Teams-Transkription aktivieren: So schalten Sie sie ein

Priya hatte während einer 40-minütigen Projektbesprechung die Untertitel eingeschaltet, die Wörter liefen die ganze Zeit unten über ihren Bildschirm. Als der Anruf endete, suchte sie den Text, um ihr Protokoll zu schreiben. Es gab keinen.

Untertitel verschwinden mit der Besprechung. (Priya ist eine erfundene Figur, ein Beispiel und keine reale Person.)

Die Teams-Transkription ist die Einstellung, die sie gesucht hat, und sie ist nur wenige Klicks entfernt, wenn Sie wissen, wo sie sitzt.

Dieser Leitfaden zeigt die Schritte am Desktop und am Smartphone, wer sie starten darf, aus welchen Gründen Teams Sie blockiert und wer das jeweils beheben kann, wo das Transkript landet und was Sie sagen sollten, damit niemand überrascht ist. Jede Angabe zu Teams stammt aus den Support- und Learn-Seiten von Microsoft, Stand 5. November 2026, jeweils im Abschnitt verlinkt. Wir haben keinen Praxistest durchgeführt; die Menünamen geben Microsofts Wortlaut wieder.

Ein Hinweis vorab: ParrotNotes betreibt diesen Blog. Unsere App nimmt nicht an Teams-Anrufen teil. Sie zeichnet Besprechungen im Raum mit Ihrem Smartphone auf und taucht deshalb erst gegen Ende auf. Wenn die meisten Ihrer Besprechungen am Tisch stattfinden, können Sie ParrotNotes jetzt kostenlos testen.

So aktivieren Sie die Teams-Transkription

Sie müssen die Besprechung nicht aufzeichnen, um ein Transkript zu erhalten. Microsofts Seite zur Live-Transkription nennt diese Schritte für die Desktop-App:

1. Nehmen Sie an der Besprechung teil.
2. Wählen Sie Weitere Aktionen (die drei Punkte) in den Besprechungssteuerelementen.
3. Wählen Sie Transkribieren.
4. Bestätigen Sie die Sprache, die alle sprechen.
5. Wählen Sie Bestätigen. Alle Teilnehmenden sehen einen Hinweis, dass die Transkription läuft.

Wenn Sie stattdessen auf Aufzeichnen drücken, startet die Transkription mit. Unser Leitfaden, wie Sie ein Teams-Meeting aufzeichnen, behandelt die Videodatei.

In der Teams-App auf dem Smartphone

Tippen Sie auf Weitere Optionen, dann auf Transkription und auf Bestätigen. Einen Haken gibt es: Laut Microsoft ist die Live-Transkription nur in Teams für den Desktop verfügbar, und die mobile App unterstützt das Ansehen eines Transkripts nach dem Ende der Besprechung.

Ein Smartphone kann sie also starten, aber lesen können Sie sie erst später. Öffnen Sie die vergangene Besprechung im Chat und tippen Sie auf Transkript.

Für jede Besprechung automatisch einschalten

Wenn Sie die Besprechung organisieren, öffnen Sie sie in Ihrem Teams-Kalender und wählen Besprechungsoptionen, dann Aufzeichnung und Transkription. Schalten Sie Automatisch aufzeichnen und transkribieren ein. Wie der Name sagt, startet das auch die Aufzeichnung, und laut Microsofts Seite zur automatischen Aufzeichnung müssen Organisatoren die Option für jede gewünschte Besprechung einzeln einschalten. Ihr Admin kann die Option auch ganz entfernen.

Transkription beenden

Am Desktop wählen Sie Weitere Aktionen und dann den Menüeintrag der laufenden Transkription. Wird die Besprechung auch aufgezeichnet, beendet diese Option nur das Transkript, und die Aufzeichnung läuft weiter. Die Auswahl von Aufzeichnung beendet beides.

Auf dem Smartphone tippen Sie auf Weitere Optionen, Transkription, Transkription beenden. Sie endet auch, wenn alle gegangen sind.

Sprache prüfen

Die gesprochene Sprache der Besprechung sollte zu dem passen, was tatsächlich gesprochen wird, und Teams fordert den Organisator oder die Person, die das Transkript gestartet hat, dazu auf, wenn es eine Abweichung erkennt. Zum Ändern am Desktop wählen Sie Weitere Aktionen, den Menüeintrag der laufenden Transkription, Transkript anzeigen und dann Spracheinstellungen. Die Änderung gilt für alle in der Besprechung.

Teams-Transkription, Untertitel und Aufzeichnung im Vergleich

Diese drei werden ständig verwechselt. Hier ist der Unterschied, laut Microsofts Admin-Seite zu Transkription und Untertiteln:

Wenn Sie nur die Wörter für Ihr Protokoll brauchen, reicht die Transkription allein. Es gibt kein Video zu speichern, und eine einstündige Aufzeichnung belegt rund 400 MB.

Wer die Teams-Transkription starten darf

Microsofts Tabelle auf der Seite zur Live-Transkription läuft auf Folgendes hinaus:

Wer sich per Telefon einwählt, kann das Transkript gar nicht ansehen. Mitorganisatoren können standardmäßig herunterladen, genau wie Organisatoren.

Brauchen Sie eine besondere Lizenz?

Wahrscheinlich keine zusätzliche. Microsofts Seiten zur Transkription binden nur einige Funktionen an Teams Premium oder eine Copilot-Lizenz: live übersetzte Transkripte sowie die Besprechungsoptionen des Organisators „Wer kann aufzeichnen und transkribieren" und „Wer hat Zugriff".

Eine eigene Lizenzliste geben diese Seiten nicht an. Am nächsten kommt die Seite zur Aufzeichnung, Stand November 2026: Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, M365 Business, Business Premium oder Business Essentials. Steht Ihre Lizenz nicht darauf, fragen Sie Ihren Admin.

Bei privaten Konten ist es weniger klar. Microsofts Seiten zu Teams Free und privaten Abonnements beschreiben Aufzeichnung und Live-Untertitel, aber kein gespeichertes Transkript. Rechnen Sie dort nicht damit.

Die Admin-Richtlinie zählt mehr als die Lizenz

Microsofts Admin-Seite beschreibt die Transkription als Richtlinieneinstellung, die sowohl pro Organisator als auch pro Benutzer gilt. Der Organisator muss sie aktiviert haben, und ebenso die Person, die das Transkript startet. Bei neuen Besprechungsrichtlinien ist sie standardmäßig aktiviert.

Bei Anrufen ist es anders. Die Anruftranskription steht in einer eigenen Anrufrichtlinie, und diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert.

Dan leitet ein Support-Team und transkribiert seine wöchentliche Gruppenbesprechung problemlos. Als er dasselbe bei einem 1:1-Anruf versuchte, ging es nicht, und er hielt Teams für defekt. Die Sperre war eine eigene Richtlinie, die sein Admin nie angefasst hatte. Eine Anfrage an die IT und eine Änderung der Anrufrichtlinie lösten das Problem. (Auch Dan ist eine erfundene Figur.)

Warum die Teams-Transkription gesperrt ist

Fahren Sie mit der Maus über das Schloss-Symbol auf der Schaltfläche, dann nennt Teams den Grund. Diese Tabelle übernimmt die Ursachen von Microsofts Seite I can't transcribe a meeting und ergänzt, wer jeweils helfen kann. Die Wortlaute der Hinweise sind zusammengefasst.

Die Copilot-Zeile überrascht viele. Microsofts Learn-Seite sagt, dass Aufzeichnung und Transkription ebenfalls ausgeschaltet werden, wenn ein Organisator Copilot ausschaltet.

Elena ist Beraterin und nimmt jeden Montag als Gast am Anruf ihres Kunden teil, und ihre Schaltfläche bleibt jede Woche gesperrt. Keine Einstellung auf ihrer Seite ändert das. Heute bittet sie die Projektleitung des Kunden, die Transkription zu starten und ihr die Datei danach zu schicken. (Ebenfalls eine erfundene Figur.)

Wo das Transkript eines Teams-Meetings landet

Laut Microsoft werden Live-Transkripte im OneDrive for Business des Organisators gespeichert, auch wenn jemand anderes die Schaltfläche gedrückt hat. Bei Kanalbesprechungen gehen die Dateien in einen Ordner Recordings auf der SharePoint-Website des Kanals.

Um es zu finden, öffnen Sie Chat, wählen die vergangene Besprechung und dann Zusammenfassung und Transkript. Klicken Sie auf den Pfeil neben Herunterladen und wählen Sie .docx oder .vtt. Standardmäßig können Organisatoren und Mitorganisatoren herunterladen, und nur sie können es löschen.

Wie lange es bleibt

Microsofts Seiten lesen sich hier unterschiedlich. Die Support-Seite sagt, Transkripte blieben verfügbar, bis ein Organisator das Transkript löscht. Die Admin-Seite zum Ablauf nennt für Aufzeichnungen und Transkripte eine Standard-Ablaufzeit von 120 Tagen, die Admins ändern können. A1-Konten sind auf 30 begrenzt.

Planen Sie mit der kürzeren Frist. Laden Sie die .docx am Tag nach der Besprechung herunter und legen Sie Ihre Notizen an einem dauerhaften Ort ab.

Aus der Datei etwas Nützliches machen

Eine .vtt-Datei steckt voller Zeitstempel. Fügen Sie sie in unseren kostenlosen VTT-in-Text-Konverter ein, um saubere Absätze zu erhalten, und nutzen Sie dann den Protokoll-Generator oder unseren Leitfaden zum Protokoll schreiben. Wenn Ihr Unternehmen Copilot-Lizenzen hat, kann auch Copilot mit diesem Transkript arbeiten; unser Leitfaden zu Copilot-Meeting-Notizen erklärt, was es dafür braucht.

Sagen Sie den Teilnehmenden, dass transkribiert wird

Teams zeigt allen einen Hinweis, aber ein Hinweis auf dem Bildschirm wird leicht übersehen, und ein Transkript ordnet Namen genauen Worten zu, in einer durchsuchbaren Datei. Sagen Sie es deshalb laut, besonders bei Personen außerhalb Ihres Unternehmens. Diesen Wortlaut können Sie kopieren:

In der Einladung:

Diese Besprechung wird in Microsoft Teams transkribiert, damit wir eine schriftliche Aufzeichnung haben. Das Transkript geht an [wen]. Wenn Sie das lieber nicht möchten, antworten Sie bitte vor der Besprechung.

Zu Beginn des Anrufs:

Bevor wir anfangen: Ich schalte die Transkription ein. Sie schreibt mit, was gesagt wird, mit Namen, und geht für das Protokoll an [wen]. Sind alle damit einverstanden?

Im Besprechungschat:

Die Transkription läuft in dieser Besprechung. Sagen Sie mir Bescheid, wenn ich sie beenden soll.

Wenn jemand widerspricht, beenden Sie sie über Weitere Aktionen und den Menüeintrag der laufenden Transkription und schreiben Sie stattdessen von Hand mit.

Zwei Microsoft-Einstellungen helfen dabei. Ihr Admin kann Require participant agreement for recording and transcription (Zustimmung der Teilnehmenden verlangen) einschalten, was standardmäßig ausgeschaltet ist. Ist es aktiv, werden andere beim Start der Transkription stummgeschaltet und müssen mit Ja oder Nein antworten, bevor sie die Stummschaltung aufheben können, und Nein bedeutet nur Zuschauen.

Jede Person kann außerdem vorab ihren Namen ausblenden. Öffnen Sie Einstellungen, Barrierefreiheit, Untertitel und Transkripte, und schalten Sie die Option aus, die Sie in Live-Untertiteln und Live-Transkripten automatisch identifiziert.

Die Gesetze zu Aufzeichnung und Transkription unterscheiden sich je nach Ort. Unser Überblick über One-Party-Consent in den USA erklärt die US-Grundlagen. Dies sind allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung.

Wenn das Gespräch nicht in Teams stattfindet

Die Teams-Transkription funktioniert nur in einer Teams-Besprechung oder einem Teams-Anruf. Das Budgetgespräch im Büro Ihrer Führungskraft oder der Rundgang vor Ort hat keine Schaltfläche Transkribieren, solange niemand dafür einen Teams-Anruf startet. Läuft der Anruf über Google Meet, lesen Sie Google Meet transkribieren.

Genau hier passt ParrotNotes. Legen Sie Ihr Smartphone auf den Tisch, sagen Sie allen, dass Sie aufnehmen, und tippen Sie auf Aufnehmen. Sobald Sie stoppen, erhalten Sie ein Transkript, eine KI-Zusammenfassung, Aufgaben und einen Entwurf für die Follow-up-E-Mail. Unser Leitfaden, wie Sie ein Meeting mit dem iPhone aufnehmen, zeigt, wo das Smartphone am besten liegt.

Die ehrliche Grenze: ParrotNotes nimmt nicht an Teams-Anrufen teil und transkribiert sie nicht; in Teams nutzen Sie also die Transkription von Teams selbst. Wenn jemand eine Aufzeichnungsdatei mit Ihnen teilt, können Sie sie in ParrotNotes importieren.

Stand November 2026 bietet ParrotNotes Free 100 Minuten Aufnahme pro Monat, bis zu 30 Minuten pro Aufnahme, mit einer KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme und 3 Importen pro Monat. Pro kostet 19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung, für 3.000 Minuten, Aufnahmen bis zu 3 Stunden und unbegrenzte Importe (aktuelle Tarife).

Steht diese Woche eine Besprechung im Raum an? Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter und halten Sie sie mit dem Einverständnis aller fest.

Kurz zusammengefasst

Um die Teams-Transkription zu aktivieren, wählen Sie Weitere Aktionen, dann Transkribieren, bestätigen die Sprache und wählen Bestätigen. Denken Sie dann daran:

• Untertitel werden nicht gespeichert. Nur die Transkription liefert danach Text.
• Eine Aufzeichnung ist nicht nötig. Die Transkription läuft auch allein.
• Eine gesperrte Schaltfläche hat einen Grund. Fahren Sie mit der Maus darüber und fragen Sie, wer es beheben kann.
• Die Datei liegt beim Organisator. Planen Sie mit 120 Tagen und laden Sie früh herunter.
• Sagen Sie es den Leuten. Sagen Sie es laut, egal was der Hinweis sagt.

Priya startet die Transkription heute, sobald alle beitreten, sagt es in ihrem ersten Satz und schreibt ihr Protokoll am nächsten Tag vor dem Mittagessen aus der .docx. Für die Besprechungen, die Teams nie berühren, können Sie ParrotNotes kostenlos testen.