Werksabnahme (FAT): Checkliste und was der Vertrieb wissen sollte

Drei Mitarbeiter eines Snackherstellers reisen an, um ihre neue Kartonverpackungsmaschine laufen zu sehen. Zehn Minuten nach Testbeginn möchte ihr Betriebsingenieur den 24er-Karton sehen. Der Maschinenbauer hat nur die Formatteile für den 12er-Karton in der Halle.

Priya, die Vertriebsingenieurin, öffnet ihr Angebot. Beide Formate stehen in der Spezifikation. Die einzige Zeile zum Test lautet „FAT inklusive“. Niemand hat festgehalten, welche Formate laufen sollen. Also fährt das Team des Kunden unzufrieden nach Hause, eine zweite Reise wird gebucht und der Liefertermin rutscht um drei Wochen. (Priya und der Auftrag sind erfunden, um das Muster zu zeigen.)

Eine Werksabnahme führen meist Ihre Ingenieure durch, und genau deshalb hält der Vertrieb sie leicht für die Aufgabe anderer Leute. Doch ein Streit um die FAT beginnt oft im Angebot, und er endet bei den Notizen, die jemand während des Tests gemacht hat.

Dieser Leitfaden liefert Ihnen eine klare Definition, den Unterschied zwischen FAT und SAT, eine Checkliste und die Teile, die andere Leitfäden auslassen: die zehn Zeilen für Ihr Angebot, die Aufgaben des Vertriebsingenieurs und eine Notizvorlage für die Testtage. Wenn Sie diese Notizen lieber auf dem Parkplatz ins Handy sprechen, statt sie auf dem Heimflug zu rekonstruieren, testen Sie ParrotNotes kostenlos.

Was ist eine Werksabnahme?

Eine Werksabnahme (Factory Acceptance Test, FAT) ist ein geplanter Test neuer Anlagen im Werk des Herstellers vor dem Versand. Er zeigt, dass die Maschine die vereinbarte Spezifikation erfüllt. Meist kommt das Team des Käufers zum Zuschauen, deshalb hören Sie im Englischen auch den Begriff „witness test“.

Wie es die ISPE-Leitlinien formulieren, zitiert von der PQE Group, vereinbart der Vertreter des Eigentümers nach der FAT mit dem Lieferanten, „ob das System versandbereit ist oder ob die Vorbedingungen für den Versand erfüllt sind“.

Die Dauer hängt von der Maschine ab. Laut Vista Projects kann ein instrumentiertes Skid ein bis zwei Tage dauern, Steuerungspakete brauchen oft mehrere Tage und komplexe integrierte Systeme können eine Woche oder länger laufen.

Für Automatisierungssysteme in der Prozessindustrie gibt es eine formale Norm. IEC 62381:2024 legt Anforderungen und Checklisten für diese Tests fest und soll Eigentümer, Käufer und Lieferant helfen, sich über Umfang und Zuständigkeiten zu einigen. Viele andere Maschinen folgen einfach dem, was im Vertrag steht. Also sollte es dort auch stehen.

FAT vs. SAT: Was jeder Test beweist

Kurz gesagt: Die Werksabnahme beweist, dass die Maschine richtig gebaut wurde, und die Abnahme vor Ort (Site Acceptance Test, SAT) beweist, dass sie auch im Werk des Käufers noch funktioniert. Meist brauchen Sie beide, weil sie unterschiedliche Probleme aufdecken.

Die Zeile zu den Betriebsmitteln macht den meisten Ärger. Die PQE Group weist darauf hin, dass reale Bedingungen für Betriebsmittel wie Druckluft oder Dampf erst beim SAT im Werk des Eigentümers verfügbar sind. Versprechen Sie also nur, was das Werk wirklich zeigen kann, und verschieben Sie den Rest schriftlich auf den SAT.

Was der Vertriebsingenieur bei der Werksabnahme verantwortet

In einem kleinen Betrieb machen Sie das vielleicht alles selbst, in einem größeren übernimmt ab dem Auftrag ein Projektleiter. Verstehen Sie diese Aufteilung als Ausgangspunkt, nicht als Norm.

Wie unser Leitfaden zum Sales Engineer erklärt, tragen Sie die Versprechen zwischen dem Kunden und den Leuten, die bauen. Bei einem langen Deal im Investitionsgüter-Vertrieb kann die FAT mehr als ein Jahr nach dem ersten Gespräch stattfinden, deshalb müssen diese Versprechen auf Papier stehen.

Den FAT-Umfang ins Angebot schreiben: zehn Zeilen

„FAT inklusive“ ist ein Versprechen ohne Grenzen. Nehmen Sie diese zehn Zeilen ins Angebot auf oder hängen Sie sie als einseitige Leistungsbeschreibung an. Das ist eine Ausgangsliste und keine Rechtsberatung, lassen Sie sie also von der Person prüfen, die Ihre Verträge prüft.

1. Ort und Dauer: welches Werk und wie viele Tage geplant sind
2. Protokoll: wer es schreibt und wie früh der Kunde es freigibt
3. Was läuft: jedes Format, jede Geschwindigkeit und jeder Modus, nach Spezifikationszeile
4. Bestanden oder nicht: die Messung, der Zielwert und die Dauer des Laufs
5. Material: wer das Testprodukt liefert, wie viel und bis wann
6. Hier nicht getestet: alles, was auf den SAT wartet, etwa echte Betriebsmittel oder angeschlossene Linien
7. Teilnehmer: wie viele Plätze und wie viel Vorlauf
8. Kosten: wer den Test zahlt und wer die Reise
9. Wiederholungstests: wie viele enthalten sind und wer weitere zahlt
10. Was ein Bestehen auslöst: Versandfreigabe, etwaige Zahlung und wer unterschreiben darf

Bei den Zeilen 7, 8 und 10 werden echte Verträge konkret. Musterklauseln zur FAT auf Law Insider nennen in einem Fall 20 Arbeitstage Vorlauf und in einem anderen vier Wochen. In einer Klausel zahlt der Lieferant den Test und der Käufer seine eigene Reise, Verpflegung und Unterkunft, eine Aufteilung, die auch Fabrico als üblich bezeichnet.

Auch die Zahlung verdient einen genauen Blick. In einem veröffentlichten Meilensteinplan für ein großes Ventilpaket werden 20 % „nach erfolgreicher FAT und Freigabe der Dokumentation“ fällig. Das ist ein Beispiel und keine Regel, aber eine vage Definition von „bestanden“ kann echtes Geld aufhalten.

Sie verkaufen kleinere Maschinen? Der Gedanke gilt auch im kleineren Maßstab. Die Vereinbarung zur Probezerspanung in unserem Leitfaden zum Werkzeugmaschinen-Vertrieb legt Teil, Zielwert und Prüfer fest, bevor der erste Span fällt. Sie verkaufen Teile statt Maschinen? Dort ist das passende Versprechen die Erstmusterprüfung.

Checkliste für die Werksabnahme

Nutzen Sie diese Checkliste für die Werksabnahme als Grundlage und kürzen Sie sie passend zu Ihrer Maschine. Die Punkte stützen sich auf die Listen der PQE Group und von Vista Projects. Ihr freigegebenes Protokoll hat immer Vorrang.

Bevor der Kunde anreist

• Vortest des Herstellers bestanden und unterschrieben
• Protokoll freigegeben, mit aktuellen Zeichnungen und Spezifikationsstand
• Testmaterial und Ersatzteile in der Halle
• Messgeräte kalibriert, Zertifikate griffbereit
• Sicherheitsunterweisung und Schutzausrüstung für Besucher organisiert
• Benannte Unterzeichner auf beiden Seiten

Während des Tests

• Maschine und Optionen entsprechen Angebot und Zeichnungen
• Verarbeitung, Beschriftungen und Typenschilder geprüft
• Anfahren, Abschalten und jeder Betriebsmodus gefahren
• Ein- und Ausgänge verifiziert
• Alarme, Verriegelungen und Not-Halt getestet
• Bildschirme, Zugriffsebenen und Rezepte geprüft
• Jedes Format mit Nenngeschwindigkeit über die vereinbarte Zeit gefahren
• Wiederanlauf nach Stau oder Störung gezeigt

Bevor jemand unterschreibt

• Jeder Protokollschritt mit bestanden oder nicht bestanden und dem Messwert markiert
• Handbücher, Zertifikate und Ersatzteilliste geprüft
• Jede Abweichung mit Schweregrad und Zuständigem auf der Mängelliste
• Auf den SAT verschobene Punkte schriftlich benannt
• Versandentscheidung festgehalten und unterschrieben

Notizen während des Abnahmetests

Ihr Testingenieur erfasst die Ergebnisse. Das Gespräch erfasst niemand, und im Gespräch ändern sich die Abmachungen: „damit können wir leben“, „könnte sie auch den kleineren Karton fahren“, „darum kümmern wir uns erst mal nicht“.

Angenommen, der zweite Besuch des Kunden läuft gut. Am zweiten Tag sagt sein Instandhaltungsleiter Tom, die spanischen Bildschirme könnten warten, wenn die Sprachdatei vor dem Produktionsstart kommt. Sechs Monate später nennt der Standortingenieur das eine verfehlte Anforderung.

Priya hat eine datierte Notiz mit Toms Worten und die Zusammenfassung, auf die er geantwortet hat, und die Sache ist mit einer E-Mail erledigt. Ohne beides stünde ihr Wort gegen eine Spezifikation.

Führen Sie pro Tag eine Notiz in dieser Form:

FAT-Testnotiz: [Auftrag], [Maschine], Tag [n], [Datum]
Anwesend:
Protokollschritt oder Spezifikationszeile:
Ergebnis (gemessen vs. gefordert):
Kunde sagte (seine Worte):
Wir versprachen (Zuständiger, Datum):
Außerhalb des Umfangs? Änderungsauftrag nötig?
Für die Zusammenfassung heute Abend:

Schicken Sie die Zusammenfassung noch am selben Tag, damit das Team des Kunden sie korrigieren kann, solange die Erinnerung frisch ist. Alles Neue kommt auf einen Änderungsauftrag, nicht auf einen Handschlag.

Das alles müssen Sie nicht in der Halle aufschreiben. Viele Werke beschränken Handys, und Sie sollten immer fragen, bevor Sie jemanden aufnehmen, denn die Regeln zur Einwilligung unterscheiden sich je nach Ort. Der einfache Weg ist eine gesprochene Nachbesprechung: Gehen Sie am Ende des Tages hinaus, öffnen Sie ParrotNotes und sprechen Sie drei Minuten lang die Vorlage durch.

Sie erhalten ein Transkript, eine Zusammenfassung und Aufgaben. Die Aufnahme funktioniert auch ohne Netz, die Transkription läuft, sobald Sie wieder Empfang haben. Stand November 2026 bietet der kostenlose Plan 100 Minuten im Monat, bis zu 30 Minuten pro Aufnahme, das reicht für viele Nachbesprechungen. Pro kostet 19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung, mit 3.000 Minuten im Monat. Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter, bevor Ihr nächster Testtag ansteht.

Die Mängelliste bei der FAT: bestanden, bedingt bestanden oder nicht bestanden

Eine Mängelliste (Punch List) ist die laufende Liste dessen, was noch offen ist, und bei einer FAT entscheidet sie, ob die Maschine versandt wird. Vista Projects nutzt drei Schweregrade: Kritische Punkte blockieren den Versand, schwere Punkte müssen vor der Inbetriebnahme gelöst sein und erlauben eventuell einen bedingten Versand, und kleinere Punkte werden ohne Verzögerung nachverfolgt.

Hier ein Beispiel aus dem erfundenen Auftrag mit der Kartonverpackungsmaschine. Die kostenlose Mängelliste-Vorlage hat ähnliche Spalten, falls Sie eine leere Liste möchten.

Seien Sie vorsichtig bei Punkten, die Richtung „vor Ort“ wandern. Die Warnung von Vista sollten Sie sich merken: „‚Das beheben wir vor Ort‘ heißt oft: ‚Darüber streiten wir vor Ort.‘“ Geben Sie jedem Punkt einen Zuständigen, ein Datum und eine Prüfmöglichkeit, und lassen Sie die Liste dann unterschreiben.

Diese Unterschrift schützt Sie genauso wie den Kunden. Laut Vista können unterschriebene FAT-Unterlagen entscheiden, ob ein späterer Ausfall ein Garantiefall oder ein Änderungsauftrag ist. Verkaufen Sie ein Bestehen trotzdem nicht als Freibrief: Eine Musterklausel sagt klar, dass „die FAT-Ergebnisse den Lieferanten nicht von seinen Pflichten befreien“.

Den Test vor dem Test machen

Eine Werksabnahme läuft gut, wenn der Streit schon auf Papier ausgetragen wurde. Schreiben Sie also die zehn Zeilen ins Angebot, teilen Sie die Aufgaben auf, bevor der Auftrag eintrifft, und bringen Sie die Checkliste mit. Führen Sie an den Testtagen eine tägliche Notiz, schicken Sie noch am selben Tag eine Zusammenfassung und setzen Sie jeden offenen Punkt mit Zuständigem auf eine unterschriebene Mängelliste.

Dann passiert Priyas Anfangsszene gar nicht erst: Die Formatteile für den 24er-Karton sind in der Halle, weil Zeile drei des Angebots das zugesagt hat. Ergänzen Sie die Unterlagen nach jedem Tag einer Werksabnahme um eine kurze Sprachnotiz; ParrotNotes können Sie kostenlos nutzen.