Follow-up-E-Mail schreiben mit KI

In drei Schritten zur Nachfass-E-Mail

Von der Mitschrift zur E-Mail, die noch am selben Tag rausgeht.

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   Gespräch beschreiben

   Wählen Sie die Art des Gesprächs, fügen Sie Ihre Stichpunkte ein (bis 8.000 Zeichen) und nennen Sie Namen, Firma und die eine Sache, die der Empfänger als Nächstes tun soll.

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   Anmelden und schreiben lassen

   Melden Sie sich mit Google, Apple oder einem Code per E-Mail an (so entsteht ein kostenloses ParrotNotes-Konto) und klicken Sie auf „E-Mail schreiben“. Nach 10 bis 20 Sekunden ist der Entwurf da.

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   Anpassen und senden

   Wählen Sie eine Betreffzeile, bearbeiten Sie den Text direkt auf der Seite, füllen Sie [Platzhalter] aus und kopieren Sie die E-Mail oder öffnen Sie sie in Ihrem E-Mail-Programm.

Was Sie erhalten

Einen Entwurf, der nur auf Ihren Notizen beruht, und einen Plan für danach.

• Drei Betreffzeilen

  Eine konkrete Betreffzeile zu genau diesem Gespräch und zwei Alternativen, zwischen denen Sie mit einem Klick wechseln.

• Den E-Mail-Text

  Anrede, kurzer Rückblick, was für den Empfänger zählt, nächste Schritte und eine einzige Bitte, unterschrieben mit Ihrem Namen.

• Platzhalter statt Erfindungen

  Fehlt in Ihren Notizen ein Datum, ein Preis oder ein Dokument, steht dort [Datum] oder [Preis] zum Ausfüllen, nie eine ausgedachte Zahl.

• Nächste Schritte mit Verantwortlichen

  Die Schritte aus Ihren Notizen mit Zuständigkeit und Termin. Was offen ist, steht als „Nicht angegeben“ da.

• Hinweis zum Nachhaken

  Ein Satz dazu, wann Sie sich wieder melden, falls keine Antwort kommt.

• Kopieren oder direkt öffnen

  E-Mail kopieren, alles als Markdown für Ihre Notizen kopieren oder eine neue E-Mail mit Betreff und Text im E-Mail-Programm öffnen.

Bevor Sie auf Senden klicken

Der Generator liefert einen Entwurf. Drei Dinge, die in Deutschland nur Sie prüfen können.

• Sie oder Du

  Im deutschen Geschäftsleben entscheidet die Anrede über den Ton. Vermerken Sie in den Notizen, wenn Sie mit dem Kunden per Du sind, und prüfen Sie im Entwurf jede Anrede, bevor die E-Mail rausgeht.

• Pflichtangaben in der Signatur

  Geschäftsbriefe von Kaufleuten und GmbHs müssen unter anderem Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer nennen, auch per E-Mail. Diese Angaben stehen in Ihrer E-Mail-Signatur; der Generator schreibt nur den Text darüber.

• Platzhalter ausfüllen

  Suchen Sie nach eckigen Klammern. Jede [Klammer] ist eine Stelle, an der Ihre Notizen nichts hergaben: ein Termin, ein Betrag, ein Anhang. Ersetzen Sie sie oder streichen Sie den Satz.

Notizen, aus denen gute E-Mails werden

Je genauer die Stichpunkte, desto weniger müssen Sie nachbessern.

• Die Worte des Kunden

  Notieren Sie, wie der Kunde sein Problem selbst beschrieben hat, etwa „Angebote dauern eine Woche“. Der Rückblick greift diese Formulierung auf, und der Kunde erkennt sein Anliegen wieder.

• Wer macht was bis wann

  „Ich: Preisliste schicken, Frau Weber: Rückmeldung von der Geschäftsführung bis Freitag“ wird zu nächsten Schritten mit Verantwortlichen und Terminen.

• Eine Bitte, nicht drei

  Tragen Sie ins Feld „Die Bitte“ genau einen nächsten Schritt ein: einen Termin, eine Unterlage, eine Entscheidung. Lassen Sie es leer, wählt der Generator den naheliegendsten Schritt aus Ihren Notizen.