Vertrieb beim Personaldienstleister: Kundenbesuche und Aufträge im Griff

Drei Aufträge, zwei Schichten und eine Sicherheitsregel, alles mitten im Lagergang gesagt, während ein Gabelstapler vorbeifährt.

Renee, Kundenbetreuerin in der Niederlassung eines Personaldienstleisters (ein zusammengesetztes Beispiel), verließ an einem Dienstag um 14:15 Uhr ein Distributionszentrum. Der Betriebsleiter wollte ab Montag sechs zusätzliche Kommissionierer für die Spätschicht, einen Staplerfahrer mit gültigem Staplerschein und eine geänderte Regel für Sicherheitsschuhe. Renee war die ganze Zeit durch die Halle gelaufen und hatte nichts aufgeschrieben. Im Auto wusste sie nicht mehr, ob die Staplerstelle mit Übernahmeoption war oder reine Überlassung.

Dieser Moment ist der Kern im Vertrieb beim Personaldienstleister. Den Kunden zu gewinnen ist die Schlagzeile; die eigentliche Arbeit besteht darin, Aufträge richtig aufzunehmen und Kunden zu halten, nachdem sie Ja gesagt haben. Dieser Leitfaden behandelt die Woche eines Vertriebsmitarbeiters, einen vollständigen Auftrag, Kundenbesuche, MSP- und VMS-Programme und eine 60-Sekunden-Gewohnheit, die jeden Besuch dokumentiert. Wenn Sie Ihre Notizen lieber sprechen als tippen, macht ParrotNotes aus einer Sprachnotiz eine Zusammenfassung mit Aufgaben.

Was ist Vertrieb beim Personaldienstleister?

Vertrieb beim Personaldienstleister ist die Geschäftsentwicklung einer Personalagentur: Unternehmen finden, die Arbeitskräfte brauchen, ihr Geschäft gewinnen, Aufträge aufnehmen und den Kunden so betreuen, dass die Agentur diese Aufträge weiter besetzt. Der Vertrieb verkauft Zeitarbeit, Überlassung mit Übernahmeoption, Projekteinsätze und Direktvermittlung, meist an Fachvorgesetzte, Betriebsleiter und die Personalabteilung.

Der Markt ist groß. Laut der American Staffing Association arbeiteten 2024 in einer durchschnittlichen Woche fast 2,2 Millionen Zeitarbeitskräfte und Vertragsmitarbeiter für US-Personaldienstleister, und 2023 stellten die Personaldienstleister 12,7 Millionen Zeitarbeitskräfte und Vertragsmitarbeiter ein. Dieselbe Seite zählt rund 27.000 Personaldienstleister und Personalberatungen mit rund 54.000 Niederlassungen (Daten von 2021).

Die Verteilung nach Berufsgruppen zeigt, warum sich Agenturen so unterscheiden: 36 % der Stellen in der Zeitarbeit sind gewerblich, 24 % Büro und Verwaltung, 21 % Fach- und Führungskräfte, 11 % Ingenieurwesen, IT und Wissenschaft und 8 % Gesundheitswesen. Wer gewerbliche Zeitarbeit verkauft, steht in Lagerhallen; wer IT verkauft, sitzt in Besprechungsräumen. Die Arbeit am Kunden ist dieselbe.

Was ein Vertriebsmitarbeiter beim Personaldienstleister die Woche über tut

Die Woche besteht im Wesentlichen aus vier Arten von Arbeit:

• Akquise: Anrufe, E-Mails und spontane Besuche bei Unternehmen, die genau die Arbeitskräfte einstellen, die Ihr Team besetzt. Das ist B2B-Vertrieb mit einer Besonderheit: Der Bedarf kann über Nacht entstehen, wenn ein Großauftrag kommt oder drei Leute kündigen.
• Bedarfsgespräche: das Gespräch, in dem ein Kunde eine offene Stelle beschreibt und Sie daraus einen Auftrag machen.
• Kundenbesuche: Rundgänge vor Ort, Gespräche mit Schichtleitern, Quartalsgespräche. Hier arbeitet der Vertrieb wie ein Außendienstmitarbeiter.
• Nachfassen: Feedback zu vorgestellten Kandidaten, Starttermine und Kunden, die länger nichts bestellt haben.

Agenturen teilen die Arbeit unterschiedlich auf. Am 360-Grad-Desk verkauft eine Person den Kunden und rekrutiert die Kandidaten. Am Split-Desk betreut der Vertrieb den Kunden und übergibt jeden Auftrag an einen Recruiter. Genau dort zählen Notizen: Was Sie bei der Auftragsaufnahme nicht aufschreiben, kommt nie beim Recruiter an.

Der Auftrag: was Sie bei der Auftragsaufnahme erfassen

Ein Auftrag (im US-Jargon „Job Order“) ist die Akte der Agentur zu einer offenen Stelle: was der Kunde braucht, wann, zu welchem Satz und unter welchen Bedingungen. Ist er falsch, sucht der Recruiter die falschen Leute.

Hier ist der Erfassungsbogen. Verlassen Sie jedes Bedarfsgespräch mit einer Antwort in jeder Zeile oder mit einem Namen, der sie Ihnen noch schuldet.

Die letzte Zeile ist eine verkappte Vertriebsfrage: Eine Saisonspitze bedeutet, dass dieser Auftrag nächstes Jahr wiederkommt, ein neuer Großauftrag bedeutet bald mehr Personal, und ein Ersatz verrät Ihnen etwas über die Fluktuation.

Verrechnungssatz, Stundenlohn und Aufschlag

Der Stundenlohn ist das, was die Arbeitskraft pro Stunde verdient. Der Verrechnungssatz ist das, was der Kunde der Agentur pro Stunde zahlt. Die Differenz deckt Lohnnebenkosten, Unfallversicherung, weitere Versicherungen, Zusatzleistungen, Gemeinkosten und Marge.

Ein Rechenbeispiel zur Veranschaulichung, kein Richtwert: Verdient ein Staplerfahrer 20,00 USD pro Stunde und zahlt der Kunde 28,00 USD, beträgt der Aufschlag 8,00 USD oder 40 % des Stundenlohns. Drückt der Kunde den Verrechnungssatz auf 26,00 USD und der Stundenlohn kann nicht sinken, fällt der Aufschlag auf 30 %, und jeder Kostenblock darin wird enger. Tragen Sie beide Sätze am Tag der Einigung in den Auftrag ein, damit im dritten Monat niemand darüber streitet, was in der ersten Woche gesagt wurde.

Kundenbesuche, die den Kunden halten

Kunden gehen leise verloren: ein Nichtantritt, dem niemand nachgegangen ist, ein Schichtleiter, der nie zurückgerufen wurde. Bei Besuchen erfahren Sie von diesen Problemen, bevor der Kunde die Konkurrenz anruft.

Nutzen Sie diese Checkliste bei jedem Besuch vor Ort:

1. Gehen Sie mit dem Schichtleiter durch die Halle, nicht nur mit dem Manager, der unterschrieben hat. Schichtleiter wissen, wer gut ist.
2. Fragen Sie nach jeder Ihrer Arbeitskräfte mit Namen: Anwesenheit, Leistung, wen sie übernehmen würden.
3. Suchen Sie den nächsten Auftrag: neue Linien, leere Arbeitsplätze, Überstunden, ein neues Gebäude nebenan.
4. Prüfen Sie Sicherheits- und PSA-Vorgaben gegen den Auftrag. Sie ändern sich.
5. Fragen Sie, was seit dem letzten Besuch schiefgelaufen ist, und beheben Sie eine Sache noch diese Woche.
6. Vereinbaren Sie den nächsten Kontakt: ein Datum für den nächsten Besuch oder das nächste Gespräch, notiert, bevor Sie gehen.

Nehmen wir Marcus, Kundenbetreuer für Industriekunden (ein zusammengesetztes Beispiel). In einem Kunststoffwerk erwähnte der Schichtleiter der Spätschicht nebenbei, dass zwei von Marcus' Arbeitskräften jeden Montag zu spät kamen. Marcus rief beide noch am Nachmittag an und erfuhr, dass sie eine Fahrgemeinschaft hatten, die sich verspätete. Der Recruiter regelte die Anfahrt, und das Thema Montag war erledigt. Der Werksleiter musste es nie ansprechen, und genau darum geht es.

Die vollständige Vorbereitung, Agenda und Nachbereitung für Quartalsgespräche finden Sie in unserem Leitfaden für Kundentermine.

Direktkunden vs. MSP- und VMS-Programme

Große Arbeitgeber kaufen Personaldienstleistungen oft über ein Programm ein, statt Agenturen direkt anzurufen. Ein Managed Service Provider (MSP) steuert das Programm für externe Arbeitskräfte des Unternehmens: Er wählt Lieferanten aus, verteilt Aufträge und misst die Leistung. Ein Vendor-Management-System (VMS) ist die Software, in der Aufträge freigegeben, Kandidaten vorgestellt sowie Stundenzettel und Rechnungen abgewickelt werden.

Das verändert den Vertrieb beim Personaldienstleister stark:

Dana, Vertriebsmitarbeiterin bei einem IT-Personaldienstleister (ein zusammengesetztes Beispiel), verlor ihren direkten Draht zu den Engineering-Managern einer Bank, als die Bank auf ein MSP-Programm umstellte. Sie begann, zu jeder Anforderung eine Notiz zu führen: Nummer, Frist und das Feedback des MSP zu jedem vorgestellten Kandidaten. Nach einem Quartal wusste sie, welche Anforderungen ihre Firma gut besetzte, und hörte auf, den Rest zu jagen. Weniger, aber bessere Vorschläge verbesserten ihre Scorecard.

Wie der Vertrieb beim Personaldienstleister Besuche und Aufträge ohne Mehraufwand festhält

Die besten Aufträge kommen von Vertriebsmitarbeitern, die Details erfassen, solange sie frisch sind, und sie dort ablegen, wo Recruiter und CRM sie finden.

Ein 60-Sekunden-Bericht nach jedem Besuch und jedem Bedarfsgespräch erledigt den Großteil. Sprechen Sie ihn ins Handy, bevor Sie losfahren:

1. Wer und wo: Kunde, Standort, die Personen, die Sie getroffen haben.
2. Aufträge: alles Neue, Geänderte oder Stornierte, mit Anzahl, Schicht und Starttermin.
3. Sätze: jeder vereinbarte oder in Frage gestellte Stundenlohn oder Verrechnungssatz.
4. Probleme: Anwesenheit, Leistung, Sicherheit, alles, was der Kunde angesprochen hat.
5. Nächster Schritt: was Sie zugesagt haben, bis wann, und das Datum des nächsten Kontakts.

Mit ParrotNotes wird aus dieser Sprachnotiz ein Transkript, eine Zusammenfassung und eine Aufgabenliste, auf dem Handy, das Sie ohnehin dabeihaben. Sie können dem Transkript eine Frage stellen („Welchen Starttermin habe ich für die Staplerstelle zugesagt?“), die Nachfass-E-Mail entwerfen und den Auftrag in Ihr Bewerbermanagementsystem oder CRM übernehmen. Der Free-Tarif bietet 100 Minuten pro Monat mit einer KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme. Pro bietet 3.000 Minuten pro Monat und über 99 Sprachen mit Übersetzung, was an Einsatzorten hilft, an denen Schichtleiter und Arbeitskräfte Spanisch, Vietnamesisch oder Polnisch sprechen.

Das Bedarfsgespräch selbst aufnehmen? Fragen Sie vorher. Die Regeln zur Einwilligung unterscheiden sich in den USA von Bundesstaat zu Bundesstaat, und unser Leitfaden zu One-Party- und All-Party-Consent-Staaten erklärt sie. Wenn Sie direkt nach dem Gespräch Ihren eigenen Bericht diktieren, stellt sich die Frage gar nicht. Persönliche Daten von Kandidaten gehören in Ihr Bewerbermanagementsystem, nicht in eine Vertriebsnotiz.

Nachfassen zwischen den Aufträgen

Der Bedarf in der Zeitarbeit kommt in Schüben. Ein Kunde, der im Oktober zwanzig Arbeitskräfte bestellt hat, meldet sich vielleicht erst im März wieder, und Funkstille heißt, dass jemand anderes anruft. Halten Sie für jeden Kunden einen festen Kontaktrhythmus: ein Besuch oder Anruf nach Plan, eine kurze Nachricht, wenn das Unternehmen in den Nachrichten ist, und ein Anruf vor der Hochsaison. Wenn ein Ansprechpartner nicht mehr antwortet, finden Sie in unserem Leitfaden zum Nachfassen ohne Antwort Vorlagen, die Sie anpassen können.

Der Kunde wird nach dem ersten Auftrag gewonnen

Im Vertrieb beim Personaldienstleister gewinnt, wer die Details richtig erfasst, nicht wer am besten präsentiert. Zusammengefasst:

• Verlassen Sie jedes Bedarfsgespräch mit einem vollständigen Auftrag, inklusive Sätzen.
• Besuchen Sie Einsatzorte, sprechen Sie mit Schichtleitern und beheben Sie bei jedem Besuch ein Problem.
• Behandeln Sie MSP- und VMS-Kunden als eigenes Spiel: Anforderungen, Fristen und Scorecards.
• Sprechen Sie nach jedem Besuch und jedem Bedarfsgespräch einen 60-Sekunden-Bericht ein.

Renee spricht diesen Bericht heute ein, bevor sie den Parkplatz verlässt. Die Staplerstelle war übrigens mit Übernahmeoption: Es steht in der Notiz vom Dienstag.

ParrotNotes kostenlos herunterladen und den nächsten Auftrag auf dem Weg zum Auto diktieren.