Plantilla de factura comercial para exportación, gratis

Qué es una factura comercial

La factura comercial es la factura de un embarque internacional y un documento requerido para el despacho de exportación e importación. En el país del comprador es el documento que la aduana usa para calcular aranceles e impuestos de importación, y por eso lleva más que una factura nacional: el código HS y el país de origen de cada artículo, pesos neto y bruto, el número de bultos, el Incoterm, el motivo de la exportación y una declaración firmada de que los datos son verdaderos.

No hay un formato único obligatorio. La Administración de Comercio Internacional de Estados Unidos señala que en la mayoría de los países la versión propia del vendedor o exportador es aceptable siempre que incluya toda la información pertinente. Los transportistas publican sus propios formatos en blanco y sistemas de documentos electrónicos, y algunos destinos piden una redacción específica, así que confirma con tu transportista o agente aduanal antes de que salga la mercancía.

Qué lleva una factura comercial

• Exportador e importador

  Razón social completa, dirección y un contacto de cada uno, con el número fiscal (RFC, NIT, RUT, CUIT, EORI) que la aduana va a buscar. Agrega un consignatario aparte cuando quien recibe no es el importador.

• Número, fecha y referencias

  Un número propio, la fecha de la factura, la referencia del pedido del comprador y el número de la proforma a la que sigue, para que banco, agente aduanal y aduana relacionen los papeles.

• Artículos con código HS y origen

  Una descripción que la aduana pueda clasificar, el código HS, el país de origen, cantidad, unidad, precio unitario e importe de cada artículo, en una sola moneda.

• Pesos y bultos

  Peso neto y bruto por renglón y en total, y el número de bultos, para que la factura coincida con la lista de empaque y los documentos del transportista.

• Incoterm y cargos

  La regla Incoterms 2020 con su lugar designado, y el flete y el seguro como montos aparte cuando corren por cuenta del vendedor, para que la aduana vea qué incluye el valor de la mercancía.

• Motivo de exportación y declaración

  Venta, muestra, reparación, devolución o regalo, y luego una declaración de que la información es verdadera y correcta, firmada y fechada por el exportador.

Códigos HS: qué son y dónde encontrarlos

El Sistema Armonizado es la nomenclatura de productos de la Organización Mundial de Aduanas: más de 5,000 grupos de mercancías, cada uno con un código de seis dígitos, que más de 200 países y economías usan como base de sus aranceles y estadísticas de comercio, y que se actualiza cada cinco o seis años. Los primeros seis dígitos son iguales en todas partes; cada país agrega dígitos propios para aranceles y estadística, como la fracción arancelaria con la que se declara en cada país, la Nomenclatura Combinada de ocho dígitos de la Unión Europea o el Harmonized Tariff Schedule de Estados Unidos.

En la factura comercial indica al menos el código HS de seis dígitos de cada artículo; el agente aduanal del comprador confirmará la fracción completa al importar. Búscalo en el arancel del país de destino (el de Estados Unidos se consulta en hts.usitc.gov) o pregúntale a tu agente de carga, y usa el mismo código en la proforma, la factura y el pedimento o declaración de exportación.

Motivo de la exportación

• Venta

  El caso normal: la mercancía se vendió y el valor de la factura es el valor de transacción del que parte la aduana.

• Muestra sin valor comercial

  Aun así necesita un valor realista para la aduana; indícalo en la factura aunque no se cobre nada, y señala que la mercancía es muestra.

• Reparación o devolución tras reparación

  Nombra el embarque original y si la mercancía regresa; muchos países tratan las reparaciones distinto de la mercancía nueva, así que el agente aduanal necesita saberlo.

• Devolución de mercancía

  Haz referencia a la factura original para que el agente aduanal del importador pueda pedir el beneficio que aplique a mercancía devuelta.

• Regalo

  Mercancía enviada sin pago entre personas o empresas; la aduana igual quiere un valor y una descripción.

• Otro

  Mercancía para exposición, reposiciones por garantía, traslados entre empresas del grupo: describe el caso en las notas para que nadie adivine.

Pesos, bultos y los papeles que van junto a este

El peso neto es la mercancía sola, el peso bruto incluye el embalaje, y el transportista cobra por el bruto o por el volumen, lo que resulte mayor. Pesa el embarque ya empacado en lugar de estimar, y mantén las cifras idénticas en la lista de empaque, la carta de porte o guía aérea y esta factura: una diferencia entre ellas es lo que manda un embarque a revisión.

Factura comercial, factura proforma y nota de entrega

Factura proforma

Una cotización con formato de factura, enviada antes de cerrar la venta para que el comprador abra una carta de crédito, tramite un permiso o pague un anticipo. No es un cobro.

Factura comercial

La factura que se emite cuando la mercancía sale. La aduana la usa para calcular aranceles e impuestos, así que lleva códigos HS, origen, pesos, motivo de exportación y una declaración firmada.

Nota de entrega

Va dentro de la caja y lista lo que se empacó, artículo por artículo y por caja, normalmente sin precios. Los pesos y el número de bultos deben coincidir con esta factura.

Pasa los renglones de la plantilla de factura proforma y agrega aquí los datos aduaneros.

Dentro de la caja va la nota de entrega; la factura comercial viaja con los documentos de embarque.

Consejos para una factura que pase a la primera

• Describe la mercancía para un desconocido

  "Partes" o un número de modelo solo generan una consulta. "Tornillos hexagonales M10 de acero inoxidable, para maquinaria" le dice al oficial qué es, de qué está hecho y para qué sirve.

• Una moneda, indicada una vez

  Indica la moneda arriba y mantén todos los montos en ella. La aduana convierte a su propio tipo de cambio; monedas mezcladas en una factura son una retención clásica.

• Que coincida con la proforma y la lista de empaque

  Las mismas partes, artículos, precios y condiciones que la proforma; las mismas cantidades, pesos y bultos que la lista de empaque. Corrige las diferencias antes de imprimir, no en la frontera.

• Muestra flete y seguro por separado

  Muchos países valoran la mercancía para aranceles con o sin flete y seguro. Montos separados permiten al agente aduanal aplicar la base correcta sin preguntar.

• Fírmala

  La declaración es lo que hace tuya la factura. Nombre y cargo bajo la firma, y la fecha; una factura sin firma es lo primero que un transportista devuelve.

• Guarda el expediente

  Conserva juntas la factura firmada, la lista de empaque y el documento de transporte. Los registros de exportación se revisan mucho después de que la mercancía llegó.