Gewinn- und Verlustrechnung: kostenlose Vorlage
Tragen Sie Umsatzerlöse, Material- bzw. Wareneinsatz und Aufwendungen ein; die Vorlage rechnet Rohertrag, Betriebsergebnis, Jahresüberschuss und die Quoten aus, für bis zu drei Zeiträume nebeneinander. Drucken Sie die GuV, speichern Sie sie als PDF oder laden Sie eine CSV-Datei für Excel.
Was in eine GuV gehört
Umsatzerlöse
Alles, was Sie im Zeitraum abgerechnet haben: Warenverkäufe, Dienstleistungen, Provisionen. Retouren und Rabatte mindern sie zum Nettoumsatz.
Materialaufwand / Wareneinsatz
Was die verkaufte Leistung gekostet hat: eingekaufte Waren, Material, Fremdleistungen, Provisionen an Untervertreter.
Rohertrag
Nettoumsatz minus Material- bzw. Wareneinsatz, dazu die Rohertragsquote. Sie zeigt, ob sich das Geschäft selbst trägt.
Betriebliche Aufwendungen
Die Kosten des laufenden Betriebs: Personal, Miete, Werbung, Software, Reisen, Versicherungen, Beratung, Abschreibungen.
Betriebsergebnis
Rohertrag minus betriebliche Aufwendungen: was das Kerngeschäft vor Zinsen und Steuern erwirtschaftet.
Zinsen, Steuern, Jahresüberschuss
Sonstige Erträge und Aufwendungen, Zinsen und Steuern vom Einkommen und vom Ertrag. Was übrig bleibt, ist der Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag.
GuV nach HGB und Einnahmenüberschussrechnung
Für Kaufleute, die Bücher führen, schreibt § 275 HGB die Gewinn- und Verlustrechnung in Staffelform vor, nach dem Gesamtkostenverfahren oder dem Umsatzkostenverfahren. Die Vorlage folgt vereinfacht der Reihenfolge des Gesamtkostenverfahrens: Umsatzerlöse, Materialaufwand, Personalaufwand und sonstige betriebliche Aufwendungen, Zinsen, Steuern vom Einkommen und vom Ertrag, Jahresüberschuss. Den Rohertrag als Zwischensumme zeigt sie zusätzlich, weil er für Preise und Provisionen die wichtigste Zahl ist.
Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist und keine Bücher führt, darf den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln, die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Das betrifft viele Selbstständige und kleine Handelsvertretungen. Auch dann hilft eine GuV in dieser Form, um Monate und Quartale zu vergleichen.
Die Vorlage ist für Ihre eigene Übersicht und Planung gedacht, sie ersetzt weder den Jahresabschluss noch die Steuerberatung. Wie Positionen für Finanzamt oder Bank auszuweisen sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Quellen (geprüft am 06.10.2026): § 275 HGB: Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung; § 242 HGB: Bilanz und GuV bilden den Jahresabschluss; § 4 EStG: Gewinnbegriff (Abs. 1 Entnahmen, Abs. 3 Einnahmenüberschussrechnung, Abs. 4 Betriebsausgaben).
So lesen Sie die Quoten
Jede Quote ist ein Ergebnis geteilt durch den Nettoumsatz. Eine Handelsvertretung mit 250.000 € Provisionserlösen, die 50.000 € an Untervertreter weitergibt, hat 200.000 € Rohertrag, eine Rohertragsquote von 80 %. Bei 150.000 € betrieblichen Aufwendungen bleiben 50.000 € Betriebsergebnis, 20 % vom Umsatz. Nach 3.000 € Zinsen und 9.000 € Steuern sind es 38.000 € Jahresüberschuss, eine Umsatzrendite von 15,2 %.
Die Rohertragsquote hängt an Preisen und Einkaufskosten, das Betriebsergebnis an den Fixkosten, die Umsatzrendite zusätzlich an Zinsen und Steuern. Sinkt der Gewinn, vergleichen Sie die drei über zwei oder drei Zeiträume nebeneinander, dann sehen Sie, welche Zeile sich bewegt hat.
Tipps für eine GuV, mit der Sie arbeiten können
Jeden Monat dieselben Zeilen
Behalten Sie Bezeichnungen und Zuordnung von Monat zu Monat bei, sonst sagt der Vergleich nichts.
Zufluss oder Rechnungsdatum, aber einheitlich
Buchen Sie Erlöse und Aufwendungen entweder nach Zahlung oder nach Rechnung, und zwar durchgehend gleich. Ihre Steuerberatung sagt Ihnen, was für Sie gilt.
Privatentnahmen sind kein Aufwand
Entnahmen mindern den Gewinn nicht (§ 4 Abs. 1 EStG rechnet sie wieder hinzu), und Betriebsausgaben sind nur betrieblich veranlasste Aufwendungen (§ 4 Abs. 4 EStG). Vermerken Sie Entnahmen in den Hinweisen.
Vergleichen, dann nachfragen
Zwei oder drei Zeiträume nebeneinander zeigen, welche Zeile sich bewegt hat. Die Antwort steckt meist in den Abschlüssen hinter dem Umsatz.
Weiterlesen im Blog: Vertrieb für Personaldienstleister, Vertrieb über Händler, Vertriebs-KPIs.
Die Zahlen erklären das letzte Quartal. Die Gespräche erklären das nächste.
Der Umsatz in der GuV kommt aus Kundengesprächen: was der Kunde wollte, wogegen er sich gewehrt hat, was Sie zugesagt haben. ParrotNotes nimmt diese Gespräche auf und schreibt Zusammenfassung und Aufgaben, damit die nächste Planung auf dem beruht, was Kunden gesagt haben, nicht auf Ihrer Erinnerung. Kostenlos für 100 Minuten Aufnahme im Monat.
ParrotNotes kostenlos ladenWeitere Tools
- Break-even-RechnerBreak-even-Menge und -Umsatz berechnen, die Menge für einen Zielgewinn und die Monate bis zur Gewinnschwelle.Tool öffnen
- MargenrechnerMarge, Aufschlag und Verkaufspreis aus den Kosten berechnen und prüfen, was ein Rabatt von der Marge übrig lässt.Tool öffnen
- Spesenabrechnung VorlageAusgaben mit Datum, Kategorie und Beleg, Kilometergeld und Vorschuss eintragen, dann die Spesenabrechnung drucken, als PDF speichern oder als CSV laden.Tool öffnen