Was gehört in eine Vorlage für das Vorstellungsgespräch-Protokoll?

Bewerber/in, Stelle, Interviewer/in, Datum und Gesprächsrunde; die vier bis sechs Kompetenzen, die Sie prüfen; zu jeder Kompetenz die gestellte Frage, die eigenen Worte der Person, eine Nachfrage, eine Bewertung von 1 bis 5 und ihre Begründung; die Fragen der Person; offene Punkte zur Prüfung; und eine Empfehlung, die vor dem Auswertungsgespräch geschrieben wird.

Sollten Interviewer während des Vorstellungsgesprächs mitschreiben?

Ja. Der Leitfaden des OPM zu strukturierten Interviews nennt regelmäßige, detaillierte Notizen zu dem, was Bewerbende sagen, „entscheidend“ und empfiehlt, zu Beginn anzukündigen, dass Sie mitschreiben. Halten Sie die Notizen im Raum kurz und vervollständigen Sie sie innerhalb einer Stunde.

Was sollte nicht im Protokoll eines Vorstellungsgesprächs stehen?

Alles über geschützte Merkmale oder das Privatleben, was nichts mit der Stelle zu tun hat: Alter, ethnische Herkunft, Religion, nationale Herkunft, Schwangerschaft, Familienplanung, Kinderbetreuung, Gesundheit oder Behinderung. Erzählt eine Person davon von sich aus, lassen Sie es aus Ihren Notizen und aus der Entscheidung heraus. Schreiben Sie auf, was sie in Bezug auf die Stelle gesagt und getan hat.

Wie lange sollte man Notizen aus Vorstellungsgesprächen aufbewahren?

Nach 29 CFR 1602.14 bewahren Arbeitgeber, für die die Regel gilt, Einstellungsunterlagen ein Jahr lang auf, gerechnet ab Erstellung der Unterlage oder der Entscheidung, je nachdem, was später liegt, und länger, wenn eine Diskriminierungsbeschwerde eingereicht wird. Manche Bundesstaaten und Auftragnehmer des Bundes haben längere Fristen, klären Sie das also mit der Personalabteilung.

Darf ich ein Vorstellungsgespräch aufnehmen?

Oft ja, mit Einwilligung. Das US-Bundesrecht erlaubt die Aufnahme mit der Einwilligung einer beteiligten Person, aber etwa 11 Bundesstaaten verlangen vorrangig die Zustimmung aller. Fragen Sie zu Beginn und nehmen Sie die Antwort mit auf. Das ist keine Rechtsberatung; prüfen Sie die Regeln Ihres Bundesstaats.

Vorstellungsgespräch-Protokoll: Vorlage

Beim Auswertungsgespräch am Donnerstag stehen drei Kandidaten für eine Stelle im Außendienst zur Wahl. Daniela, die Vertriebsleiterin, öffnet ihre Notizen. Kandidat eins: „viel Energie“. Kandidat zwei: „passt gut, starker Abschluss“. Kandidat drei: „solide, vielleicht?“

Niemand im Raum kann sagen, was einer der drei tatsächlich gesagt hat. Also gewinnt, wer dem Team am besten in Erinnerung ist, und das ist meist die Person, die zuletzt da war. (Daniela ist eine erfundene Beispielfigur, keine reale Führungskraft.)

Sie wissen, dass Notizen wichtig sind. Eine gute Vorlage für das Vorstellungsgespräch-Protokoll sorgt dafür, dass Sie sie so schreiben, dass Sie Menschen eine Woche später fair vergleichen und die Einstellung erklären können, falls jemand fragt.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen eine Vorlage zum Kopieren, einen ausgefüllten Abschnitt, damit Sie sehen, wie gute Belege aussehen, eine Kurzversion für telefonische Vorgespräche und eine Liste von Dingen, die nie in Ihren Notizen landen sollten. Zum Schluss geht es darum, wie Sie danach bewerten, auswerten und ablegen.

Wenn Sie lieber zuhören als mitschreiben, können Sie Gespräche mit ParrotNotes aufnehmen (mit Einwilligung der Bewerberin oder des Bewerbers) und die Vorlage später anhand des Transkripts ausfüllen.

Wofür das Protokoll eines Vorstellungsgesprächs da ist

Notizen aus dem Vorstellungsgespräch haben zwei Aufgaben. Sie helfen Ihnen, sich zu erinnern, was jede Person gesagt hat, und sie zeigen, warum Sie jede Person so bewertet haben.

Der Structured Interview Guide des U.S. Office of Personnel Management (OPM), der Personalbehörde der US-Bundesverwaltung, sagt es deutlich: Regelmäßige und detaillierte Notizen zu beobachtbarem Verhalten und zu mündlichen Antworten seien in jedem Gespräch „entscheidend“. Die Notizen sollen außerdem „als Dokumentation dienen, die die Einstellungsentscheidung stützt“, und Bewertungen sollen „vertretbar und durch die Notizen belegt“ sein.

Struktur zahlt sich aus. Eine Metaanalyse von Sackett, Zhang, Berry und Lievens aus dem Jahr 2022 im Journal of Applied Psychology ergab, dass strukturierte Interviews unter den untersuchten Auswahlverfahren der stärkste Prädiktor für Arbeitsleistung waren, mit einer mittleren operativen Validität von 0,42 (Zusammenfassung der SIOP). Struktur heißt: dieselben Fragen, dieselbe Skala und schriftliche Belege für jede Person. Genau das erzwingt eine gute Protokollvorlage.

Notizen sind außerdem Unterlagen. Nach der Aufbewahrungsregel der US-Gleichstellungsbehörde EEOC, 29 CFR 1602.14, bewahren Arbeitgeber, für die sie gilt, Personalunterlagen, auch solche zur Einstellung, ein Jahr lang auf, gerechnet ab dem Tag, an dem die Unterlage erstellt oder die Entscheidung getroffen wurde, je nachdem, was später liegt. Schreiben Sie jede Notiz so, als könnte sie eines Tages jemand außerhalb des Raums lesen.

Die Vorlage für das Vorstellungsgespräch-Protokoll (zum Kopieren)

Fügen Sie die Vorlage in ein Dokument ein, ein Exemplar pro Person und pro Interviewer. Wählen Sie vor dem ersten Gespräch vier bis sechs Kompetenzen aus der Stellenbeschreibung und stellen Sie allen Bewerbenden zu jeder Kompetenz dieselbe Hauptfrage.

PROTOKOLL VORSTELLUNGSGESPRÄCH

Bewerber/in:            Stelle / Ausschreibungs-Nr.:
Interviewer/in:         Datum und Gesprächsrunde:
Aufgenommen? (J/N, Einwilligung zu Beginn auf Band):

Kompetenzen in dieser Runde (aus der Stellenbeschreibung):
1.            2.            3.            4.

--- KOMPETENZ: [Name] --------------------------------------
Gestellte Frage:
Was gesagt wurde (eigene Worte, kurze Zitate):
  Situation:
  Was die Person getan hat:
  Ergebnis (Zahlen, falls genannt):
Nachfrage und Antwort:
Bewertung (1-5):
Begründung (auf die Belege oben verweisen):

[Block für jede Kompetenz wiederholen]

--- FRAGEN DER BEWERBERIN / DES BEWERBERS ------------------
Was sie oder er uns gefragt hat:

--- OFFENE PUNKTE -----------------------------------------
Zu prüfen (Referenzen, Arbeitsprobe, Führerschein):

--- EMPFEHLUNG (vor dem Auswertungsgespräch schreiben) -----
Weiter / Zurückstellen / Nicht weiter
Die zwei wichtigsten Gründe, bezogen auf Kompetenzen:

Die Zeile „eigene Worte“ leistet die meiste Arbeit. Ein kurzes Zitat wie „Ich habe die Route umgebaut, damit ich 7 Kunden am Tag schaffe statt 5“ schlägt jedes Adjektiv, das Sie schreiben könnten.

So nutzen Sie die Bewertungsskala von 1 bis 5

Das OPM empfiehlt eine einzige Bewertungsskala für alle Kompetenzen, mit mindestens drei benannten Stufen. Hier sind einfache Anker als Ausgangspunkt. Formulieren Sie die Anker für jede Kompetenz vor den Gesprächen um, damit alle Interviewer gegen dasselbe Bild bewerten.

Bewertung	Stufe	Was die Belege zeigen
5	Herausragend	Ein konkretes, aktuelles Beispiel in einer schwierigen Lage, mit messbarem Ergebnis und klarer Eigenverantwortung
4	Stark	Ein konkretes Beispiel mit klarem Ergebnis und den eigenen Handlungen der Person
3	Erfüllt	Ein passendes Beispiel, aber allgemein oder mit wenig eigenem Anteil
2	Teilweise	Eine hypothetische Antwort oder ein Beispiel ohne Ergebnis
1	Nicht gezeigt	Kein passendes Beispiel, auch nicht nach einer Nachfrage

Wenn Sie auf keine Zeile in Ihren Notizen zeigen können, können Sie die Bewertung nicht vergeben. Diese eine Regel beseitigt die meisten Bewertungen „aus dem Bauch“.

Beispiel: eine Kompetenz im Protokoll ausgefüllt

So sieht ein ausgefüllter Block aus. Der Bewerber ist eine erfundene Beispielfigur und bewirbt sich auf eine Stelle als Außendienstmitarbeiter mit einem regionalen Gebiet.

--- KOMPETENZ: Einwandbehandlung ---------------------------
Gestellte Frage: Erzählen Sie von einer Situation, in der ein
Kunde spät im Deal beim Preis nachgehakt hat. Was haben Sie getan?

Was gesagt wurde:
  Situation: „Händler, 3 Standorte, wollte bei der Verlängerung
  12 % Rabatt, weil ein Wettbewerber günstiger angeboten hatte.“
  Was er getan hat: Gefragt, was das Angebot des Wettbewerbers
  enthielt. „Da waren weder Montage noch Schulung drin.“ Einen
  Vergleich mit dem Betriebsleiter des Kunden erstellt, nicht nur
  mit dem Einkauf.
  Ergebnis: „Den Kunden mit 3 % Rabatt gehalten und einen
  Servicevertrag dazu verkauft.“ Nannte rund 18.000 USD pro Jahr
  für den Vertrag.
Nachfrage: Was würden Sie anders machen?
  Antwort: „Den Betrieb früher einbinden, vor dem Verlängerungsmonat.“
Bewertung (1-5): 4
Begründung: Konkretes, aktuelles Beispiel; eigene Handlungen
klar (gefragt, Vergleich erstellt, Kontakt verbreitert); Ergebnis
mit Zahlen. Keine 5: nur ein weiterer Ansprechpartner, keine
schwierige Rettung mit mehreren Parteien.

Achten Sie darauf, was fehlt. Nichts über Händedruck, Alter, Akzent oder „Ausstrahlung“ des Bewerbers. Jeder Satz betrifft die Stelle: was der Kunde wollte, was der Bewerber getan hat und was dabei herauskam.

Danielas „starker Abschluss“ beschreibt vielleicht dieselbe Person, aber nur diese Version lässt sich am Donnerstag mit den anderen beiden Bewerbenden vergleichen.

Kurze Protokollvorlage für telefonische Vorgespräche im Recruiting

Recruiter in Agenturen und Unternehmen führen viele 20-minütige Vorgespräche, oft direkt nach dem Abstimmungsgespräch mit der Führungskraft (dafür gelten dieselben Gewohnheiten zu Vorbereitung und Zusammenfassung wie in unserem Leitfaden für Kundentermine). Ein vollständiger Bewertungsbogen wäre hier zu viel. Nutzen Sie diese Kurzversion und halten Sie sie genauso stellenbezogen.

NOTIZEN TELEFONISCHES VORGESPRÄCH

Bewerber/in:        Stelle / Ausschreibungs-Nr.:     Datum:
Quelle:             Recruiter/in:

Muss-Kriterien aus dem Abstimmungsgespräch (J / N / Unklar, mit Beleg):
1. [z. B. 2+ Jahre Außendienst]:
2. [z. B. gültiger Führerschein, Reisen im Gebiet]:
3. [z. B. Erfahrung mit B2B-Quote]:

Warum diese Stelle, in eigenen Worten:
Aktuelle Stelle und ein Ergebnis, auf das sie/er stolz ist (Zitat):
Gehaltsvorstellung und Kündigungsfrist (wie genannt):
Arbeitserlaubnis (allen dieselbe Frage stellen):
Fragen der Person:

Nächster Schritt: An Führungskraft senden / Zurückstellen / Absagen
Grund, bezogen auf ein Muss-Kriterium:

Priya, eine erfundene Recruiterin in einer Agentur, führt acht Vorgespräche am Tag für Vertriebsstellen. Früher schickte sie „sehr kommunikativ, 8/10“. Heute schickt sie die drei Muss-Kriterien mit je einem Zitat darunter, und Führungskräfte lesen ihre Vorschläge, ohne sie vorher anzurufen.

Ein Hinweis: Die Regeln zu Fragen nach dem aktuellen oder früheren Gehalt unterscheiden sich in den USA je nach Bundesstaat und Stadt. Prüfen Sie die Regeln vor Ort, bevor Sie diese Zeile behalten, und fragen Sie nach der Gehaltsvorstellung statt nach dem bisherigen Gehalt, wo solche Fragen verboten sind.

Was ins Protokoll gehört und was nicht

Die EEOC nennt die geschützten Merkmale: ethnische Herkunft, Hautfarbe, Religion, Geschlecht (einschließlich Transgender-Status, sexueller Orientierung und Schwangerschaft), nationale Herkunft, Alter (ab 40), Behinderung und genetische Informationen. Arbeitgeber sollen Fragen vor der Einstellung auf das beschränken, was „wesentlich ist, um festzustellen, ob eine Person für die Stelle qualifiziert ist“, und Fragen zu einer Behinderung vor einem Jobangebot sind untersagt.

Notizen können auch dann Ärger machen, wenn Ihre Fragen in Ordnung waren, denn Bewerbende erzählen von sich aus: ein neugeborenes Kind, ein religiöser Feiertag, ein Arzttermin. Schreiben Sie es nicht auf und lassen Sie es nicht in die Bewertung einfließen. So machen Sie aus typischen schlechten Notizen stellenbezogene Belege:

Nicht schreiben	Stattdessen schreiben
„Jung, viel Energie“	„Nannte drei Beispiele mit 6+ Besuchen am Tag; plant die Route am Vorabend“
„Hat zwei Kinder, reist vielleicht nicht“	„Hat die Übernachtungen der Stelle bestätigt (2 Nächte im Monat) und zugesagt“ (alle auf dieselbe Weise fragen)
„Starker Akzent, könnte bei Kunden Probleme haben“	„Hat das Preismodell klar erklärt; Nachfragen ohne Notizen beantwortet“
„Scheint ins Team zu passen“	„Erzählte, wie er einer Kollegin während ihrer Abwesenheit einen Lead übergab; passt zum Wert Teamverkauf aus der Stellenanzeige“
„Erwähnte OP nächsten Monat“	Nichts. Gesundheitsangaben bleiben aus den Notizen und aus der Entscheidung heraus
„Älter, bald in Rente?“	Nichts. Das Alter belegt nichts, was die Stelle braucht
„Kein Muttersprachler“	Nur wenn eine Sprache echte Anforderung der Stelle ist: „Rollenspiel auf Spanisch geführt, wie in der Stellenanzeige verlangt“

Die EEOC warnt außerdem, dass Fragen nach Familienstand, Kindern und Kinderbetreuung „häufig genutzt werden, um Frauen zu diskriminieren, und gegen Title VII verstoßen können“. Wenn Reisen oder Arbeitszeiten wichtig sind, beschreiben Sie die Anforderungen der Stelle und fragen Sie, ob die Person sie erfüllen kann. Fragen Sie alle auf dieselbe Weise und notieren Sie die Antwort.

Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Das Recht einzelner Bundesstaaten und Städte kann über das US-Bundesrecht hinausgehen und ändert sich, also klären Sie die Regeln für Ihren Standort mit Ihrer Personalabteilung oder einer Fachanwältin bzw. einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Notizen im Vorstellungsgespräch, ohne das Gespräch zu verlieren

Mitschreiben, während jemand spricht, ist schwer: Ihr Blick hängt am Papier, und Sie verpassen die Nachfrage. Ein paar Gewohnheiten helfen:

Kurze Zitate statt Absätze. Fünf Wörter in den Worten der Person („Route umgebaut, 7 am Tag“) reichen, um Ihr Gedächtnis zu wecken.
Zahlen und Namen markieren. Kreisen Sie jede Kennzahl, jeden Kundentyp und jedes Tool ein, das genannt wird; genau das vergleichen Sie später.
Die Bewertung bis zum Ende leer lassen. Wer bewertet, während die Person spricht, achtet auf die Zahl statt auf die Antwort.
Sagen Sie, dass Sie mitschreiben. Der Leitfaden des OPM empfiehlt, das zu Beginn anzukündigen, und so wirken Pausen nicht unangenehm.
Das Protokoll am selben Tag fertigstellen. Füllen Sie die Lücken möglichst innerhalb einer Stunde, solange Sie die Antwort hinter jedem Zitat noch wissen. Wenn das Tippen dauert, sprechen Sie Ihre Notizen in das kostenlose Online-Diktiertool und fügen Sie den Text in die Vorlage ein.

Das Gespräch stattdessen aufnehmen

Mit einer Aufnahme bleiben Sie im Gespräch und holen sich genaue Zitate später. Sie wirft zwei Fragen auf: die Einwilligung und die Verwendung der Aufnahme.

Zur Einwilligung: Das US-Bundesrecht (18 U.S.C. § 2511(2)(d)) erlaubt die Aufnahme, wenn eine beteiligte Person einwilligt, aber das Reporters Committee for Freedom of the Press nennt etwa 11 Bundesstaaten, die vorrangig die Einwilligung aller verlangen, darunter Kalifornien, Florida, Illinois und Pennsylvania. Die Gewohnheit, die überall funktioniert: zu Beginn fragen und das Ja mit aufnehmen. Unser Leitfaden Interview aufnehmen mit dem Handy erklärt, wo das Handy liegen sollte, und enthält ein Skript für die Einwilligung.

Zur Verwendung: Die Entscheidung bleibt beim Menschen. Wenn Software Bewerbende bewertet oder in eine Rangfolge bringt, ist das mancherorts geregelt: Das Local Law 144 von New York City verlangt für automatisierte Werkzeuge bei Einstellungsentscheidungen ein Bias-Audit und einen Hinweis an die Bewerbenden. Transkript und Zusammenfassung sind Gedächtnisstützen. Die Bewertungen kommen weiterhin von Ihnen, anhand Ihrer Anker.

Markus, ein erfundener Personalverantwortlicher bei einem Baustoffhändler, führt Vorstellungsgespräche vor Ort mit einem Gremium im Besprechungsraum. Er legt sein Handy mit laufender ParrotNotes-Aufnahme auf den Tisch und hört zu. Danach hat er ein Transkript und eine KI-Zusammenfassung des Gesprächs, und mit der Sprechererkennung in Pro unterscheidet er die Fragen seiner Kollegin von den Antworten der Bewerberin. Er fragt den KI-Chat zu diesem Transkript „Was hat sie über ihre Quote im letzten Jahr gesagt?“, kopiert die genaue Zeile in die Vorlage und bewertet sie dann selbst.

Sie möchten die Zitate ohne hektisches Tippen? Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter. Jede Aufnahme erhält im Free-Plan eine KI-Zusammenfassung, und die App läuft auf iPhone, Android und Mac. Wenn Sie ein sauberes Transkript für ein Gremium brauchen, lesen Sie, wie Sie ein Interview transkribieren (auf Englisch).

Nach dem Gespräch: erst bewerten, dann auswerten, dann ablegen

Die Reihenfolge ist wichtiger, als die meisten Teams denken.

Allein bewerten. Im Leitfaden des OPM prüft jedes Gremiumsmitglied seine Notizen und bewertet „ohne Diskussion mit anderen Gremiumsmitgliedern“. Frühe Meinungen im Gruppenchat prägen alle anderen.
Anhand der Belege auswerten. Gehen Sie Kompetenz für Kompetenz vor. Wenn Bewertungen um zwei Punkte oder mehr auseinanderliegen, liest jede Person ihre Belege vor. Meist hat eine Person etwas gehört, das der anderen entgangen ist.
Die Entscheidung aufschreiben. Ein oder zwei Sätze, bezogen auf Kompetenzen: „Weiter: stärkste Belege bei Einwandbehandlung (4) und Gebietsplanung (5).“
Die Notizen ablegen. Bewahren Sie sie bei der Ausschreibung auf, mindestens für das eine Jahr, das 29 CFR 1602.14 vorgibt. Wird eine Diskriminierungsbeschwerde eingereicht, bewahren Sie alle relevanten Unterlagen auf, bis die Sache endgültig abgeschlossen ist.

Für das Auswertungsgespräch selbst eignet sich das Format mit Agenda und Aufgaben aus unserer Vorlage für Besprechungsnotizen (auf Englisch).

Fazit

Eine gute Vorlage für das Vorstellungsgespräch-Protokoll macht aus „viel Energie“ Belege, die Sie vergleichen können. Die wichtigsten Gewohnheiten:

Vier bis sechs Kompetenzen aus der Stellenbeschreibung wählen und allen dieselben Fragen stellen
Die Worte der Person aufschreiben, nicht Ihre Adjektive
Anhand von Ankern bewerten, und nur mit Belegen, auf die Sie zeigen können
Alles, was nichts mit der Stelle zu tun hat, aus den Notizen lassen
Vor dem Auswertungsgespräch allein bewerten und die Notizen mindestens ein Jahr aufbewahren

Kopieren Sie die Vorlage oben in Ihre Unterlagen für das nächste Gespräch und geben Sie die Kurzversion für Vorgespräche an Ihre Recruiter weiter, damit Vorschläge mit Belegen ankommen.

Und wenn Sie lieber im Gespräch bleiben als in Ihrem Notizblock, testen Sie ParrotNotes kostenlos: mit Einwilligung aufnehmen, Transkript und Zusammenfassung erhalten und Ihre Vorlage vor dem Auswertungsgespräch mit genauen Zitaten füllen.

Vorstellungsgespräch-Protokoll: Vorlage für Recruiter und Führungskräfte

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