Was ist ein Submittal im Bauwesen? Leitfaden für Produktvertreter

Luis verkauft Faserzement-Fassadenpaneele für einen Hersteller. Im März schickte er einem Generalunternehmer ein ordentliches Paket mit 14 Seiten für den Anbau einer Bibliothek: Datenblätter, Farbkarte, Montageanleitung, Garantie. Neun Tage später kam es mit dem Stempel „Amend and Resubmit“ (überarbeiten und neu einreichen) zurück. Die Anmerkung des Prüfers bestand aus einer Zeile: „Trim profile and finish not indicated. Highlight items submitted.“ Also: Profil und Oberfläche der Eckleisten fehlen, eingereichte Positionen markieren.

Am Produkt war nichts falsch. Doch was ist ein Submittal im Bauwesen? Die Antwort lautet: ein Nachweis, Seite für Seite, dass das Produkt die Ausschreibung erfüllt, und Luis' Paket zeigte nicht, welche Größe und welche Oberfläche welchen Absatz erfüllten. Die erneute Einreichung kostete eine weitere Prüfrunde, die Bestellung der Fassade rutschte nach hinten, und der Projektleiter des Bauunternehmens hält Luis jetzt für den Vertreter, dessen Unterlagen man hinterherlaufen muss. (Luis ist eine zusammengesetzte Figur, keine reale Person.)

Wenn Sie sich gefragt haben, warum ein so trocken klingendes Dokument einen Auftrag aufhalten kann, ist dieser Leitfaden für Sie. Er liefert die Definition in einem Absatz, die wichtigsten Arten, den Prüfablauf und die Bedeutung jedes Stempels, und dann ein durchgearbeitetes Paket aus Sicht des Vertreters: eine Übereinstimmungstabelle, ein Deckblatt, ein Abweichungsschreiben und eine Checkliste. Wenn die Details Ihrer Submittals in Telefonaten mit Projektleitern stecken, testen Sie ParrotNotes kostenlos und diktieren Sie jedes Gespräch als Notiz, bevor Sie mit dem Paket beginnen.

Was ist ein Submittal im Bauwesen?

Ein Submittal im Bauwesen ist ein Dokument oder ein physisches Muster, das der Auftragnehmer an den Architekten oder Fachplaner schickt, um zu zeigen, wie die ausgeschriebene Leistung ausgeführt wird und welche Produkte zum Einsatz kommen, damit es geprüft werden kann, bevor etwas bestellt, gefertigt oder eingebaut wird.

Der Begriff stammt aus dem US-Bauwesen; im deutschsprachigen Raum entspricht er am ehesten den Freigabeunterlagen. Der amerikanische Standardvertrag AIA A201-2017 regelt Submittals in §3.12. Er nennt drei Kernarten: Werkstattzeichnungen (Shop Drawings), Produktdaten (Product Data) und Muster (Samples). Außerdem heißt es dort, diese Submittals seien „not Contract Documents“, also keine Vertragsunterlagen. Ihr Zweck ist laut Vertrag „to demonstrate how the Contractor proposes to conform to the information given and the design concept expressed in the Contract Documents“, also zu zeigen, wie der Auftragnehmer die Angaben und das Entwurfskonzept der Vertragsunterlagen umsetzen will (A201-Text, wiedergegeben von CSI).

Zwei Folgen sind für jeden wichtig, der Produkte in ein Projekt verkauft:

• Ein Submittal kann den Vertrag nicht ändern. Weicht Ihr Produkt von der Ausschreibung ab, macht die Freigabe des Submittals diese Abweichung nicht stillschweigend zulässig. Abweichungen müssen benannt werden, und echte Änderungen brauchen einen Nachtrag (Change Order).
• Der Prüfer kontrolliert die Entwurfsabsicht, nicht Ihre Technik. AIA beschreibt die Prüfung durch den Architekten als „for the limited purpose of checking for conformance with the project's design concept“, also nur als Abgleich mit dem Entwurfskonzept (AIA Contract Documents). Die Verantwortung für die Erfüllung der Ausschreibung bleibt beim Auftragnehmer und über ihn bei Ihnen.

Der Papierweg verläuft in eine Richtung: Hersteller oder Lieferant erstellen die Unterlagen, der Nachunternehmer oder Generalunternehmer (GU) prüft und stempelt sie, und der Architekt oder Fachplaner entscheidet darüber.

Die wichtigsten Arten von Submittals im Bauwesen

A201 definiert die ersten drei. Die übrigen stammen aus den allgemeinen Ausschreibungsteilen des Projekts (Division 01), meist Abschnitt 01 33 00, Submittal Procedures.

Action Submittals und Informational Submittals

Die meisten Ausschreibungen teilen Submittals in zwei Gruppen. Action Submittals (typischerweise Werkstattzeichnungen, Produktdaten und Muster) erfordern eine Antwort des Prüfers, bevor die Arbeit weitergeht. Informational Submittals (typischerweise Prüfberichte, Zertifikate und Nachweise zur Qualifikation des Verarbeiters) werden zur Kenntnis genommen und können trotzdem zurückgewiesen werden, wenn sie nicht konform sind. Jeder technische Abschnitt der Ausschreibung listet, welche seiner Submittals zu welcher Gruppe gehören. Lesen Sie also zuerst Teil 1 Ihres Abschnitts.

So läuft der Submittal-Prozess im Bauwesen ab

Jedes Projekt passt die Details an, aber die Reihenfolge sieht ungefähr so aus:

1. Der Ausschreibungsabschnitt nennt die Anforderungen. Teil 1 sagt, was einzureichen ist; Teil 2 sagt, was das Produkt leisten muss.
2. Der GU legt ein Submittal-Register an (auch Submittal-Log genannt), abgeleitet aus der Ausschreibung, und fordert bei jedem Nachunternehmer und Lieferanten dessen Positionen mit Fälligkeitsdatum an.
3. Lieferant oder Vertreter stellen das Paket zusammen und schicken es an den Nachunternehmer oder GU.
4. Der GU prüft und stempelt es. Ausschreibungen verpflichten den Auftragnehmer meist zur Zusicherung, dass das Paket vollständig, abgestimmt und konform ist oder dass Abweichungen aufgeführt sind.
5. Der Architekt oder Fachplaner prüft es und schickt es mit Stempel und Anmerkungen zurück.
6. Der Stempel entscheidet, was als Nächstes passiert: Freigabe für Fertigung und Bestellung oder erneute Einreichung.

Der Wortlaut der Stempel ist von Projekt zu Projekt verschieden. Abschnitt 01 33 00 der Stadt San Bruno (Stand August 2024) ist ein gut nachvollziehbares öffentliches Beispiel (San Bruno 01 33 00):

Andere Ausschreibungen schreiben „Approved“, „Approved as Noted“, „Furnish as Noted“ oder „Reviewed“. Auch die Prüffristen unterscheiden sich: Die Ausschreibung von San Bruno plant 5 Arbeitstage pro Prüfung in den Bauzeitenplan ein, andere öffentliche Ausschreibungen sehen 10 Arbeitstage oder mehr vor. Prüfen Sie den tatsächlichen Abschnitt Ihres Projekts, und gehen Sie davon aus, dass jede erneute Einreichung die Uhr neu startet.

Was der Produktvertreter tatsächlich vorbereitet

Die Aufgabe des Vertreters ist es, aus der Ausschreibung einen Nachweis zu machen, ähnlich wie bei der Beantwortung einer RFQ Zeile für Zeile. Prüfer haben pro Paket nur Minuten, und ein Submittal, in dem sie suchen müssen, kommt zurück. An diesen vier Stellen scheitern Pakete meistens:

• Nichts ist markiert. Die Ausschreibung von San Bruno verlangt, wie viele andere, jede Seite der Produktdaten zu markieren, um „the specific items being submitted and all options included“ zu zeigen, also die eingereichten Positionen und alle enthaltenen Optionen. Ein vollständiger Katalog ohne Markierungen ist der häufigste Grund für eine erneute Einreichung.
• Das Paket ist unvollständig. Ausschreibungen verlangen oft ein Submittal pro vollständigem Abschnitt oder Bauteil. Fassadenpaneele ohne Eckleisten, Befestigungsmittel oder Montageanleitung sind ein Teil-Submittal.
• Abweichungen werden versteckt. Weicht Ihr Produkt von der Ausschreibung ab, sagen Sie es in einem separaten Schreiben. Versteckte Abweichungen fallen Prüfern später auf, meist auf der Baustelle, und so verliert ein Vertreter das Vertrauen eines Bauunternehmens.
• Es beantwortet die Ausschreibung vom letzten Jahr. Wer ein altes Paket kopiert, übernimmt alte Absatznummern und alte Produktnamen. Bauen Sie jedes Paket aus dem aktuellen Project Manual (den Ausschreibungsunterlagen des Projekts) auf.

Substitutionen laufen auf einem eigenen Weg. Ist Ihr Produkt nicht in der Ausschreibung genannt oder heißt es dort „or approved equal“ (oder gleichwertig), geht der Antrag meist über Abschnitt 01 25 00, Substitution Procedures, innerhalb einer Frist, die früh im Projekt gesetzt wird. San Bruno etwa verlangt gleichwertige Alternativen innerhalb von 5 Tagen nach dem Notice to Proceed (der Anweisung zum Baubeginn). Ein reguläres Submittal kann nicht genutzt werden, um eine Substitution einzuschleusen. Deshalb zahlt sich auch die in unserem Leitfaden zum Baustoffvertrieb beschriebene Arbeit, das Produkt in die Ausschreibung zu bringen (Spec-in), Monate später aus: Ein in der Ausschreibung genanntes Produkt überspringt diesen Schritt.

Durchgerechnetes Beispiel: ein Submittal-Paket für Abschnitt 07 46 46

Hier ist das Paket, das Luis hätte schicken sollen. Projekt, Absatznummern und Produktdetails sind zur Veranschaulichung erfunden, aber das Format funktioniert für jedes Bauprodukt.

Die Ausschreibung (fiktiver Auszug). Abschnitt 07 46 46, Faserzement-Fassadenpaneele (Fiber-Cement Siding), für den Bibliotheksanbau Maple Street Library Addition:

• 1.3.A Produktdaten: für jede Produktart, einschließlich Montageanleitung.
• 1.3.B Muster: für jede ausgeschriebene Farbe und Struktur.
• 2.2.A Stülpschalung: 5/16 Zoll dick, 8-1/4 Zoll breit, 7 Zoll sichtbare Deckbreite, glatte Oberfläche, gemäß ASTM C1186, Type A, Grade II.
• 2.2.B Eckleisten: 5/4 x 4 Zoll, glatt, werkseitig passend zur Fassade beschichtet.
• 2.2.C Oberfläche: werkseitig beschichtet, Farbe „Slate Gray“.
• 1.6 Garantie: 30-jährige beschränkte Produktgarantie des Herstellers und eine Garantie auf die Beschichtung.

Schritt 1: die Übereinstimmungstabelle. Setzen Sie sie auf Seite zwei des Pakets. Es ist die Seite, die Prüfer zuerst lesen.

Schritt 2: das Deckblatt. Die meisten GUs haben ein eigenes Übergabeformular; füllen Sie dieses aus, wenn es eines gibt. Wenn nicht, nehmen Sie diese Felder auf:

SUBMITTAL-DECKBLATT
Projekt: Maple Street Library Addition    Projektnr.: 2026-114
Submittal-Nr.: 07 46 46-001    Revision: 0    Datum: [Datum]
Ausschreibungsabschnitt: 07 46 46 Fiber-Cement Siding    Absätze: 1.3.A, 1.3.B, 2.2, 1.6
Art: Produktdaten + Muster (Action Submittal)
Erstellt von: [Hersteller], [Name des Vertreters, Telefon, E-Mail]
Eingereicht über: [Fassaden-Nachunternehmer] an [GU], z. Hd. [Name Projektleiter]
Inhalt: Übereinstimmungstabelle (S. 2), Datenblätter (S. 3-6), Montageanleitung (S. 7-8), Garantien (S. 9-12)
Abweichungen: JA, 1 (siehe beiliegendes Schreiben, Abs. 2.2.B)
Lieferzeit nach Freigabe: [x] Wochen

Schritt 3: das Abweichungsschreiben. Halten Sie es kurz und konkret. Ausschreibungen wie die von San Bruno verlangen den Absatz, die Alternative, ihre Vor- und Nachteile und eine etwaige angebotene Preisminderung:

Betreff: Submittal 07 46 46-001, Absatz 2.2.B, Eckleisten. Die Ausschreibung verlangt Eckleisten 5/4 x 4 Zoll, werkseitig passend zur Fassade beschichtet. In dieser Breite ist unsere Eckleiste nur grundiert erhältlich.

Wir schlagen grundierte Eckleisten vor, die vom Fassaden-Nachunternehmer vor Ort mit der passenden Ausbesserungsfarbe des Herstellers in Slate Gray gestrichen werden.

Vorteil: keine Änderung an Profil oder Lieferzeit. Nachteil: Die Beschichtung der Eckleisten wird vor Ort aufgebracht und fällt nicht unter die Garantie auf die Werksbeschichtung. Alternative: werkseitig beschichtete Eckleisten 5/4 x 3-1/2 Zoll, wodurch sich das Fugenbild an den Ecken ändert. Eine Änderung des Vertragspreises wird nicht vorgeschlagen.

Jetzt kann der Prüfer in einem Durchgang entscheiden. Ob die Antwort „grundiert akzeptiert“ oder „schmalere Eckleiste verwenden“ lautet: Das Paket kommt mit „Make Corrections Noted“ statt „Amend and Resubmit“ zurück, und die Bestellung kann laufen.

Checkliste vor dem Versand für Produktvertreter

Gehen Sie sie durch, bevor ein Paket Ihren Posteingang verlässt:

1. Abschnitts- und Absatznummern stammen aus dem aktuellen Project Manual, nicht aus einem früheren Projekt.
2. Sie haben Teil 1 des Abschnitts für die Liste der Submittals und Teil 2 für die Produktanforderungen gelesen.
3. Eine Übereinstimmungstabelle ordnet jedem relevanten Absatz eine Seite zu.
4. Jede Seite der Produktdaten ist markiert und zeigt genau Modell, Größe, Oberfläche und Optionen.
5. Optionen, die Sie nicht liefern, sind durchgestrichen.
6. Zubehör ist enthalten: Eckleisten, Befestigungsmittel, Dichtstoffe und Anschlussbleche, die der Abschnitt verlangt.
7. Die Montageanleitung ist die aktuelle Ausgabe.
8. In der Ausschreibung genannte Prüfberichte und Zertifikate liegen bei (ASTM, Brandverhalten).
9. Muster sind mit Projekt, Abschnitt, Farbe und Submittal-Nummer beschriftet.
10. Abweichungen stehen auf dem Deckblatt und werden in einem separaten Schreiben erklärt.
11. Garantie- und Abschlussunterlagen liegen bei, wenn der Abschnitt sie schon jetzt verlangt.
12. Die Lieferzeit nach Freigabe ist angegeben, damit der GU die Prüffristen einplanen kann.

Halten Sie die Gespräche rund um das Submittal fest

Das meiste, was bei einem Submittal schiefgeht, beginnt in einem Gespräch. Bevor Sie das Paket zusammenstellen, rufen Sie den Projektleiter des GU oder des Nachunternehmers an und fragen Sie, welcher Stand der Ausschreibung gilt, ob Nachträge (Addenda) Ihren Abschnitt betreffen, welches Übergabeformular gewünscht ist, wann das Submittal laut Register fällig ist und ob der Architekt Vorlieben hat, die Sie kennen sollten.

Nach einer Zurückweisung rufen Sie die Person an, die geprüft hat, und fragen Sie, was genau sie sehen muss.

Diese Gespräche stecken voller Details, die ins Paket gehören: Absatznummern, Farben, Breiten und Termine. Schreiben Sie sie auf, solange sie frisch sind.

Eine praktische Gewohnheit ist eine einminütige gesprochene Zusammenfassung im Auto direkt nach dem Gespräch. Mit ParrotNotes sprechen Sie die Zusammenfassung ein, und die App transkribiert sie, fasst sie zusammen und zieht die Aufgaben heraus, etwa „Abweichung Eckleisten bis Freitag neu einreichen“, dazu einen Entwurf für die Follow-up-E-Mail, den Sie bearbeiten und an den Projektleiter senden können. Wenn beide Seiten zustimmen und die örtlichen Einwilligungsregeln es erlauben, können Sie auch das Gespräch selbst aufnehmen.

Stellen Sie sich Priya vor, Vertreterin eines Herstellers von Dachbahnen, in einem Auftaktgespräch, in dem der Projektleiter nebenbei erwähnt, dass Addendum 2 die Dicke der Dachbahn geändert hat. Ihre gesprochene Zusammenfassung hält es fest, und ihr Paket beantwortet den geänderten Absatz statt des ursprünglichen. Das spart eine Prüfrunde, bei einem Dach, das auf seine Bahn wartet. (Priya ist ein veranschaulichendes Beispiel.)

Dieselben Notizen helfen später. Wenn der GU in einer Baubesprechung mit Bauherr und Architekt (OAC-Meeting) fragt, warum die Fassade spät dran ist, können Sie auf Submittal-Nummer, Einreichungsdatum und Rücklaufdatum verweisen. Wenn Sie an diesen Besprechungen teilnehmen, sehen Sie in unserer Vorlage für das Baubesprechungsprotokoll, wie Submittals dort erfasst werden.

Submittals in Kürze

Ein Submittal im Bauwesen ist der Nachweis des Auftragnehmers, vor der Bestellung geprüft, dass die Ausführung den Plänen und der Ausschreibung entspricht. Für einen Produktvertreter ist es auch ein Verkaufsdokument: Ein sauberes Paket wird in der ersten Prüfrunde freigegeben, und das Bauunternehmen merkt sich, wer ihm die Arbeit leichter gemacht hat.

Beantworten Sie die aktuelle Ausschreibung Absatz für Absatz, markieren Sie genau, was Sie liefern, legen Sie Abweichungen schriftlich dar und nennen Sie Ihre Lieferzeit. Wenn Sie als selbstständiger Vertreter für mehrere Hersteller arbeiten, behandelt unser Leitfaden zum Modell des Herstellervertreters die Berichtsseite. Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter und halten Sie Ihr nächstes Gespräch mit dem Projektleiter fest, bevor Sie das Paket zusammenstellen.