Plantilla de informe de estado del proyecto
Completa el estado general, el estado por área, los logros, lo que sigue, los hitos, los riesgos, las decisiones que necesitas y el presupuesto. El informe (también llamado reporte de avance, o project status report en inglés) se arma mientras escribes, como informe completo o resumen ejecutivo de una página, y el informe de la próxima semana parte de este. Carga un ejemplo para ver un informe terminado.
Qué lleva un informe de estado del proyecto
Quien lo lee debería saber en diez segundos si el proyecto va bien y qué necesitas de esa persona. Todo lo demás es detalle para quien lo quiera.
Estado general
Un color y una frase que explique por qué. Si es amarillo o rojo, la frase dice qué lo devolvería al plan.
Estado por área
Alcance, cronograma, presupuesto, recursos y calidad, cada una con su color y una nota breve. Cambia el nombre o quita las áreas que no apliquen.
Resumen ejecutivo
De tres a cinco frases: dónde está el proyecto, qué cambió desde el último informe y qué necesitas. La plantilla cuenta las palabras por ti.
Logros y plan
Lo que se hizo en el periodo y lo que sigue, en líneas cortas. El siguiente informe conserva el plan para que lo compares con lo que pasó.
Hitos
Las fechas que le importan al patrocinador, cada una con su estado. El resumen ejecutivo muestra solo las abiertas.
Riesgos y problemas
Un riesgo puede pasar; un problema ya pasó. A cada uno dale un impacto, un responsable y lo que se está haciendo. Los abiertos de alto impacto se imprimen primero.
Decisiones pendientes
Lo que otra persona tiene que decidir, quién y para cuándo. Muchas veces es la razón por la que alguien lee el informe.
Presupuesto
Lo planeado, lo gastado a la fecha y el pronóstico al cierre. La plantilla calcula la variación y cuánto del plan ya se gastó.
Plantilla de reporte semanal
Elige "Semanal" como periodo y los títulos cambian a "Logros de esta semana" y "Plan para la próxima semana". Envíalo el mismo día cada semana para que todos sepan cuándo llega, y mantenlo lo bastante corto para leerlo en el celular.
Cuando termine la semana, presiona "Empezar el siguiente informe". El nuevo informe conserva los datos del proyecto, las áreas con su estado, los hitos abiertos, los riesgos y problemas abiertos, las decisiones pendientes y el presupuesto. Vacía el resumen y la lista de logros y avanza la fecha una semana, así solo escribes lo que cambió.
"Copiar como correo" te da una versión sencilla con asunto, estado general, pendientes y decisiones, lista para pegar en un mensaje a tu patrocinador o director.
Cómo marcar el semáforo de estado
En inglés se le llama estado RAG (red, amber, green). Acuerda una vez con tu patrocinador qué significa cada color y úsalo igual cada semana. La plantilla sugiere el estado general a partir del área más baja; la decisión es tuya.
Verde: según lo previsto. No hace falta ayuda; el plan, las fechas y el presupuesto se mantienen.
Amarillo: en riesgo. Algo se está retrasando, pero el equipo tiene un plan para recuperarlo; di cuál es y cuándo lo sabrás.
Rojo: fuera de plan. La fecha, el presupuesto o el alcance no se sostienen sin una decisión o ayuda de fuera del equipo; di exactamente qué necesitas.
Un reporte semanal para gerentes de ventas
La dirección quiere saber lo mismo cada semana: pipeline, pronóstico, ventas ganadas, obstáculos y las aprobaciones que necesitas. Con "Cargar estado semanal de ventas" empiezas con las áreas Pipeline, Pronóstico, Actividad y Equipo, las ventas ganadas en "Logros de esta semana" y las aprobaciones de descuentos o contrataciones en "Decisiones pendientes".
Sé honesto con el pronóstico: si un negocio grande se retrasó, dilo en el estado general y no en la última línea del informe.
Cuando el proyecto termine, en lugar de un último informe de estado haz una sesión de lecciones aprendidas.
Para saber quién se encarga de cada tarea, usa una matriz RACI junto al informe.
Documenta las reuniones de las que sale el informe con el generador de actas.
Más sobre el trabajo detrás del informe: frecuencia de reuniones, seguimiento de tareas de reuniones, reuniones all hands, gestión del pipeline de ventas.
Tu informe de estado ya está en las reuniones de esta semana.
En las reuniones diarias, las llamadas con clientes y el comité del proyecto salieron los avances, los riesgos y las decisiones. Graba esas reuniones con ParrotNotes y obtienes un resumen y las tareas de cada una, así escribes el informe a partir de lo que se dijo y no de memoria. Gratis para 100 minutos de grabación al mes.
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