Nachfass-E-Mail nach der Besichtigung: Vorlagen für Makler

Sonntag, 16:05 Uhr. Maike schließt gerade ein Reihenhaus mit drei Zimmern im Erlenweg ab, nach einer zweistündigen offenen Besichtigung. Auf der Besucherliste stehen 23 Namen. Ein Paar hat nach dem Schuleinzugsgebiet gefragt. Ein Mann sagte, er wohne zwei Häuser weiter und „verkaufe vielleicht im Frühjahr“. Jemand erwähnte seinen Makler, aber Maike weiß nicht mehr, wen. (Maike ist eine zusammengesetzte Figur, keine echte Maklerin.)

Eine Nachfass-E-Mail nach der Besichtigung wirkt nur, wenn sie zeigt, dass Sie sich an den Besucher erinnern. Am Montagmorgen ist das meiste, was jedes Gespräch wertvoll gemacht hat, verschwunden.

Dieser Leitfaden zeigt ein 20-Sekunden-Debriefing zwischen den Gruppen, eine Sortierung der Besucherliste, eine Zeittabelle, sieben Vorlagen und die zwei Regelwerke, die bestimmen, was Sie schicken dürfen. Die Regeln stammen aus den USA, wo der Tag der offenen Tür (Open House) zum Standard gehört; die Vorlagen funktionieren bei jeder Besichtigung.

Wenn Sie zwischen den Gruppen lieber sprechen als kritzeln, testen Sie ParrotNotes kostenlos. Sprechen Sie Ihr Debriefing ins Handy und erhalten Sie Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben, bevor Sie die Schilder einpacken.

Warum die meisten Nachfass-E-Mails nach einer Besichtigung ignoriert werden

Die meisten scheitern, weil sie an jeden gehen könnten. „Danke für Ihren Besuch!“ mit einem Link zum Exposé sagt dem Besucher, dass Sie sich auch nicht an ihn erinnern.

• Die Besucherliste enthält einen Namen, kein Gespräch. Dort steht nicht, dass sie einen eingezäunten Garten für den Hund brauchen.
• Alle bekommen dieselbe E-Mail. Das Paar mit Finanzierungszusage, das bereit für ein Angebot ist, wartet in derselben Schlange wie die Nachbarin, die nur schauen wollte.
• Sie ignoriert, wer schon einen Makler hat. Wer den Kunden eines anderen Maklers zu einem Angebot anschreibt, kann gegen die Standesregeln seines Verbands verstoßen.
• Sie kommt zu spät. Am Dienstag ist Ihr Objekt mit den anderen Häusern verschwommen, die sie gesehen haben.

Eine gute Nachfass-E-Mail nach der Besichtigung nennt etwas, das der Besucher gesagt hat, beantwortet es und stellt eine kleine Frage.

Zwischen den Gruppen: ein 20-Sekunden-Debriefing

Wenn eine Gruppe zum Gartentor geht, treten Sie in die Küche und sprechen fünf Dinge ins Handy. Das dauert etwa 20 Sekunden.

1. Wer. Namen und wie sie auf das Objekt gestoßen sind. „Lena und Jonas Becker, über das Immobilienportal.“
2. Was ihnen wichtig war, in ihren Worten. „Zweites Bad zu klein. Garten geliebt.“
3. Maklerstatus. „Arbeiten mit einem Makler einer anderen Firma, Namen nicht verstanden.“ Oder: „Noch kein Makler.“
4. Was ich versprochen habe. „Hausgeldabrechnung und Karte zum Schuleinzugsgebiet heute Abend schicken.“
5. Temperatur und nächster Schritt. „Finanzierungszusage, sehen diese Woche noch zwei andere Häuser.“

Hier sprechen Sie mit Ihrem Handy, niemand sonst ist auf der Aufnahme. Wenn Sie ein Gespräch mit einem Besucher aufnehmen wollen, fragen Sie vorher. Die Einwilligungsregeln unterscheiden sich je nach Bundesstaat; unser Leitfaden zu One-Party-Consent-Staaten behandelt die USA.

Mit ParrotNotes funktioniert die Aufnahme offline, ein schwaches Netz im Keller hält Sie also nicht auf. Jede Aufnahme erhält eine KI-Zusammenfassung, und die Aufgabenliste zeigt, wem Sie was schulden.

Die Besucherliste sortieren, bevor Sie schreiben

Bevor Sie eine einzige Nachfass-E-Mail schreiben, sortieren Sie die Besucher. Die Frage ist nicht „Wer wirkte interessiert?“, sondern „Wer ist das, und was darf und sollte ich schicken?“

Seit dem 17. August 2024 brauchen MLS-Teilnehmer in den USA, die mit Käufern arbeiten, einen schriftlichen Vertrag, bevor sie ein Haus besichtigen. Der Verbraucherleitfaden der NAR zu schriftlichen Käuferverträgen sagt aber, dass Käufer keinen brauchen, um auf eigene Faust ein Open House zu besuchen oder einen Makler nach seinen Leistungen zu fragen. Sobald Sie mit diesem Käufer arbeiten, kommt der Vertrag zuerst.

Das richtige Timing für die Nachfass-E-Mail

„Innerhalb von 24 Stunden“ reicht für Interessenten, die sich umsehen, ist aber zu langsam für einen Käufer, der ein Angebot abgeben will.

Wenn ein Käufer nach dem zweiten Kontakt schweigt, zeigt unser Leitfaden zum Nachfassen ohne Antwort, wie es weitergeht.

7 Vorlagen für die Nachfass-E-Mail nach der Besichtigung

Jede Vorlage baut auf dem Debriefing auf. Bleiben Sie unter 120 Wörtern und nutzen Sie in der Signatur Ihren echten Namen, Ihre Firma und Ihre Kontaktdaten.

1. Entschlossener Käufer ohne Makler

Betreff: Erlenweg 14: Hausgeld und Schuleinzugsgebiet

Hallo Frau Becker, hallo Herr Becker,

danke für Ihren Besuch im Erlenweg 14 heute. Sie haben nach dem Hausgeld und dem Schuleinzugsgebiet gefragt, beides finden Sie im Anhang.

Sie erwähnten auch, dass das zweite Bad klein wirkt. Der Verkäufer hat ein Angebot eines Handwerkers für eine Vergrößerung, das ich Ihnen bei einer Einzelbesichtigung zeigen kann.

Arbeiten Sie bereits mit einem Makler? Falls nicht, passt Ihnen Dienstag um 18 Uhr für einen zweiten Termin?

Maike

2. Käufer ohne Makler, der sich umsieht

Betreff: Drei Häuser wie im Erlenweg

Hallo [Name],

danke für Ihren Besuch in [Adresse] am Sonntag. Sie sagten, Sie suchen [was sie sagten: einen Garten, einen kürzeren Arbeitsweg, ein Arbeitszimmer].

Hier sind drei Häuser in [Viertel] mit [diesem Merkmal], die im letzten Monat inseriert wurden: [Links].

Soll ich Ihnen neue Angebote schicken, sobald sie erscheinen?

3. Käufer mit Makler

Nach dem Ethikkodex 2026 der NAR besagt Standard of Practice 16-13, dass Geschäfte mit Käufern unter einem Exklusivvertrag über deren Makler laufen, es sei denn, der Makler stimmt zu oder der Käufer beginnt das Gespräch. Beschränken Sie diese E-Mail auf Dank und Fakten und setzen Sie den Makler in Kopie.

Betreff: Erlenweg 14: die gewünschten Details

Hallo [Käufer] (cc: [Makler des Käufers]),

danke für Ihren Besuch im Erlenweg 14 heute. Sie fragten nach [ihre Frage], hier die Antwort: [Antwort].

[Makler des Käufers], gern vereinbare ich eine Einzelbesichtigung oder beantworte weitere Fragen Ihrer Kunden.

Maike

4. Nachbar

Betreff: Danke für Ihren Besuch am Sonntag

Hallo [Name],

danke, dass Sie zur Besichtigung im Erlenweg 14 gekommen sind. Nachbarn beurteilen ein Haus oft am besten, deshalb würde mich Ihre Meinung zu Preis und Renovierung interessieren.

Ich melde mich, sobald es verkauft ist, damit Sie wissen, wo die Preise im Erlenweg stehen.

5. Künftiger Verkäufer

Betreff: Ihr Haus und das Frühjahr

Hallo [Name],

Sie erwähnten, dass Sie Ihr Haus in [Straße] im Frühjahr vielleicht verkaufen. Keine Eile, aber falls es bei der Planung hilft, stelle ich Ihnen gern kurz zusammen, wofür ähnliche Häuser in der Nähe verkauft wurden und wonach Käufer am Sonntag gefragt haben.

Wäre ein 20-minütiger Termin im [Monat] hilfreich?

6. Bericht an den Verkäufer

Betreff: Besichtigungsbericht: 23 Gruppen, 2 mögliche Angebote

Hallo [Verkäufer],

kurze Zusammenfassung der heutigen Besichtigung im Erlenweg 14:

• Gruppen: 23 Besucher, 6 mit Makler.
• Am meisten gefallen: der Garten und das Licht in der Küche.
• Bedenken: Größe des zweiten Bads (4 Gruppen) und Parken an der Straße (2).
• Wahrscheinliche nächste Schritte: zwei Käufer haben diese Woche um Einzelbesichtigungen gebeten.

Ich rufe Sie am Montag an, mit den Ergebnissen der Besichtigungen und der Frage, ob wir das Angebot für das Bad an Käufer weitergeben.

7. Zweiter Kontakt ohne Antwort

Betreff: Erlenweg: ein Update

Hallo [Name],

ein Update seit Sonntag: [etwas Neues: ein Besichtigungstermin, eine Preisänderung, ein Gutachten, ein ähnliches Haus, das gerade reserviert wurde].

Noch interessiert, oder soll ich Ihnen nichts mehr schicken? Beide Antworten helfen mir.

Rechtlich sauber bleiben: CAN-SPAM und Maklerregeln

Zwei Regelwerke prägen diese E-Mails in den USA.

Vertretung und Ethik. Wenn Sie REALTOR® sind, verbietet Artikel 16 des NAR-Ethikkodex Handlungen, die mit dem Exklusivvertrag eines anderen Maklers unvereinbar sind. Standard of Practice 16-9 verlangt angemessene Bemühungen, vor Vertragsabschluss herauszufinden, ob ein Interessent bereits einen solchen Vertrag hat. Deshalb hat das Debriefing den Punkt „Maklerstatus“.

CAN-SPAM. Der CAN-SPAM-Leitfaden der FTC sagt, dass das Gesetz jede E-Mail erfasst, deren Hauptzweck die Werbung für ein Produkt oder eine Dienstleistung ist, nicht nur Massenmails. Ein Dank, der die Frage eines Käufers beantwortet, ist unkritisch. Eine E-Mail, die andere Objekte oder Ihre Dienste bewirbt, ist kommerziell. Dafür gilt:

• Korrekte Angaben bei „Von“ und „Antwort an“ und eine Betreffzeile, die zum Inhalt passt.
• Ihre gültige Postanschrift.
• Eine klare Abmeldemöglichkeit, die Sie innerhalb von 10 Werktagen umsetzen.

Die FTC nennt Strafen von bis zu 53.088 USD pro rechtswidriger E-Mail. Die Immobilienaufsicht Ihres Bundesstaats kann eigene Werberegeln haben, etwa die Angabe Ihres Maklerbüros.

Aus dem Debriefing wird die E-Mail

So sieht der Sonntagabend mit ParrotNotes aus:

1. Debriefing aufnehmen nach jeder Gruppe, oder eine längere Zusammenfassung im Auto.
2. Zusammenfassung und Aufgaben öffnen. Jedes Versprechen („Hausgeld heute Abend schicken“) wird zu einer Zeile auf der Liste.
3. Aus den Notizen entwerfen. Lassen Sie die KI aus dem Teil der Zusammenfassung zu einem Besucher eine Nachfass-E-Mail machen, oder fügen Sie Ihre Notizen in unseren kostenlosen Follow-up-E-Mail-Generator ein.
4. Den Verkäuferbericht schreiben aus denselben Notizen: Besucherzahl, was gefiel, was Sorgen machte.

Dieselbe Gewohnheit funktioniert nach Akquiseterminen: Siehe unseren Leitfaden zur Follow-up-E-Mail nach dem Verkaufsgespräch, den Leitfaden zur Nachfass-E-Mail nach der Messe für Debriefings im großen Stil und unseren Leitfaden für Gewerbeimmobilienmakler für längere Deals.

Der Free-Tarif bietet 100 Minuten Aufnahme pro Monat, eine KI-Zusammenfassung bei jeder Aufnahme und 5 KI-gestützte Aufnahmen pro Monat. Pro kostet 19,99 USD pro Monat oder 14,99 USD pro Monat bei jährlicher Zahlung, mit 3.000 Minuten, allen KI-Funktionen, Sprechererkennung sowie Transkription und Übersetzung in 99+ Sprachen für Besucher, die Spanisch, Mandarin oder etwas anderes sprechen.

Ihre nächste Besichtigung bringt eine neue Besucherliste. Machen Sie daraus eine, bei der Sie nachfassen können. Laden Sie ParrotNotes herunter und nehmen Sie Ihr erstes Debriefing auf, bevor die zweite Gruppe hereinkommt.