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Arbeitsauftrag Vorlage: ausfüllen und drucken

Tragen Sie Kunde, Einsatzort, die auszuführenden Arbeiten und den Monteur ein. Arbeitszeit und Material kommen während des Einsatzes dazu, Netto, MwSt. und Gesamtbetrag rechnen sich selbst, und am Ende drucken Sie den Auftrag, speichern ihn als PDF oder laden eine CSV-Datei.

Was in einen Arbeitsauftrag gehört

  • Auftragsnummer, Datum, Dringlichkeit

    Eine Nummer, die Auftrag, Rechnung und Kundenakte verbindet (die Vorlage schlägt eine wie AA-20261007-01 vor), dazu das Datum, die Dringlichkeit und der Stand des Auftrags.

  • Kunde und Einsatzort

    Wer der Kunde ist, wie er erreichbar ist und wo gearbeitet wird, wenn das nicht seine Anschrift ist. Dazu, wer beauftragt hat und wer ausführt.

  • Beschreibung und Arbeitsschritte

    Was der Kunde gemeldet oder gewünscht hat, möglichst in seinen Worten, und eine Liste der Arbeitsschritte, die vor Ort abgehakt werden.

  • Arbeitszeit

    Jeder Mitarbeiter mit Tätigkeit, Stunden und Stundensatz. Stunden × Satz ergibt den Betrag, auf den Cent gerundet.

  • Material

    Menge, Bezeichnung und Einzelpreis von allem, was verbaut oder verbraucht wurde, damit Rechnung und Fahrzeuglager stimmen.

  • Termine und Unterschrift

    Geplanter Beginn, Fertigstellung und Erledigungsdatum, dazu Name und Unterschrift von Monteur und Kunde nach der Abnahme vor Ort.

Vom Auftrag zur Unterschrift

Meist läuft es so: Der Kunde meldet sich oder fragt beim Termin vor Ort, Sie machen bei Bedarf ein Angebot, der Arbeitsauftrag geht an Monteur oder Team, die Arbeiten werden erledigt und abgehakt, der Kunde unterschreibt, und die Rechnung geht mit der Auftragsnummer hinaus.

Der Arbeitsauftrag ist Anweisung und Nachweis zugleich: was gewünscht war, was gemacht wurde, wie lange es dauerte und was verbraucht wurde. Beschreibung und Arbeitsschritte vor dem Einsatz eintragen, Stunden und Material vor Ort, und die Unterschrift holen, bevor Sie fahren.

Weisen Sie Arbeitszeit und Material getrennt aus. Privatkunden können nach § 35a EStG für Handwerkerleistungen bei Renovierung, Erhaltung und Modernisierung in ihrem Haushalt auf Antrag ihre Einkommensteuer um 20 % der Arbeitskosten mindern, höchstens um 1.200 €; das gilt nur für die Arbeitskosten und setzt eine Rechnung und eine Zahlung auf Ihr Konto voraus. Der Arbeitsauftrag ersetzt die Rechnung nicht, aber eine saubere Trennung macht sie leicht. Für steuerliche Einzelfragen ist die Steuerberatung zuständig.

Erst den Preis klären? Mit Angebot erstellen entsteht das Angebot, das dieser Auftrag umsetzt.

Was auf der Baustelle sonst festgehalten wird, steht im Beitrag zur Bautagesbericht Vorlage.

Arbeitsauftrag, Bestellung, Angebot, Rechnung

Arbeitsauftrag
Die Anweisung, eine Arbeit auszuführen, und der Nachweis darüber: Kunde, Einsatzort, Arbeitsschritte, Stunden, Material und Unterschrift.
Bestellung
Der Einkauf von Waren oder Leistungen bei einem Lieferanten, mit Mengen, Preisen und Liefertermin. Sie kauft ein; der Arbeitsauftrag führt aus.
Angebot
Der Preis vor dem Auftrag: was gemacht wird und was es kostet, bis wann das Angebot gilt.
Rechnung
Die Abrechnung nach der Arbeit, gern mit der Auftragsnummer, damit der Kunde sie zuordnen kann.

So wird der Auftrag sauber abgeschlossen

  • Das Problem in den Worten des Kunden

    „Heizkörper im Schlafzimmer bleibt kalt“ sagt dem Monteur mehr als „Heizung defekt“, und daran misst der Kunde die Arbeit.

  • Stunden und Material vor Ort eintragen

    Was abends aus dem Gedächtnis notiert wird, ist geschätzt. Jede Zeile ausfüllen, bevor Sie die Baustelle verlassen.

  • Zusatzarbeiten getrennt aufführen

    Wünscht der Kunde vor Ort mehr, als eigenen Arbeitsschritt und eigene Zeile eintragen, damit der Gesamtbetrag niemanden überrascht.

  • Unterschrift vor der Abfahrt

    Mit der Unterschrift bestätigt der Kunde die Ausführung. Ihr später hinterherzulaufen dauert länger als die Frage an der Tür.

Weiterlesen im Blog: Bautagesbericht Vorlage, Vertrieb in der Schädlingsbekämpfung.

Quellen (geprüft am 07.10.2026)

Der Arbeitsauftrag ist das Papier. Beim Termin vor Ort wurde der Auftrag vereinbart.

Was der Kunde wollte, der Zusatzwunsch beim Hinausgehen, der Termin, der ihm passt: Das wird vor Ort ausgesprochen. Nehmen Sie das Gespräch mit ParrotNotes auf und erhalten Sie Zusammenfassung und Aufgaben, damit der Arbeitsauftrag zu dem passt, was vereinbart wurde. Kostenlos für 100 Minuten Aufnahme im Monat.

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