Baubesprechungsprotokoll-Vorlage (mit ausgefülltem Beispiel)

Dana ist stellvertretende Projektleiterin bei der Erweiterung einer Bibliothek. In Woche 9 der Baubesprechung mit Bauherr, Architekt und Generalunternehmer (im Englischen „OAC Meeting“) fragt jemand nach der Freigabe der Türbeschläge. Alle sind sich einig: Die liegt „beim Architekten“. Das Protokoll sagte dasselbe in den Wochen 5 bis 8, jedes Mal als neuer Stichpunkt ohne Nummer, Verantwortlichen oder Termin. Die Türen kommen jetzt drei Wochen nach dem Trockenbau. (Dana ist erfunden. Das Muster nicht.)

Baubesprechungsprotokolle scheitern selten daran, dass eine Besprechung ausfiel. Sie scheitern daran, dass offene Punkte jede Woche neu geschrieben statt fortgeführt werden.

Hier finden Sie eine Baubesprechungsprotokoll-Vorlage mit Punktnummern, die sich nie ändern, ein ausgefülltes Beispiel aus zwei Baubesprechungen, Varianten für andere Besprechungen auf der Baustelle und die Regeln, die halten, wenn es auf einem Projekt angespannt wird. Wenn Ihr Handy ohnehin auf dem Tisch im Baucontainer liegt, testen Sie ParrotNotes gratis und lassen Sie eine Aufnahme den ersten Entwurf schreiben.

Was ist ein Baubesprechungsprotokoll?

Ein Baubesprechungsprotokoll ist die schriftliche Aufzeichnung einer Projektbesprechung: wer teilnahm, was entschieden wurde und wer was bis wann erledigt. Meist schreibt und verteilt es der Projektleiter oder stellvertretende Projektleiter des Generalunternehmers.

Es ist nicht das Bautagebuch. Ein Bautagesbericht hält den ganzen Tag auf der Baustelle fest und vermerkt, dass die Baubesprechung um 10:00 Uhr stattfand. Das Protokoll hält fest, was dort entschieden wurde.

Auf den meisten Projekten gibt es vier Arten von Besprechungen, und jede braucht ein etwas anderes Protokoll:

Formate für Geschäfts-, Vorstands- oder Ausschusssitzungen finden Sie in unserer Protokollvorlage für Besprechungen.

Die Baubesprechungsprotokoll-Vorlage zum Kopieren

Dieses Format ist für die wöchentliche Baubesprechung mit Bauherr, Architekt und GU gedacht. Kopieren Sie es in Word oder Ihr Projektsystem und behalten Sie die Reihenfolge jede Woche bei.

BAUBESPRECHUNGSPROTOKOLL: BESPRECHUNG NR. ___
Projekt / Auftragsnr.:             Datum / Uhrzeit / Ort:
Protokoll (Name, Firma):           Nächste Besprechung:

TEILNEHMER
Name | Firma | Rolle | Anwesend / Abwesend

VERTEILER
Alle oben Genannten, außerdem:

1. ARBEITSSICHERHEIT
   Unfälle, Beinaheunfälle, Begehungen, Themen für die kommende Woche

2. TERMINPLAN
   Stand gegenüber Basisplan, kritischer Pfad, Drei-Wochen-Vorschau

3. RFIs (Verweis auf die RFI-Liste)
   Nr. | Betreff | Gesendet | Antwort fällig | Status

4. FREIGABEN / SUBMITTALS (Verweis auf die Freigabeliste)
   Nr. | Gegenstand | Status | Benötigt bis | Risiko lange Lieferzeit

5. ÄNDERUNGEN
   Mögliche Nachträge (PCO), Nachtragsanfragen, genehmigte Nachträge (Nr. + Status)

6. PUNKTE DES BAUHERRN
   Beistellungen des Bauherrn, ausstehende Entscheidungen, Zugang

7. ABNAHMEN UND PRÜFUNGEN

8. ALTE PUNKTE: OFFENE PUNKTE FORTGEFÜHRT
   Punkt | Beschreibung | Verantwortlich | Fällig | Status

9. NEUE PUNKTE

10. ENTSCHEIDUNGEN IN DIESER BESPRECHUNG

Dieses Protokoll gibt das Verständnis des GU von der Besprechung wieder.
Korrekturen bitte schriftlich innerhalb von ___ Werktagen nach Versand,
sonst gilt das Protokoll wie geschrieben.

Zwei Dinge unterscheiden sie: RFIs und Freigaben verweisen per Nummer auf ihre Listen, statt sie nachzuerzählen, und Abschnitt 8 enthält jeden ungelösten Punkt, bis er erledigt ist.

Punkte so nummerieren, dass nichts verloren geht

Allgemeine Protokolle beginnen jede Woche wieder bei 1. So wurde Danas Freigabe zu fünf Stichpunkten. Verwenden Sie stattdessen eine Nummer nach dem Muster Besprechung. Punkt.

• Besprechung 14, Punkt 3 ist 14.03. Diese Nummer behält der Punkt für immer, auch in Besprechung 22.
• Jeder Punkt hat genau einen Status: Neu, Offen, Erledigt oder Info. Info-Punkte werden einmal festgehalten und entfallen dann.
• Nie neu nummerieren, nie löschen. Ein Punkt verlässt die Liste der offenen Punkte nur, wenn er in einer Besprechung als erledigt markiert wird, mit Datum und Grund.
• Jeder offene Punkt hat einen Verantwortlichen und einen Termin. „Architekt“ ist eine Firma. „R. Chen, Halvorsen Architekten, bis 16. Okt.“ ist ein Verantwortlicher.
• Verweisen statt nacherzählen. „Siehe RFI 046“ ist besser, als die Frage zu wiederholen.

Wenn jemand im achten Monat fragt, wann der Bauherr zum ersten Mal von einer Verzögerung hörte, beantwortet die Punktnummer die Frage. Eine Maßnahmenliste folgt derselben Logik aus Verantwortlichem und Termin, und ein Entscheidungsprotokoll hält Entscheidungen fest, die zwischen den Besprechungen fallen.

Baubesprechungsprotokoll als Beispiel: zwei Wochen einer Baubesprechung

Hier ist die Vorlage für zwei aufeinanderfolgende Wochen ausgefüllt (Projekt, Firmen und Personen sind erfunden). Achten Sie auf 9.02 und den neuen Punkt 14.05.

BAUBESPRECHUNG NR. 14
Projekt: Erweiterung Stadtbibliothek Lindenau (fiktiv), Auftrag 3140
Di., 6. Okt., 10:00 bis 11:05 Uhr, Baucontainer GU
Protokoll: Dana Price, stellv. Projektleiterin, Nordfeld Bau GmbH

TEILNEHMER: S. Lee (Vertreter Bauherr), R. Chen (Halvorsen Architekten),
M. Ruiz (Bauleiter), D. Price (stellv. Projektleiterin)

1. ARBEITSSICHERHEIT: Keine Unfälle. Beinaheunfall 2. Okt.: lose
   Sperrholzplatte auf dem Dach vom Wind angehoben; wieder gesichert,
   Thema der Sicherheitsunterweisung am Montag.
2. TERMINPLAN: Dach dicht 4 Arbeitstage hinter Basisplan. Aufholplan
   des Dachdeckers, siehe 14.06.
3. RFIs: RFI 044 (Stahlanschluss Vordach) am 5. Okt. beantwortet, erledigt.
   RFI 046 (Lage Dachablauf an Achse B4) Antwort fällig 9. Okt.
4. FREIGABEN: 08 71 00 Türbeschläge: am 29. Sep. erneut eingereicht, in
   Prüfung. Türen kommen 6 Wochen nach Freigabe; Freigabe bis 13. Okt.
   nötig, um den Terminplan für den Innenausbau zu halten.

OFFENE PUNKTE
9.02  Freigabe Türbeschläge 08 71 00 zurücksenden. R. Chen. 13. Okt.
      Offen seit Besprechung 9, Terminrisiko
11.04 Bauherr bestätigt Rack-Aufstellung im IT-Raum. S. Lee. 13. Okt. Offen
14.05 Neu. Architekt hat telefonisch angewiesen (5. Okt., R. Chen an
      M. Ruiz), die Decke in Flur 120 um 4 Zoll abzusenken, damit der
      Lüftungskanal passt. GU stellt RFI 047 zur schriftlichen
      Bestätigung. D. Price. 7. Okt. Neu
14.06 Neu. Aufholplan Dachdecker. M. Ruiz. 12. Okt. Neu

ENTSCHEIDUNGEN: Bauherr akzeptiert alternatives Ziegelmuster B
(Info, einmal festgehalten).

Eine Woche später werden dieselben Punkte mit unveränderten Nummern fortgeführt:

BAUBESPRECHUNG NR. 15, Di., 13. Okt. (Abschnitte 1 bis 7 nicht gezeigt)

OFFENE PUNKTE
9.02  Türbeschläge am 12. Okt. „freigegeben mit Anmerkungen“ zurück.
      Erledigt 13. Okt.
11.04 Bauherr hat Rack-Aufstellung am 12. Okt. per E-Mail bestätigt.
      Erledigt 13. Okt.
14.05 RFI 047 am 7. Okt. gestellt; Antwort des Architekten am 12. Okt.
      bestätigt Absenkung um 4 Zoll. Erledigt 13. Okt. Eventuelle
      Kostenfolgen werden als PCO 012 bepreist (siehe 15.02).
14.06 Aufholplan erhalten; Dach dicht jetzt 2 Tage hinter Plan. Offen.
      M. Ruiz. 20. Okt.
15.02 Neu. PCO 012 bepreisen, Deckenänderung Flur 120. D. Price. 20. Okt.

Punkt 14.05 ist der Schritt, der später Streit erspart: Aus einem Anruf wurde ein RFI, dann ein möglicher Nachtrag zum Bepreisen, jeder Schritt mit Nummer und Datum.

Varianten der Baubesprechungsprotokoll-Vorlage

Für andere Besprechungen tauschen Sie die Abschnitte aus und behalten dieselben Regeln für Nummern und Status.

Protokoll der Vorbesprechung vor Baubeginn

Halten Sie fest, wer was genehmigen darf, denn im dritten Monat weiß das niemand mehr. Das Beispielprotokoll einer Vorbesprechung des US National Park Service beginnt genau damit: Nur der Contracting Officer „may approve changes to the contract drawings and/or specification, issue Change Orders“ (darf Änderungen an Vertragsplänen und Leistungsbeschreibung genehmigen und Nachträge erteilen). Bei öffentlichen Bundesaufträgen in den USA verlangt FAR 36.212 außerdem, Entscheidungsbefugnisse und Verantwortung für Arbeitssicherheit zu klären.

Abschnitte: Kontakte und Befugnisse, Vertragsunterlagen, Terminplan, Abläufe für RFIs und Freigaben, Abschlagsrechnungen, Änderungsverfahren, Baustellenlogistik, Sicherheitsplan, Beistellungen des Bauherrn.

Protokoll der Nachunternehmer-Koordination

Abschnitte: Arbeitssicherheit, Drei-Wochen-Vorschau je Gewerk, Personal, Lieferungen und Lagerflächen, Konflikte im Bauablauf, Abnahmen, offene Punkte. Preise laufen über das Änderungsverfahren, nicht über dieses Protokoll.

Protokoll der Sicherheitsbesprechung

Abschnitte: Thema, Vortragender, Teilnehmer, von den Kolonnen gemeldete Gefahren, Abhilfemaßnahmen mit Verantwortlichem und Termin.

Fünf Regeln, damit Baubesprechungsprotokolle im Streitfall nützen

1. Das Protokoll hält Entscheidungen fest; es ändert nicht den Vertrag. Nach AIA A201-2017 §7.2.1, dem in den USA verbreiteten Standardvertrag, ist ein Change Order (Nachtrag) „a written instrument prepared by the Architect and signed by the Owner, Contractor, and Architect“, also ein vom Architekten erstelltes und von Bauherr, Unternehmer und Architekt unterschriebenes Dokument, wie AIA Contract Documents erklärt. Schreiben Sie „Bauherr will die Änderung bepreist haben“, nicht „Bauherr hat die Mehrleistung genehmigt“. Prüfen Sie Ihren eigenen Vertrag; dies ist keine Rechtsberatung.
2. Mündliche Anweisungen ins System bringen. Eine telefonische Anweisung des Architekten wird noch am selben Tag zum RFI, wie bei 14.05.
3. Fakten, Namen und Termine. „Freigabe bis 13. Okt. nötig, um den Terminplan für den Innenausbau zu halten“, nicht „Architekt ist langsam“.
4. Innerhalb von ein bis zwei Tagen verteilen, mit Korrekturfrist. Korrekturen zu Beginn der nächsten Besprechung festhalten.
5. Jede Woche dasselbe Format. Ein leerer Abschnitt fällt auf, und ein Punkt, der seit sechs Besprechungen offen ist, ebenso.

Baubesprechungsprotokoll aus einer Aufnahme schreiben

Am längsten dauert ein Protokoll, wenn Sie gleichzeitig tippen und die Besprechung leiten. Nehmen Sie sie stattdessen auf und bearbeiten Sie das Protokoll danach anhand des Transkripts.

Fragen Sie vorher, auch die Teilnehmer am Telefon. Das US-Bundesrecht (18 U.S.C. § 2511(2)(d)) erlaubt es, ein Gespräch aufzunehmen, an dem Sie selbst teilnehmen, aber einige US-Bundesstaaten verlangen die Zustimmung aller. Mehr dazu in unserem Leitfaden zu One-Party-Consent-Staaten. Dies ist keine Rechtsberatung.

Legen Sie dann Ihr Handy auf den Tisch, öffnen Sie ParrotNotes und tippen Sie auf Aufnahme. Die Aufnahme funktioniert auch ohne Empfang im Baucontainer; Transkription und KI laufen, sobald Sie wieder Netz haben. Sie erhalten:

• Ein vollständiges Transkript, damit die Frage „Was hat der Architekt zu Flur 120 gesagt?“ eine Antwort hat
• Eine KI-Zusammenfassung und Aufgaben für die Liste der offenen Punkte
• Sprechererkennung mit Pro, die zeigt, wer was gesagt hat

Mit Pro speichern eigene Insight-Vorlagen Ihre Abschnittsüberschriften einmal, sodass jede Aufnahme einer Baubesprechung in der Reihenfolge Ihres Protokolls zurückkommt. Pro nimmt bis zu 3 Stunden pro Besprechung auf, und die KI-gestützte semantische Suche findet „die Deckenänderung im Flur“ in Notizen aus Monaten. Export als Text oder Markdown in jedem Tarif, als docx und PDF mit Pro.

Nachunternehmer nutzen dieselbe Gewohnheit. Kenji, ein fiktiver Projektleiter eines Fassadenbauers, nimmt nach jeder Baubesprechung im Auto eine zweiminütige Nachbesprechung auf: welche RFIs sein Gewerk betreffen, welche Termine sich verschoben haben. Unser Leitfaden zum Baustoffvertrieb wendet diese Routine auf Baustellenbesuche an.

Sie starten lieber mit getippten Notizen? Fügen Sie sie in den kostenlosen KI-Protokoll-Generator ein. Für den ganzen Ablauf laden Sie ParrotNotes gratis herunter: 100 Minuten Aufnahme pro Monat und eine KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme. Pro kostet 19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung, für 3.000 Minuten pro Monat.

Beginnen Sie das nächste Protokoll mit der Vorlage

Gute Baubesprechungsprotokolle sind eine Frage der Gewohnheit: jede Woche dieselben Abschnitte, Punktnummern, die bis zur Erledigung fortgeführt werden, RFIs und Freigaben per Nummer und eine klare Grenze zwischen einer Entscheidung und einem unterschriebenen Nachtrag.

Kopieren Sie die Vorlage, nummerieren Sie offene Punkte nach Besprechung. Punkt und verschicken Sie das Protokoll innerhalb eines Tages. Laden Sie ParrotNotes gratis herunter und nehmen Sie Ihre nächste Baubesprechung auf, mit dem Einverständnis aller.