Cómo transcribir una grabación de Zoom: en la nube, local o gratis

Daniela es consultora independiente. Su llamada con un cliente del jueves duró 28 minutos en Zoom; presionó Grabar y, al terminar, buscó la transcripción. No había ninguna. La grabación estaba en una carpeta de su laptop y el portal web de Zoom no tenía nada para ella. (Daniela es un personaje compuesto, no una persona real.)

Esa es la sorpresa más común cuando quieres transcribir una grabación de Zoom. Zoom sí hace transcripciones, pero solo para un tipo de grabación, en planes de pago y con una opción activada antes de la reunión.

Esta guía te muestra qué tipo de grabación tienes y la forma más rápida de obtener el texto de cada una: la transcripción de audio propia de Zoom, la transcripción en vivo de la reunión y una ruta gratis para archivos guardados en tu computadora. Cada dato de Zoom viene de su centro de ayuda y de su página de precios tal como estaban el 1 de noviembre de 2026, con enlaces a cada artículo.

Un aviso: ParrotNotes publica este blog y ofrece las herramientas gratis que se mencionan abajo. ParrotNotes no se une a las llamadas de Zoom ni las graba. Si la mayoría de tus conversaciones son en persona, prueba ParrotNotes gratis para esas.

Primero: ¿qué tipo de grabación de Zoom tienes?

Zoom guarda las grabaciones en dos lugares. Una grabación en la nube vive en tu cuenta de Zoom en línea. Una grabación en la computadora (a menudo llamada grabación local) se guarda como archivos en tu propio dispositivo. Cualquier plan, incluido Basic, puede hacerla. Cuál hiciste lo decide todo lo demás.

Elaborado a partir de los artículos de soporte de Zoom KB0065911, KB0064927, KB0085682 y zoom.us/pricing, consultados el 1 de noviembre de 2026.

Cómo transcribir una grabación de Zoom en la nube

La opción integrada de Zoom es la transcripción de audio de Zoom (audio transcript). Según el artículo de configuración de Zoom, requiere "a Pro, Business, Education, or Enterprise account with cloud recording enabled", es decir, una cuenta Pro, Business, Education o Enterprise con la grabación en la nube activada. El 1 de noviembre de 2026, Pro costaba US$16.99 por usuario al mes (US$14.16 con pago anual) y Business US$21.99 (US$18.33 con pago anual), según la página de precios de Zoom.

Activa Create audio transcript

Hazlo antes de la reunión. Zoom dice: "You cannot enable or disable audio transcription while in a meeting or webinar". No puedes cambiar esta opción durante una reunión o un webinar.

1. Inicia sesión en el portal web de Zoom y abre Settings, luego la pestaña Recording.
2. Comprueba que Cloud recording esté activado.
3. En Advanced cloud recording settings, marca Create audio transcript.
4. Haz clic en Save.

Si la opción aparece en gris, tu administrador la bloqueó. Los administradores encuentran la misma opción en Admin Center > Settings > Recording & Transcript, para toda la cuenta o para un grupo.

Luego graba la reunión en la nube, no en tu computadora. La transcripción solo cubre grabaciones en la nube: "It does not apply to computer recordings saved to your device".

Encuentra y descarga la transcripción

La transcripción llega después de la grabación, y Zoom advierte que "may take additional time to process", es decir, puede tardar un poco más. Para abrirla, según el artículo de transcripción de audio de Zoom:

1. Inicia sesión en el portal web y haz clic en Recordings & Transcripts.
2. Abre la pestaña Cloud recordings y haz clic en el nombre de la reunión.
3. La transcripción aparece como un archivo VTT aparte en la lista. Descárgala, o haz clic en la miniatura del video para leerla junto a la reproducción.

En la vista de reproducción puedes corregir una palabra mal entendida con el ícono del lápiz y renombrar a un "Unknown Speaker". Cada sección lleva una marca de tiempo.

Cambia el idioma de la transcripción

Aquí las páginas de ayuda de Zoom no coinciden. El artículo de configuración dice: "Audio transcription only supports English". El artículo más reciente sobre transcripción de audio enumera 19 idiomas, entre ellos español, francés, alemán, portugués, japonés y árabe, y dice que las transcripciones "are generated in English" por defecto.

Si tu reunión no fue en inglés, pasa el cursor sobre el archivo de transcripción, haz clic en Change Language, elige el idioma y guarda. Zoom vuelve a analizar el audio.

Convierte el archivo VTT en texto legible

Un archivo VTT es un archivo de subtítulos. Ábrelo en un editor de texto y verás una línea con la marca de tiempo cada pocas palabras. Difícil de leer. Más difícil de pegar en un correo.

Nuestro convertidor de VTT a texto gratis convierte una transcripción de Zoom en párrafos limpios, quita las marcas de tiempo y conserva los nombres de quienes hablan. Funciona en tu navegador, sin cuenta. Si prefieres conservar una marca de tiempo por párrafo, elige esa opción.

Rodrigo, asistente de dirección en una empresa de 40 personas con Zoom Business, hace esto cada lunes (un ejemplo compuesto). La reunión de dirección se graba en la nube con la transcripción activada.

A las 11:00 ya tiene el VTT, lo pasa por el convertidor y pega el texto limpio en la plantilla de minuta. Nadie vuelve a escuchar la hora completa para transcribirla a mano.

Guarda la transcripción en vivo de la reunión

Hay una segunda función de Zoom que la gente confunde con la primera. Meeting transcript muestra las palabras en vivo, durante la reunión, y te deja guardarlas como archivo, según el artículo sobre la transcripción de reuniones de Zoom.

• Requiere una cuenta Pro, Business o Enterprise, con Meeting transcript activado en Settings > Meeting > In Meeting (Advanced) (KB0085675).
• El anfitrión la inicia desde More > Transcript. Los participantes pueden hacer clic en Request transcription.
• Durante la reunión, abre el panel Transcript y haz clic en Save transcript. Zoom guarda un archivo .TXT en Documents/Zoom en tu computadora.

Solo funciona mientras la reunión está en curso, así que no sirve para una grabación que ya tienes.

Cómo transcribir una grabación de Zoom a texto gratis (archivos locales)

Este es el caso de Daniela, y el de cualquiera con una cuenta Basic gratis. Zoom no transcribe una grabación en la computadora, así que llevas el archivo a una herramienta de transcripción.

Paso 1: Encuentra los archivos

Cuando termina la reunión, Zoom convierte la grabación en tu computadora. No cierres la laptop hasta que termine: el artículo sobre grabación en la computadora de Zoom advierte que cerrarla "will interrupt the conversion process", es decir, interrumpe la conversión. Los archivos quedan en Documents/Zoom, en una carpeta con el nombre de la reunión (C:\Users[Usuario]\Documents\Zoom en Windows, /Users/[Usuario]/Documents/Zoom en Mac), según el artículo sobre grabaciones de Zoom.

Dentro encontrarás, según el artículo sobre formatos de archivo de Zoom:

• video[número].mp4: el audio y el video
• audio[número].m4a: solo el audio
• chat.txt: el chat de la reunión, si se guardó

Usa el M4A. Tiene las mismas palabras que el video y pesa mucho menos. Si grabaste en la nube sin la opción de transcripción, descarga el archivo de solo audio (M4A) desde la página de la reunión en Recordings & Transcripts, o el MP4 si no se guardó un archivo de audio.

Paso 2: Divídelo en partes de 10 minutos o menos

Nuestro convertidor de audio a texto gratis acepta archivos de hasta 10 minutos y 100 MB, y una cuenta gratis de ParrotNotes tiene 3 archivos al mes. Las llamadas más largas hay que dividirlas primero.

Este es el ejemplo resuelto con la llamada de 28 minutos de Daniela:

Abre el M4A en la herramienta gratis para dividir MP3, que funciona en tu navegador, acepta archivos M4A de hasta 100 MB y 30 minutos, y divide por duración fija. Elige 10:00 por parte y descarga las tres partes como MP3. La forma de onda muestra los silencios como una línea plana: si un corte cae a mitad de una frase, escribe tus propios tiempos de corte en una pausa cercana.

¿Solo necesitas un tramo de la llamada? La herramienta para cortar audio conserva una sola sección, también en tu navegador y sin subir el archivo.

Paso 3: Transcribe cada parte

1. Abre el convertidor de audio a texto y suelta la parte 1.
2. Elige el idioma hablado, o déjalo en Auto-detect.
3. Inicia sesión con Google, Apple o un código por correo. Recibes una transcripción y un resumen breve, guardados en tu cuenta gratis.
4. Repite con las partes 2 y 3, y luego une las tres transcripciones en orden.

Las tres partes de Daniela usan justo sus tres archivos gratis del mes. La herramienta web no agrega etiquetas de hablante ni marcas de tiempo, así que ella añade los nombres donde importa.

¿Solo tienes el MP4? El convertidor de video a texto acepta videos MP4, WebM y MPEG de hasta 10 minutos, o el convertidor de video a audio extrae primero el sonido en tu navegador.

Grabaciones más largas o frecuentes

Dividir tiene sentido para una llamada ocasional. Si transcribes archivos de Zoom cada semana, la app de ParrotNotes importa archivos de audio y video: el plan gratis incluye 3 importaciones al mes y Pro no tiene límite mensual.

Pro cuesta US$19.99 al mes, o US$14.99 al mes con pago anual, según parrotnotes.app/pricing el 1 de noviembre de 2026. La transcripción queda junto a tus grabaciones del celular, con resumen y tareas pendientes. Descarga ParrotNotes gratis para probarlo con un archivo.

Pide permiso antes de grabar

Dile a todos en la llamada que vas a grabar y por qué, y espera un sí. Zoom muestra un indicador de grabación, pero la gente no lo ve, y no es lo mismo que preguntar.

La ley federal de Estados Unidos (18 U.S.C. § 2511(2)(d)) permite grabar cuando eres "a party to the communication", es decir, cuando participas en la conversación, pero algunos estados exigen el consentimiento de todas las partes, y las llamadas a menudo cruzan fronteras entre estados o países. Nuestra guía sobre el consentimiento de una parte en Estados Unidos tiene el detalle estado por estado. Esto no es asesoría legal.

Qué hacer con la transcripción

Una transcripción sin editar es larga. La mayoría necesita tres cosas de ella: qué se decidió, quién hace qué y para cuándo.

• Pega el texto limpio en nuestro generador de actas gratis para tener un primer borrador de la minuta (cuenta gratis, 5 generaciones al mes).
• Si solo quieres un resumen y la reunión sigue en Zoom, el resumen con IA de Zoom es una función aparte con su propia configuración. Nuestra guía sobre el resumen de reunión de Zoom AI Companion explica cómo funciona y sus límites.
• Para reuniones que ocurren alrededor de una mesa y no en Zoom, consulta notas de reunión con IA sin bot.
• Para otras grabaciones, nuestras guías explican cómo transcribir un video de YouTube y cómo transcribir audio en Word con Microsoft 365.

En resumen

Para transcribir una grabación de Zoom, empieza por dónde se guardó. Grabación en la nube con un plan de pago: activa Create audio transcript antes de la reunión, descarga el VTT después y límpialo. Grabación en la computadora o cuenta gratis: toma el M4A de Documents/Zoom, divídelo en partes de 10 minutos o menos y pásalas por el convertidor gratis. En ambos casos, pide permiso antes de presionar Grabar.

Ahora Daniela graba a propósito las llamadas con clientes en su laptop. El M4A pasa por el divisor y el convertidor esa misma tarde, y le envía al cliente un resumen antes de terminar el día.

Y si tus conversaciones más importantes ocurren en la oficina de un cliente y no en una ventana de Zoom, descarga ParrotNotes gratis. Tienes 100 minutos de grabación al mes, con un resumen con IA en cada grabación.