Besprechungsnotizen Vorlage: 6 einfache Formate, die funktionieren

Stellen Sie sich Nadia vor, Teamleiterin in einer Hausverwaltung mit 35 Beschäftigten. Am Dienstag leitete sie die wöchentliche Projektrunde, achtete auf die Zeit, beantwortete Fragen und schrieb mit. Am Donnerstag fragt jemand, wer den Aufzugsbetrieb anruft.

Nadia schlägt ihr Notizbuch auf. Auf der Seite steht „Aufzug, Angebot??, Sam?“ mit einem Pfeil, der ins Leere zeigt. Zwei Personen erinnern sich an die Besprechung unterschiedlich, das Thema kommt also wieder auf die Liste der nächsten Woche.

Sie wissen längst, dass Sie Dinge aufschreiben sollten. Schwerer ist zu wissen, was Sie aufschreiben, während Sie zugleich den Raum leiten. Eine gute Besprechungsnotizen Vorlage klärt das, bevor sich jemand hinsetzt. Sie sagt Ihnen, welche fünf Dinge Sie festhalten, und sie gibt Ihnen die Erlaubnis, den Rest wegzulassen.

Dieser Ratgeber gibt Ihnen sechs einfache Formate, jedes mit einem ausgefüllten Beispiel zum Kopieren. Nach den Vorlagen finden Sie einen Kürzelschlüssel zum schnellen Schreiben, eine 10-Minuten-Routine für den Versand der Notizen und einen Weg, eine Aufnahme die Vorlage für Sie ausfüllen zu lassen.

Welche Besprechungsnotizen Vorlage passt zu Ihrer Besprechung?

Wählen Sie das Format nach Ihrer Lage im Raum, nicht danach, wie der Kalender die Besprechung nennt. Hier die Kurzfassung.

Jede davon ist eine kostenlose Besprechungsnotizen Vorlage in reinem Text. Fügen Sie sie in Word, Google Docs, Notion, eine E-Mail oder die Notiz-App Ihres Smartphones ein. Nichts davon braucht einen Download oder eine Anmeldung. Wenn Sie die Besprechung aufgenommen haben, können Sie das Audio in Word transkribieren und die wichtigsten Zeilen in die Vorlage übernehmen.

Was gehört in Besprechungsnotizen? Fünf Dinge: das Datum und wer teilgenommen hat, die behandelten Themen, jede Entscheidung als vollständiger Satz, jede Aufgabe mit genau einer verantwortlichen Person und einem Fälligkeitsdatum sowie die noch offenen Fragen. Alles andere ist optional. Wenn Ihre Notizen diese fünf enthalten, können die Leute danach handeln, ohne Sie zu fragen, was passiert ist.

Diese fünf klingen selbstverständlich, und doch fehlen sie am häufigsten. Die Umfrage „Workplace Woes“ von Atlassian unter 5.000 Wissensarbeitenden ergab, dass 54 % „frequently leave meetings without a clear idea of next steps or who owns which task“, also häufig Besprechungen ohne klare Vorstellung von den nächsten Schritten oder davon verlassen, wer welche Aufgabe übernimmt. In derselben Umfrage sagten 77 %, dass sie häufig in Besprechungen sind, die mit dem Beschluss enden, ein Folgetreffen anzusetzen.

Das ist Nadias Donnerstag, gemessen.

Möchten Sie diese fünf Bausteine festhalten, während Sie im Gespräch bleiben? Sie können ParrotNotes kostenlos testen. Legen Sie Ihr Smartphone auf den Tisch, nehmen Sie die Besprechung mit dem Einverständnis aller auf und erhalten Sie hinterher ein Transkript, eine KI-Zusammenfassung und Aufgaben.

Besprechungsnotizen Vorlage 1: die Standardvorlage auf einer Seite

Nutzen Sie sie, wenn Sie nicht sicher sind, welches Format Sie brauchen. Sie passt zu einer Teambesprechung von 30 bis 60 Minuten und fasst alle fünf Bausteine auf einer Seite zusammen.

BESPRECHUNGSNOTIZEN
Besprechung:
Datum und Uhrzeit:
Teilnehmende:
Abwesend:
Protokollführung:

THEMEN (je 2 oder 3 Zeilen: was zählt, nicht wer was gesagt hat)
1.
2.
3.

ENTSCHEIDUNGEN (je ein vollständiger Satz)
-
-

AUFGABEN
Aufgabe | Verantwortlich | Fällig am
        |               |
        |               |

OFFENE FRAGEN (und wer die Antwort klärt)
-

NÄCHSTE BESPRECHUNG (Datum und was vorzubereiten ist):

Drei Regeln lassen sie funktionieren. Schreiben Sie jede Entscheidung als Satz, den jemand in drei Wochen ohne Vorwissen lesen kann. Geben Sie jeder Aufgabe genau eine verantwortliche Person, niemals „das Team“. Und halten Sie den Themenabschnitt kurz, denn niemand liest einen Spielverlauf noch einmal.

Hier das Beispiel, das Nadia nach der Dienstagsrunde hätte verschicken können.

Das sind unter 150 Wörter, und die Frage vom Donnerstag ist auf einen Blick beantwortet.

Besprechungsnotizen Vorlage 2: Kurznotizen in drei Listen

Eine Kurzbesprechung von 20 Minuten braucht keine ganze Seite. Sie braucht drei Listen, und Sie können sie auf dem Smartphone ausfüllen, während die Leute noch stehen.

KURZNOTIZEN: [Besprechung], [Datum]
Wer war dabei:

ENTSCHIEDEN
-

ZU ERLEDIGEN (Aufgabe, verantwortlich, fällig am)
-

NOCH OFFEN
-

Das ist das Format für Besprechungsnotizen, wenn die Alternative gar keine Notizen wären. Es lässt die Diskussion vollständig aus. Wenn ein Punkt nicht in einer Entscheidung, einer Aufgabe oder einer offenen Frage endete, kommt er nicht hinein.

Hier ein Beispiel für Besprechungsnotizen aus einer Kurzrunde am Empfang am Montag.

KURZNOTIZEN: Kurzrunde Empfang, Montag, 12. Oktober
Wer war dabei: Dee, Tomas, Yuki

ENTSCHIEDEN
- Besucherausweise werden ab Mittwoch, 14. Oktober, mit dem neuen Drucker gedruckt.

ZU ERLEDIGEN
- Tomas bestellt 500 Ausweishüllen. Fällig am Dienstag.
- Yuki aktualisiert die Anmeldehinweise an beiden Empfangstischen. Fällig am Mittwochmorgen.

NOCH OFFEN
- Wer besetzt den Empfang während der Brandschutzübung am 22. Oktober? Dee fragt die Personalabteilung.

Stellen Sie es in den Team-Chat, bevor Sie wieder am Schreibtisch sind.

Vorlage 3: Notizen entlang der Tagesordnung

Wenn die Besprechung eine schriftliche Tagesordnung hat, fangen Sie nicht bei einer leeren Seite an. Kopieren Sie die Tagesordnungspunkte in die erste Spalte einer Tabelle und notieren Sie daneben.

BESPRECHUNGSNOTIZEN: [Besprechung], [Datum]
Teilnehmende:

Tagesordnungspunkt | Kernpunkte (max. 2 Zeilen) | Ergebnis | Verantwortlich und fällig am
1.                 |                            |          |
2.                 |                            |          |
3.                 |                            |          |

Themenspeicher (angesprochen, nicht besprochen):
Entscheidungen an einem Ort (aus der Spalte Ergebnis kopieren):

Die Spalte Ergebnis verdient ihren Platz. Jeder Tagesordnungspunkt muss als eines von vier Dingen enden: entschieden, Aufgabe vergeben, vertagt oder gestrichen. Wenn Sie die Spalte nicht ausfüllen können, ist der Punkt nicht abgeschlossen, und Sie können das sagen, bevor der Raum weiterzieht.

Dieses Format funktioniert am besten, wenn die Tagesordnungspunkte Fragen sind, denn dann ist das Ergebnis die Antwort. Unsere Tagesordnung-Vorlage enthält fünf Formate, die so aufgebaut sind.

Hier die ausgefüllte Tabelle für die Monatsbesprechung einer Steuerkanzlei mit 12 Beschäftigten.

Vorlage 4: das fortlaufende Notizdokument für wiederkehrende Besprechungen

Wöchentliche Teambesprechungen, Projekt-Check-ins und Einzelgespräche haben ein gemeinsames Problem. Jede Notiz liegt in einer anderen Datei, sodass niemand prüft, ob die Aufgaben der letzten Woche erledigt wurden.

Die Lösung ist ein Dokument pro wiederkehrender Besprechung, mit dem neuesten Datum oben. Offene Aufgaben werden fortgeschrieben, bis jemand sie abschließt.

[BESPRECHUNGSNAME]: FORTLAUFENDE NOTIZEN
Ständige Teilnehmende:

OFFENE AUFGABEN (fortgeschrieben, bis erledigt)
Aufgabe | Verantwortlich | Fällig | Status
        |               |        |

=== [Neuestes Datum] ===
Seit dem letzten Mal erledigt:
Besprochen (3 bis 5 Stichpunkte):
Entschieden:
Neue Aufgaben (oben unter OFFENE AUFGABEN eintragen):

=== [Vorheriges Datum] ===
Seit dem letzten Mal erledigt:
Besprochen:
Entschieden:
Neue Aufgaben:

Eine Regel lässt es funktionieren. Die Besprechung beginnt mit der Tabelle OFFENE AUFGABEN, nicht mit neuen Themen. Eine Aufgabe verlässt die Tabelle erst, wenn die verantwortliche Person laut „erledigt“ sagt.

Stellen Sie sich Grace vor, die Büroleiterin eines Ingenieurbüros mit 50 Beschäftigten. Ihre Betriebsbesprechung am Mittwoch erzeugte früher jede Woche ein neues Dokument, das ergab bis Oktober 40 Dateien. „Vertrag für den Wasserspender verlängern“ tauchte im März, im Mai und im August auf, jedes Mal als brandneue Aufgabe.

Sie stellte die Besprechung auf ein fortlaufendes Dokument um. Der Vertrag stand ganz oben in den OFFENEN AUFGABEN mit Graces eigenem Namen daneben, und sie verlängerte ihn innerhalb von acht Tagen. Jetzt beantwortet das Hinunterscrollen im Dokument „Wann haben wir das entschieden?“ in Sekunden.

Vorlage 5: Kunden- und Lieferantennotizen

Wenn jemand von außerhalb Ihres Unternehmens im Raum ist, haben Ihre Notizen eine zweite Aufgabe. Sie sind die Aufzeichnung darüber, wer was versprochen hat. Teilen Sie die Zusagen nach Seiten auf, damit nichts in einem Absatz verschwindet.

NOTIZEN ZU KUNDEN- / LIEFERANTENTERMIN
Termin mit:
Datum und Ort:
Ihre Seite:
Unsere Seite:
Zweck (ein Satz):

WAS SIE UNS GESAGT HABEN (Fakten, Zahlen, Daten, Bedenken)
-

WAS WIR IHNEN ZUGESAGT HABEN (Aufgabe, verantwortlich, fällig am)
-

WAS SIE UNS ZUGESAGT HABEN (Aufgabe, ihre verantwortliche Person, fällig am)
-

VEREINBART (Entscheidungen, denen beide Seiten zugestimmt haben)
-

NOCH NICHT VEREINBART
-

NÄCHSTER KONTAKT (wer, wie, wann):

Stellen Sie sich Omar vor, den Facility-Koordinator eines Versicherungsbüros mit 120 Beschäftigten, der sich an einem Donnerstagnachmittag mit seinem Reinigungsdienstleister trifft. Die Kundenbetreuerin des Dienstleisters bietet 6 % Rabatt bei einer Laufzeit von 24 Monaten an. Sie verspricht ein überarbeitetes Angebot „Anfang nächster Woche“, und sie erwähnt, dass die Nachtkolonne ab Montag, 2. November, Zutritt per Ausweis braucht.

In Omars Notizen steht jedes davon in einem eigenen Feld. „Was sie uns zugesagt haben: überarbeitetes Angebot mit 6 % Rabatt, von Janelle, bis Dienstag, 13. Oktober.“ „Was wir ihnen zugesagt haben: Ausweiszutritt für vier Mitglieder der Kolonne, Omar, bis 30. Oktober.“

Am Mittwoch ist kein Angebot eingetroffen. Omar muss sich nicht fragen, ob er sich verhört hat. Er leitet die Notizen mit einer Zeile weiter: „Janelle, ich frage nach dem überarbeiteten Angebot aus dem Termin am Donnerstag.“

Schicken Sie diese Version noch am selben Tag an die andere Seite. Eine gemeinsame Aufzeichnung schlägt eine private, und sie gibt der anderen Seite die Chance, Sie zu korrigieren, solange der Termin frisch ist.

Haben Sie diese Woche einen Termin mit einem Kunden oder Lieferanten? Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter und nehmen Sie das Gespräch mit deren Einverständnis vom Smartphone aus auf. Zusammenfassung und Aufgaben halten die Zusagen beider Seiten schriftlich fest, und Sie bleiben im Gespräch.

Vorlage 6: Ihre eigenen Notizen als Teilnehmer

Sie sind nicht immer diejenige oder derjenige, die oder der mitschreibt. Wenn jemand anderes die Besprechung leitet, brauchen Sie keine Aufzeichnung von allem. Sie brauchen eine Aufzeichnung dessen, was Ihre Woche verändert.

MEINE NOTIZEN: [Besprechung], [Datum]

WAS MEINE ARBEIT BETRIFFT
-

WAS ICH SCHULDE (Aufgabe, gegenüber wem, bis wann)
-

WORAUF ICH WARTE (von wem, bis wann)
-

FRAGEN, DIE ICH NOCH HABE
-

Vier Überschriften, zwei Minuten. „Worauf ich warte“ ist die Liste, die die Leute vergessen, und sie rettet Sie, wenn eine Zuarbeit zwei Wochen später nicht eingetroffen ist.

Vergleichen Sie Ihre Liste „Was ich schulde“ mit den offiziellen Notizen, wenn diese eintreffen. Fehlt eine Aufgabe mit Ihrem Namen in einer von beiden, korrigieren Sie das noch heute.

Besprechungsnotizen oder Protokoll: Was brauchen Sie?

Besprechungsnotizen sind eine informelle Arbeitsaufzeichnung für die Menschen, die im Raum waren. Ein Protokoll ist die offizielle Aufzeichnung eines förmlichen Gremiums, etwa eines Vorstands, eines Ausschusses oder eines Rats. Für Notizen gibt es kein vorgeschriebenes Format. Ein Protokoll folgt Ihrer Satzung, und das Gremium genehmigt es in seiner nächsten Sitzung.

Auch der Inhalt unterscheidet sich. Die offizielle FAQ von Robert's Rules of Order bringt es in einer Zeile auf den Punkt: „Minutes are a record of what was done at a meeting, not a record of what was said.“ Ein Protokoll erfasst Anträge und Abstimmungen. Arbeitsnotizen können Zusammenhänge, Gründe und offene Fragen enthalten, denn ihre Aufgabe ist, einem Team beim Handeln zu helfen. Wenn aus Arbeitsnotizen ein Protokoll werden soll, fügen Sie sie in den kostenlosen Protokoll-Generator ein und erhalten Sie einen Entwurf, in dem Entscheidungen und Aufgaben getrennt sind.

Der Test ist also einfach. Wenn ein Gremium abstimmt und jemand die Aufzeichnung später prüfen könnte, brauchen Sie ein Protokoll, und Protokolle haben eigene Regeln. Für eine Teambesprechung oder ein Lieferantengespräch sind die sechs Formate oben das richtige Werkzeug.

So machen Sie Besprechungsnotizen, die gelesen werden

Eine Vorlage sagt Ihnen, wohin die Dinge gehören. Diese drei Gewohnheiten entscheiden, ob jemand die Notizen öffnet.

Schreiben Sie Ergebnisse auf, keinen Dialog

Schreiben Sie nicht wörtlich mit. Warten Sie bei jedem Thema, bis die Diskussion gelandet ist, und schreiben Sie auf, wo sie gelandet ist. „Sam findet das Angebot zu hoch, Leo widerspricht“ ist Dialog. „Wir nehmen das Angebot über 21.900 $ wegen der Lieferzeit von 4 Wochen“ ist ein Ergebnis.

Wenn ein Thema ohne klares Ergebnis endet, fragen Sie den Raum: „Was schreibe ich zu diesem Punkt auf?“ Es ist die nützlichste Frage, die eine Protokollführung hat. Stellen Sie sie, und aus einem vagen Gespräch wird auf der Stelle eine Entscheidung.

Nutzen Sie einen Kürzelschlüssel

Sie können keine ganzen Sätze in dem Tempo schreiben, in dem Menschen sprechen. Markieren Sie also jede Zeile beim Schreiben und räumen Sie danach auf. Sieben Kürzel decken fast alles ab.

Wenn Sie aufräumen, wandert jede E:-Zeile zu den Entscheidungen, jede A:-Zeile in die Aufgabentabelle und jede Zeile mit Fragezeichen zu den offenen Fragen. Das Sortieren haben Sie schon erledigt.

Aufräumen und innerhalb der Stunde verschicken

In der Umfrage „Work Trend Index“ von Microsoft aus dem Jahr 2023 unter 31.000 Beschäftigten sagten 56 %, es sei schwer, zusammenzufassen, was in einer Besprechung passiert. Mit jeder Stunde, die Sie warten, wird es schwerer. Hier eine 10-Minuten-Routine für direkt nach der Besprechung.

1. Minuten 0 bis 3: Übertragen Sie Ihre markierten Zeilen in die Vorlage und machen Sie aus jeder Entscheidung einen vollständigen Satz.
2. Minuten 3 bis 6: Prüfen Sie, dass jede Aufgabe genau eine verantwortliche Person und ein echtes Datum hat. „So schnell wie möglich“ und „nächste Woche“ sind keine Daten.
3. Minuten 6 bis 8: Kürzen Sie den Themenabschnitt auf das, was eine abwesende Kollegin oder ein abwesender Kollege bräuchte.
4. Minuten 8 bis 10: Verschicken Sie es, mit Entscheidungen und Aufgaben im Text der Nachricht, nicht versteckt in einem Anhang.

Hier eine Nachricht zum Einfügen.

Betreff: Notizen: [Besprechung], [Datum]: [Anzahl] Entscheidungen, [Anzahl] Aufgaben

Hallo zusammen,

die Notizen von heute stehen unten. Bitte melden Sie sich bis [Tag], wenn etwas nicht stimmt.
Danach gelten sie als unsere Aufzeichnung.

ENTSCHEIDUNGEN
1.

AUFGABEN
- [Verantwortlich]: [Aufgabe], fällig am [Datum]

OFFENE FRAGEN
-

Nächste Besprechung: [Datum]

Die Zeile „Bitte melden Sie sich bis“ ist wichtig. Sie macht aus der Version einer einzelnen Person die vereinbarte Aufzeichnung des Teams, ohne förmlichen Genehmigungsschritt.

Lassen Sie eine Aufnahme Ihre Besprechungsnotizen Vorlage ausfüllen

Hier der Haken an jeder Besprechungsnotizen Vorlage: Jemand muss sie trotzdem ausfüllen. In einem Besprechungsraum sind Sie das, und Sie leiten, präsentieren oder beantworten nebenbei Fragen.

Eine Aufnahme nimmt Ihnen die Aufgabe des Festhaltens ab. Die Vorlage wird zu einer Checkliste, die Sie hinterher ausfüllen, statt zu einem Formular, durch das Sie hetzen, während die Leute reden.

Bevor Sie aufnehmen, sagen Sie es dem Raum und fragen Sie um Erlaubnis. Regeln zur Aufnahme unterscheiden sich je nach Bundesstaat und Land, und dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Bei einem heiklen Punkt können Sie den Rekorder jederzeit pausieren.

Legen Sie dann ein Smartphone mit ParrotNotes in die Mitte des Tisches. Die Aufnahme läuft bei ausgeschaltetem Bildschirm weiter, das Smartphone kann also mit dem Display nach unten liegen. Hinterher erhalten Sie ein Transkript, eine KI-Zusammenfassung und eine Aufgabenliste, und jedes davon lässt sich der Vorlage zuordnen:

• Themen: Nehmen Sie sie aus der KI-Zusammenfassung und kürzen Sie jedes auf zwei oder drei Zeilen
• Entscheidungen: Prüfen Sie die Zusammenfassung, durchsuchen Sie dann das Transkript nach dem genauen Wortlaut
• Aufgaben: Gehen Sie von der extrahierten Liste aus und bestätigen Sie dann jede verantwortliche Person und jedes Datum
• Offene Fragen: Durchsuchen Sie das Transkript nach „herausfinden“, „prüfen“ und „zurückmelden“
• Die Nachricht mit den Notizen: ParrotNotes kann aus dem Gesagten eine Nachfassmail entwerfen, Sie beginnen also mit einem Entwurf

Zwei Gewohnheiten machen die Aufnahme deutlich nützlicher. Sprechen Sie jede Entscheidung als vollständigen Satz aus, und nennen Sie die verantwortliche Person und das Datum zusammen. Die aufnahmetaugliche Checkliste in unserem Ratgeber zur Tagesordnung enthält die vollständige Liste. Unser Beitrag dazu, wie Sie nie wieder Aufgaben verpassen, behandelt Verkaufsgespräche, aber dieselbe Gewohnheit funktioniert in jedem Besprechungsraum.

Stellen Sie sich Nadias nächste Dienstagsrunde vor. Ihr Smartphone liegt mit dem Display nach unten neben dem Wasserkrug. Sie fragt zweimal „Was schreibe ich zu diesem Punkt auf?“, und beide Antworten landen in der Aufnahme. Zurück am Schreibtisch fügt sie die Vorlage auf einer Seite ein, füllt sie aus der Zusammenfassung und der Aufgabenliste aus und verschickt die Notizen vor 11:00 Uhr.

Der kostenlose Tarif enthält 100 Aufnahmeminuten pro Monat, mit einer KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme. Das reicht für eine Kurzbesprechung von 20 Minuten jede Woche. ParrotNotes Pro nimmt bis zu 3 Stunden am Stück auf, mit 3.000 Minuten pro Monat. Pro kostet 19,99 $ pro Monat oder 14,99 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung.

Pro erlaubt außerdem unbegrenzt viele Nachrichten im KI-Chat, sodass Sie einer Aufnahme die Frage stellen können: „Was haben wir zum Aufzugsangebot entschieden?“ Es enthält Sprechererkennung sowie Transkription in über 99 Sprachen mit Übersetzung.

Wenn Ihre Besprechungen heikle Themen berühren, lesen Sie zuerst, wie wir Ihre Daten schützen. Neu in der App? Der Leitfaden Erste Schritte mit ParrotNotes führt Sie durch eine erste Aufnahme.

Kopieren Sie eine Besprechungsnotizen Vorlage vor Ihrer nächsten Besprechung

Die richtige Besprechungsnotizen Vorlage ist die, die Sie jedes Mal ausfüllen. Die Kurzfassung:

• Wählen Sie das Format nach Ihrer Lage: Standardvorlage auf einer Seite, drei Listen, Tagesordnungstabelle, fortlaufendes Dokument, Kunden und Lieferanten oder Teilnehmer
• Halten Sie fünf Dinge fest: wer und wann, Themen, Entscheidungen, Aufgaben und offene Fragen
• Schreiben Sie jede Entscheidung als vollständigen Satz und geben Sie jeder Aufgabe genau eine verantwortliche Person und ein echtes Datum
• Markieren Sie Zeilen mit dem Kürzelschlüssel, räumen Sie dann auf und verschicken Sie innerhalb der Stunde
• Ergänzen Sie einen Tag zum Melden, damit Ihre Notizen zur Aufzeichnung des Teams werden

Denken Sie an Nadias Notizbuch mit dem Pfeil, der ins Leere zeigt. Mit dem Format auf einer Seite hat die Frage vom Donnerstag eine Antwort: Sam ruft den Betrieb an, und es war heute fällig.

Ihre nächste Besprechung steht schon im Kalender. Kopieren Sie die passende Besprechungsnotizen Vorlage und fügen Sie sie jetzt in Ihre Notiz-App ein. Laden Sie dann ParrotNotes kostenlos herunter, damit die nächste Vorlage, die Sie öffnen, mit ausgefüllten Feldern zurückkommt.