Plantilla de nota de entrega (packing slip)
Llena quién envía y quién recibe, el número de pedido y la orden de compra, y cada artículo con la cantidad pedida y enviada. Lo pendiente se calcula solo, los precios quedan ocultos a menos que los actives y la nota se actualiza mientras escribes. Imprímela para la caja, guárdala en PDF, cópiala como texto o descarga un CSV. En España se llama albarán; en México, remisión o nota de remisión; también sirve como lista de empaque. Incluye una versión en blanco para llenar a mano.
Qué lleva una nota de entrega
Remitente y destinatario
Tu empresa y la dirección de entrega del cliente, con teléfono y correo para quien recibe. La nota va dentro de la caja, así que quien recibe la ve antes que cualquier factura.
Números de pedido, orden de compra y nota
La orden de compra del cliente es con la que su área de recepción coteja la caja; tu número de pedido y el número de nota la identifican de tu lado. El generador sugiere un número como NE-20261014-01.
Fechas, transportista y guía
Fecha del pedido y de envío, transportista y número de guía, para que quien abre la caja rastree el envío sin llamar.
Artículos pedidos y enviados
Código, descripción, cantidad pedida, cantidad enviada y unidad por renglón. La columna de pendiente es pedido menos enviado, así un envío parcial se explica solo.
Sin precios, a menos que los quieras
Una nota de entrega normalmente no lleva precios: de eso se encarga la factura. Un interruptor agrega precio unitario e importe por renglón para los clientes que piden una lista de empaque con precios.
Empacado, verificado, recibido
Quién empacó el pedido, quién lo revisó contra la orden y una línea para que quien recibe firme como constancia de entrega.
Nota de entrega, albarán y remisión
Es la misma hoja con distintos nombres: albarán en España, remisión o nota de remisión en México, guía de despacho o de remisión en otros países. Viaja con la mercancía, lista lo que se entrega y quien recibe la firma para confirmar que llegó. Esta plantilla imprime una línea de "recibido por" con fecha justamente para eso, así que la misma nota funciona como lista de empaque o como constancia de entrega.
Usa la versión en blanco cuando el chofer o el almacén llenan la hoja a mano: conserva tu bloque de remitente y deja doce renglones vacíos y las líneas de firma.
Nota de entrega, factura y carta de porte
- Nota de entrega
- Va dentro o sobre la caja. Lista lo que se pidió y lo que viene en este envío, artículo por artículo, para quien la abre. Sin precios a menos que los actives. No es una factura.
- Factura
- Va a cuentas por pagar. Lista los mismos artículos con precios, impuestos y el monto a pagar, citando la orden de compra para cotejarla con el pedido y esta nota.
- Carta de porte
- Va al transportista. Describe la carga como bultos y peso, nombra a quien envía, a quien recibe y a quien paga el flete.
El lado del cliente empieza con la plantilla de orden de compra; su número va en esta nota.
Si cobras al entregar, usa la plantilla de recibo.
Consejos para una nota que evita llamadas
Cuenta dos veces y luego imprime
La nota la coteja contra la caja alguien que no la empacó. Una cantidad que difiere en uno cuesta una llamada, una nota de crédito y un reenvío.
Muestra lo pendiente, no lo escondas
Si se enviaron 100 de 120, dilo en la nota y en las notas, con la fecha en que sale el resto. Una caja corta sin explicación parece un error.
Usa la orden de compra del cliente
Recepción archiva por su propia orden de compra, no por tu número de pedido. Pon ambos en la nota, la orden de compra primero.
Deja los precios fuera salvo que los pidan
La nota se lee en el andén, no en contabilidad. Los precios van en la factura; algunos clientes piden una lista de empaque con precios, y para ellos está el interruptor.
Una nota por caja
Cuando un pedido sale en varias cajas, cada caja lleva una nota con su contenido y "caja 2 de 3" en las notas, para que una caja faltante sea evidente.
Guarda la copia firmada
Cuando la nota se firma al entregar, la copia firmada es tu constancia de entrega. Tómale una foto antes de archivarla.
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La nota dice qué se envió. Lo que se pidió se acordó en la reunión.
Cantidades, sustituciones y fecha de envío se acordaron en una conversación con el cliente. Graba esa reunión con ParrotNotes y obtén el resumen y las tareas, para que lo que va en la caja coincida con lo acordado. Gratis con 100 minutos de grabación al mes.
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