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Spesenabrechnung: kostenlose Vorlage zum Ausfüllen

Tragen Sie jede Ausgabe mit Datum, Kategorie und Beleg ein, dazu die dienstlich gefahrenen Kilometer und einen Vorschuss. Die Summen rechnen sich selbst; am Ende drucken Sie die Abrechnung, speichern sie als PDF oder laden eine CSV-Datei für Excel.

Was in eine Spesenabrechnung gehört

  • Wer und wann

    Name, Abteilung, die Person, die freigibt, der Zeitraum und das Datum der Abrechnung.

  • Der Anlass

    Ein Satz dazu, warum Sie unterwegs waren: Kundenbesuche, Messe, Schulung. Danach fragt die Buchhaltung zuerst.

  • Jede Ausgabe mit Datum

    Datum, Kategorie, eine kurze Beschreibung und der Betrag: Bahn und Taxi, Übernachtung, Verpflegung, Bewirtung, Material.

  • Belege

    Zu jeder Zeile ein Beleg oder ein Hinweis, warum er fehlt. Die Vorlage markiert Zeilen ohne Beleg und zählt sie.

  • Fahrten mit dem eigenen Pkw

    Jede Fahrt mit Strecke, Kilometern und dem Satz je km, getrennt von Tankbelegen, damit nichts doppelt erstattet wird.

  • Vorschuss und Unterschrift

    Ein Vorschuss wird abgezogen, unten steht der Auszahlungsbetrag, darunter Platz für Ihre Unterschrift und die Freigabe.

Kilometergeld: woher die 0,30 € kommen

Fahren Sie dienstlich mit dem eigenen Auto, dürfen Sie nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG statt der tatsächlichen Kosten pauschale Kilometersätze ansetzen, und zwar die höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz. Die liegt nach § 5 Abs. 2 BRKG bei 30 Cent je gefahrenem Kilometer. Deshalb ist der Satz in der Vorlage auf 0,30 € vorbelegt.

Was Ihr Arbeitgeber tatsächlich erstattet, regeln Arbeitsvertrag und Reisekostenrichtlinie. Zahlt er einen anderen Satz, tragen Sie ihn einmal ein, und er gilt für alle Fahrten. Jede Fahrt wird auf den Cent gerundet, die Summe ist die Summe der Fahrten, damit Ausdruck und Tabelle übereinstimmen.

Verpflegungspauschalen und die steuerliche Behandlung der Erstattung rechnet diese Vorlage nicht aus. Fragen dazu klären Sie mit der Personalabteilung oder Ihrer Steuerberatung.

So geht die Abrechnung beim ersten Mal durch

  • Wöchentlich abrechnen

    Eine Woche Belege sind zehn Minuten Arbeit. Ein Quartal sind ein Nachmittag und einige Schätzungen.

  • Belege am selben Tag fotografieren

    Thermobelege verblassen, und Jackentaschen verlieren sie. Ein Foto am Abend ist ein Beleg, den Sie im März noch haben.

  • Den Anlass konkret nennen

    „Mittagessen, Müller GmbH, Verlängerung mit dem Werksleiter“ wird freigegeben. „Mittagessen“ führt zu Rückfragen.

  • Privates trennen

    Ist etwas Privates auf der Firmenkarte gelandet, vermerken Sie es und ziehen es ab, statt es der Freigabe zu überlassen.

Weiterlesen im Blog: Besuchsbericht-Vorlage für den Vertrieb, Tourenplanung im Außendienst, Fahrzeit im Außendienst sinnvoll nutzen.

Quellen (geprüft am 02.10.2026)

Aus Ihren Notizen ausfüllen, nicht aus dem Gedächtnis.

Sprechen Sie nach jedem Besuch kurz ein, wen Sie getroffen haben, wie viele Kilometer es waren und was Sie bezahlt haben. ParrotNotes macht daraus eine schriftliche Notiz und eine To-do-Liste, und die Abrechnung am Freitag dauert nur noch Minuten. Kostenlos für 100 Minuten Aufnahme im Monat.

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