ParrotNotes

RFI Vorlage zum Ausfüllen

RFI steht für Request for Information: eine schriftliche Rückfrage auf der Baustelle oder eine Informationsanfrage im Einkauf. Füllen Sie Nummer, Projekt, Absender und Empfänger, Betreff, Gewerk, LV-Position und Planbezüge aus, dazu eine klare Frage, Ihren Lösungsvorschlag, die Auswirkung auf Kosten und Termine und die Antwortfrist. Darunter steht der Block für die Antwort. Alle RFIs des Projekts bleiben in der Liste, Überfälliges ist markiert, und Sie drucken oder speichern als PDF.

Eine Vorlage, keine Rechts- oder Vertragsberatung. Halten Sie sich an das Verfahren für Rückfragen in Ihrem Vertrag.

Was in eine RFI gehört

  • Nummer, Projekt und Datum

    Eine laufende Nummer (RFI-001, RFI-002 …), Bauvorhaben und Vertragsnummer und das Datum, damit Frage und Antwort später auffindbar sind.

  • Von und an

    Die fragende Stelle (meist der Auftragnehmer) und die antwortende Stelle (Architekt, Fachplaner oder Bauherr), jeweils mit Firma und Ansprechpartner.

  • Betreff und Bezüge

    Ein kurzer Betreff, Gewerk, LV-Position und die Pläne oder Dokumente, um die es geht, etwa „Plan A-501, Detail 4“.

  • Frage und Lösungsvorschlag

    Eine Frage, so geschrieben, dass sie ohne Ortstermin beantwortet werden kann, und Ihr Vorschlag, damit die Antwort ein einfaches Ja sein kann.

  • Auswirkung auf Kosten und Termine

    Ja, nein oder derzeit unbekannt, jeweils für Kosten und Termine. So ist früh sichtbar, dass die Antwort zu einem Nachtrag führen kann.

  • Antwortfrist und Antwort

    Das Datum, bis zu dem Sie die Antwort brauchen, dann die Antwort selbst, wer sie gegeben hat und wann, mit einer Zeile für die Unterschrift.

So läuft eine RFI

Die Bauleitung des Auftragnehmers, ein Bauingenieur vor Ort oder ein Vertriebsingenieur des Herstellers findet eine Lücke oder einen Widerspruch in Plänen oder Leistungsverzeichnis: ein Maß, das nicht aufgeht, zwei Dokumente, die sich widersprechen, ein fehlendes Detail. Statt zu raten, geht eine RFI an die Stelle, die für die Planung verantwortlich ist. Öffentliche Formulare fragen dasselbe ab: Das Formular DC-162 des Verkehrsministeriums von New Jersey (USA) enthält RFI-Nummer, Projekt und Vertrag, Absender und Empfänger, die betroffenen Pläne oder Vorgaben, die Plannummer, eine Beschreibung, das Datum, bis zu dem die Antwort gebraucht wird, und die Auswirkung auf Kosten und Zeit, jeweils mit Ja, Nein oder derzeit unbekannt.

Geben Sie der Gegenseite Zeit. Die Antwortfrist regelt Ihr Vertrag; das Formular DT2502 des Verkehrsministeriums von Wisconsin verlangt zum Beispiel mindestens 72 Stunden. Die Antwort ist eine Klarstellung, keine Änderung: Das Formular aus New Jersey sagt ausdrücklich, dass sie keinen Anspruch auf mehr Zeit oder einen höheren Preis begründet. Ändert die Antwort die Leistung, wird daraus ein Nachtrag.

Der Modus Lieferant / Einkauf ist für die andere Art der RFI: Der Einkauf fragt Lieferanten vor Angebot oder Ausschreibung nach Informationen. Im US-Bundesbeschaffungsrecht (FAR 15.201) dient eine RFI der Planung, Antworten sind keine Angebote, und ein Format ist nicht vorgeschrieben. Das Formular bleibt gleich; die Felder heißen dann Einkauf, Lieferant und angefragte Informationen.

Am Ende des Projekts die offenen Punkte festhalten? Dafür gibt es die Mängelliste Vorlage.

Aus der Antwort wird ein Auftrag an einen Trupp? Schreiben Sie ihn mit der Arbeitsauftrag Vorlage und nennen Sie die RFI-Nummer.

RFI, Submittal, Nachtrag, Angebotsanfrage

RFI
Eine schriftliche Frage zur Planung oder zu den Vertragsunterlagen, schriftlich beantwortet: diese Vorlage. Im Einkauf eine Informationsanfrage an Lieferanten vor jedem Angebot.
Submittal
Werkpläne, Produktdaten oder Muster, die der Auftragnehmer vor dem Einbau zur Freigabe vorlegt. Das Submittal zeigt, was Sie einbauen wollen; die RFI fragt, was gemeint war.
Nachtrag
Eine vereinbarte Änderung von Leistung, Preis oder Termin. Ändert eine RFI-Antwort die Leistung, folgt ein Nachtrag; die RFI selbst ändert den Vertrag nicht.
Angebotsanfrage (RFQ, RFP)
Die RFQ fragt nach einem Preis für einen festgelegten Bedarf, die RFP nach einem Lösungsvorschlag mit Preis. Die RFI kommt vor beiden, um den Markt kennenzulernen.

Tipps für RFIs, die beantwortet werden

  • Eine Frage pro RFI

    Eine RFI mit fünf Fragen bekommt vier Antworten. Trennen Sie sie, nummerieren Sie sie, und jede lässt sich einzeln schließen.

  • Genau auf die Stelle zeigen

    Nennen Sie Plan, Detail und LV-Position. „Siehe A-501, Detail 4, gegen LV-Position 01.03.0040“ erspart dem Planer eine Stunde Suche.

  • Die Antwort vorschlagen

    Wenn Sie wissen, was funktioniert, schreiben Sie es dazu. „Können wir den Drückergarnitur-Typ aus dem Plan verwenden?“ lässt sich noch am selben Tag mit Ja beantworten.

  • Eintragen und nachhaken

    Führen Sie jede RFI mit Antwortfrist in der Liste. Aus überfälligen RFIs werden später Streitfragen über Verzug, also sprechen Sie sie in der nächsten Baubesprechung an.

Mehr für alle, die Baustellen führen oder an sie verkaufen: was ein Submittal im Bauwesen ist, die Baubesprechungsprotokoll Vorlage, die Bautagesbericht Vorlage.

Quellen (englisch)

Die meisten RFIs beginnen als Frage in der Baubesprechung.

Jemand zeigt auf einen Plan und fragt, was gemeint ist, und die Antwort lautet „Schicken Sie eine RFI“. Nehmen Sie die Baubesprechung oder das Telefonat mit ParrotNotes auf und erhalten Sie Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben, damit die Frage so festgehalten ist, wie sie gestellt wurde, und Sie sie direkt in die RFI übernehmen können. Kostenlos für 100 Aufnahmeminuten im Monat.

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