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Formato RFI para llenar

RFI es la solicitud de información (request for information): una pregunta por escrito en obra o una consulta a proveedores en compras. Llena el número, el proyecto, de quién y para quién, el asunto, la especialidad, la sección de especificaciones y las referencias a planos, una pregunta clara, tu solución sugerida, si afecta costo o plazo y para cuándo necesitas la respuesta. Debajo va el bloque de respuesta. Todas las RFI del proyecto quedan en el registro, con las vencidas marcadas, e imprimes o guardas en PDF.

Una plantilla, no asesoría legal ni contractual. Sigue el procedimiento de RFI de tu contrato.

Qué lleva una RFI

  • Número, proyecto y fecha

    Un número consecutivo (RFI-001, RFI-002…), el nombre del proyecto y el número de contrato, y la fecha de envío, para encontrar después la pregunta y su respuesta.

  • De y para

    Quien pregunta (normalmente el contratista) y quien responde (el arquitecto, el ingeniero o el propietario), cada uno con empresa y una persona de contacto.

  • Asunto y referencias

    Un asunto corto, la especialidad, la sección de especificaciones y los planos o documentos de los que trata la pregunta, como "A-501 detalle 4".

  • Pregunta y solución sugerida

    Una pregunta, escrita para que se pueda responder sin visitar la obra, y la solución que propones, para que la respuesta pueda ser un simple sí.

  • Impacto en costo y plazo

    Sí, no o se desconoce por ahora, para cada uno. Avisa desde el principio que la respuesta podría llevar a una orden de cambio.

  • Fecha límite y respuesta

    La fecha en que necesitas la respuesta, luego la respuesta misma, quién la dio y cuándo, con una línea para la firma.

Cómo avanza una RFI

El residente de obra, el gerente de proyecto del contratista o el ingeniero de ventas de un fabricante encuentra un hueco o una contradicción en los planos o las especificaciones: una cota que no cierra, dos documentos que no coinciden, un detalle que falta. En lugar de adivinar, envía una RFI a quien es responsable del diseño. Los formatos públicos piden lo mismo: el formato DC-162 del Departamento de Transporte de Nueva Jersey (EE. UU.) tiene número de RFI, proyecto y contrato, de y para, los planos o especificaciones en cuestión, el número de plano, una descripción, la fecha en que se necesita la respuesta y el impacto en costo y tiempo, cada uno con Sí, No o Se desconoce por ahora.

Dale tiempo a la otra parte. El plazo de respuesta lo fija tu contrato; el formato DT2502 del Departamento de Transporte de Wisconsin, por ejemplo, pide dar al menos 72 horas. La respuesta es una aclaración, no un cambio: el formato de Nueva Jersey dice que no da derecho al contratista a más tiempo ni a un precio mayor. Si la respuesta cambia el trabajo, cotízalo como orden de cambio.

El modo proveedor / compras es para la otra RFI: un comprador pide información a proveedores antes de cotizar o licitar. En las compras del gobierno federal de EE. UU. (FAR 15.201), una RFI sirve para planear, las respuestas no son ofertas y no hay un formato obligatorio. El formato es el mismo; los campos pasan a comprador, proveedor e información solicitada.

¿La respuesta cambia el alcance o el precio? Escríbelo con la plantilla de orden de cambio y cita el número de RFI.

Al cierre de la obra, controla lo que falta con la lista de pendientes de obra.

RFI, submittal, orden de cambio, RFQ y RFP

RFI
Una pregunta sobre el diseño o los documentos del contrato, hecha y respondida por escrito: este formato. En compras, una solicitud de información a proveedores antes de cualquier cotización.
Submittal
Planos de taller, fichas técnicas o muestras que el contratista envía para aprobación antes de instalar. El submittal muestra lo que piensas usar; la RFI pregunta qué se quiso decir.
Orden de cambio
Un cambio firmado al alcance, precio o plazo. Si la respuesta a una RFI cambia el trabajo, sigue una orden de cambio; la RFI por sí sola no cambia el contrato.
RFQ y RFP
La solicitud de cotización (RFQ) pide un precio para una necesidad definida; la solicitud de propuesta (RFP) pide cómo la resolvería el proveedor y a qué precio. La RFI va antes de las dos.

Consejos para RFI que sí se responden

  • Una pregunta por RFI

    Una RFI con cinco preguntas recibe cuatro respuestas. Sepáralas, numéralas y cada una se puede cerrar por su cuenta.

  • Señala el lugar exacto

    Nombra el plano, el detalle y la sección de especificaciones. "Ver A-501, detalle 4, contra la sección 08 71 00" le ahorra al arquitecto una hora de búsqueda.

  • Sugiere la respuesta

    Si sabes qué funcionaría, dilo. "¿Podemos usar la manija que aparece en el plano?" se puede responder con un sí el mismo día.

  • Regístrala y dale seguimiento

    Lleva cada RFI en el registro con su fecha de respuesta. Las RFI vencidas son las que terminan en reclamos por atraso, así que llévalas a la siguiente junta de obra.

Más para quienes dirigen obras o les venden: qué es un submittal, la plantilla de acta de reunión de obra, el reporte diario de obra.

Fuentes (en inglés)

Casi todas las RFI empiezan como una pregunta en la junta de obra.

Alguien señala un plano y pregunta qué se quiso decir, y la respuesta es "manda una RFI". Graba la junta o la llamada con ParrotNotes y obtén la transcripción, un resumen y las tareas, para que la pregunta quede escrita tal como se hizo y la pases directo a la RFI. Gratis para 100 minutos de grabación al mes.

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