All-Hands-Meeting: Agenda, Notizen und Nachbereitung

Donnerstag, 16 Uhr. Katrin, COO eines Softwareunternehmens mit 140 Beschäftigten, leitet das vierteljährliche All-Hands-Meeting in München. Sechzig Personen sitzen im Saal, der Rest ist per Stream zugeschaltet. Nach zwanzig Minuten tippt jemand die Frage, die alle leise stellen: „Kommen Entlassungen?“

Der CEO antwortet: „Wir achten immer auf Effizienz.“ Am Montag hat die halbe Firma das als Ja verstanden.

Vermutlich haben Sie so etwas schon erlebt. Was in einem All-Hands-Meeting schiefgeht, ist vorhersehbar, und dieser Leitfaden gibt Ihnen drei Lösungen zum Kopieren: eine Agenda mit Zeiten und festen Rollen, eine Methode für jede Art von Frage und eine Recap-Vorlage, die auch die erreicht, die nicht dabei waren. Wenn Sie mitschreiben, testen Sie ParrotNotes kostenlos: Ein Smartphone am Rednerpult hält jede Antwort fest, während Sie den Raum führen.

Wofür ein All-Hands-Meeting da ist

Ein All-Hands-Meeting ist eine unternehmensweite Versammlung unter Leitung des CEO oder der Geschäftsführung, in der alle dieselben Neuigkeiten zur selben Zeit hören und den Entscheidern Fragen stellen können. Manche Unternehmen nennen es Town Hall.

Es leistet, was ein Rundschreiben nicht kann: Es gibt Entscheidungen ein Gesicht und lässt Fragen zu. Das ist wichtiger, als es aussieht.

In einer Gallup-Befragung vom März 2021 stimmten nur 23 % der US-Beschäftigten voll zu, dass sie der Führung ihres Unternehmens vertrauen. Beschäftigte, deren Vorgesetzte immer bereit sind zuzuhören, stimmten dieser Aussage 4,2-mal so häufig voll zu (Gallup). Im All-Hands-Meeting hört die Führung öffentlich zu.

Es ist nicht die Teambesprechung Ihrer Abteilung, in der über die Arbeit dieser Woche entschieden wird (siehe unsere Vorlage für die Teambesprechung). Das All-Hands-Meeting erklärt bereits getroffene Entscheidungen und beantwortet die Fragen, die daraus folgen.

Eine Beispiel-Agenda für das All-Hands-Meeting mit Zeiten

Diese Agenda für das All-Hands-Meeting dauert 45 Minuten. Für ein Quartalsmeeting können Sie auf 60 Minuten gehen, behalten Sie aber die Proportionen bei.

Slido empfiehlt, „mindestens 20 % der All-Hands-Agenda für die Fragerunde“ einzuplanen (Slido); diese Agenda gibt ihr etwa 30 %, denn wegen der Fragen kommen die Leute.

Die vier Rollen, die Sie vor der Einladung besetzen

• Moderation: eröffnet, achtet auf die Zeit und trägt die Zusammenfassung vor. Nicht der CEO, damit der CEO antworten kann.
• Fragenmoderation: verwaltet die Fragenliste und hält fest, was unbeantwortet bleibt.
• Technik: betreut Stream, Folien und Raummikrofone.
• Protokoll: schreibt jede Antwort und jede Zusage mit.

Der Vorbereitungsplan

• Sieben Tage vorher: Fragenformular öffnen, anonyme Fragen erlaubt.
• Drei Tage vorher: Die Vortragenden geben ihre Folien final frei.
• Einen Tag vorher: eine einseitige Vorab-Info mit den Zahlen verschicken.
• Am Tag selbst: Stream und Raummikrofone 30 Minuten vorher testen.

Die Sechs-Schritte-Methode für jede Agenda finden Sie in unserem Leitfaden zur Meeting-Agenda-Vorlage.

Die Fragerunde im All-Hands-Meeting, auch bei schwierigen Fragen

In der Fragerunde gewinnt ein All-Hands-Meeting Vertrauen oder verspielt es. Sammeln Sie Fragen eine Woche vorher und während des Meetings, erlauben Sie anonyme Beiträge und lassen Sie abstimmen, damit die Fragen, die die meisten bewegen, nach oben rücken.

Ihre Plattform kann das vielleicht schon. In Microsoft Teams können Organisatoren bei Q&A anonyme Beiträge zulassen, Fragen vor der Veröffentlichung moderieren und Upvotes nutzen, die standardmäßig aktiviert sind (Microsoft Support).

Die Fragen-Triage: vier Wege

Die Fragenmoderation ordnet jede Frage einer von vier Antworten zu, vor dem Meeting und spontan währenddessen.

1. Jetzt beantworten. Klar und in ein bis zwei Sätzen.
2. Teil beantworten, Rest terminieren. „Das ist entschieden. Der Rest wird am 15. Oktober entschieden, und Sie hören es im nächsten All-Hands-Meeting.“ Nennen Sie das Datum.
3. Wissen wir noch nicht. Sagen Sie genau das und sagen Sie, wann Sie es wissen.
4. Weiterleiten. Fragen zu Gehalt, Rolle oder Situation einer einzelnen Person gehen an die Führungskraft oder die Personalabteilung. Sagen Sie das laut, damit die fragende Person weiß, dass sie gehört wurde.

Jede Antwort aus Gruppe 2 und 3 kommt mit Verantwortlichem und Datum auf die Liste offener Fragen im Recap.

Regeln für die Fragenmoderation

• Die Frage mit den meisten Stimmen zuerst vorlesen, wörtlich, auch wenn sie unangenehm ist.
• Doppelte Fragen bündeln und sagen, wie viele sie gestellt haben.
• Zwischen Fragen aus dem Saal und aus dem Stream abwechseln.
• Nie fragen, wer eine anonyme Frage eingereicht hat.

Zurück zu Katrin. Im nächsten Quartal sortierte der Fragenmoderator Markus am Vortag 31 eingereichte Fragen. Die Frage nach Entlassungen hatte 44 Stimmen und kam deshalb zuerst.

Der CEO antwortete nach Weg 2: „Für dieses Jahr sind keine Entlassungen geplant. Unser Einstellungsplan für nächstes Jahr steht im November fest, und ich stelle ihn hier vor.“ Das Gerücht war im Saal erledigt. (Katrin und Markus sind Beispiele, keine Fallstudie.)

Wenn immer wieder persönliche Fragen eingehen, brauchen die Führungskräfte einen besseren Kanal: Unser Beitrag zu Fragen für das Mitarbeitergespräch gibt ihnen einen.

So funktioniert das All-Hands-Meeting für hybride und entfernte Teams

Ein hybrides All-Hands-Meeting scheitert leise: Wer im Stream sitzt, verpasst, was der Saal hört, und hört bald nicht mehr zu. Vier Lösungen:

• Mikrofone für alle. Vortragende nutzen eines auch im kleinen Raum, und jede Folie wird im Stream geteilt.
• Live-Fragen wiederholen. Die Fragenmoderation wiederholt jede Frage aus dem Saal, bevor sie beantwortet wird.
• Andere Zeitzonen erreichen. Führen Sie das Meeting zweimal durch, oder lassen Sie das Fragenformular nach Veröffentlichung der Aufzeichnung 48 Stunden offen und antworten Sie schriftlich.
• Untertitel an. Sie helfen bei schlechter Verbindung und in einer Zweitsprache.

Die Recap-Vorlage für das All-Hands-Meeting

Die meisten Ratgeber enden mit „Teilen Sie die Aufzeichnung“, aber ein 45-minütiges Video ist viel verlangt von jemandem, der gefehlt hat. Verschicken Sie innerhalb von 24 Stunden ein schriftliches Recap und verlinken Sie die Aufzeichnung darunter.

Kopieren Sie das in Ihr Firmenwiki oder Ihre E-Mail:

ALL-HANDS-RECAP: [Datum]
Aufzeichnung: [Link]    Folien: [Link]    Vorab-Info: [Link]

DIE DREI WICHTIGSTEN PUNKTE
1. [Wichtigste Entscheidung oder Neuigkeit, ein Satz]
2. [Punkt, ein Satz]
3. [Punkt, ein Satz]

WAS SICH FÜR SIE ÄNDERT
- [Team oder Rolle]: [was sich ändert, ab wann]
- Alle: [was zu tun ist, bis wann]

DIE ZAHLEN, DIE WIR GEZEIGT HABEN
- [Kennzahl]: [Wert] gegen Plan [Wert]. Warum: [eine Zeile]

BEANTWORTETE FRAGEN
- F: [Frage, wie gestellt]  A: [Antwort in zwei Sätzen]  (Aufzeichnung bei [mm:ss])

OFFENE FRAGEN (die schulden wir Ihnen)
| Frage | Verantwortlich | Antwort bis |
|---|---|---|
| [Frage] | [Name] | [Datum] |

SO STELLEN SIE EINE NACHFRAGE
[Formular-Link] offen bis [Datum]. Anonym möglich.

NÄCHSTES ALL-HANDS-MEETING: [Datum und Uhrzeit]

Die Fünf-Zeilen-Version für alle, die gefehlt haben

Führungskräfte leiten das an alle weiter, die im Urlaub, im Schichtdienst oder in einer anderen Zeitzone im Schlaf waren:

Sie haben das All-Hands-Meeting am [Datum] verpasst. Kurz gesagt:
1. [Punkt 1]
2. [Punkt 2]
3. [Punkt 3]
Vollständiges Recap und Aufzeichnung: [Link]. Fragen: [Formular-Link] bis [Datum].

Die Liste offener Fragen schließt den Kreis: Das nächste All-Hands-Meeting beginnt mit ihr, und jede Zeile bekommt eine Antwort oder ein neues Datum mit Begründung.

Nehmen Sie Wei, Entwicklerin in Singapur, die das Münchner Meeting verschläft. Um 9 Uhr ihrer Zeit liegt die Fünf-Zeilen-Version in ihrem Postfach. Sie liest die Punkte, springt in der Aufzeichnung zu Minute 31 für die Antwort zum Büroumzug und stellt ihre eigene Frage, die zwei Tage später schriftlich beantwortet wird. (Wei ist ein Beispiel.)

Das Recap ist eine Nachricht an die Belegschaft, kein offizielles Protokoll; dafür nutzen Sie unsere Protokollvorlage.

Das All-Hands-Meeting aufnehmen und das Recap fast von selbst schreiben lassen

Das Recap braucht eine genaue Aufzeichnung dessen, was die Führung gesagt hat, und „Wir melden uns dazu“ ist der Satz, der am ehesten verloren geht. Kündigen Sie die Aufnahme in der Einladung und zu Beginn an, und halten Sie Persönliches heraus.

Legen Sie dann ein Smartphone mit ParrotNotes auf das Rednerpult oder an den Platz der Protokollführung. Es nimmt bei ausgeschaltetem Bildschirm auf, braucht keinen Bot in Ihrer Videokonferenz und liefert ein vollständiges Transkript, eine KI-Zusammenfassung und Aufgaben: die Zusagen der Führung, bereit für Ihre Liste offener Fragen. Es kann auch die Recap-E-Mail aus dem Gesagten entwerfen.

Einige Funktionen passen besonders gut zum All-Hands-Meeting:

• Lange Aufnahmen: Pro nimmt bis zu 3 Stunden am Stück auf, mit 3.000 Minuten im Monat.
• Sprechererkennung (Pro): Sehen Sie, wer was geantwortet hat.
• Übersetzung (Pro): über 99 Sprachen, mit dem Transkript in einer anderen Sprache als der gesprochenen.

Der kostenlose Tarif bietet 100 Minuten im Monat, bis zu 30 Minuten pro Aufnahme, mit einer KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme. Pro kostet 19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter, bevor Ihr nächstes All-Hands-Meeting beginnt, und das Recap ist halb geschrieben, bevor sich der Saal leert.

Sie haben schon ein Transkript? Fügen Sie es in unseren kostenlosen Protokoll-Generator ein, oder nutzen Sie unsere Vorlage für Besprechungsnotizen für die Protokollführung.

Planen Sie Ihr nächstes All-Hands-Meeting mit diesen drei Vorlagen

Ein All-Hands-Meeting schafft Vertrauen, wenn alle hinterher wissen, was sich geändert hat, warum und wann sie den Rest erfahren:

• Eine Agenda mit Zeiten und mit Moderation, Fragenmoderation, Technik und Protokoll
• Mindestens ein Fünftel der Zeit für Fragen, und die schwierigen Fragen zuerst
• „Wir melden uns dazu“ nie ohne Datum
• Das Recap innerhalb von 24 Stunden, und das nächste All-Hands-Meeting beginnt mit der Liste offener Fragen

Katrins nächstes Quartalsmeeting beginnt mit dem Einstellungsplan, den der CEO versprochen hat. Kopieren Sie die Agenda, legen Sie die Recap-Vorlage in Ihr Wiki und testen Sie ParrotNotes kostenlos, damit jede Antwort festgehalten ist, wenn Sie sie aufschreiben.