Retrospektive Meeting im Sprint: Ablauf, Fragen und Notizen

Zum vierten Sprint in Folge schrieb Danas Team denselben Klebezettel: „Staging-Umgebung ist instabil.“ Alle nickten. Alle fanden, dass es wehtut. Und zum vierten Sprint in Folge hat es niemand behoben, weil niemand darum gebeten worden war. (Danas Team ist ein zusammengesetztes Beispiel, kein reales Team.)

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann liegt das Problem nicht am Format Ihres Retrospektive Meetings, sondern an dem, was danach passiert. Eine gute Retro liefert zwei oder drei Änderungen, jede mit einem Namen und einem Datum, und prüft sie zu Beginn der nächsten.

Dieser Leitfaden zeigt, was der Scrum Guide sagt, einen Ablauf in fünf Schritten für eine 60-minütige Retro, vier Formate, 20 Fragen nach Phasen sortiert, eine einseitige Notizvorlage mit ausgefülltem Beispiel und eine Regel, mit der aus Retro-Notizen erledigte Aufgaben werden.

Was ist ein Retrospektive Meeting?

Ein Retrospektive Meeting ist ein kurzes, regelmäßiges Meeting, in dem ein Team auf die Zusammenarbeit im letzten Arbeitsabschnitt zurückblickt und sich auf wenige Änderungen für den nächsten einigt. In Scrum heißt es Sprint Retrospective, und es ist das letzte Event jedes Sprints.

Der Scrum Guide 2020 beschreibt den Zweck klar: Das Team plant Wege, um Qualität und Effektivität zu steigern. Es betrachtet Personen, Interaktionen, Prozesse, Werkzeuge und seine Definition of Done und wählt die hilfreichsten Änderungen aus. Die wirkungsvollsten Verbesserungen, so der Guide, können sogar ins Sprint Backlog des nächsten Sprints aufgenommen werden.

Das zwölfte Prinzip des Agilen Manifests sagt sinngemäß: In regelmäßigen Abständen überlegt das Team, wie es effektiver werden kann, und passt sein Verhalten entsprechend an.

Sie müssen keine Software entwickeln, um es zu nutzen. Vertriebsteams halten Retros nach einem Quartal oder einem verlorenen Deal ab (die passende Variante finden Sie in unserem Leitfaden zur Win-Loss-Analyse).

Wer teilnimmt und wie lange es dauert

In Scrum nimmt das ganze Scrum Team teil: die Developers, der Product Owner und der Scrum Master. Meist moderiert der Scrum Master. Führungskräfte außerhalb des Teams sollten nur auf Einladung dabei sein, denn vor Publikum sprechen Menschen weniger offen.

Der Scrum Guide legt eine Obergrenze fest: Die Sprint Retrospective dauert höchstens drei Stunden bei einem einmonatigen Sprint, kürzere Sprints bekommen kürzere Retros. Eine verbreitete Praxis (keine Scrum-Regel) ist, die Dauer anteilig zu verkürzen:

Legen Sie die Retro hinter das Sprint Review und vor das nächste Sprint Planning, damit vereinbarte Änderungen direkt in die Planung fließen. Unser Leitfaden zum Besprechungsrhythmus zeigt, wie Sie sie zwischen Ihren anderen wiederkehrenden Meetings einplanen.

Ablauf eines Retrospektive Meetings in fünf Schritten

Die meisten Moderatorinnen und Moderatoren arbeiten mit einer Variante der fünf Phasen, die Esther Derby und Diana Larsen in ihrem Buch Agile Retrospectives (2006) beschrieben haben. Dieser Ablaufplan passt sie für eine 60-minütige Retro nach einem zweiwöchigen Sprint an: Er ergänzt einen Rückblick auf die Maßnahmen der letzten Retro und fasst Entscheiden und Abschließen in einem Block zusammen.

1. Rahmen setzen (5 Minuten). Nennen Sie Ziel und Zeitrahmen. Bitten Sie alle um ein Wort, das den Sprint beschreibt, damit jede Stimme früh zu hören ist.
2. Maßnahmen der letzten Retro prüfen (5 Minuten). Erledigt, in Arbeit oder verworfen? Genau dieser Schritt löst Danas Problem.
3. Daten sammeln (15 Minuten). Nutzen Sie eines der Formate unten. Alle schreiben zuerst still Karten und lesen sie dann vor.
4. Erkenntnisse gewinnen (15 Minuten). Ähnliche Karten gruppieren, mit Punkten abstimmen und über die zwei oder drei wichtigsten Themen sprechen. Fragen Sie, warum es passiert ist, nicht wer es war.
5. Maßnahmen beschließen und abschließen (20 Minuten). Einigen Sie sich auf höchstens drei Maßnahmen, jede mit einer verantwortlichen Person und einem Prüftermin. Lesen Sie sie laut vor. Zum Schluss bewerten alle kurz die Retro selbst.

Alle fünf Schritte funktionieren am Whiteboard mit Klebezetteln. Oder Sie nutzen unsere kostenlose Retrospektive Vorlage: Format wählen, Karten sammeln, mit Punkten abstimmen, Maßnahmen festlegen und das Ergebnis drucken, alles im Browser.

Vier Retro-Formate und wann sie passen

Wechseln Sie das Format alle paar Sprints, damit die Antworten nicht abstumpfen. Diese vier decken die meisten Situationen ab:

Ein zusammengesetztes Beispiel: Ein Außendienstteam wechselte nach einem schwierigen Quartal zu 4L. Die Spalte „Gewünscht“ brachte etwas ans Licht, das das alte Format nie gezeigt hatte: Die Vertriebsmitarbeiter wollten die Notizen eines Kollegen aus früheren Besuchen haben, bevor sie denselben Kunden besuchen. Das wurde die eine Maßnahme des Quartals.

Fragen für die Retrospektive, nach Phasen sortiert

Zwanzig Fragen zum Übernehmen. Wählen Sie zwei oder drei pro Phase, nicht alle.

Rahmen setzen

1. Wie hat sich dieser Sprint in einem Wort angefühlt?
2. Wie viel Energie haben Sie auf einer Skala von 1 bis 5 noch?
3. Was möchten Sie aus den nächsten 60 Minuten mitnehmen?

Maßnahmen der letzten Retro prüfen 4. Welche Maßnahmen aus dem letzten Sprint haben wir erledigt? 5. Welche sind stecken geblieben, und was stand im Weg? 6. Lohnt sich eine offene Maßnahme nicht mehr?

Daten sammeln 7. Was lief gut und sollten wir beibehalten? 8. Wo haben wir die meiste Zeit verloren? 9. Was hat Sie in diesem Sprint überrascht? 10. Wann kamen Sie nicht weiter, und wer hätte helfen können? 11. Was haben wir versprochen und nicht geliefert?

Erkenntnisse gewinnen 12. Warum ist das Ihrer Meinung nach passiert? 13. Ist das ein Einzelfall oder ein Muster, das wir schon kennen? 14. Welche kleinste Änderung hätte es verhindert? 15. Was würden wir anders machen, wenn wir diesen Sprint morgen wiederholen müssten?

Maßnahmen beschließen und abschließen 16. Welche eine Änderung würde im nächsten Sprint am meisten bewirken? 17. Wer übernimmt sie, und woran erkennen wir, dass sie wirkt? 18. Womit hören wir auf, um Platz dafür zu schaffen? 19. Brauchen wir etwas von außerhalb des Teams? 20. Wie nützlich war diese Retro, von 1 bis 5?

Notizen zum Retrospektive Meeting: Vorlage auf einer Seite

Retro-Notizen sollten kurz sein: die Themen, die Entscheidungen und die Maßnahmen. Kopieren Sie diese Vorlage:

RETROSPEKTIVE – NOTIZEN
Team:              Sprint / Zeitraum:        Datum:
Moderation:        Format:                   Teilnehmende:

1. MASSNAHMEN DER LETZTEN RETRO
   Maßnahme | Verantwortlich | Status (erledigt / in Arbeit / verworfen) | Notiz

2. WAS WIR GESEHEN HABEN (Top-Themen nach der Abstimmung, 3 bis 5 Zeilen)

3. WARUM (eine Zeile pro Thema)

4. MASSNAHMEN FÜR DEN NÄCHSTEN SPRINT (max. 3)
   Maßnahme | Verantwortlich | Prüftermin | Wo sie steht (Backlog, Board, Dokument)

5. BEWERTUNG DER RETRO (Durchschnitt 1–5) und ein Kommentar

Hier dieselbe Vorlage, ausgefüllt für Danas Team (ein zusammengesetztes Beispiel):

RETROSPEKTIVE – NOTIZEN
Team: Payments-Team    Sprint: 41 (zwei Wochen)    Datum: 9. Oktober
Moderation: Omar (rotierend)    Format: Start/Stop/Continue    Teilnehmende: 7

1. MASSNAHMEN DER LETZTEN RETRO
   Code-Reviews zweimal pro Woche im Pair | Lin | Erledigt | Wartezeit auf Reviews gesunken
   Instabile Staging-Umgebung beheben | (niemand) | Verworfen | 4 Sprints in Folge genannt

2. WAS WIR GESEHEN HABEN
   - Staging fiel an 3 von 10 Tagen aus; 2 Releases verschoben
   - Reviews im Pair haben funktioniert; beibehalten
   - Späte Scope-Änderungen vom Product Owner an Tag 8

3. WARUM
   - Staging: niemand ist zuständig; es liegt zwischen zwei Teams
   - Scope: Stakeholder-Demo vorgezogen, Team erst an Tag 8 informiert

4. MASSNAHMEN FÜR DEN NÄCHSTEN SPRINT
   Staging-Fehler übernehmen; ins Sprint Backlog | Priya | 23. Okt. | Sprint Backlog
   PO nennt Stakeholder-Termine im Sprint Planning | Ana | 13. Okt. | Planning-Agenda
   Reviews im Pair beibehalten | Lin | 23. Okt. | Team-Board

5. BEWERTUNG: 4,1 / 5: „Zum ersten Mal hat Staging eine verantwortliche Person.“

Sehen Sie, was sich geändert hat: Die Staging-Korrektur hat einen Namen, ein Datum und einen Platz im Sprint Backlog, so wie es der Scrum Guide nahelegt. Für andere Meetings nutzen Sie unsere Vorlage für Besprechungsnotizen.

Sie möchten die Notizen, ohne während der Retro zu tippen? Legen Sie ParrotNotes auf den Tisch und erhalten Sie nach dem Meeting eine Zusammenfassung und die Aufgaben. ParrotNotes kostenlos testen.

Aus Retro-Notizen werden erledigte Aufgaben

Retros scheitern leise, wenn Maßnahmen vage („Kommunikation verbessern“) oder ohne Verantwortliche („wir sollten“) sind. Vier Regeln:

• Eine verantwortliche Person pro Maßnahme. Ein Name, nicht „das Team“. Diese Person sorgt dafür, dass es passiert.
• Ein Prüftermin. Meist die nächste Retro. Schreiben Sie das Datum auf, nicht „nächster Sprint“.
• Ein sichtbarer Ort. Das Sprint Backlog oder das Team-Board, wo die tägliche Arbeit stattfindet. Maßnahmen, die nur in den Notizen stehen, sind bis Mittwoch vergessen.
• Höchstens drei. Ein Team, das sich acht Änderungen vornimmt, schafft keine.

Eröffnen Sie dann die nächste Retro mit dem Rückblick darauf (Schritt 2 des Ablaufplans). Diese Gewohnheit macht aus einer Runde zum Dampfablassen einen echten Kreislauf. Ein System, das Aufgaben aus all Ihren Meetings nachhält, beschreibt unser Leitfaden Aufgaben aus Meetings nachverfolgen. Wenn eine Retro eine echte Entscheidung bringt, etwa eine geänderte Definition of Done, halten Sie sie in einem Entscheidungsprotokoll fest, damit neue Teammitglieder nachlesen können, warum.

Sollten Sie die Retrospektive aufzeichnen?

Eine Aufnahme hilft der Moderation, präsent zu bleiben und jede Maßnahme festzuhalten. Retros leben aber von Offenheit, also fragen Sie vorher: Erklären Sie, warum Sie aufnehmen möchten, was Sie behalten und wer es sehen wird. Holen Sie die Zustimmung aller ein und hören Sie auf, wenn jemand widerspricht.

Die Regeln zur Einwilligung unterscheiden sich je nach Ort. Für Gespräche in den USA erklärt unser Leitfaden zu One-Party-Consent die Grundlagen.

Wenn das Team zustimmt, nimmt ParrotNotes die Retro auf einem Smartphone oder Mac im Raum auf, ohne Meeting-Bot. Sie erhalten ein Transkript, eine Zusammenfassung und die Aufgaben, bereit zum Einfügen in die Vorlage oben. Eine Woche später fragen Sie das Transkript: „Was haben wir zum Staging vereinbart?“ Mit Pro funktioniert das in 99+ Sprachen mit Übersetzung, und die KI-Suche findet, was in allen früheren Retros gesagt wurde.

So bleibt Ihre nächste Retro hängen

Ein Retrospektive Meeting ist die Stunde nur wert, wenn es etwas verändert. Rahmen setzen, die Maßnahmen des letzten Sprints prüfen, mit einem passenden Format Daten sammeln, das Warum finden und mit höchstens drei Maßnahmen gehen, jede mit Namen und Datum. Halten Sie alles auf einer Seite fest und beginnen Sie die nächste Retro mit der Prüfung. Und bleiben Sie fair: Sprechen Sie über Ereignisse und Abläufe, nie über Personen.

Danas Team brauchte kein neues Format. Es brauchte einen Namen neben „Staging reparieren“. Zwei Sprints später war der Klebezettel verschwunden.

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