Tagesordnung für Besprechungen: Vorlage mit 5 Formaten und Beispielen

Stellen Sie sich Priya vor, die Büroleiterin eines Architekturbüros mit 40 Beschäftigten. Es ist 8:52 Uhr an einem Montag, und die Teambesprechung beginnt um 9:00 Uhr.

Sie tippt die Tagesordnung in die Kalendereinladung: „Neuigkeiten. Budget. Website. Verschiedenes.“

Die Besprechung läuft 25 Minuten über. „Website“ entpuppt sich als Entscheidung darüber, welche Agentur beauftragt wird, und niemand war darauf vorbereitet, sie zu treffen. „Budget“ war nur eine Information. Priya verbringt die Stunde damit, zu leiten, die Zeit zu halten und mitzuschreiben, und am Dienstag erinnern sich zwei Personen unterschiedlich an die Agenturentscheidung.

Sie wissen längst, dass eine Besprechung eine Tagesordnung braucht. Schwerer ist es, eine Tagesordnung als Vorlage zu finden, die zur Besprechung dieser Woche passt. Ein 30-minütiger Team-Austausch, eine Lieferantenentscheidung und eine Vorstandssitzung brauchen drei verschiedene Formate.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen fünf kopierfertige Formate, jeweils mit ausgefülltem Beispiel. Nach den Vorlagen folgen sechs Schritte, um Ihre eigene zu schreiben, und eine Möglichkeit, eine Aufnahme das Ergebnis jedes Tagesordnungspunkts ausfüllen zu lassen.

Welche Tagesordnung passt zu Ihrer Besprechung?

Wählen Sie das Format danach, was die Besprechung liefern muss, nicht danach, wie der Kalender sie nennt. Hier die Kurzfassung.

Für welches Format Sie sich auch entscheiden: Jede Tagesordnung unten beginnt mit demselben Kopfblock. Kopieren Sie ihn einmal und verwenden Sie ihn wieder.

BESPRECHUNG:
Datum und Uhrzeit:
Raum:
Leitung:
Protokollführung:
Teilnehmende:
Ziel (ein Satz: Was soll gelten, wenn wir den Raum verlassen?):
Vorab-Lektüre (was zu lesen ist, und bis wann):

Unter dem Kopf steht eine Liste von Punkten mit Zeiten. Jeder nennt die Person, die ihn leitet, und sagt, ob er informieren, Input einholen oder eine Entscheidung herbeiführen soll. Der letzte Punkt ist immer eine Zusammenfassung von Entscheidungen, Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen.

An dieser letzten Zeile gehen Besprechungen verloren. In der Work-Trend-Index-Umfrage von Microsoft aus dem Jahr 2023 unter 31.000 Beschäftigten nannten die Befragten ineffiziente Besprechungen als größten Produktivitätsstörer. In derselben Umfrage sagten 55 %, die nächsten Schritte am Ende einer Besprechung seien unklar, und 56 % sagten, es sei schwer zusammenzufassen, was geschehen ist.

Eine gute Tagesordnung löst die erste Hälfte dieses Problems. Ein Protokoll dessen, was gesagt wurde, löst die zweite Hälfte.

Soll sich das Protokoll von selbst schreiben? Sie können ParrotNotes kostenlos testen. Legen Sie Ihr Handy auf den Tisch, nehmen Sie die Besprechung auf und erhalten Sie danach ein Transkript, eine KI-Zusammenfassung und Aufgaben.

Tagesordnung Vorlage 1: die einfache wöchentliche Teambesprechung

Nutzen Sie sie für die wiederkehrende Besprechung, in der das Team sich abstimmt und niemand eine Folienpräsentation braucht. Sie dauert 30 Minuten, hat vier feste Punkte und endet mit einer Zusammenfassung.

WÖCHENTLICHE TEAMBESPRECHUNG
Ziel für heute (ein Satz):

0:00 Tagesordnung und Aufgaben der letzten Woche durchgehen (5 Min., Leitung)
0:05 Neuigkeiten, die sich zu teilen lohnen (5 Min., alle)
0:10 Prioritäten dieser Woche: Was muss bis Freitag erledigt sein? (10 Min., jeweilige Leitung)
0:20 Blockaden: Wer braucht Hilfe, und von wem? (5 Min., alle)
0:25 Zusammenfassung: Entscheidungen, Verantwortliche und Fälligkeitstermine (5 Min., Protokollführung)

Themenspeicher (Themen für eine andere Besprechung):

Zwei Details machen dieses Format wirksam. Der erste Punkt prüft die Aufgaben der letzten Woche, damit die Liste nicht leise stirbt. Und der Themenspeicher gibt Ihnen eine höfliche Möglichkeit, ein Nebengespräch zu beenden: „Gutes Thema. Es kommt in den Themenspeicher.“

Hier die Beispiel-Tagesordnung, die Priya stattdessen am Freitagnachmittag hätte verschicken können.

Beachten Sie, was mit „Website“ geschah. Es verließ die Teambesprechung und wurde zu einer eigenen Besprechung, mit dem Format aus Vorlage 3.

Tagesordnung Vorlage 2: die Teambesprechung mit Zeitplan

Das ist das Format für eine monatliche oder zweiwöchentliche Teambesprechung mit drei bis fünf echten Themen. Jeder Punkt bekommt eine Zeit, eine Leitung und ein Zieletikett.

Die Etiketten stammen vom Organisationspsychologen Roger Schwarz. Sein Artikel zum Gestalten einer Tagesordnung für eine wirksame Besprechung erschien 2015 zuerst in der Harvard Business Review. Zwei seiner Tipps prägen diese Vorlage.

Erstens: „Formulieren Sie Tagesordnungspunkte als Fragen, die das Team beantworten muss.“ In seinem Beispiel wird aus „Neuverteilung der Büroflächen“ die Frage „Unter welchen Bedingungen sollten wir Büroflächen neu verteilen?“ Eine Frage sagt den Leuten, worüber sie vor dem Betreten des Raums nachdenken sollen. Sie sagt auch, wann der Punkt erledigt ist: wenn die Frage eine Antwort hat.

Zweitens: „Vermerken Sie, ob der Zweck des Themas ist, Informationen zu teilen, Input für eine Entscheidung einzuholen oder eine Entscheidung zu treffen.“ Wenn die Leute glauben, sie entschieden, und Sie nur ihren Input wollten, gehen alle frustriert.

TEAMBESPRECHUNG (60 Minuten)
Ziel:

0:00 Änderungen an dieser Tagesordnung? (Entscheiden, Leitung, 5 Min.)
0:05 [Frage 1?] (Informieren, Leitung: ____, Vorbereitung: ____, 10 Min.)
0:15 [Frage 2?] (Input, Leitung: ____, Vorbereitung: ____, 20 Min.)
0:35 [Frage 3?] (Entscheiden, Leitung: ____, Vorbereitung: ____, 15 Min.)
0:50 Was haben wir entschieden, und wer verantwortet was? (Zusammenfassung, Protokollführung, 5 Min.)
0:55 Was hat heute funktioniert, und was sollte sich ändern? (Input, Leitung, 5 Min.)

Zieletiketten: Informieren (zuhören), Input (die entscheidende Person beraten), Entscheiden (hier wird entschieden)

Auch die erste und die letzte Zeile stammen von Schwarz. Er schlägt vor, mit „Tagesordnung prüfen und bei Bedarf ändern“ zu beginnen und mit einem kurzen Plus/Delta zu schließen: was gut lief und was sich beim nächsten Mal ändern soll.

Hier ein Beispiel für eine Tagesordnung eines Facility-Teams mit acht Personen, das sich am ersten Dienstag des Monats trifft.

Setzen Sie den Punkt, der die meiste Energie braucht, in die Mitte der Tagesordnung, nicht ans Ende. Was im letzten Slot steht, wird zusammengequetscht, wenn frühere Punkte überziehen.

Vorlage 3: die Tagesordnung für eine Entscheidungsbesprechung

Vorlagensammlungen sortieren Tagesordnungen meist nach Team-Ritual: Stand-up, Retrospektive, Einzelgespräch. Diese Tagesordnung Vorlage ist stattdessen um ein Ergebnis herum gebaut. Nutzen Sie sie, wenn eine Entscheidung in drei Besprechungen „diskutiert“ und immer noch nicht getroffen wurde.

Die Regel ist einfach: eine Besprechung, eine Entscheidung. Der Kopf nennt die Frage, die entscheidende Person und die Kriterien, und alle erhalten die Vorab-Lektüre mindestens einen Tag vorher.

ENTSCHEIDUNGSBESPRECHUNG (45 Minuten)
Zu treffende Entscheidung, als Frage:
Wer entscheidet:
Wer berät:
Entscheiden bis (Datum):
Vorab-Lektüre gesendet am:
Option A:
Option B:
Option C:
Kriterien, nach denen wir die Optionen beurteilen:

0:00 Frage, entscheidende Person und Kriterien bestätigen (5 Min.)
0:05 Fragen zur Vorab-Lektüre: nur Fakten, noch keine Debatte (10 Min.)
0:15 Jede Option gegen die Kriterien (15 Min.)
0:30 Bedenken, die noch niemand geäußert hat (5 Min.)
0:35 Die Entscheidung, laut ausgesprochen von der entscheidenden Person (5 Min.)
0:40 Wer macht was bis wann, und wer muss informiert werden (5 Min.)

Stellen Sie sich Marcus vor, den Betriebsleiter eines Logistikunternehmens mit 60 Beschäftigten. „Kopiererleasing“ stand seit Juni als Zeile auf der monatlichen Teamtagesordnung. Im September verlegte er es in eine Entscheidungsbesprechung und füllte den Kopf aus, bevor er die Einladung verschickte.

Die Besprechung dauerte 40 Minuten. Option A fiel beim Kriterium Vertragslaufzeit durch, bevor jemand darüber stritt, weil die Kriterien zuerst vereinbart waren. Marcus entschied sich für Option B und sagte es laut. Der IT-Leiter verantwortete den Umstellungsplan, fällig am 9. Oktober.

Sie leiten diese Woche eine Entscheidungsbesprechung? Laden Sie ParrotNotes kostenlos herunter und nehmen Sie sie mit dem Handy auf dem Tisch auf. Zusammenfassung und Aufgaben halten die Entscheidung und die Verantwortlichen schriftlich fest, und niemand muss aufhören mitzureden, um mitzuschreiben.

Vorlage 4: die Tagesordnung für den Projekt-Kickoff

Ein Kickoff hat eine Aufgabe: Alle gehen mit demselben Bild vom Projekt hinaus. Das heißt dasselbe Ziel, derselbe Umfang, derselbe erste Termin und keine Unklarheit darüber, wer was tut.

Senden Sie zwei Tage vorher einen einseitigen Überblick, damit die Stunde für Fragen genutzt wird und nicht zum lauten Vorlesen von Folien.

PROJEKT-KICKOFF (60 Minuten)
Projekt:
Auftraggeber:
Projektleitung:
Vorab-Lektüre: einseitiger Überblick, 2 Tage vorher gesendet

0:00 Warum dieses Projekt, und warum jetzt? (5 Min., Auftraggeber)
0:05 Wie sieht „fertig“ aus? Ziel, Umfang und was nicht dazugehört (15 Min., Projektleitung)
0:20 Wer macht was, und wer entscheidet was? (10 Min., Projektleitung)
0:30 Zeitplan: Meilensteine und der erste Termin (10 Min., Projektleitung)
0:40 Risiken und offene Fragen (10 Min., alle)
0:50 Wie wir arbeiten: Besprechungsrhythmus, wo Dateien liegen, wie man ein Problem meldet (5 Min.)
0:55 Zusammenfassung: Entscheidungen, Verantwortliche und die nächste Besprechung (5 Min., Protokollführung)

Hier das Format, ausgefüllt für einen Büroumzug.

Die Zeile „nicht dazugehört“ im zweiten Punkt ist die, die die Leute überspringen. Wenn Sie laut sagen, dass neue Teppiche nicht Teil dieses Projekts sind, ersparen Sie sich in Woche fünf einen Streit.

Vorlage 5: die förmliche Tagesordnung für Ausschuss oder Vorstand

Vorstände, Ausschüsse, Vereine und Gremien folgen einer Geschäftsordnung, und die Tagesordnung bildet sie ab. Das Grundgerüst stammt aus der Ausgabe von 1876 von Robert’s Rules of Order. Seine Standardreihenfolge hat fünf Schritte: Genehmigung des Protokolls, Berichte der ständigen Ausschüsse, Berichte der Sonderausschüsse, unerledigte Angelegenheiten und neue Angelegenheiten.

Ihre Satzung und die aktuelle Ausgabe Ihrer parlamentarischen Verfahrensordnung gehen vor, prüfen Sie sie also, bevor Sie die Reihenfolge ändern. Diese Tagesordnung Vorlage folgt der klassischen Abfolge.

[ORGANISATION] VORSTANDSSITZUNG
Datum, Uhrzeit und Ort:
Vorsitz:
Schriftführung:

Eröffnung und Prüfung der Beschlussfähigkeit
Annahme der Tagesordnung
Genehmigung des Protokolls der Sitzung vom [Datum der letzten Sitzung]
Berichte der Amtsträger und ständigen Ausschüsse
Berichte der Sonderausschüsse
Unerledigte Angelegenheiten
    a) [Übertragener Punkt], [Vortragende Person]
Neue Angelegenheiten
    a) [Punkt], [Vortragende Person], [zur Entscheidung oder zur Aussprache]
Bekanntgaben und Termin der nächsten Sitzung
Schluss der Sitzung

Warum ist die „Annahme der Tagesordnung“ ein Punkt? Weil in einer förmlichen Sitzung der Entwurf des Vorsitzes nur ein Vorschlag ist. Die offiziellen FAQ zu Robert’s Rules sagen, dass eine vorgeschlagene Tagesordnung „zu Beginn der Sitzung von der Versammlung angenommen“ werden muss, um offiziell zu werden. Mitglieder können vorher beantragen, sie zu ändern.

Ein ausgefülltes Beispiel für eine gemeinnützige Kunstinitiative könnte so aussehen.

Dieser Artikel hört bei der Tagesordnung auf. Protokolle haben eigene Regeln, und die Tagesordnung gibt der Schriftführung die Überschriften, unter denen sie schreibt.

So schreiben Sie eine Tagesordnung in sechs Schritten

Eine Tagesordnung Vorlage bringt Sie ein gutes Stück weit. Diese sechs Schritte decken den Rest ab, und für eine Routinebesprechung dauern sie etwa 10 Minuten.

1. Schreiben Sie das Ziel vor den Punkten

Vervollständigen Sie diesen Satz: „Wenn wir den Raum verlassen, haben wir …“ Wenn Sie das nicht können, erledigt vielleicht eine E-Mail die Aufgabe. Um diese Wahl abzuwägen, rechnet unser kostenloser Besprechungskosten-Rechner Teilnehmende, ihr Gehalt und die Dauer in Kosten pro Besprechung und pro Jahr um.

2. Bitten Sie die Teilnehmenden um Punkte

Schwarz’ erster Tipp lautet, Input von Teammitgliedern einzuholen. Fragen Sie zwei Tage vorher, was die Leute beantwortet haben möchten. Schafft ein Punkt es nicht auf die Liste, sagen Sie seinem Urheber, warum.

3. Machen Sie aus jedem Substantiv eine Frage

Aus „Budget“ wird „Können wir eine zweite Praktikumsstelle aus dem Weiterbildungsbudget des vierten Quartals finanzieren?“ Fügen Sie das Zieletikett hinzu: informieren, Input oder entscheiden. Allein dieser Schritt hätte Priyas Montag gerettet.

4. Geben Sie jedem Punkt eine realistische Zeit und eine Leitung

Addieren Sie die Minuten. Ist die Summe länger als die Besprechung, streichen Sie jetzt einen Punkt, nicht in Minute 55. Jeder Punkt bekommt eine benannte Leitung, die weiß, dass sie ihn leitet. Der Agenda-Modus des kostenlosen Protokoll-Generators für Besprechungen übernimmt das Rechnen: Geben Sie Zweck, Themen und Dauer der Besprechung an, und er liefert eine Tagesordnung mit Zeiten zum Bearbeiten.

5. Sagen Sie, wie man sich vorbereitet, und senden Sie sie einen Tag vorher

Eine Tagesordnung, die 8 Minuten vor der Besprechung eintrifft, kann nichts daran ändern, wie sich jemand vorbereitet. Senden Sie sie einen Arbeitstag vorher, mit angehängter Vorab-Lektüre und deren Lesezeit („10 Minuten“) daneben.

6. Reservieren Sie die letzten fünf Minuten für die Zusammenfassung

Die Zusammenfassung ist ein Tagesordnungspunkt mit Zeit, nichts, was Sie tun, wenn noch Zeit bleibt. Die Protokollführung liest jede Entscheidung, jeden Verantwortlichen und jedes Fälligkeitsdatum zurück, und die Leute korrigieren es auf der Stelle. Die wöchentliche Durchsicht in unserem Beitrag zu Produktivitäts-Tipps baut auf derselben Gewohnheit auf.

Machen Sie Ihre Tagesordnung aufnahmefähig: Lassen Sie die Aufnahme sie ausfüllen

Das lässt eine Sammlung von Tagesordnung-Vorlagen weg. Eine Tagesordnung ist die Gliederung des Protokolls der Besprechung. Ist die Tagesordnung eine Liste von Fragen, ist das Protokoll die Liste der Antworten.

In einem Besprechungsraum ist die Person, die diese Antworten festhalten sollte, beschäftigt. Priya leitete und hielt die Zeit. Eine Schriftführerin im Vorstand verfolgt Anträge.

Genau dann verdient eine Aufnahme ihren Platz, und eine gut gebaute Tagesordnung macht die Aufnahme deutlich nützlicher.

Sagen Sie es vor der Aufnahme dem Raum und fragen Sie um Erlaubnis. Eine Zeile oben auf der Tagesordnung funktioniert gut: „Diese Besprechung wird zum Mitschreiben aufgezeichnet. Sagen Sie der Leitung Bescheid, wenn Sie widersprechen.“ Die Regeln für Aufnahmen unterscheiden sich je nach Bundesstaat und Land, und dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Ein vertraulicher Punkt kann jederzeit bei pausiertem Aufnahmegerät behandelt werden.

Führen Sie dann die Besprechung so, dass die Aufnahme der Tagesordnung folgen kann. Das ist die Checkliste für die aufnahmefähige Besprechung.

• Lesen Sie jeden Tagesordnungspunkt laut vor, wenn Sie ihn eröffnen. „Punkt drei: Weiten wir die Reinigung auf fünf Tage pro Woche aus?“ Das Transkript hat nun Überschriften.
• Nennen Sie Namen. „Amara, was sagen die beiden Angebote?“ sagt dem Protokoll, wer spricht.
• Sagen Sie die Entscheidung als Satz. „Die Entscheidung lautet also: Reinigung an fünf Tagen ab dem 2. November, zum Angebot von Brightway.“
• Nennen Sie Verantwortliche und Datum zusammen. „Amara verantwortet den Vertrag, fällig am 23. Oktober.“
• Stellen Sie Themen laut zurück. „Das kommt für nächsten Monat in den Themenspeicher.“
• Lesen Sie die Zusammenfassung vor. Die Zusammenfassung von fünf Minuten wird in den letzten Minuten der Aufnahme zu einer sauberen Zusammenfassung der gesamten Besprechung.

Legen Sie ein Handy mit ParrotNotes in die Mitte des Tisches, und aus dieser Besprechung werden ein Transkript, eine KI-Zusammenfassung und eine Liste mit Aufgaben. Die Aufnahme läuft bei ausgeschaltetem Bildschirm weiter, das Handy kann also mit dem Display nach unten liegen. ParrotNotes kann außerdem die Nachfass-E-Mail aus dem entwerfen, was gesagt wurde, sodass die Zusammenfassung noch am selben Tag rausgeht.

Stellen Sie sich Elena vor, die Schriftführerin dieser gemeinnützigen Kunstinitiative. Ihr Vorsitzender liest jeden Tagesordnungspunkt laut vor und formuliert jede Entscheidung als Satz. Nach der Oktobersitzung gleicht Elena die Zusammenfassung mit den Überschriften ihrer Tagesordnung ab und hat die Aufgabenliste in etwa 10 Minuten fertig. Fragt später ein Vorstandsmitglied, was zu den Kostenvoranschlägen für das Dach vereinbart wurde, sucht sie im Transkript nach „Dach“.

Der kostenlose Tarif enthält 100 Minuten Aufnahme im Monat, mit einer KI-Zusammenfassung zu jeder Aufnahme. Das reicht für die wöchentliche Teambesprechung aus Vorlage 1. Für 60-minütige Teambesprechungen und zweistündige Vorstandssitzungen nimmt ParrotNotes Pro bis zu 3 Stunden am Stück auf, mit 3.000 Minuten im Monat. Pro kostet 19,99 USD im Monat oder 14,99 USD im Monat bei jährlicher Abrechnung.

Pro bietet außerdem KI-Chat, sodass Sie eine Aufnahme fragen können: „Was haben wir zum Kopiererleasing entschieden?“ Es transkribiert außerdem in über 99 Sprachen und übersetzt. Betrifft Ihre Besprechung sensible Themen, lesen Sie vorab, wie wir Ihre Daten schützen.

Neu in der App? Der Leitfaden Erste Schritte mit ParrotNotes führt durch eine erste Aufnahme. Unser Beitrag, wie Sie keine Aufgaben verpassen, wurde für Verkaufsgespräche geschrieben, aber die Gewohnheit mit Verantwortlichem und Datum funktioniert in jedem Besprechungsraum.

Wählen Sie eine Tagesordnung Vorlage und senden Sie sie heute

Die richtige Tagesordnung Vorlage ist die, die zu dem passt, was Ihre Besprechung liefern muss. Die Kurzfassung:

• Das Format nach dem Ergebnis wählen: wöchentlicher Austausch, Teambesprechung mit Zeitplan, Entscheidung, Kickoff oder förmliche Tagesordnung
• Jeden Tagesordnungspunkt als Frage formulieren und mit informieren, Input oder entscheiden etikettieren
• Jedem Punkt eine Zeit und eine Leitung geben und die Tagesordnung einen Arbeitstag vorher senden
• Die letzten fünf Minuten für eine Zusammenfassung von Entscheidungen, Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen reservieren
• Entscheidungen und Verantwortliche laut sagen, damit sich das Protokoll gegen die Tagesordnung füllt

Denken Sie zurück an Priyas Vier-Wort-Tagesordnung. Mit Vorlage 1, am Freitag gesendet, und „Website“ in einer eigenen Entscheidungsbesprechung endet ihr Montag um 9:30 Uhr. Die Agentur wird am Mittwoch gewählt.

Ihre nächste Besprechung steht schon im Kalender. Kopieren Sie die passende Tagesordnung Vorlage und fügen Sie sie in die Einladung ein. Laden Sie dann ParrotNotes kostenlos herunter, damit die nächste Tagesordnung, die Sie schreiben, mit ihren Antworten ausgefüllt zurückkommt.