Plantilla de notas de entrevista para reclutadores y gerentes de contratación

En la reunión de evaluación del jueves hay tres candidatos para un puesto de vendedor de territorio. Dana, la gerente de ventas, abre sus notas. Candidato uno: "mucha energía". Candidato dos: "buen perfil, cerrador fuerte". Candidato tres: "sólido, ¿quizás?".

Nadie en la sala puede decir qué dijo en realidad ninguno de los tres. Así que la decisión se va con quien el panel recuerde mejor, que suele ser quien fue entrevistado al final. (Dana es un personaje compuesto, no una gerente real).

Sabes que las notas importan. Una buena plantilla de notas de entrevista te obliga a escribirlas para poder comparar a las personas con justicia una semana después, y explicar la contratación si alguien lo pregunta.

Esta guía te da una plantilla que puedes copiar, una sección llena para que veas cómo es una buena evidencia, una versión corta para los filtros telefónicos de reclutadores y una lista de cosas que nunca deben terminar en tus notas. Cierra con cómo calificar, hacer la reunión de evaluación y archivar las notas después.

Si prefieres escuchar en lugar de garabatear, puedes grabar entrevistas con ParrotNotes (con el consentimiento del candidato) y llenar la plantilla más tarde a partir de la transcripción.

Para qué sirven las notas de entrevista

Las notas de entrevista tienen dos funciones. Te ayudan a recordar lo que dijo cada candidato y muestran por qué calificaste a cada uno como lo hiciste.

La Guía de entrevistas estructuradas de la Oficina de Administración de Personal de Estados Unidos (OPM) lo dice sin rodeos: "Taking regular and detailed notes of observable behaviors and verbal responses during each interview is crucial" (tomar notas regulares y detalladas de los comportamientos observables y las respuestas verbales durante cada entrevista es crucial). Agrega que las notas deben "serve as documentation to support the employment decision" (servir como documentación para respaldar la decisión de contratación) y que las calificaciones "should be defensible and supported by the notes" (deben ser defendibles y estar respaldadas por las notas).

La estructura rinde frutos. Un metaanálisis de 2022 de Sackett, Zhang, Berry y Lievens en el Journal of Applied Psychology encontró que las entrevistas estructuradas fueron el mejor predictor del desempeño laboral entre los métodos de selección que revisó, con una validez operativa media de .42 (resumen de SIOP). Estructura significa las mismas preguntas, la misma escala y evidencia escrita para cada candidato, que es lo que aplica una buena plantilla de notas de entrevista.

Las notas también son registros. Bajo la regla de conservación de registros de la EEOC, 29 CFR 1602.14, los empleadores a quienes se aplica conservan los registros de empleo, incluidos los de contratación, durante un año desde la fecha en que se hizo el registro o se tomó la decisión, lo que ocurra después. Escribe cada nota como si alguien de fuera de la sala pudiera leerla algún día.

La plantilla de notas de entrevista (cópiala)

Pégala en un documento, una copia por candidato y por entrevistador. Elige de cuatro a seis competencias de la descripción del puesto antes de la primera entrevista y hazle a cada candidato la misma pregunta principal para cada una.

NOTAS DE ENTREVISTA

Candidato:            Puesto / n.º de requisición:
Entrevistador:        Fecha y etapa de la entrevista:
¿Grabada? (S/N, consentimiento dado en la grabación al inicio):

Competencias de esta ronda (de la descripción del puesto):
1.            2.            3.            4.

--- COMPETENCIA: [nombre] -------------------------------------
Pregunta formulada:
Lo que dijo (sus palabras, citas breves):
  Situación:
  Lo que hizo:
  Resultado (cifras si las dio):
Pregunta de seguimiento y respuesta:
Calificación (1-5):
Por qué esta calificación (señala la evidencia de arriba):

[repite el bloque para cada competencia]

--- PREGUNTAS DEL CANDIDATO ------------------------------------
Lo que nos preguntó:

--- PENDIENTES -------------------------------------------------
Cosas por verificar (referencias, muestra de trabajo, licencia):

--- RECOMENDACIÓN (escrita antes de la reunión de evaluación) ---
Avanza / En espera / No avanza
Las dos razones principales, ligadas a competencias:

La línea de "sus palabras" hace la mayor parte del trabajo. Una cita corta como "Rediseñé la ruta para poder ver 7 cuentas al día en lugar de 5" vale más que cualquier adjetivo que pudieras escribir.

Cómo usar la escala de calificación del 1 al 5

La OPM recomienda un mismo rango de calificación para cada competencia, con al menos tres niveles etiquetados. Aquí tienes un conjunto sencillo de puntos de referencia para empezar. Reescribe los puntos de referencia de cada competencia antes de que empiecen las entrevistas, para que todos los entrevistadores califiquen contra la misma imagen.

Si no puedes señalar una línea de tus notas, no puedes dar la calificación. Esa sola regla elimina la mayoría de las calificaciones "por instinto".

Ejemplo de notas de entrevista: una competencia llena

Así se ve un bloque completado. El candidato es un personaje compuesto, que se entrevista para un puesto de vendedor externo que cubre un territorio regional.

--- COMPETENCIA: Manejo de objeciones ------------------------
Pregunta formulada: Cuéntame de una vez que un cliente puso
resistencia al precio al final de una venta. ¿Qué hiciste?

Lo que dijo:
  Situación: "Distribuidor, 3 sedes, quería un 12% de descuento
  en la renovación porque un competidor cotizó más bajo."
  Lo que hizo: Preguntó qué incluía la cotización del competidor.
  "Descubrí que no incluía instalación ni capacitación." Armó una
  comparación lado a lado con el líder de operaciones del comprador,
  no solo con compras.
  Resultado: "Conservé la cuenta con un 3% de descuento y agregué
  un contrato de servicio." Dijo que el contrato valía unos
  US$18,000 al año.
Pregunta de seguimiento: ¿Qué harías distinto?
  Respuesta: "Involucrar a operaciones antes, antes del mes de renovación."
Calificación (1-5): 4
Por qué: Ejemplo específico y reciente; acciones propias claras
(preguntó, armó la comparación, amplió el contacto); resultado con
cifras. No es un 5: un solo movimiento con un interesado clave, no
una recuperación difícil con varias partes.

Fíjate en lo que falta. No hay nada sobre el apretón de manos, la edad, el acento o la "vibra" del candidato. Cada oración trata del trabajo: qué pidió el cliente, qué hizo el candidato y qué pasó.

El "cerrador fuerte" de Dana podría describir a la misma persona, pero solo esta versión se puede comparar con los otros dos candidatos el jueves.

Una plantilla corta de notas de entrevista para filtros telefónicos de reclutadores

Los reclutadores de agencias y de empresas hacen muchos filtros de 20 minutos, a menudo justo después de la llamada de definición del puesto con el gerente de contratación (los mismos hábitos de preparación y recapitulación de nuestra guía de reuniones con clientes aplican aquí). Una hoja de evaluación completa es excesiva. Usa esta versión más corta y mantenla igual de relacionada con el trabajo.

NOTAS DE FILTRO TELEFÓNICO

Candidato:          Puesto / n.º de requisición:        Fecha:
Fuente:             Reclutador:

Requisitos indispensables de la definición del puesto (S / N / No claro, con la evidencia):
1. [p. ej., 2 años o más en ventas de campo]:
2. [p. ej., licencia de conducir vigente, viajes por el territorio]:
3. [p. ej., experiencia con cuota en B2B]:

Por qué este puesto, con sus palabras:
Puesto actual y un resultado del que se siente orgulloso (cita):
Expectativas de pago y periodo de aviso (como los declaró):
Autorización de trabajo (haz la misma pregunta a todos):
Sus preguntas:

Siguiente paso: Enviar al gerente de contratación / En espera / Declinar
Razón, ligada a un requisito indispensable:

Priya, una reclutadora de agencia compuesta, filtra ocho candidatos al día para puestos de ventas. Antes enviaba "gran comunicador, 8/10". Ahora envía los tres requisitos indispensables con una cita debajo de cada uno, y los gerentes leen sus postulaciones sin llamarla primero.

Una precaución: las reglas sobre preguntar por el pago actual o pasado varían según el estado y la ciudad, así que revisa tus reglas locales antes de conservar esa línea, y pregunta por expectativas en lugar del historial salarial donde las preguntas sobre el historial estén prohibidas.

Qué escribir y qué dejar fuera

La EEOC enumera las bases protegidas: raza, color, religión, sexo (incluido el estatus transgénero, la orientación sexual y el embarazo), origen nacional, edad (40 años o más), discapacidad e información genética. Dice que los empleadores deben limitar las preguntas previas a la contratación a lo que es "essential for determining if a person is qualified for the job" (esencial para determinar si una persona está calificada para el puesto), y prohíbe las preguntas sobre discapacidad antes de una oferta de trabajo.

Las notas pueden causar problemas incluso cuando tus preguntas estaban bien, porque los candidatos ofrecen cosas por su cuenta: un bebé recién nacido, un día festivo religioso, una cita médica. No lo anotes ni lo dejes entrar en la calificación. Así conviertes notas malas comunes en evidencia relacionada con el trabajo:

La EEOC también advierte que las preguntas sobre estado civil, hijos y arreglos de cuidado infantil "are frequently used to discriminate against women and may violate Title VII" (se usan con frecuencia para discriminar a las mujeres y pueden violar el Título VII). Si los viajes o los horarios importan, describe el horario del puesto y pregunta si el candidato puede cumplirlo. Pregunta a todos de la misma manera y anota la respuesta.

Esta es información general, no asesoría legal. Las leyes estatales y municipales pueden ir más allá de la ley federal, y cambian, así que consulta con tu equipo de recursos humanos o con un abogado laboral de tu localidad.

Cómo tomar notas durante una entrevista sin perder la conversación

Escribir mientras alguien habla es difícil: tus ojos están en la página y se te escapa la pregunta de seguimiento. Algunos hábitos ayudan:

• Escribe citas cortas, no párrafos. Cinco palabras con su voz ("rediseñé la ruta, 7 al día") bastan para refrescar tu memoria.
• Marca cifras y nombres. Encierra en un círculo cualquier métrica, tipo de cliente o herramienta que mencione; eso es lo que compararás después.
• Deja la calificación en blanco hasta el final. Calificar mientras hablan lleva tu atención a la calificación, no a la respuesta.
• Dile al candidato que tomarás notas. La guía de la OPM recomienda decirlo al inicio, y evita que las pausas se sientan incómodas.
• Termina de redactar el mismo día. Llena los vacíos dentro de la hora si puedes, mientras aún recuerdas la respuesta detrás de cada cita. Si escribir es lento, dicta tu redacción en la herramienta gratuita de dictado en línea y pega el texto en la plantilla.

Grabar la entrevista en su lugar

Grabar te permite mantenerte en la conversación y sacar citas exactas después. Plantea dos preguntas: el consentimiento y cómo se usa la grabación.

Sobre el consentimiento, la ley federal (18 U.S.C. § 2511(2)(d)) permite grabar cuando una de las partes da su consentimiento, pero el Reporters Committee for Freedom of the Press enumera unos 11 estados que exigen principalmente el consentimiento de todos, entre ellos California, Florida, Illinois y Pensilvania. El hábito que funciona en todas partes: pregunta al inicio y consigue el sí en la grabación. Nuestra guía sobre cómo grabar una entrevista con tu teléfono cubre la colocación del teléfono y el guion del consentimiento.

Sobre el uso, mantén la decisión en manos humanas. Si un software califica o clasifica candidatos, algunos lugares lo regulan: la Ley Local 144 de la ciudad de Nueva York exige una auditoría de sesgo y un aviso al candidato para las herramientas automatizadas de decisión de empleo. Una transcripción y un resumen son ayudas de memoria. Las calificaciones siguen saliendo de ti, contra tus puntos de referencia.

Marcus, un gerente de contratación compuesto de un distribuidor de materiales de construcción, dirige entrevistas presenciales con panel en una sala de juntas. Pone su teléfono sobre la mesa con ParrotNotes grabando y escucha. Después tiene una transcripción y un resumen con IA de la conversación, y con la identificación de hablantes en Pro puede distinguir las preguntas de su colega de las respuestas del candidato. Le hace al chat con IA sobre esa transcripción la pregunta "¿qué dijo ella sobre su cuota del año pasado?", copia la línea exacta en la plantilla y luego califica él mismo.

¿Quieres las citas sin el tecleo frenético? Descarga ParrotNotes gratis. Cada grabación recibe un resumen con IA en el plan gratuito, y funciona en iPhone, Android y Mac. Si necesitas una transcripción limpia para un panel, mira cómo transcribir una entrevista.

Después de la entrevista: primero califica, luego evalúa en grupo y luego archiva

El orden importa más de lo que piensan la mayoría de los equipos.

1. Califica a solas. La guía de la OPM pide que cada miembro del panel revise sus notas y califique "without discussion with other panel members" (sin discutirlo con otros miembros del panel). Las opiniones tempranas en un chat grupal condicionan a todos los demás.
2. Evalúa en grupo con base en la evidencia. Ve competencia por competencia. Cuando las calificaciones difieren por dos puntos o más, cada persona lee su evidencia en voz alta. Normalmente alguien escuchó algo que la otra persona se perdió.
3. Escribe la decisión. Una o dos oraciones, ligadas a competencias: "Avanza: la evidencia más sólida de manejo de objeciones (4) y de planeación de territorio (5)".
4. Archiva las notas. Consérvalas junto con la requisición, por al menos el año que fija 29 CFR 1602.14. Si se presenta una queja por discriminación, conserva todos los registros relevantes hasta que el asunto se resuelva de manera definitiva.

Para la reunión de evaluación en sí, el formato de agenda y tareas pendientes de nuestra plantilla de notas de reunión funciona bien.

Conclusión

Una buena plantilla de notas de entrevista convierte "mucha energía" en evidencia que puedes comparar. Los hábitos centrales:

• Elige de cuatro a seis competencias de la descripción del puesto y haz a todos las mismas preguntas
• Escribe las palabras del candidato, no tus adjetivos
• Califica contra puntos de referencia, y solo con evidencia que puedas señalar
• Deja fuera de tus notas todo lo que no esté relacionado con el trabajo
• Califica a solas antes de la reunión de evaluación y conserva las notas por al menos un año

Copia la plantilla de arriba en tu próximo kit de entrevistas y comparte la versión de filtro telefónico con tus reclutadores para que las postulaciones lleguen con evidencia adjunta.

Y si quieres mantenerte en la conversación en lugar de en tu cuaderno, prueba ParrotNotes gratis: graba con consentimiento, obtén la transcripción y el resumen, y llena tu plantilla con citas exactas antes de la reunión de evaluación.