Ingeniería de valor: cómo los proveedores ganan especificaciones sin recortar valor

Dana había pasado ocho meses consiguiendo que sus luminarias empotradas quedaran en la especificación de iluminación de una nueva escuela secundaria. Entonces llegó a su bandeja de entrada la lista de VE del contratista general. Partida 14: "Sustituir las luminarias especificadas por paneles planos conseguidos por el contratista. Ahorro: US$38,400".

Nadie la había llamado. Los paneles eran más baratos, la lista decía "equivalente" y el comité de obra del propietario se reunía el jueves. (Dana es un personaje compuesto, una ilustración y no una representante real).

Si vendes productos que se especifican, ya has visto una lista así. La ingeniería de valor (value engineering) debería aumentar el valor, no solo recortar costos, y su método le da a un proveedor las herramientas para responder a un cambio. Esta guía empieza con la definición formal, el plan de trabajo de seis fases y cómo funciona la ingeniería de valor en construcción. Luego pasa al lado del proveedor: un análisis de funciones resuelto para las luminarias de Dana, una plantilla de propuesta de VE de una página y una tabla para decidir si defender, ofrecer o ceder.

Las decisiones de VE se toman en reuniones y llamadas. Si prefieres no reconstruirlas de memoria, ParrotNotes graba la conversación (con el permiso de todos) y te da una transcripción y un resumen antes de tu siguiente llamada.

¿Qué es la ingeniería de valor?

La ingeniería de valor es un método sistemático y en equipo para mejorar el valor de un proyecto planeado: analiza lo que debe hacer cada parte (sus funciones) y busca formas más baratas de cumplir esas funciones sin perder las que el propietario necesita.

SAVE International, la asociación profesional de la disciplina, expresa el valor como una relación sencilla (SAVE Value Standard and Body of Knowledge):

Valor ≈ Función / Recursos

La función se mide con los requisitos de desempeño del cliente. Los recursos son los materiales, la mano de obra, el precio y el tiempo necesarios para lograrla. Así que el valor sube cuando el costo baja y la función se mantiene, o cuando la función crece por el mismo costo. Recortar costos eliminando una función requerida baja el valor. Por eso la ingeniería de valor y el simple recorte de costos no son lo mismo.

SAVE usa tres nombres relacionados:

• Ingeniería de valor (VE): el método aplicado a un proyecto planeado o conceptual
• Análisis de valor (VA): el mismo método aplicado a algo que ya existe, como un producto en producción
• Gestión del valor (VM): una organización que usa el método para decisiones estratégicas

En la práctica, los tres se traslapan, y el estándar de SAVE los trata como intercambiables con "metodología del valor".

De dónde viene la ingeniería de valor

Según la historia que cuenta la propia SAVE, Lawrence D. Miles concibió el análisis de valor a principios de los años cuarenta en General Electric, que enfrentaba escasez de materiales estratégicos durante la Segunda Guerra Mundial. Miles notó que los clientes compran productos por lo que hacen. Así que describió el propósito de cada pieza con un verbo activo y un sustantivo medible, y luego buscó otras formas de lograrlo.

La Marina de Estados Unidos adoptó el método a principios de los años cincuenta. Por un congelamiento de contrataciones de "analistas", a quienes lo practicaban se les contrató como "ingenieros de valor", y el nombre se quedó. La Society of American Value Engineers se constituyó en 1959 y en 1996 cambió su nombre a SAVE International.

El plan de trabajo de la ingeniería de valor: seis fases

El estándar de SAVE dice que un verdadero estudio de valor sigue un plan de trabajo (job plan) fijo, a cargo de un equipo multidisciplinario. Una etapa previa al taller reúne planos, especificaciones y datos de costos, y SAVE señala que se puede invitar a los proveedores a participar. El taller, normalmente de cinco días, recorre estas fases en orden:

1. Información: entender el proyecto, sus restricciones y los objetivos del estudio
2. Análisis de funciones: definir cada función como verbo y sustantivo, y encontrar las que cuestan más de lo que valen
3. Creatividad: generar otras formas de cumplir esas funciones, todavía sin juzgarlas
4. Evaluación: reducir las ideas a las pocas con verdadero potencial
5. Desarrollo: convertir cada idea en una alternativa con costos, croquis, información del fabricante y riesgos
6. Presentación: presentar las alternativas para que quienes deciden puedan aceptarlas o rechazarlas

Después, una etapa posterior al taller da seguimiento a qué alternativas se implementaron y cuánto ahorraron.

Análisis de funciones: el paso que separa la ingeniería de valor del recorte de costos

SAVE llama al análisis de funciones la base del método. Cada función recibe un nombre de dos palabras: "aplicar fuerza" para un martillo, "indicar hora" para un reloj.

Luego las funciones se clasifican. Una función básica es la razón por la que existe la pieza y debe conservarse. Las funciones secundarias la apoyan o resultan del diseño elegido; algunas son requeridas y otras son pura costumbre.

El equipo le asigna un costo a cada función y lo compara con su valía (worth), el costo más bajo para cumplir esa función de cualquier forma. La relación entre costo y valía es el índice de valor. Un índice de valor alto señala un desajuste, y ahí es donde la fase creativa busca primero.

Los equipos suelen dibujar las funciones como un diagrama FAST (Function Analysis System Technique), que las enlaza con una lógica de cómo y por qué.

La ingeniería de valor en construcción

Los propietarios públicos incluyen la ingeniería de valor en sus reglas. La Federal Highway Administration exige un análisis de VE en proyectos del National Highway System con fondos federales de US$50 millones o más, y en puentes de US$40 millones o más (FHWA VE program). La Whole Building Design Guide señala que la mayoría de las agencias de gobierno de Estados Unidos exigen al menos una sesión de VE en la etapa de diseño a partir de cierto tamaño de proyecto. Agrega que, cuanto antes se aplica la ingeniería de valor, mayor es el retorno (WBDG).

Los contratistas también pueden proponer VE después de la adjudicación. En obras federales de Estados Unidos, una propuesta de cambio por ingeniería de valor (VECP) debe reducir el precio o el costo "without impairing essential functions or characteristics", es decir, sin afectar funciones o características esenciales (FAR 52.248-3). La cláusula enumera lo que debe contener una VECP. En un contrato de precio fijo, la parte del gobierno en el ahorro neto es del 45 por ciento, y la parte del contratista se suma al precio de su contrato.

Este es el número que todo proveedor debería recordar. El resumen de la FHWA sobre estudios de VE con fondos federales del año fiscal 2022 cuenta 373 estudios con 2,562 recomendaciones; se aprobaron 1,052, por un valor de US$1,340 millones (FHWA FY 2022 summary). Menos de la mitad de las ideas pasó la revisión. Una propuesta que muestra sus funciones y sus riesgos tiene una oportunidad real; una simple línea de "equivalente, ahorra US$38,400" es fácil de rechazar si alguien hace las preguntas correctas.

Por qué los productos especificados terminan en la lista de VE

En la obra privada, "VE" suele significar una lista de sustituciones que redacta el contratista o el consultor de costos del propietario cuando las ofertas llegan altas. Los productos especificados caen en ella por razones predecibles:

• La partida es grande. Iluminación, muros cortina, techos y equipos de HVAC son blancos fáciles, porque un pequeño ahorro por unidad se multiplica.
• La función no está escrita. La especificación nombra tu producto y sus opciones, pero nunca dice por qué está cada opción. Así que el "equivalente" solo tiene que parecerse en la ficha técnica.
• El representante se entera al final. La sustitución se discute entre el contratista, el arquitecto y el propietario, y el representante se entera cuando el submittal regresa con el sello "Rejected, resubmit".

La solución es responder en el idioma del método: funciones, costo y valía.

Ejemplo resuelto: responder a un cambio de VE con un análisis de funciones

Volvamos con Dana. El proyecto es una escuela secundaria ficticia con 48 salones y nueve luminarias por salón: 432 luminarias.

Su luminaria de diseño base (basis of design) cuesta US$265 cada una, US$114,480 en total. El panel plano del contratista cuesta US$176 cada uno, US$76,032 en total. Esos son los US$38,448 detrás de la partida 14. (Todas las cifras aquí son ilustrativas).

Dana no discutió el precio. Descompuso su propia luminaria en funciones y le puso precio a cada una:

De la tabla salieron dos hallazgos.

Primero, el panel plano no cumple dos funciones requeridas. Su ficha técnica no publica ningún valor de deslumbramiento, y el controlador cotizado solo atenúa hasta el 10 por ciento. La sustitución ahorra dinero eliminando funciones que exige la especificación. Eso es recorte de costos, no ingeniería de valor.

Segundo, su propia luminaria tenía un desajuste real. La especificación de controles ya ponía sensores de ocupación en cada salón, así que el sensor de cada luminaria duplicaba una función que el proyecto pagaba dos veces. Su valía en esta obra era cero.

Así que Dana mandó una contrapropuesta: la misma luminaria sin el sensor integrado, a US$223 cada una. Eso ahorra US$42 × 432 = US$18,144, conserva todas las funciones requeridas y la fotometría ya revisada, y solo necesita una hoja de datos del producto actualizada en lugar de un submittal nuevo. En esta ilustración, el arquitecto aceptó su alternativa para la partida 14 y la especificación se quedó con su producto.

El contratista obtuvo cerca de la mitad del ahorro que pedía, sin ningún riesgo. Ese es el trato que acepta la mayoría de los propietarios cuando ve las funciones lado a lado.

Una plantilla de propuesta de VE de una página para proveedores

Úsala cuando respondas a una partida de VE o cuando ofrezcas una tú primero. Los campos siguen la documentación de recomendaciones de SAVE (concepto original, cambio propuesto, beneficios, impacto en costos, implementación) y el contenido que la FAR 52.248-3 exige a una VECP, así que se lee como los revisores esperan.

PROPUESTA DE VE: [Proyecto] / Partida [#] de la lista de VE
Sección de la especificación: [número y título]      Fecha: [ ]      De: [representante, agencia, fabricante]

1. Concepto original: [producto especificado, cantidad, precio unitario y total]
2. Cambio propuesto: [tu alternativa, o tu respuesta a la sustitución del contratista]
3. Funciones: [lista verbo-sustantivo, marcada básica / requerida / opcional; anota cualquier función que elimine la sustitución]
4. Impacto en costos: [cambio en el costo inicial, cantidad x precio unitario; cualquier costo adicional en otra parte]
5. Efecto en el ciclo de vida: [energía, mantenimiento, reemplazo y garantía en el horizonte del propietario]
6. Cambios necesarios en especificación y planos: [párrafos, cuadros, detalles]
7. Impacto en el submittal: [solo hoja de datos actualizada / nuevo submittal completo]
8. Calendario: [tiempo de entrega; fecha en que se necesita la decisión para mantenerlo]
9. Riesgos: [qué podría salir mal y quién lo asume]
10. Envíos anteriores: [cualquier versión previa de esta propuesta]

Mantenla en una página y adjunta la tabla de funciones. Para el campo 5, la calculadora de costo total de propiedad gratuita te da rápido una cifra de costo total para citar. Cuando se la presentes al ingeniero responsable del diseño, empieza por las funciones, no por el precio; lo que los ingenieros esperan de una reunión de ventas explica cómo leen una propuesta.

Defender, ofrecer o ceder: cómo elegir tu respuesta

No toda partida de VE merece pelearse. Usa el análisis de funciones para elegir una de tres respuestas:

Ceder suena a perder. Pero un representante que dice "ese sustituto funciona, y esta es la razón" se gana una confianza con el arquitecto que rinde frutos en la siguiente especificación. Ese es el juego largo de la venta basada en valor: vendes criterio, no solo producto.

Si la sustitución se aprueba de todos modos, el sustituto todavía tiene que pasar la revisión. Asegúrate de que el arquitecto tenga tu tabla de funciones antes de que llegue el submittal del sustituto.

Guarda un registro de cada conversación de VE

La mayoría de las pérdidas por VE vienen de una conversación en la que el representante no estuvo o que no recuerda. ¿Qué partidas quería quitar el representante del propietario? ¿Qué dijo el arquitecto sobre el deslumbramiento? ¿A qué fecha se movió la decisión?

Marcus, un representante de bombas en esta ilustración, perdió así un paquete de bombas de presión. El ingeniero le dijo durante un recorrido de obra que el equipo dúplex podía pasar a símplex si demostraba la redundancia en otra parte. Marcus pensaba anotarlo después del recorrido. Tres semanas después, el contratista propuso un equipo más barato de un competidor, construido justo sobre esa idea.

Con ParrotNotes grabas la reunión o la llamada de VE (con el permiso de todos), obtienes una transcripción y un resumen, y tienes las tareas extraídas, listas para pasarlas a la propuesta. También puede redactar el correo de seguimiento que confirma lo acordado, para que la lista de VE y tus notas digan lo mismo. Si le reportas a fabricantes como representante de fabricantes, ese mismo resumen se convierte en tu reporte de visita.

La ingeniería de valor en resumen

• La ingeniería de valor mejora el valor, la relación entre función y recursos. Eliminar una función requerida es recorte de costos, no ingeniería de valor.
• El plan de trabajo de seis fases de SAVE recorre información, análisis de funciones, creatividad, evaluación, desarrollo y presentación.
• El análisis de funciones nombra cada función con un verbo y un sustantivo, separa las básicas de las secundarias y compara costo con valía.
• Menos de la mitad de las recomendaciones del informe de la FHWA del año fiscal 2022 se aprobó, así que una propuesta que muestra sus funciones destaca.
• Cuando tu especificación termine en una lista de VE, haz primero el análisis de funciones de tu propio producto y luego decide: defender, ofrecer o ceder.

Haz la tabla de tu siguiente partida de VE antes de la reunión, no después. Y si quieres entrar a esa reunión sabiendo que tendrás cada palabra después, prueba ParrotNotes gratis.