Value Engineering: Wie Zulieferer Ausschreibungen gewinnen, ohne am Wert zu sparen

Dana hatte acht Monate daran gearbeitet, ihre Rasterleuchten in die Lichtplanung einer neuen Mittelschule zu bringen. Dann landete die VE-Liste des Generalunternehmers in ihrem Posteingang. Position 14: „Ausgeschriebene Rasterleuchten durch vom Auftragnehmer beschaffte Flachpanels ersetzen. Einsparung: 38.400 USD.“

Niemand hatte sie angerufen. Die Panels waren günstiger, auf der Liste stand „gleichwertig“, und der Bauausschuss des Bauherrn tagte am Donnerstag. (Dana ist eine zusammengesetzte Figur, eine Illustration und keine reale Vertreterin.)

Wenn Sie Produkte verkaufen, die in Ausschreibungen landen, kennen Sie solche Listen. Value Engineering soll den Wert steigern, nicht nur Kosten senken, und seine Methode gibt einem Zulieferer das Werkzeug, um auf einen Tausch zu antworten. Dieser Leitfaden beginnt mit der formalen Definition, dem Arbeitsplan in sechs Phasen und der Praxis im Bauwesen. Danach wechselt er auf die Seite des Zulieferers: eine durchgerechnete Funktionsanalyse für Danas Rasterleuchten, eine einseitige VE-Vorschlagsvorlage und eine Tabelle für die Entscheidung, ob Sie verteidigen, anbieten oder nachgeben.

VE-Entscheidungen fallen in Besprechungen und Telefonaten. Wenn Sie diese nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren möchten, nimmt ParrotNotes das Gespräch auf (mit Zustimmung aller Beteiligten) und liefert Ihnen ein Transkript und eine Zusammenfassung vor Ihrem nächsten Termin.

Was ist Value Engineering?

Value Engineering ist eine systematische, teambasierte Methode, um den Wert eines geplanten Projekts zu steigern: Man analysiert, was jedes Teil leisten muss (seine Funktionen), und sucht günstigere Wege, diese Funktionen zu erfüllen, ohne die zu verlieren, die der Bauherr braucht.

SAVE International, der Fachverband der Disziplin, drückt Wert als einfaches Verhältnis aus (SAVE Value Standard and Body of Knowledge):

Wert ≈ Funktion / Ressourcen

Die Funktion wird an den Leistungsanforderungen des Kunden gemessen. Ressourcen sind Material, Arbeit, Preis und Zeit, die nötig sind, um sie zu erbringen. Der Wert steigt also, wenn die Kosten sinken und die Funktion bleibt, oder wenn die Funktion bei gleichen Kosten wächst. Wer Kosten senkt, indem er eine geforderte Funktion streicht, senkt den Wert. Deshalb sind Value Engineering und bloßes Kostensparen nicht dasselbe.

SAVE verwendet drei verwandte Begriffe:

• Value Engineering (VE): die Methode, angewandt auf ein geplantes oder konzeptionelles Projekt
• Value Analysis (VA, Wertanalyse): dieselbe Methode, angewandt auf etwas Bestehendes, etwa ein Produkt in der Serienfertigung
• Value Management (VM): eine Organisation, die die Methode für strategische Entscheidungen nutzt

Im Alltag überschneiden sich die drei, und der SAVE-Standard behandelt sie als austauschbar mit „Value Methodology“.

Woher Value Engineering kommt

Laut der Geschichte, die SAVE selbst erzählt, entwickelte Lawrence D. Miles die Wertanalyse Anfang der 1940er-Jahre bei General Electric, das im Zweiten Weltkrieg mit Engpässen bei strategischen Materialien kämpfte. Miles erkannte, dass Kunden Produkte für das kaufen, was sie leisten. Also beschrieb er den Zweck jedes Teils mit einem aktiven Verb und einem messbaren Substantiv und suchte dann nach anderen Wegen, ihn zu erreichen.

Die US Navy griff die Methode Anfang der 1950er-Jahre auf. Wegen eines Einstellungsstopps für „Analysten“ wurden die Fachleute als „Value Engineers“ eingestellt, und der Name blieb. Die Society of American Value Engineers wurde 1959 gegründet und 1996 in SAVE International umbenannt.

Der Value-Engineering-Arbeitsplan: sechs Phasen

Laut SAVE-Standard folgt eine echte Wertstudie einem festen Arbeitsplan (Job Plan), den ein interdisziplinäres Team durchführt. In einer Vorbereitungsphase werden Zeichnungen, Ausschreibungen und Kostendaten gesammelt, und SAVE weist darauf hin, dass auch Zulieferer eingeladen werden können. Der Workshop, typischerweise fünf Tage, durchläuft dann diese Phasen in fester Reihenfolge:

1. Information: das Projekt, seine Randbedingungen und die Ziele der Studie verstehen
2. Funktionsanalyse: jede Funktion als Verb und Substantiv definieren und die finden, die mehr kosten, als sie wert sind
3. Kreativität: andere Wege sammeln, diese Funktionen zu erfüllen, noch ohne Bewertung
4. Bewertung: die Ideen auf die wenigen mit echtem Potenzial eingrenzen
5. Ausarbeitung: jede Idee als Alternative mit Kosten, Skizzen, Herstellerangaben und Risiken ausarbeiten
6. Präsentation: die Alternativen so vorstellen, dass die Entscheider sie annehmen oder ablehnen können

Eine Nachbereitungsphase verfolgt anschließend, welche Alternativen umgesetzt wurden und was sie eingespart haben.

Funktionsanalyse: der Schritt, der Value Engineering vom Kostensparen trennt

SAVE nennt die Funktionsanalyse das Fundament der Methode. Jede Funktion bekommt einen Namen aus zwei Wörtern: „Kraft aufbringen“ bei einem Hammer, „Zeit anzeigen“ bei einer Uhr.

Dann werden die Funktionen sortiert. Eine Hauptfunktion ist der Grund, warum das Teil existiert, und muss erhalten bleiben. Nebenfunktionen unterstützen sie oder ergeben sich aus der gewählten Konstruktion; manche sind gefordert, andere reine Gewohnheit.

Das Team ordnet jeder Funktion Kosten zu und vergleicht sie mit ihrem Wert (Worth), also den niedrigsten Kosten, mit denen sich die Funktion überhaupt erfüllen lässt. Das Verhältnis von Kosten zu Wert ist der Wertindex. Ein hoher Wertindex zeigt ein Missverhältnis, und genau dort setzt die Kreativphase zuerst an.

Teams stellen die Funktionen oft als FAST-Diagramm dar (Function Analysis System Technique), das sie mit Wie-und-Warum-Logik verknüpft.

Value Engineering im Bauwesen

Öffentliche Bauherren schreiben Value Engineering in ihre Regeln. Die Federal Highway Administration verlangt eine VE-Analyse bei bundesfinanzierten Projekten im National Highway System ab 50 Millionen USD und bei Brücken ab 40 Millionen USD (FHWA VE program). Der Whole Building Design Guide hält fest, dass die meisten US-Behörden ab einer bestimmten Projektgröße mindestens eine VE-Sitzung in der Planungsphase verlangen. Er ergänzt: Je früher Value Engineering angewandt wird, desto höher der Ertrag (WBDG).

Auch Auftragnehmer können nach der Vergabe VE vorschlagen. Bei Bauaufträgen des US-Bundes muss ein Value Engineering Change Proposal (VECP) den Preis oder die Kosten senken, „without impairing essential functions or characteristics“, also ohne wesentliche Funktionen oder Eigenschaften zu beeinträchtigen (FAR 52.248-3). Die Klausel listet auf, was ein VECP enthalten muss. Bei einem Festpreisvertrag beträgt der Anteil der Regierung an den Nettoeinsparungen 45 Prozent, und der Anteil des Auftragnehmers wird seinem Vertragspreis zugeschlagen.

Diese Zahl sollten sich Zulieferer merken. Die FHWA-Übersicht der bundesgeförderten VE-Studien für das Haushaltsjahr 2022 zählt 373 Studien mit 2.562 Empfehlungen; 1.052 davon wurden angenommen, im Wert von 1,34 Mrd. USD (FHWA FY 2022 summary). Weniger als die Hälfte der Ideen überstand die Prüfung. Ein Vorschlag, der seine Funktionen und Risiken zeigt, hat echte Chancen; eine nackte Zeile „gleichwertig, spart 38.400 USD“ lässt sich leicht ablehnen, wenn jemand die richtigen Fragen stellt.

Warum ausgeschriebene Produkte auf der VE-Liste landen

Im privaten Hochbau bedeutet „VE“ oft eine Liste von Austauschvorschlägen, die der Auftragnehmer oder der Kostenberater des Bauherrn erstellt, nachdem die Angebote zu hoch ausgefallen sind. Ausgeschriebene Produkte landen aus vorhersehbaren Gründen darauf:

• Die Position ist groß. Beleuchtung, Vorhangfassaden, Dächer und HLK-Anlagen sind leichte Ziele, weil sich eine kleine Einsparung pro Stück vervielfacht.
• Die Funktion steht nirgends. Die Ausschreibung nennt Ihr Produkt und seine Optionen, sagt aber nie, warum jede Option dabei ist. Das „gleichwertige“ Produkt muss also nur auf dem Datenblatt ähnlich aussehen.
• Der Vertreter erfährt es zuletzt. Der Tausch wird zwischen Auftragnehmer, Architekt und Bauherr besprochen, und der Vertreter merkt es erst, wenn das Submittal mit dem Stempel „Rejected, resubmit“ zurückkommt.

Die Lösung: in der Sprache der Methode antworten, mit Funktionen, Kosten und Wert.

Durchgerechnetes Beispiel: einen VE-Tausch mit einer Funktionsanalyse beantworten

Zurück zu Dana. Das Projekt ist eine fiktive Mittelschule mit 48 Klassenzimmern und neun Rasterleuchten pro Raum: 432 Leuchten.

Ihre ausgeschriebene Leitleuchte (Basis of Design) kostet 265 USD pro Stück, insgesamt 114.480 USD. Das Flachpanel des Auftragnehmers kostet 176 USD pro Stück, insgesamt 76.032 USD. Das sind die 38.448 USD hinter Position 14. (Alle Zahlen hier sind illustrativ.)

Dana argumentierte nicht über den Preis. Sie zerlegte ihre eigene Leuchte in Funktionen und bepreiste jede einzelne:

Aus der Tabelle ergaben sich zwei Erkenntnisse.

Erstens erfüllt das Flachpanel zwei geforderte Funktionen nicht. Sein Datenblatt nennt keinen Blendungswert, und der angebotene Treiber dimmt nur auf 10 Prozent. Der Tausch spart Geld, indem er Funktionen streicht, die die Ausschreibung verlangt. Das ist Kostensparen, kein Value Engineering.

Zweitens hatte ihre eigene Leuchte ein echtes Missverhältnis. Die Ausschreibung der Lichtsteuerung sah bereits Präsenzmelder in jedem Klassenzimmer vor, der Sensor in jeder Rasterleuchte verdoppelte also eine Funktion, die das Projekt zweimal bezahlte. Ihr Wert in diesem Projekt war null.

Also schickte Dana ein Gegenangebot: dieselbe Rasterleuchte ohne integrierten Sensor, für 223 USD pro Stück. Das spart 42 USD × 432 = 18.144 USD, erhält jede geforderte Funktion und die bereits geprüfte Lichtberechnung und braucht nur ein überarbeitetes Produktdatenblatt statt eines neuen Submittals. In dieser Illustration nahm der Architekt ihre Alternative für Position 14 an, und die Ausschreibung blieb bei ihrem Produkt.

Der Auftragnehmer bekam etwa die Hälfte der gewünschten Einsparung, ohne jedes Risiko. Diesen Tausch nehmen die meisten Bauherren an, wenn sie die Funktionen nebeneinander sehen.

Eine einseitige VE-Vorschlagsvorlage für Zulieferer

Nutzen Sie diese Vorlage, wenn Sie auf eine VE-Position antworten oder selbst eine anbieten. Die Felder folgen der Empfehlungsdokumentation von SAVE (ursprüngliches Konzept, vorgeschlagene Änderung, Nutzen, Kostenauswirkung, Umsetzung) und den Inhalten, die FAR 52.248-3 von einem VECP verlangt. So liest sie sich, wie Prüfer es erwarten.

VE-VORSCHLAG: [Projekt] / VE-Liste Position [Nr.]
Ausschreibungsabschnitt: [Nummer und Titel]      Datum: [ ]      Von: [Vertreter, Agentur, Hersteller]

1. Ursprüngliches Konzept: [ausgeschriebenes Produkt, Menge, Stück- und Gesamtpreis]
2. Vorgeschlagene Änderung: [Ihre Alternative oder Ihre Antwort auf den Tausch des Auftragnehmers]
3. Funktionen: [Liste aus Verb und Substantiv, markiert als Haupt- / gefordert / optional; Funktionen notieren, die der Tausch streicht]
4. Kostenauswirkung: [Änderung der Anschaffungskosten, Menge x Stückpreis; Mehrkosten an anderer Stelle]
5. Lebenszykluseffekt: [Energie, Wartung, Ersatz und Garantie über den Zeithorizont des Bauherrn]
6. Nötige Änderungen an Ausschreibung und Zeichnungen: [Absätze, Listen, Details]
7. Auswirkung auf das Submittal: [nur überarbeitetes Produktdatenblatt / vollständige Neueinreichung]
8. Termine: [Lieferzeit; Datum, bis zu dem eine Entscheidung fallen muss, um sie zu halten]
9. Risiken: [was schiefgehen kann und wer es trägt]
10. Frühere Einreichungen: [frühere Fassungen dieses Vorschlags]

Halten Sie den Vorschlag auf einer Seite und hängen Sie die Funktionstabelle an. Für Feld 5 liefert Ihnen der kostenlose TCO-Rechner schnell eine Gesamtkostenzahl. Wenn Sie den Vorschlag dem verantwortlichen Fachplaner vorstellen, beginnen Sie mit den Funktionen, nicht mit dem Preis; was Ingenieure von einem Verkaufsgespräch erwarten zeigt, wie sie einen Vorschlag lesen.

Verteidigen, anbieten oder nachgeben: die passende Antwort wählen

Nicht jede VE-Position lohnt den Kampf. Wählen Sie mit der Funktionsanalyse eine von drei Antworten:

Nachgeben klingt nach Verlieren. Doch ein Vertreter, der sagt „dieser Ersatz funktioniert, und zwar deshalb“, gewinnt beim Architekten Vertrauen, das sich bei der nächsten Ausschreibung auszahlt. Das ist das lange Spiel beim Value-Based Selling: Sie verkaufen Urteilsvermögen, nicht nur ein Produkt.

Geht der Tausch trotzdem durch, muss der Ersatz noch die Prüfung bestehen. Sorgen Sie dafür, dass der Architekt Ihre Funktionstabelle hat, bevor das Submittal für den Ersatz eintrifft.

Halten Sie jedes VE-Gespräch fest

Die meisten VE-Verluste gehen auf ein Gespräch zurück, bei dem der Vertreter nicht dabei war oder an das er sich nicht erinnert. Welche Positionen wollte der Bauherrenvertreter streichen? Was sagte der Architekt zur Blendung? Auf welchen Termin wurde die Entscheidung verschoben?

Marcus, ein Pumpenvertreter in dieser Illustration, verlor so ein Paket mit Druckerhöhungspumpen. Der Fachplaner sagte ihm bei einer Baustellenbegehung, die Doppelpumpenanlage könne zur Einzelpumpe werden, wenn er die Redundanz an anderer Stelle nachweisen könne. Marcus wollte es nach der Begehung aufschreiben. Drei Wochen später schlug der Auftragnehmer eine günstigere Anlage eines Wettbewerbers vor, die genau auf dieser Idee aufbaute.

Mit ParrotNotes nehmen Sie die VE-Besprechung oder das Telefonat auf (mit Zustimmung aller Beteiligten), erhalten ein Transkript und eine Zusammenfassung und bekommen die Aufgaben herausgezogen, bereit für den Vorschlag. Die App kann auch die Follow-up-E-Mail entwerfen, die das Vereinbarte bestätigt, damit VE-Liste und Ihre Notizen dasselbe sagen. Wenn Sie als Herstellervertreter an Hersteller berichten, wird dieselbe Zusammenfassung zum Besuchsbericht.

Value Engineering in Kürze

• Value Engineering steigert den Wert, also das Verhältnis von Funktion zu Ressourcen. Eine geforderte Funktion zu streichen ist Kostensparen, kein Value Engineering.
• Der Arbeitsplan von SAVE umfasst sechs Phasen: Information, Funktionsanalyse, Kreativität, Bewertung, Ausarbeitung und Präsentation.
• Die Funktionsanalyse benennt jede Funktion mit Verb und Substantiv, trennt Haupt- von Nebenfunktionen und vergleicht Kosten mit Wert.
• Weniger als die Hälfte der Empfehlungen im FHWA-Bericht für das Haushaltsjahr 2022 wurde angenommen, ein Vorschlag, der seine Funktionen zeigt, sticht also heraus.
• Wenn Ihr ausgeschriebenes Produkt auf einer VE-Liste landet, machen Sie zuerst die Funktionsanalyse Ihres eigenen Produkts und entscheiden dann: verteidigen, anbieten oder nachgeben.

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