Cómo activar la transcripción en Microsoft Teams

Priya tuvo los subtítulos activados durante una revisión de proyecto de 40 minutos, con las palabras pasando por la parte inferior de su pantalla todo el tiempo. Cuando terminó la llamada, buscó el texto para escribir su minuta. No había nada.

Los subtítulos desaparecen cuando termina la reunión. (Priya es un personaje compuesto, una ilustración y no una persona real.)

La transcripción es la opción que ella quería, y activar la transcripción en Teams toma solo unos clics una vez que sabes dónde encontrarla.

Esta guía cubre los pasos en computadora y celular, quién puede iniciarla, las razones por las que Teams te bloquea y quién puede resolver cada una, dónde queda la transcripción y qué decir para que nadie se sorprenda. Cada dato sobre Teams viene de las páginas de soporte y de Learn de Microsoft tal como se leían el 5 de noviembre de 2026, enlazadas en cada sección. No hicimos una prueba práctica; los nombres de los menús son los de Microsoft.

Una aclaración: ParrotNotes publica este blog. Nuestra app no se une a llamadas de Teams. Graba reuniones en persona con tu celular, por eso aparece cerca del final. Si la mayoría de tus reuniones son alrededor de una mesa, puedes probar ParrotNotes gratis ahora.

Cómo activar la transcripción en Teams

No necesitas grabar la reunión para obtener una transcripción. La página de transcripción en vivo de Microsoft da estos pasos para la app de escritorio:

1. Únete a la reunión.
2. Selecciona Más acciones (los tres puntos) en los controles de la reunión.
3. Selecciona Transcribir.
4. Confirma el idioma que todos están hablando.
5. Selecciona Confirmar. Todos en la reunión ven un aviso de que comenzó la transcripción.

Si en cambio presionas Grabar, la transcripción comienza junto con la grabación. Nuestra guía sobre cómo grabar una reunión de Teams cubre el archivo de video.

En la app de Teams para celular

Toca Más opciones, luego Transcripción y luego Confirmar. Hay un detalle: Microsoft dice que la transcripción en vivo solo está disponible en Teams para escritorio, y que la app móvil permite ver una transcripción cuando termina la reunión.

Así que un celular puede iniciarla, pero la lees después. Abre la reunión pasada en Chat y toca Transcripción.

Actívala automáticamente en cada reunión

Si organizas la reunión, ábrela en tu calendario de Teams y selecciona Opciones de reunión, luego Grabación y transcripción. Activa Grabar y transcribir automáticamente. Como dice el nombre, esto también inicia la grabación, y la página de grabación automática de Microsoft dice que los organizadores deben activarla en cada reunión que quieran cubrir. Tu administrador también puede quitar la opción por completo.

Detén la transcripción

En computadora, selecciona Más acciones y luego Transcribiendo. Si la reunión también se está grabando, esa opción detiene solo la transcripción y la grabación continúa. Seleccionar Grabando detiene ambas.

En el celular, toca Más opciones, Transcripción, Detener transcripción. También se detiene cuando todos salen.

Revisa el idioma

El idioma hablado de la reunión debe coincidir con el que realmente se está hablando, y Teams avisa al organizador o a quien inició la transcripción si detecta una diferencia. Para cambiarlo en computadora, selecciona Más acciones, Transcribiendo, Mostrar transcripción y luego Configuración de idioma. El cambio se aplica a todos en la reunión.

Transcripción en Teams, subtítulos y grabación: las diferencias

Estos tres se confunden todo el tiempo. Esta es la diferencia, según la página para administradores sobre transcripción y subtítulos de Microsoft:

Si solo necesitas las palabras para tu minuta, basta con la transcripción. No hay video que almacenar, y una grabación de una hora ocupa unos 400 MB.

Quién puede iniciar la transcripción en Teams

La tabla de Microsoft en la página de transcripción en vivo se resume así:

Quienes se conectan por teléfono no pueden ver la transcripción. Los coorganizadores pueden descargarla de forma predeterminada, igual que los organizadores.

¿Necesitas una licencia especial?

Probablemente no una adicional. Las páginas de transcripción de Microsoft vinculan solo algunas funciones a Teams Premium o a una licencia de Copilot: las transcripciones traducidas en vivo y las opciones de reunión del organizador "Quién puede grabar y transcribir" y "Quién tiene acceso".

Lo que esas páginas no dan es una lista propia de licencias. Lo más cercano es la página de grabación, a noviembre de 2026: Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, M365 Business, Business Premium o Business Essentials. Si la tuya no aparece, pregúntale a tu administrador.

Las cuentas personales son menos claras. Las páginas de Microsoft para Teams Free y las suscripciones personales describen la grabación y los subtítulos en vivo, pero no una transcripción guardada. No cuentes con ella ahí.

La directiva del administrador pesa más que la licencia

La página para administradores de Microsoft dice que la transcripción es una configuración de directiva tanto por organizador como por usuario. El organizador debe tenerla activada, y también quien inicia la transcripción. Está activada de forma predeterminada en las directivas de reunión nuevas.

Las llamadas funcionan distinto. La transcripción de llamadas está en una directiva de llamadas aparte, y esa opción está desactivada de forma predeterminada.

Dan dirige un equipo de soporte y transcribe sin problemas su reunión grupal semanal. Cuando intentó lo mismo en una llamada 1:1, no pudo, y pensó que Teams estaba fallando. El bloqueo era una directiva aparte que su administrador nunca había tocado. Una solicitud a TI y un cambio en la directiva de llamadas lo resolvieron. (Dan también es un personaje compuesto.)

Por qué la transcripción en Teams está bloqueada

Pasa el cursor sobre el ícono del candado en el botón y Teams te dice la razón. Esta tabla toma las causas de la página I can't transcribe a meeting de Microsoft y agrega quién puede resolver cada una. El texto de los avisos está resumido.

La fila de Copilot sorprende a muchos. La página de Learn de Microsoft dice que cuando un organizador desactiva Copilot, la grabación y la transcripción también se desactivan.

Elena es consultora y se une como invitada a la llamada de los lunes de su cliente, y su botón sigue bloqueado cada semana. Ninguna opción de su lado cambiará eso. Ahora le pide a la líder de proyecto del cliente que inicie la transcripción y le envíe el archivo después. (También es un personaje compuesto.)

Dónde queda la transcripción de una reunión de Teams

Microsoft dice que las transcripciones en vivo se guardan en el OneDrive para la Empresa del organizador, aunque otra persona haya presionado el botón. En las reuniones de canal, los archivos van a una carpeta Recordings en el sitio de SharePoint del canal.

Para encontrarla, ve a Chat, abre la reunión pasada y selecciona Resumen y luego Transcripción. Selecciona la flecha junto a Descargar y elige .docx o .vtt. De forma predeterminada, los organizadores y coorganizadores pueden descargarla, y solo ellos pueden eliminarla.

Cuánto tiempo se conserva

Aquí las páginas de Microsoft dicen cosas distintas. La página de soporte dice que las transcripciones siguen disponibles hasta que un organizador las elimine. La página de vencimiento para administradores indica para grabaciones y transcripciones un vencimiento predeterminado de 120 días, que los administradores pueden cambiar. Las cuentas A1 llegan a un máximo de 30.

Planifica con el plazo más corto. Descarga el .docx al día siguiente de la reunión y guarda tus notas en un lugar permanente.

Convierte el archivo en algo útil

Un archivo .vtt está lleno de marcas de tiempo. Pégalo en nuestro convertidor de VTT a texto gratuito para obtener párrafos limpios, y luego usa el generador de actas o nuestra guía sobre cómo tomar la minuta de una reunión. Si tu empresa tiene licencias de Copilot, Copilot también puede trabajar con esa transcripción; nuestra guía sobre las notas de reuniones de Copilot cubre lo que necesita.

Avisa a los demás que se está transcribiendo

Teams muestra un aviso a todos, pero un aviso en pantalla es fácil de pasar por alto, y una transcripción pone nombres junto a palabras exactas en un archivo que se puede buscar. Así que dilo en voz alta, sobre todo con personas de fuera de tu empresa. Este es un texto que puedes copiar:

En la invitación:

Esta reunión se transcribirá en Microsoft Teams para tener un registro escrito. La transcripción va a [quién]. Si prefieres que no se active, responde antes de la reunión.

Al inicio de la llamada:

Antes de empezar, voy a activar la transcripción. Escribe lo que se dice, con nombres, y va a [quién] para la minuta. ¿Están todos de acuerdo?

En el chat de la reunión:

La transcripción está activada en esta reunión. Avísame si quieres que la detenga.

Si alguien se opone, detenla con Más acciones y luego Transcribiendo, y toma notas a mano.

Dos opciones de Microsoft ayudan aquí. Tu administrador puede activar Require participant agreement for recording and transcription (exigir el acuerdo de los participantes), que está desactivada de forma predeterminada. Con ella activa, los demás quedan silenciados cuando comienza la transcripción y deben responder Sí o No antes de poder quitarse el silencio, y No significa solo ver.

Cada persona también puede ocultar su nombre con anticipación. Ve a Configuración, Accesibilidad, Subtítulos y transcripciones, y desactiva la opción que te identifica automáticamente en los subtítulos y las transcripciones en vivo.

Las leyes sobre grabación y transcripción varían según el lugar. Nuestro resumen sobre el consentimiento de una parte en Estados Unidos cubre lo básico en ese país. Esta es información general, no asesoría legal.

Cuando la conversación no ocurre en Teams

La transcripción en Teams solo funciona dentro de una reunión o llamada de Teams. La charla de presupuesto en la oficina de tu gerente o el recorrido en sitio no tienen botón Transcribir, a menos que alguien inicie una llamada de Teams para eso. Si la llamada es en Google Meet, mira nuestra guía de transcripción de Google Meet.

Ahí es donde encaja ParrotNotes. Pon tu celular sobre la mesa, avisa a todos que vas a grabar y toca grabar. Al detenerte, obtienes una transcripción, un resumen con IA, las tareas pendientes y un borrador del correo de seguimiento. Nuestra guía sobre cómo grabar una reunión en iPhone cubre dónde poner el teléfono.

El límite honesto: ParrotNotes no se une a llamadas de Teams ni las transcribe, así que dentro de Teams usa la transcripción de Teams. Si alguien comparte contigo un archivo de grabación, puedes importarlo a ParrotNotes.

A noviembre de 2026, ParrotNotes Free te da 100 minutos de grabación al mes, hasta 30 minutos por grabación, con un resumen con IA en cada una y 3 importaciones al mes. Pro cuesta US$19.99 al mes, o US$14.99 al mes con pago anual, por 3,000 minutos, grabaciones de hasta 3 horas e importaciones ilimitadas (planes actuales).

¿Tienes una reunión en persona esta semana? Descarga ParrotNotes gratis y regístrala con el visto bueno de todos.

En resumen

Para activar la transcripción en Teams, selecciona Más acciones, luego Transcribir, confirma el idioma y selecciona Confirmar. Después, recuerda:

• Los subtítulos no se guardan. Solo la transcripción te deja texto después.
• No hace falta grabar. La transcripción funciona por sí sola.
• Un botón bloqueado tiene una razón. Pasa el cursor y pregúntale a quien pueda resolverlo.
• El archivo queda con el organizador. Cuenta con 120 días y descárgalo pronto.
• Avisa a la gente. Dilo en voz alta, diga lo que diga el aviso.

Ahora Priya inicia la transcripción mientras todos se unen, lo dice en su primera frase y escribe su minuta a partir del .docx antes del almuerzo del día siguiente. Para las reuniones que nunca pasan por Teams, ParrotNotes es gratis para probar.