Messe-Checkliste für Hersteller und ihre Handelsvertreter

Um 7:40 Uhr am Eröffnungstag einer Fachmesse für Pumpen- und Fluidtechnik betrat Katrin den Stand ihres Herstellers und fand einen leeren Sockel, wo die Vorführpumpe stehen sollte. Katrin führt eine Handelsvertretung mit drei Leuten. Der Hersteller hatte die Pumpe direkt an die Halle geschickt statt ins Vorab-Lager, und jetzt stand sie auf einem Wartehof vor dem Gelände. Katrin hatte neun Termine rund um diese Pumpe vereinbart. (Katrin ist ein zusammengesetztes Beispiel aus Situationen, die Vertreter schildern, keine reale Person.)

Niemand hatte etwas vergessen. Der Hersteller dachte, die Vertretung verfolgt die Fracht. Die Vertretung dachte, der Hersteller tut es. Genau diese Lücke, nicht ein fehlendes Banner, geht auf Industriemessen am häufigsten schief.

Diese Messe-Checkliste ist für genau diese Konstellation gebaut: ein Hersteller, dem der Stand gehört, und die selbstständigen Handelsvertreter, die seine Produkte verkaufen. Sie deckt nur die Vorbereitung ab, Woche für Woche, und endet mit einer Liste für den Vortag zum Ausdrucken. Für die Messetage selbst und danach lesen Sie, wie Sie Messe-Leads am Stand erfassen und qualifizieren, und unsere Vorlagen für die Nachfass-E-Mail nach der Messe.

Die Messe-Checkliste auf einen Blick

1. 12 Wochen vorher: ein Ziel, ein Budget und eine Lead-Definition festlegen. Das Ausstellerhandbuch lesen und jede Frist notieren.
2. 10 Wochen vorher: klären, wer was übernimmt, zwischen Hersteller und jeder Vertretung.
3. 8 Wochen vorher: Standplan, Vorführmaschine, Strom und Druckluft sowie den Versand bestätigen.
4. 6 Wochen vorher: Standteam auswählen, Schichtplan schreiben und die Lead-Vereinbarung unterschreiben.
5. 4 Wochen vorher: Die Vertreter laden ihre wichtigsten Kunden ein und vereinbaren Termine am Stand.
6. 2 Wochen vorher: Unterlagen, Muster und die Standkiste drucken und packen. Fracht ins Vorab-Lager schicken.
7. Am Vortag: aufbauen, alles testen, das Team briefen und jeden Termin bestätigen.

Wer macht was: Hersteller und Handelsvertretung

Die meisten Pannen vor der Messe entstehen bei Aufgaben, von denen jede Seite glaubt, die andere kümmere sich darum. Klären Sie das in einem Gespräch etwa 10 Wochen vorher. Wenn Sie neu darin sind, wie das Modell der Herstellervertretung die Arbeit aufteilt, ist diese Tabelle ein vernünftiger Ausgangspunkt.

Zwei Zeilen zählen am meisten. Einladungen gehören den Vertretern, weil Käufer der Person antworten, die sie kennen. Die Lead-Verteilung gehört dem Hersteller, weil nur er alle Gebiete gleichzeitig überblickt.

12 Wochen vorher: Ziele, Budget und Ausstellerhandbuch

Freeman, einer der großen US-Messedienstleister, rät Erstausstellern in seiner Checkliste für Erstaussteller, drei bis sechs Monate im Voraus mit der Planung zu beginnen. Für einen Stand mit Maschinen nehmen Sie das längere Ende.

• Ein Ziel aufschreiben. „25 qualifizierte Termine und 15 Vorführungen“ schlägt „Bekanntheit steigern“.
• Einen qualifizierten Lead in einem Satz definieren. Stimmen Sie ihn jetzt mit jeder Vertretung ab, nicht erst in der Halle.
• Das Budget festlegen. Fläche, Standbau oder Mietstand, Materialhandling, Strom, Rigging, Reisen, Lead-Erfassung, Druck, Muster.
• Das Ausstellerhandbuch vollständig lesen. Es listet Fristen und Bestellformulare auf. Tragen Sie jedes Datum in einen gemeinsamen Kalender ein: Frühbucherpreise für Strom und Mobiliar, das Zeitfenster des Vorab-Lagers, die Freigabe der Standgrafiken, die Registrierung der Ausstellerausweise.
• Die offiziellen Dienstleister finden. Das Handbuch nennt, wer Rigging, Arbeitskräfte, Mobiliar und Strom übernimmt.

8 Wochen vorher: Stand, Vorführmaschine und Versand

Ein Industriestand steht und fällt mit der Vorführung. Planen Sie sie wie eine kleine Montage.

Checkliste für die Vorführmaschine

• Welches Gerät verschickt wird, seine Seriennummer sowie Kistenmaße und Gewicht
• Strom: Spannung, Phasen und Ampere, bestellt beim Elektro-Dienstleister der Messe
• Druckluft, Wasser oder Abfluss, falls das Gerät sie braucht, und ob die Halle sie stellt
• Bodenbelastung, wenn die Maschine schwer ist
• Wer sie aufbaut, bedient und am ersten Tag reparieren kann, dazu Ersatzteile und Verbrauchsmaterial
• Schutzabdeckungen und Beschilderung, die die Messe für bewegte Maschinen verlangt
• Ein kurzes Vorführskript, damit jede Person am Stand dieselben drei Dinge zeigt (unser Leitfaden zur Produktvorführung zeigt, wie Sie eines aufbauen)

Versand: Vorab-Lager oder direkt zur Messe

Auf US-Messen schicken Sie die Fracht entweder ins Vorab-Lager (Advance Warehouse), wo der Dienstleister sie aufbewahrt und vor dem Aufbau an Ihren Stand liefert, oder direkt zur Messe an einem festen Anliefertag. Freeman weist darauf hin, dass der Versand ins Vorab-Lager bis zu 30 Tage vor dem Aufbau der Aussteller Kosten sparen kann, und er nimmt das Risiko eines knappen Anlieferfensters heraus.

Bevor etwas Ihre Rampe verlässt:

• Besorgen Sie zertifizierte Wiegescheine für die eingehende Fracht.
• Beschriften Sie jede Kiste mit Firmenname, Standnummer und Messename, mit den Etiketten der Messe.
• Wählen Sie für den Rücktransport einen Spediteur mit Messeerfahrung und buchen Sie die Abholung jetzt.
• Planen Sie ein, auf der Messe das Material Handling Agreement für die ausgehende Fracht auszufüllen. Laut Freemans Checkliste braucht jedes Ziel ein eigenes.

Schreiben Sie einen Namen neben „Fracht“. In der Geschichte oben wäre die Pumpe angekommen, wenn eine Person die Sendungsnummer verantwortet hätte.

6 Wochen vorher: Standteam und Lead-Plan

Das Standteam auswählen

Kombinieren Sie jemanden, der die schwierige technische Frage beantworten kann, mit Leuten, die die Käufer kennen: meist ein Anwendungs- oder Vertriebsingenieur aus dem Werk plus die Vertreter der Gebiete, aus denen die Messe ihre Besucher zieht.

• Mindestens zwei Personen jederzeit am Stand, in Schichten von drei bis vier Stunden
• Ein Standleiter, der Schichtplan und Terminkalender verantwortet
• Ausstellerausweise bis zur Frist der Messe registriert

Die Lead-Vereinbarung unterschreiben

Wer das auslässt, streitet monatelang über Leads. Klären Sie fünf Fragen schriftlich:

1. Gebietsregel. Leads gehen an den Vertreter, dessen Gebiet das Werk oder die Lieferadresse des Besuchers abdeckt, nicht dessen Zentrale.
2. Hauskunden. Welche Kunden der Hersteller direkt betreut, namentlich aufgelistet.
3. Leads ohne Zuständigkeit. Wer Besucher aus Gebieten ohne Vertreter bekommt.
4. Zeitpunkt. Leads gehen innerhalb von 24 Stunden nach jedem Messetag raus, nicht eine Woche später.
5. Format. Was jeder Lead enthalten muss: den Badge-Scan plus die Gesprächsnotizen. Die Lead-Karte für den Stand aus unserem Lead-Leitfaden ist ein fertiges Format.

Nehmen Sie das Kick-off-Gespräch auf, damit die Vereinbarung nicht verwässert. Holen Sie zuerst die Zustimmung aller ein (unser Leitfaden zu One-Party-Consent in den USA erklärt, warum), und lassen Sie dann ParrotNotes daraus ein Transkript, eine Zusammenfassung und Aufgaben mit Namen machen.

4 Wochen vorher: Einladungen vor der Messe

Die besten Termine am Stand werden vor der Messe vereinbart. Dieser Schritt gehört den Vertretern.

• Listen Sie 20 bis 40 Kunden in Ihrem Gebiet auf, die wahrscheinlich kommen: Bestandskunden, offene Angebote, festgefahrene Projekte.
• Laden Sie jeden telefonisch oder mit einer kurzen persönlichen E-Mail ein und schicken Sie dann eine Kalendereinladung mit der Standnummer.
• Bieten Sie etwas Konkretes an: einen Vorführtermin, ein neues Modell, Zeit mit dem Ingenieur aus dem Werk.

Skript für die Terminvereinbarung

„Guten Tag Herr Becker, hier ist Katrin Vogt von der Handelsvertretung Nord. Sie hatten im Frühjahr erwähnt, dass die Pumpen an Linie zwei bald ersetzt werden müssen. Unser Hersteller bringt das neue Modell zur Messe nach Nürnberg mit, im laufenden Betrieb, und der Anwendungsingenieur ist am Stand. Darf ich Ihnen am Dienstag oder Mittwoch 20 Minuten reservieren? Ich schicke Ihnen eine Einladung mit der Standnummer.“

Halten Sie für jeden Termin eine kurze Vorbereitungsnotiz fest: was der Kunde gekauft hat, was offen ist und was Sie ihm zeigen wollen. Unser Leitfaden zum Verkaufsgespräch vorbereiten hat ein einseitiges Format, das auch für Termine am Stand funktioniert.

2 Wochen vorher: Unterlagen und Standkiste

Unterlagen und Muster

• Line Card für jede Vertretung, aktuell und gedruckt
• Spezifikations- und Datenblätter für jedes Produkt am Stand
• Muster oder Schnittmodelle, mit Teilenummer beschriftet
• Ein QR-Code zu den digitalen Datenblättern, damit Besucher kein Papier tragen müssen

Die Standkiste (eine Kiste, beschriftet mit „zuerst öffnen“)

• Verlängerungskabel, Steckdosenleisten, Gaffa-Tape, Kabelbinder, Cutter, Putztücher
• Ladekabel, Visitenkarten, Stifte
• Werkzeug für die Vorführmaschine
• Ausgedruckt: Schichtplan, Terminliste, Serviceaufträge und Frachtpapiere

Packen Sie auch Ihr Notiz-Werkzeug ein. Gespräche am Stand folgen dicht aufeinander, und niemand tippt zwischen zwei Besuchern eine vollständige Notiz. Eine 30-Sekunden-Sprachnotiz nach jedem Gespräch, ins Handy gesprochen, reicht: ParrotNotes macht daraus ein Transkript und eine Zusammenfassung, die Sie abends im Hotel überfliegen. Der kostenlose Tarif enthält 100 Minuten Aufnahme pro Monat, das reicht für viele kurze Nachbesprechungen. Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter und testen Sie es vor der Messe bei Ihrem nächsten Kundenbesuch.

Am Vortag: Checkliste für den Aufbau

Drucken Sie diese Liste aus und geben Sie sie dem Standleiter.

Lassen Sie das Briefing nicht aus. Fünfzehn Minuten reichen für Ziel, Lead-Definition, Gebiete und Vorführskript.

Katrins nächste Messe lief anders: ein namentlich benannter Frachtverantwortlicher, die Pumpe zwei Wochen früher im Vorab-Lager und neun Termine, die am Abend vorher bestätigt waren.

Wenn die Türen schließen

Zwei Dinge bleiben: Leads nach dem vereinbarten Zeitplan verteilen und nachfassen, solange die Gespräche frisch sind. Freemans Checkliste nennt spätestens eine Woche nach der Messe; für Ihre besten Leads am selben Tag. Unser Leitfaden zur Nachfass-E-Mail nach der Messe hat die Vorlagen.

Planen Sie die Messe vor der Messe

Eine Messe wird in den 12 Wochen vor der Eröffnung gewonnen. Legen Sie ein Ziel und eine Lead-Definition fest, teilen Sie die Arbeit zwischen Hersteller und Vertretern schriftlich auf, schicken Sie die Vorführmaschine früh los, und lassen Sie die Vertreter den Kalender füllen, bevor jemand ein Banner einpackt.

Sorgen Sie dann dafür, dass festgehalten wird, was am Stand passiert. Testen Sie ParrotNotes kostenlos: Sprechen Sie nach jedem Gespräch eine kurze Notiz ein und verlassen Sie die Messe mit Transkripten und Zusammenfassungen statt mit einem Stapel gescannter Ausweise.