Messe-Leads: So erfassen und qualifizieren Sie sie am Stand

Am zweiten Messetag einer Verpackungsmesse zeigt Jonas' Scanner um zwölf Uhr 61 Badges. Jonas ist Vertriebsingenieur in einer Handelsvertretung mit zwei Mitarbeitern, die Kartonpacker und Förderbänder verkauft. Er weiß, dass fünf dieser Scans zählen. Welche fünf, kann er nicht sagen, denn der Scanner hat nur Namen und Firmen gespeichert. (Jonas ist eine fiktive Figur, kein echter Vertreter.)

Die meisten Messe-Leads gehen genau so verloren. Nicht beim Nachfassen, sondern am Stand, wenn niemand notiert, was der Besucher braucht, bis wann und wer entscheidet.

Dieser Leitfaden behandelt den Teil vor dem Nachfassen: wie Sie auf einer Messe Leads sammeln und qualifizieren, solange der Besucher noch vor Ihnen steht. Sie erhalten eine Zielrechnung für die Zeit vor der Messe, vier Qualifizierungsfragen für ein dreiminütiges Gespräch und eine Lead-Karte mit sieben Feldern zum Übernehmen.

Wenn Sie zwischen zwei Besuchern lieber sprechen als tippen, testen Sie ParrotNotes kostenlos. Sprechen Sie Ihre Notizen nach jedem Gespräch ins Smartphone und erhalten Sie ein Transkript, eine Zusammenfassung und die Aufgaben.

Ein Ziel für Ihre Messe-Leads festlegen, bevor Sie den Stand packen

„So viele Leads wie möglich“ ist kein Ziel. So kommen Sie mit 200 Scans und drei echten Gesprächen nach Hause.

Festlegen, was ein qualifizierter Lead ist

Setzen Sie sich vor der Messe mit Ihrem Vorgesetzten zusammen, oder mit Ihrem Hersteller, wenn Sie Handelsvertreter sind, und schreiben Sie einen Satz: „Ein qualifizierter Lead von dieser Messe ist …“ Für einen Industriestand nennt er meist drei Dinge:

• Die richtige Art von Kunde. Zum Beispiel Lebensmittel- und Getränkewerke mit mehr als einer Verpackungslinie.
• Eine echte Anwendung. Eine Linie, eine Spezifikation oder ein Problem, das Ihr Sortiment löst.
• Ein vereinbarter nächster Schritt. Ein Angebot, Muster, ein Werksbesuch oder ein Gespräch mit einem Techniker.

Die Zielrechnung

Fünf Zahlen machen aus Standzeit ein Ziel. Ersetzen Sie die Annahmen durch Ihre eigenen; die Ergebnisse Ihrer letzten Messe sind die beste Quelle.

Das Beispiel dient der Veranschaulichung, es ist kein Richtwert. Steht in Zeile G 34 und Sie gehen mit 8 nach Hause, wissen Sie, dass Sie beim nächsten Mal an der Qualifizierung oder am Besucherstrom arbeiten müssen. Schreiben Sie das Ziel dorthin, wo das ganze Standteam es sieht.

Festlegen, wie Sie jeden Lead erfassen

Die Lead-Erfassung auf Messen gibt es in vier Formen. Die meisten Stände nutzen zwei: eine für die Kontaktdaten und eine für das Gespräch.

Die Lead-Erfassung wird meist über den Messeveranstalter oder dessen Registrierungsdienstleister gemietet, und die meisten Apps haben ein Notizfeld für jeden Scan. Nutzen Sie es. Ein Scan mit „Kartonpacker, neues Kartonformat, Angebot bis Fr.“ schlägt einen leeren Scan jedes Mal.

Messe-Leads in drei Minuten qualifizieren

Gespräche am Stand sind kurz und werden unterbrochen, also stellen Sie die wenigen Fragen, die Besucher am schnellsten sortieren.

Mit einer Frage eröffnen, die sortiert

„Kann ich Ihnen helfen?“ bringt „Ich schaue nur.“ Fragen Sie etwas, das nur ein Käufer gut beantworten kann:

„Was führt Sie dieses Jahr auf die Messe? Gibt es etwas, das Sie hier lösen möchten?“

Ein Werksingenieur nennt eine Linie oder ein Problem. Ein Student, ein Vertreter des Wettbewerbs oder ein Lieferant, der Ihnen etwas verkaufen will, sagt das nach ein, zwei Sätzen. Sie haben in 30 Sekunden sortiert, ohne unhöflich zu sein.

Die vier Qualifizierungsfragen für Messe-Leads

Nennt der Besucher ein echtes Problem, gehen Sie diese Fragen durch. Sie entsprechen Eignung und Kaufabsicht, den beiden Hälften der Bewertungskarte in unserem Leitfaden zur Lead-Qualifizierung.

1. Problem. „Was passiert da heute?“ Notieren Sie seine Worte: „staut sich zweimal pro Schicht“, „der alte Packer schafft das neue Kartonformat nicht“.
2. Anwendung. „Wie sieht die Linie aus?“ Mengen, Geschwindigkeiten, Materialien, Spezifikationen. Daran sehen Sie, ob Ihr Sortiment passt.
3. Zeitrahmen. „Gibt es einen Termin, bis zu dem das gelöst sein muss?“ Investitionsbudgets, Stillstände, eine Produkteinführung.
4. Wer entscheidet. „Wer wäre bei so einer Änderung noch beteiligt?“ Werksleiter, Technik, Einkauf, ein Händler, über den das Werk kauft.

Das Budget kann warten. Zeitrahmen und Entscheider verraten Ihnen das meiste, was das Budget verraten würde, ohne nach Verkaufsgespräch zu klingen.

Mit einem nächsten Schritt und einer Zusage enden

Beenden Sie jedes gute Gespräch mit einer Vereinbarung und einem Termin: „Ich schicke Ihnen bis Freitag ein Angebot für den Kartonpacker, und Sie senden mir die Kartonspezifikationen?“ Wiederholen Sie es dann, damit Sie es beide behalten.

Vertriebsingenieurin Lena betreute mit einem Vertriebspartner aus dem Handel einen Stand auf einer Messe für Lebensmitteltechnik (beide fiktiv). Sie beendete jedes A-Gespräch auf die gleiche Weise und füllte für jede Zusage eine Karte aus. Ihr Nachfassen dauerte einen Abend, weil sie nicht raten musste, was sie wem angeboten hatte.

Sollen die Zusagen für Sie erfasst werden? Nehmen Sie nach jedem Besucher eine Notiz von 20 Sekunden auf, und ParrotNotes zieht die Aufgaben heraus, sodass Sie eine Liste haben, wem Sie was schulden.

Die Lead-Karte für den Messestand (Vorlage)

Das ist die Vorlage für ein Messe-Lead-Formular, gekürzt auf das, was in das Notizfeld eines Scanners oder auf die Rückseite einer Visitenkarte passt. Sieben Felder, ausgefüllt innerhalb einer Minute, nachdem der Besucher gegangen ist.

Regeln für die A/B/C-Einstufung

• A: nächster Schritt vereinbart. Passt zu Ihrem Zielkunden, hat eine echte Anwendung und hat einem Angebot, Mustern, einem Besuch oder einem Termin mit Datum zugestimmt. Fassen Sie am selben Abend oder am nächsten Morgen nach.
• B: passt gut, noch kein Schritt. Richtiger Kunde und ein echtes Problem, aber kein Termin oder kein Zugang zum Entscheider. Fassen Sie innerhalb weniger Tage mit etwas Nützlichem nach.
• C: nicht jetzt. Sammelt Prospekte, falsche Art von Kunde, zu klein, oder ein Student oder Lieferant. Schicken Sie eine kurze Nachricht oder gar nichts, und lassen Sie die C-Karten die A-Liste nicht bremsen.

Die Einstufung sortiert nur die Reihenfolge beim Nachfassen. Bewerten Sie Ihre A- und B-Leads am Abend gründlich mit der Bewertungskarte für Eignung und Kaufabsicht, damit ein freundliches Gespräch keinen echten Käufer überholt.

Aufnehmen am Stand: Ihr Debriefing oder das Gespräch

Ein Debriefing heißt, dass Sie sprechen, nachdem der Besucher gegangen ist: die sieben Felder, laut, in etwa 20 Sekunden. Niemand sonst ist auf der Aufnahme. Unser Leitfaden zur Nachfass-E-Mail nach der Messe enthält die Fragen für das Debriefing und macht aus den Notizen E-Mails.

Das Gespräch selbst aufzunehmen heißt, den Besucher vorher zu fragen. Die Regeln zur Einwilligung unterscheiden sich je nach Bundesstaat und Land; unser Leitfaden zu One-Party-Consent-Staaten behandelt die USA. Fragen Sie im Zweifel, und bleiben Sie beim Debriefing.

ParrotNotes passt gut zum Debriefing. Die Aufnahme funktioniert offline, sodass schwacher Empfang in einer Messehalle aus Beton Sie nicht aufhält. Jede Aufnahme erhält eine KI-Zusammenfassung. Vertriebsframeworks (BANT, MEDDIC und SPIN) ordnen eine Aufnahme in Qualifizierungsfelder ein: im kostenlosen Tarif bei Ihren 5 KI-Aufnahmen pro Monat, in Pro bei jeder Aufnahme. Pro transkribiert und übersetzt außerdem 99+ Sprachen, was auf internationalen Messen hilft.

Am Ende jedes Messetags: übergeben, bevor die Halle schließt

Leads kühlen über Nacht ab. Nehmen Sie sich jeden Abend 30 Minuten, um die Karten des Tages in Arbeit zu verwandeln, mit der Ihr Team etwas anfangen kann.

1. Scans exportieren und den Karten zuordnen. Jeder A- und B-Lead braucht seine Kartennotizen, nicht nur einen Namen.
2. Im CRM erfassen, mit Problem, Spezifikation, nächstem Schritt und Einstufung. Unser Leitfaden zur CRM-Dateneingabe zeigt, welche Felder zählen.
3. Jeden A-Lead seinem Verantwortlichen zuweisen. Dem Gebietsverkäufer, dem Händler, der diesen Kunden betreut, oder dem Innendienst des Herstellers. Notieren Sie, warum es ein A ist.
4. Die A-Nachfass-E-Mails senden. Fügen Sie Ihre Notizen in den kostenlosen Follow-up-E-Mail-Generator ein, um einen ersten Entwurf zu erhalten, und prüfen Sie dann jede Zusage und jeden Termin.
5. Mit Zeile G vergleichen. Die bisherigen qualifizierten Leads im Vergleich zum Ziel zeigen Ihnen, ob Sie morgen Ihre Eröffnungsfrage ändern sollten.

Für alles Weitere gelten zwei Regeln. Werbe-E-Mails an gescannte Leads fallen in den USA unter den CAN-SPAM Act, der laut FTC keine Ausnahme für E-Mails zwischen Unternehmen macht: Geben Sie Ihre Postanschrift und eine funktionierende Abmeldemöglichkeit an, und setzen Sie Abmeldungen innerhalb von 10 Werktagen um. Wenn Sie in Europa ausstellen oder Besucher aus der EU scannen, gilt für die Badge-Daten die Datenschutz-Grundverordnung; klären Sie, wie Ihr Unternehmen damit umgeht, bevor Sie die Liste in E-Mail-Tools laden.

Teilen Sie nach der Messe die Kosten der Messe durch die Zahl der qualifizierten Leads, nicht durch die Zahl der Scans. Diese Zahl lohnt den Vergleich im nächsten Jahr.

Weniger, aber bessere Messe-Leads sammeln

Gute Messe-Leads entstehen durch das, was Sie im Gang tun, nicht durch die Zahl gescannter Badges. Legen Sie vorher ein Ziel fest, ergänzen Sie jeden Scan um Notizen, stellen Sie die vier Fragen, stufen Sie jede Karte sofort ein und übergeben Sie A-Leads noch am selben Abend.

Jonas startete auf seiner Verpackungsmesse in den dritten Tag mit einer neuen Gewohnheit: einer Sprachnotiz von 20 Sekunden nach jedem echten Gespräch. Er ging mit weniger Scans als am ersten Tag nach Hause und mit einer Liste von elf A-Leads, jeder mit einem Problem, einer Spezifikation und einem Termin.

Der kostenlose Tarif umfasst 100 Minuten Aufnahme pro Monat und eine KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme. Pro kostet 19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung, mit 3.000 Minuten pro Monat und allen KI-Funktionen. Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter, bevor Sie zur nächsten Messe fahren, und halten Sie jedes Gespräch fest, bevor der nächste Besucher kommt.