Messe-Nachfass-E-Mail: Vorlagen und der richtige Zeitpunkt

Es ist 16:15 Uhr am dritten Tag einer Messe für Lebensmitteltechnik. Dana führt eine Handelsvertretung mit zwei Leuten, die Hygienepumpen und -ventile verkauft, und hält 38 Visitenkarten in der Hand. Auf einer steht: „Molkerei Kessler, will Muster.“ Zwei Leute von Kessler waren am Stand. Sie weiß nicht mehr, wer gefragt hat, welche Ventilgröße es war und ob sie die Preise bis Freitag zugesagt hat. (Dana ist ein zusammengesetztes Beispiel, keine echte Vertreterin.)

Eine Messe-Nachfass-E-Mail kann nur so konkret sein wie das, woran Sie sich erinnern, und am dritten Tag ist das meiste davon verschwommen.

Dieser Leitfaden löst beide Enden des Problems: eine 20-Sekunden-Notiz nach jedem Standgespräch, eine Sortierung der Leads nach dem, was Sie zugesagt haben, eine Timing-Tabelle und sieben Vorlagen für den Industrie- und Händlervertrieb.

Wenn Sie zwischen zwei Besuchern lieber sprechen als tippen, testen Sie ParrotNotes kostenlos. Sprechen Sie Ihre Notiz ins Smartphone und erhalten Sie ein Transkript, eine Zusammenfassung und die Aufgaben.

Warum die meisten Messe-Nachfass-E-Mails ignoriert werden

Die meisten scheitern aus einem Grund: Sie hätten an jeden gehen können. „Schön, Sie auf der Messe getroffen zu haben!“ sagt dem Einkäufer, dass Sie sich auch nicht an ihn erinnern.

• Der Badge-Scan enthält einen Namen, kein Gespräch. Er verrät nicht, dass jemand nach 2-Zoll-Ventilen für eine CIP-Leitung gefragt hat.
• Alle bekommen dieselbe E-Mail. Der Einkäufer, der ein Angebot wollte, wartet so lange wie der Student, der einen Kugelschreiber mitgenommen hat.
• Sie geht zu spät raus. Ein Wettbewerber zwei Gänge weiter hat die Preise schon geschickt.
• Sie verkauft noch einmal. Die Präsentation kennt der Einkäufer schon. Die E-Mail soll zeigen, dass Sie zugehört haben.

Eine gute Nachfass-E-Mail nach der Messe nennt das Problem des Einkäufers, bestätigt Ihre Zusage mit Datum und stellt eine kleine Frage. Für alle drei brauchen Sie Notizen, die auf der Messe entstanden sind.

Vor der E-Mail: eine 20-Sekunden-Notiz nach jedem Standgespräch

Wenn ein Besucher weitergeht, treten Sie einen halben Schritt vom Gang zurück und sprechen fünf Dinge ins Smartphone. Das dauert etwa 20 Sekunden.

Die fünf Fragen

1. Wer. Name, Firma, Funktion und wer noch dabei war. „Markus Lindner, Instandhaltungsleiter, Molkerei Kessler, mit dem Betriebsingenieur.“
2. Das Problem, in seinen Worten. „Dichtungen an der CIP-Rücklaufleitung fallen alle sechs Wochen aus.“
3. Was ich zugesagt habe, und bis wann. „Angebot für vier 2-Zoll-Ventile und eine Musterdichtung bis Freitag.“
4. Was er zugesagt hat. „Er schickt die Leitungszeichnung.“
5. Temperatur und nächster Schritt. „A-Lead. Möchte im November einen Werksbesuch.“

Es ist die Logik unseres Leitfadens zur Follow-up-E-Mail nach dem Verkaufsgespräch, angepasst an den Rhythmus am Stand: vierzig kurze Gespräche statt eines langen.

Aufnehmen am Stand

Bei der Notiz sprechen nur Sie mit Ihrem Smartphone, es ist also niemand sonst auf der Aufnahme. Wenn Sie das Gespräch selbst aufnehmen wollen, fragen Sie den Besucher vorher. Die Regeln unterscheiden sich je nach Bundesstaat und Land; unser Leitfaden zu One-Party-Consent in den USA erklärt die US-Lage.

Mit ParrotNotes funktioniert die Aufnahme offline, schwacher Empfang in der Halle hält Sie also nicht auf. Jede Aufnahme bekommt eine KI-Zusammenfassung, und die Aufgaben zeigen Ihnen, wem Sie was schulden. Mit Pro transkribiert und übersetzt die App in über 99 Sprachen, was auf internationalen Messen hilft.

Sortieren Sie Ihre Leads nach dem, was Sie zugesagt haben

Bevor Sie eine Messe-Nachfass-E-Mail schreiben, sortieren Sie die Notizen. Die Frage ist nicht „Wie interessiert waren sie?“, sondern „Was habe ich zugesagt, und wie schnell zählt das?“

Wie Sie Leads danach gründlicher bewerten, zeigt unser Leitfaden zur Lead-Qualifizierung im Vertrieb.

Der richtige Zeitpunkt für die Messe-Nachfass-E-Mail

Der übliche Rat lautet 24 bis 48 Stunden. Für die meisten Leads passt das, für einen A-Lead ist es zu langsam. Ein Einkäufer, der Muster angefragt hat, spricht mit jedem Anbieter in der Halle, und wer zuerst schriftlich bestätigt, setzt den Maßstab.

Sobald aus einem A-Lead ein Angebot wird, wechseln Sie zu unserer Sequenz fürs Angebot nachfassen per E-Mail.

7 Vorlagen für die Messe-Nachfass-E-Mail

Jede Vorlage baut auf der Notiz auf. Bleiben Sie unter 120 Wörtern.

1. A-Lead: Angebot oder Muster zugesagt

Betreff: Kessler CIP-Ventile: Angebot bis Freitag

Guten Tag Herr Lindner,

danke für Ihren Besuch heute auf der [Messe]. Sie sagten, dass die Dichtungen an Ihrer CIP-Rücklaufleitung alle sechs Wochen ausfallen.

Wie besprochen schicke ich Ihnen bis Freitag ein Angebot für vier 2-Zoll-Ventile und eine Musterdichtung. Wenn Sie mir die Leitungszeichnung senden, prüfe ich vorher die Passung.

Können Sie mir die Zeichnung diese Woche schicken?

Dana

2. A-Lead: Werks- oder Vor-Ort-Besuch gewünscht

Betreff: Werksbesuch bei [Firma]: zwei Termine

Guten Tag [Name],

auf der [Messe] haben Sie uns gebeten, uns die [Linie] anzusehen, bevor wir etwas empfehlen. Das ist die richtige Reihenfolge.

Ich kann am [Datum] oder am [Datum] bei Ihnen in [Standort] sein, zusammen mit [Spezialist], um uns [das genannte Problem] anzusehen.

Welcher Termin passt Ihnen besser?

3. B-Lead: passt gut, noch keine Anfrage

Betreff: [Sein Problem] nach der [Messe]

Guten Tag [Name],

Sie haben auf der [Messe] [das Problem in seinen Worten] erwähnt. Betriebe mit demselben Problem fangen meist mit [einem praktischen Schritt] an.

Im Anhang finden Sie eine einseitige [Anwendungsbeschreibung], wie [Produktlinie] das löst.

Lohnt sich ein 15-minütiges Gespräch, um zu sehen, ob es zu Ihrer Linie passt?

4. C-Lead: sammelt Unterlagen

Betreff: Das [Produkt]-Datenblatt, nach dem Sie gefragt haben

Guten Tag [Name],

hier ist das [Datenblatt], das Sie auf der [Messe] mitgenommen haben, dazu die passende [Größentabelle].

Wenn ein Projekt ansteht: Ich bin die zuständige Vertretung für [Hersteller] in [Gebiet]. Antworten Sie einfach auf diese E-Mail, dann komme ich vorbei und sehe es mir an.

5. Händler oder potenzieller Partner

Betreff: [Produktlinie] in [Gebiet]

Guten Tag [Name],

schön, Sie auf der [Messe] kennengelernt zu haben. Sie sagten, dass Ihre Niederlassungen nach [Produktart] gefragt werden, aber keine Linie dafür führen.

Ich vertrete [Hersteller], und wir suchen Lagerpartner in [Gebiet]. Können wir ein Gespräch mit Ihrem Produktmanager vereinbaren?

6. Zweiter Kontakt, wenn niemand geantwortet hat

Betreff: AW: Kessler CIP-Ventile: Angebot bis Freitag

Guten Tag Herr Lindner,

das Angebot ist am Freitag rausgegangen. Eines habe ich am Stand nicht erwähnt: Die angebotene Dichtung ist für die Temperatur Ihrer Laugenreinigung ausgelegt.

Hilft Ihnen ein 10-minütiges Gespräch, oder soll ich mich nach Ihrem Stillstand wieder melden?

Bringen Sie jedes Mal etwas Neues mit: eine Antwort, ein Dokument oder ein Datum. „Ich wollte nur mal nachhaken“ gibt dem Einkäufer nichts, worauf er antworten kann.

7. Messebericht an den vertretenen Hersteller

Wenn Sie als Handelsvertreter arbeiten, haben Ihre vertretenen Hersteller den Stand mitbezahlt. Schicken Sie jedem innerhalb einer Woche einen kurzen Bericht.

Betreff: Bericht [Messe]: Leads für [Hersteller]

Gespräche zu Ihrer Linie: [Anzahl] Vorliegende Anfragen: [Angebote, Muster, Besuche, mit Kunden und Fälligkeitsdaten] Gut passende Leads: [Kunden und das Problem, das jeder genannt hat] Wettbewerbsnotizen: [was Besucher über andere Anbieter gesagt haben] Benötigte Unterstützung: [Muster, ein Ingenieur für einen Besuch, ein Sonderpreis]

Unsere Vorlage für den Besuchsbericht im Vertrieb enthält die vollständige Fassung dieser Struktur.

Betreffzeilen für die Messe-Nachfass-E-Mail

Nennen Sie das Unternehmen oder die Anfrage, nicht nur die Messe. Einkäufer erkennen ihr eigenes Projekt schneller als „Schön, Sie getroffen zu haben!“

• Kessler CIP-Ventile: Angebot bis Freitag
• Die erwähnte Leitungszeichnung
• Werksbesuch bei [Firma]: zwei Termine
• Ihre [Produkt]-Muster gehen Dienstag raus
• [Produktlinie] in [Gebiet]

Halten Sie den Betreff bei etwa fünf Wörtern, damit er auf einen Smartphone-Bildschirm passt.

Praxisbeispiel: von der Sprachnotiz am Stand zur gesendeten E-Mail

Luis verkauft Industrieverbindungselemente für einen regionalen Händler. Am zweiten Tag einer Industriemesse bleibt eine Produktionsleiterin eines Anhängerbauers sechs Minuten am Stand. (Luis ist ein zusammengesetztes Beispiel, kein echter Vertreter.)

Als sie geht, sagt er: „Renate Okafor, Produktionsleiterin, Hellwig Anhängerbau. Sicherungsmuttern lösen sich an den Achshalterungen, Garantiereparaturen. Ich habe ein Vibrationstest-Datenblatt und einen Preis für 5.000 Flanschmuttern bis Donnerstag zugesagt. Sie schickt die Zeichnung. A-Lead, will das vor der Frühjahrsproduktion gelöst haben.“

Am Abend schickt er aus der Zusammenfassung und den Aufgaben diese E-Mail:

Betreff: Hellwig Achshalterungen: Preise bis Donnerstag

Guten Tag Frau Okafor,

danke für Ihren Besuch heute Morgen. Sie sagten, dass sich die Sicherungsmuttern an Ihren Achshalterungen lösen und Garantiereparaturen verursachen.

Bis Donnerstag schicke ich Ihnen das Vibrationstest-Datenblatt und die Preise für 5.000 Flanschmuttern. Wenn Sie mir die Zeichnung senden, prüfe ich vorher Gewinde und Festigkeitsklasse.

Passt Ihnen Donnerstagvormittag für ein kurzes Gespräch?

Luis

Die E-Mail hat vier Minuten gedauert. Jede konkrete Zeile stammt aus einer 20-Sekunden-Notiz.

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E-Mail-Regeln nach der Messe

Eine Nachfass-E-Mail an jemanden, den Sie kennengelernt haben, ist trotzdem geschäftliche E-Mail. In den USA sagt der CAN-SPAM-Leitfaden der FTC, dass das Gesetz „keine Ausnahme für E-Mails zwischen Unternehmen“ macht. Werbliche Nachrichten brauchen einen korrekten Absender und eine ehrliche Betreffzeile, Ihre Postanschrift und eine Abmeldemöglichkeit, die Sie innerhalb von 10 Werktagen umsetzen.

Im Vereinigten Königreich sagt der Leitfaden der ICO zum Business-to-Business-Marketing, dass die PECR-Einwilligungsregel für E-Mails nicht für Firmenanschlüsse gilt. Sie müssen sich trotzdem zu erkennen geben und eine Abmeldemöglichkeit anbieten, und die UK GDPR gilt, wenn Sie eine identifizierbare Person anschreiben. Andere Länder haben eigene Regeln.

Persönliche Antworten auf die Anfrage eines Einkäufers lassen sich am leichtesten rechtfertigen, Massenmails an jeden gescannten Badge nicht.

Schicken Sie die A-E-Mails, bevor die Halle schließt

Eine Messe-Nachfass-E-Mail wirkt, wenn sie konkret ist, und konkret kann sie nur sein, wenn Sie das Gespräch festgehalten haben, während es stattfand.

• Sprechen Sie nach jedem Standgespräch eine 20-Sekunden-Notiz.
• Sortieren Sie Leads nach dem, was Sie zugesagt haben, nicht danach, wie freundlich jemand war.
• Schreiben Sie A-Leads am selben Abend, B-Leads innerhalb von zwei Tagen, C-Leads innerhalb einer Woche.
• Schicken Sie jedem vertretenen Hersteller innerhalb einer Woche einen Messebericht.

Danas 38 Visitenkarten hätten 38 kurze Notizen sein können, jede mit einem Namen, einem Problem und einem Datum.

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