre Beurteilung eine solche Lücke zeigt, ist unser Leitfaden zum Leistungsverbesserungsplan im Vertrieb der nächste Schritt. Nichts in einem PIP sollte neu sein; in der regulären Beurteilung wird eine Lücke zuerst angesprochen.

Wie oft? Gallup stellte fest, dass 48 % der Beschäftigten einmal im Jahr beurteilt werden und 26 % seltener als einmal im Jahr, und empfiehlt Fortschrittsgespräche mindestens alle sechs Monate (Gallup). Der Vertrieb denkt in Quartalen, daher passt zu den meisten Teams eine kurze Quartalsbeurteilung plus eine ausführlichere Jahresbeurteilung.

Die Messlatte liegt niedrig. In derselben Gallup-Studie stimmten nur 14 % der Beschäftigten voll zu, dass ihre Beurteilungen sie anspornen, sich zu verbessern. Eine Vertriebsbeurteilung erreicht mehr, wenn der Mitarbeiter hinter jeder Note den Beleg sieht.

Die Vorlage für die Leistungsbeurteilung im Vertrieb (zum Kopieren)

Kopieren Sie sie in ein Dokument oder eine Tabelle. Der Mitarbeiter füllt Teil 5 vor dem Gespräch aus, den Rest füllen Sie aus.

LEISTUNGSBEURTEILUNG VERTRIEB

Mitarbeiter:              Rolle / Gebiet:
Vertriebsleiter:          Beurteilungszeitraum:
Quote im Zeitraum:        Gesprächstermin:

1. ERGEBNISSE (Gewichtung __ %)                Note 1-4: __
   Zielerreichung:          Team-Median:
   Umsatz / Rohertrag:      Gewonnene Neukunden:
   Hinweise zum Gebiet (Änderungen, verlorene oder neue Kunden, Einarbeitung):
   Belege:

2. PIPELINE UND AKTIVITÄT (Gewichtung __ %)    Note 1-4: __
   Pipeline-Abdeckung für den nächsten Zeitraum:   Team-Median:
   Durchgeführte Ersttermine:                      Team-Median:
   Abschlussquote:                                 Team-Median:
   Belege:

3. BEOBACHTETE FÄHIGKEITEN (Gewichtung __ %)   Note 1-4: __
   Bedarfsanalyse:
   Qualifizierung:
   Einwandbehandlung:
   Abschluss und nächste Schritte:
   Kundenbetreuung:
   Belege (Mitfahrten, Gesprächsauswertungen, Deal Reviews, mit Datum):

4. ARBEITSWEISE (Gewichtung __ %)              Note 1-4: __
   CRM aktuell / Genauigkeit der Prognose:
   Tempo beim Nachfassen:
   Zusammenarbeit im Team (Übergaben, Unterstützung, Wissen teilen):
   Belege:

5. SELBSTEINSCHÄTZUNG (Mitarbeiter füllt vor dem Gespräch aus)
   Ergebnis, auf das ich am stolzesten bin:
   Was mich gebremst hat:
   Fähigkeit, die ich ausbauen will:
   Unterstützung, die ich brauche:

6. GESAMT
   Gewichtete Punktzahl:     Gesamtnote:
   Zwei Stärken:
   Eine Sache, die sich ändern soll:

7. ZIELE FÜR DEN NÄCHSTEN ZEITRAUM (Kennzahl, Zielwert, Datum, Datenquelle)
   1.
   2.
   3.

8. ENTWICKLUNG UND UNTERSTÜTZUNG (was, wer, bis wann)
   -
   -

Kommentar des Mitarbeiters:
Unterschriften:  Mitarbeiter:          Vertriebsleiter:          Datum:

Zwei Zeilen sind wichtiger, als sie aussehen. Hinweise zum Gebiet verhindern, dass ein verlorener Schlüsselkunde oder ein neu zugeschnittenes Gebiet als Versagen des Mitarbeiters gewertet wird. Belege unter jedem Bereich sorgen dafür, dass keine Note nur auf Erinnerung beruht.

Die Bewertungsskala: was jede Note bedeutet

Eine Skala von 1 bis 4 hat kein Mittelfeld, in dem man sich verstecken kann. Definieren Sie jede Note über Belege, damit zwei Vertriebsleiter demselben Mitarbeiter dieselbe Note geben würden.

Die Bänder für die Zielerreichung sind ein Ausgangspunkt. Passen Sie sie daran an, wie Ihre Quoten gesetzt werden: Wenn der Großteil des Teams zwischen 85 % und 95 % landet, sind 94 % ein starkes Jahr. Unser Leitfaden zu Vertriebs-KPIs zeigt, welche Zahlen Sie ziehen sollten, und der Rechner für Zielerreichung und der Abschlussquote-Rechner übernehmen das Rechnen.

Gewichtung nach Rolle

Die Gewichtung zeigt dem Mitarbeiter, worauf es in seiner Rolle ankommt. Das sind Vorschläge zum Anpassen, kein Standard:

Ein Mitarbeiter im ersten Jahr baut eine Pipeline auf, die er im nächsten Jahr abschließt, daher zählen die Ergebnisse weniger. Nennen Sie die Gewichtung zu Beginn des Zeitraums, nicht erst in der Beurteilung.

Fragen für die Leistungsbeurteilung im Vertrieb: für Mitarbeiter und Vertriebsleiter

Dreißig Fragen, gruppiert, damit Sie für jedes Gespräch fünf oder sechs auswählen können. Schicken Sie die Fragen zur Selbsteinschätzung drei Arbeitstage vorher.

Fragen zur Selbsteinschätzung des Mitarbeiters

1. Auf welches Ergebnis aus diesem Zeitraum sind Sie am stolzesten, und warum?
2. Welchen verlorenen Deal würden Sie heute anders angehen?
3. Was hat in diesem Zeitraum Zeit gekostet, ohne beim Verkaufen zu helfen?
4. Wo ist Ihre Pipeline für das nächste Quartal am dünnsten?
5. Welche Fähigkeit würde Ihre Zahl am stärksten verändern, wenn sie besser würde?
6. Was hat ein Kunde in diesem Zeitraum gesagt, das Ihre Art zu verkaufen verändert hat?
7. Welche Unterstützung von mir hat geholfen, und welche nicht?
8. Was möchten Sie in einem Jahr machen?

Fragen des Vertriebsleiters zu den Ergebnissen

9. Erklären Sie mir die Lücke (oder den Überschuss) zur Quote. Wie viel lag am Gebiet und wie viel an Ihnen?
10. Welche drei Deals haben Ihren Zeitraum ausgemacht, und was hatten sie gemeinsam?
11. Wo haben sich Rohertrag oder Rabatte verändert, und warum?
12. Welche Kunden sind gewachsen, und welche sind still geworden?
13. Wenn Sie Ihre Quote für den nächsten Zeitraum neu festlegen könnten, wie hoch wäre sie und warum?

Fragen des Vertriebsleiters zu Pipeline und Aktivität

14. Wie hoch ist Ihre Abdeckung für das nächste Quartal, und auf welche Deals zählen Sie?
15. Wo bleiben Deals in Ihrer Pipeline hängen? In welcher Phase?
16. Wie viele Ersttermine pro Woche brauchen Sie, um die Zahl des nächsten Quartals zu erreichen?
17. Bei welchen Deals ist kein nächster Schritt vereinbart?
18. Welchen Teil Ihres Gebiets haben Sie in diesem Zeitraum nicht bearbeitet?

Fragen des Vertriebsleiters zu den Fähigkeiten

19. Erzählen Sie mir von einer Bedarfsanalyse, die gut lief. Was haben Sie gefragt?
20. Welchen Einwand hören Sie am häufigsten, und wie antworten Sie heute darauf?
21. Wann haben Sie in diesem Zeitraum einen Deal aufgegeben? Wie haben Sie das entschieden?
22. Was haben Sie aus unserer letzten Mitfahrt oder Gesprächsauswertung mitgenommen?
23. Welcher Kollege im Team macht etwas, das Sie gern übernehmen würden?

Fragen des Vertriebsleiters zu Entwicklung und Karriere

24. Was könnte ich ändern, damit Sie mehr verkaufen?
25. Was möchten Sie als Nächstes lernen: ein Produkt, eine Branche, eine Fähigkeit?
26. Möchten Sie eines Tages Mitarbeiter führen, oder als Verkäufer wachsen?
27. Macht Ihnen gerade etwas außerhalb der Zahlen die Arbeit schwerer?
28. Welches Ziel für den nächsten Zeitraum würde Sie fordern, ohne unfair zu sein?
29. Was sollten wir beibehalten, anfangen, aufhören?
30. Was würde dafür sorgen, dass sich Ihre nächste Beurteilung nach einem besseren Quartal anfühlt als diese?

Beispiele für die Leistungsbeurteilung im Vertrieb: Kommentare zum Anpassen

Die Kommentare sind der Teil, den Mitarbeiter mehrmals lesen. Verbinden Sie jeden mit einer Tatsache und einem nächsten Schritt. Einige zum Anpassen:

• Herausragend (4), Ergebnisse: „Abschluss bei 118 % der Quote, mit drei Neukunden über 50.000 USD. Der Auftrag von Harlinger Feinkost kam aus der Bedarfsanalyse, die Sie im Februar gemacht haben. Nächster Schritt: Zeigen Sie dem Team, wie Sie vorgegangen sind.“
• Solide (3), Pipeline: „Die Abdeckung für Q1 liegt beim 2,8-Fachen der Quote, bei einem Team-Median von 2,5. Die Ersttermine blieben das ganze Quartal stabil bei sieben pro Woche.“
• In Entwicklung (2), Fähigkeiten: „Die Bedarfsanalyse ist stark; bei beiden Mitfahrten haben Sie früh nach Budget und Zeitplan gefragt. Beim Abschluss hakt es: Vier Gespräche endeten ohne vereinbarten nächsten Schritt.“
• Bedenklich (1), Arbeitsweise: „Bei 40 % der offenen Deals fehlten am Monatsende die nächsten Schritte im CRM, was wir in drei Einzelgesprächen besprochen haben. Ziel: nächste Schritte bei jedem offenen Deal, jede Woche bis Freitag.“

Vermeiden Sie Kommentare, mit denen ein Mitarbeiter nichts anfangen kann: „braucht mehr Biss“, „tolle Einstellung“, „strategischer denken“. Wenn Sie kein Beispiel nennen können, ist die Note noch nicht fertig.

Beispiel für die Vorlage zur Leistungsbeurteilung im Vertrieb: Annas Jahr

So sieht die Vorlage für Annas Jahr aus der Einleitung aus, mit der Gewichtung für eingearbeitete Außendienstmitarbeiter. (Annas Zahlen sind ein Beispiel.)

Die Gesamtpunktzahl ist die Summe der Punkte: ab 3,5 Herausragend, 2,75 bis 3,49 Solide, 2,0 bis 2,74 In Entwicklung, unter 2,0 Bedenklich.

Nehmen Sie jetzt Tom mit demselben Bogen: Ergebnisse 4, Pipeline 1 (Abdeckung beim 1,1-Fachen der Quote), Fähigkeiten 3, Arbeitsweise 2. Seine Summe ist 2,75, ebenfalls Solide.

Gleiche Gesamtnote, zwei ganz verschiedene Gespräche. Bei Anna geht es darum, aus der Pipeline Abschlüsse zu machen, daher liegen ihre Ziele bei Abschlussquote und Preisgesprächen. Bei Tom geht es darum, seine Pipeline wieder aufzubauen, bevor aus einem starken Jahr ein schwaches wird, daher liegen seine Ziele bei Ersterminen und neuen Verkaufschancen. Formulieren Sie jedes Ziel mit einer Zahl, einem Datum und einer Datenquelle; die SMART-Ziele-Vorlage hilft dabei.

Die Gesamtpunktzahl ist für HR- und Vergütungsentscheidungen. Coachen Sie anhand der Noten der einzelnen Bereiche.

So führen Sie das Beurteilungsgespräch in 45 Minuten

Das Gespräch läuft besser, wenn niemand die Zahlen zum ersten Mal sieht.

Vor dem Gespräch:

• Schicken Sie die Fragen zur Selbsteinschätzung drei Arbeitstage vorher.
• Ziehen Sie die Zahlen für Teil 1 und 2 aus dem CRM, mit Team-Medianen.
• Füllen Sie Teil 3 aus datierten Notizen aus, nicht aus der Erinnerung.

Die Agenda:

1. Zuerst die Sicht des Mitarbeiters (10 Minuten). Beginnen Sie mit seiner Selbsteinschätzung. So erfahren Sie, wie er den Zeitraum sieht, bevor Ihre Noten das Gespräch prägen.
2. Ergebnisse und Pipeline (10 Minuten). Teilen Sie die Zahlen und Ihre Noten, und besprechen Sie die Hinweise zum Gebiet.
3. Fähigkeiten und Arbeitsweise (10 Minuten). Zwei Stärken, eine Sache zum Ändern, jeweils mit Beispiel.
4. Ziele und Unterstützung (10 Minuten). Vereinbaren Sie zwei oder drei Ziele und was Sie tun, um zu helfen.
5. Abschluss (5 Minuten). Lesen Sie die Vereinbarungen vor und legen Sie den Termin für das erste Folgegespräch fest.

Die Belege für Teil 3 sind für Vertriebsleiter im Außendienst der schwierige Teil. Sie sehen einen Mitarbeiter ein paar Mal im Quartal verkaufen, und in der Woche der Beurteilung sind die Details weg. Eine zweiminütige Sprachnotiz nach jeder Mitfahrt löst das: parken, aufnehmen, was Sie gesehen haben, und bis zur Beurteilung haben Sie datierte Beispiele.

Sie möchten datierte Coaching-Notizen, ohne auf dem Parkplatz zu tippen? ParrotNotes macht aus jeder Sprachnotiz ein Transkript und eine Zusammenfassung und zieht die Aufgaben heraus. Der kostenlose Plan enthält 100 Minuten Aufnahme pro Monat. ParrotNotes kostenlos herunterladen.

Wenn Sie das Beurteilungsgespräch selbst aufnehmen, fragen Sie den Mitarbeiter vorher und prüfen Sie die Regeln dort, wo Sie beide sind. Unser Leitfaden zu Notizen im Mitarbeitergespräch enthält eine Formulierung für die Einwilligung und eine Bestätigungs-E-Mail für nach dem Gespräch.

Fünf Fehler, die Beurteilungen im Vertrieb unfair machen

1. Nur die letzten sechs Wochen bewerten. Lukas hat im Februar den größten Deal des Jahres abgeschlossen. Im Dezember erinnerte sich seine Vertriebsleiterin vor allem an einen ruhigen Herbst, und im ersten Entwurf stand eine 2. Ihre Quartalsnotizen hatten den Februar-Auftrag und eine 3 für die Ergebnisse. Die Note ging nach oben, und Lukas sagte, es sei die erste Beurteilung, die zu seinem Jahr passte. (Auch Lukas ist ein zusammengesetztes Beispiel.)
2. Nur nach Quote bewerten. Die Quote sagt, was passiert ist, nicht warum. Ein Mitarbeiter, der 105 % mit einem einzigen geerbten Kunden erreicht hat, und einer, der 95 % mit zwölf neu eröffneten Kunden erreicht hat, brauchen unterschiedliche Beurteilungen.
3. Das Gebiet ignorieren. Ein verlorener Schlüsselkunde, ein neu zugeschnittenes Gebiet oder ein schwacher Markt kann eine Lücke stärker erklären als der Einsatz. Halten Sie es in Teil 1 fest, und lesen Sie unseren Leitfaden, wie Sie eine faire Vertriebsquote festlegen, wenn die Quoten selbst das Problem sind.
4. Überraschungen für die Beurteilung aufheben. Wenn ein Mitarbeiter bei einer Note 1 zum ersten Mal von einem Problem hört, haben die Einzelgespräche versagt. Sprechen Sie Probleme an, wenn sie auftreten.
5. Noten ohne Beispiele. „Muss beim Abschluss besser werden“ hilft niemandem. „Vier Gespräche endeten ohne vereinbarten nächsten Schritt“ gibt dem Mitarbeiter etwas, das er ändern kann.

Beurteilungen, die Ihre Mitarbeiter nachprüfen können

Eine gute Leistungsbeurteilung im Vertrieb ist eine, die der Mitarbeiter Zeile für Zeile prüfen und der er zustimmen kann, auch wenn die Nachricht unangenehm ist.

• Bewerten Sie Ergebnisse, Pipeline, Fähigkeiten und Arbeitsweise getrennt, jeweils von 1 bis 4.
• Gewichten Sie die Bereiche nach Rolle, und teilen Sie die Gewichtung zu Beginn des Zeitraums mit.
• Schreiben Sie unter jede Note Belege und halten Sie Änderungen im Gebiet fest.
• Wählen Sie fünf oder sechs Fragen aus, und lassen Sie den Mitarbeiter zuerst sprechen.
• Führen Sie das ganze Quartal datierte Notizen, damit die Beurteilung nicht auf Erinnerung beruht.

Beginnen Sie Ihre nächste Beurteilung mit der Vorlage für die Leistungsbeurteilung im Vertrieb oben, und füllen Sie Teil 3 im Lauf des Quartals aus. Wenn Sprechen für Sie schneller geht als Tippen, testen Sie ParrotNotes kostenlos und halten Sie jede Mitfahrt in zwei Minuten fest.