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Leistungsbeschreibung Vorlage (Statement of Work)

Tragen Sie Leistungsumfang, Ergebnisse und ihre Abnahmekriterien, Meilensteine, Rollen und die Vergütung ein, und die Leistungsbeschreibung setzt sich beim Tippen zusammen, mit berechneten Summen. Drucken, als PDF speichern oder in eine E-Mail kopieren. Leere Abschnitte erscheinen nicht im Dokument.

Was in eine Leistungsbeschreibung gehört

  • Ausgangslage und Ziele

    Warum es das Projekt gibt und was es erreichen soll, in wenigen Zeilen. Die Ziele sagen, wann es fertig ist; der Leistungsumfang zieht die Grenzen.

  • Leistungsumfang: drin und draußen

    Was die Arbeit umfasst, und eine kürzere Liste dessen, was nicht dazugehört. Die Ausschlüsse klären die Diskussionen, die Sie schon kommen sehen.

  • Ergebnisse und Abnahme

    Alles, was übergeben wird, mit Termin und den Kriterien, nach denen es abgenommen wird. Eine Tabelle ist besser als ein Absatz.

  • Meilensteine und Rollen

    Die wichtigen Termine und wer auf beiden Seiten wofür verantwortlich ist, auch was der Auftraggeber bis wann liefern muss.

  • Annahmen

    Wovon Preis und Zeitplan abhängen: Daten in einem bestimmten Format, Zugang zu Ansprechpartnern, eine Feedbackrunde. Trifft eine Annahme nicht zu, ist das eine Änderung.

  • Vergütung, Zahlung, Änderungen, Unterschrift

    Festpreis, Aufwand oder Zahlung nach Meilensteinen, Zahlungsziel, wie Änderungen vereinbart werden, und die Unterschriften beider Seiten.

Leistungsbeschreibung, Statement of Work und Leistungsumfang

Statement of Work (SOW) ist der englische Begriff für die Leistungsbeschreibung eines Projekts. Die Vorlage des Washington State Department of Enterprise Services beschreibt das SOW als Dokument, das den für ein bestimmtes Projekt nötigen Leistungsumfang beschreibt und dem alle Beteiligten zustimmen müssen. Den Leistungsumfang (Scope of Work) behandelt es als einen Abschnitt darin: was enthalten ist und was nicht.

Brauchen Sie nur den Leistungsumfang, tragen Sie Titel, Parteien und die beiden Listen ein, ergänzen Sie Ergebnisse, wenn Sie welche haben, und leeren Sie die Klauseln, die Sie nicht brauchen: Leere Abschnitte erscheinen nicht im Dokument.

Halten Sie die Ausschlüsse kurz und konkret. Der Leitfaden des Bundesstaats Montana für Statements of Work sagt, die Ausschlüsse müssen kürzer sein als die Einschlüsse. Nennen Sie, wonach später jemand fragen wird: individuelle Schnittstellen, Datenbereinigung, zusätzliche Schulungstermine.

Geht ein Auftrag vom Vertrieb in die Umsetzung? Dazu passt die Übergabe-Vorlage im Vertrieb.

Danach startet das Projekt mit einer Kick-off-Meeting-Agenda.

Drei Vergütungsmodelle

Wählen Sie eines im Formular, die Summen rechnet das Dokument aus:

Festpreis
Ein Preis für den gesamten Leistungsumfang. Der Auftraggeber kennt die Kosten vorab; dauert die Arbeit länger, trägt das der Auftragnehmer. Deshalb zählen Ausschlüsse und Annahmen.
Nach Aufwand
Stundensatz mal geschätzte Stunden je Rolle, aufsummiert. Abgerechnet werden die tatsächlich geleisteten Stunden; die Schätzung ist eine Prognose, keine Obergrenze, außer Sie schreiben eine hinein.
Zahlung nach Meilensteinen
Der Preis aufgeteilt in Zahlungen, die mit Meilensteinen fällig werden, etwa Kick-off, Go-live und Abnahme. Die Zahlungen ergeben zusammen die Summe.
Nach der Unterschrift
Egal welches Modell: Eine Änderung an Umfang, Zeitplan oder Preis wird schriftlich festgehalten, bepreist und von beiden Seiten unterschrieben, bevor sich die Arbeit ändert.

Abnahmekriterien, die Streit vermeiden

  • Prüfbar formulieren

    „Die Vertriebsleitung kann den Pipeline-Bericht für alle 60 Mitarbeiter abrufen“ lässt sich prüfen. „Ein benutzerfreundliches CRM“ nicht.

  • Abnehmende Person nennen

    Eine Person oder Rolle nimmt jedes Ergebnis ab. Die Vorlage aus Washington State verlangt, dass das SOW sagt, wie abgenommen wird und wer dazu befugt ist.

  • Prüffrist festlegen

    Wie lange der Auftraggeber prüfen kann und was mit den Rückmeldungen passiert. Die Standardklausel sieht 5 Werktage vor; passen Sie sie an.

  • Kriterien vorher vereinbaren

    Der Leitfaden aus Montana definiert die Abnahme als schriftliche Freigabe auf Grundlage vorher vereinbarter Kriterien. Schreiben Sie sie vor Arbeitsbeginn auf, nicht bei der Übergabe.

Mehr für den Weg vom Abschluss in die Umsetzung: Übergabe-Vorlage im Vertrieb, Gesprächsnotizen für Berater, B2B-SaaS-Vertrieb, Kick-off-Meeting-Agenda.

Quellen

Der Umfang wird zuerst mündlich vereinbart. Halten Sie fest, was gesagt wurde.

Was drin ist, was draußen bleibt und wann etwas fertig ist, klären Sie in Bedarfsgesprächen und im Kick-off, lange bevor jemand eine Leistungsbeschreibung schreibt. Nehmen Sie diese Termine mit ParrotNotes auf und Sie erhalten eine Zusammenfassung und die Aufgaben, damit das Dokument zum Auftrag passt und das Projektteam dasselbe hört. 100 Minuten Aufnahme im Monat kostenlos.

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