Plantilla de matriz RACI
Pon las tareas en filas y las personas en columnas, y haz clic en una celda para marcar R, A, C o I. La matriz revisa que cada tarea tenga un solo aprobador y alguien que haga el trabajo, y se imprime en horizontal con la leyenda.
Qué significan R, A, C e I
Responsable
Hace el trabajo. Una tarea puede tener varias R y necesita al menos una.
Aprobador
La única persona que rinde cuentas del resultado, lo aprueba y reparte el trabajo. Exactamente una A por tarea.
Consultado
Aporta su opinión antes o durante el trabajo: un experto, legal, finanzas. Comunicación en dos sentidos.
Informado
Se entera del avance o del resultado, casi siempre al terminar. Comunicación en un solo sentido, sin aprobación.
Son las definiciones habituales de la matriz de asignación de responsabilidades; la Guía del PMBOK del PMI usa la matriz RACI como ejemplo.
Lo que revisa la matriz
Una A por tarea
Dos aprobadores es lo mismo que ninguno. Si dos gerentes quieren aprobar, uno se queda con la A y el otro pasa a C.
Al menos una R
Una tarea con aprobador pero sin nadie que la haga se atora. Si el aprobador también la hace, dale la R a quien hace la parte práctica, o divide la tarea.
Mira la carga
El resumen cuenta las letras de cada persona. Quien tiene la A en la mitad de las tareas es un cuello de botella; quien solo tiene I quizá no necesita estar en la matriz.
Pocas C
Cada C es una conversación antes de avanzar. Consulta a quien cambia el resultado con su opinión e informa al resto.
Cómo armar la matriz RACI en la reunión de inicio
Llénala en la reunión, con las personas que van a hacer el trabajo:
- Empieza con el ejemplo más parecido a tu proyecto (oportunidad de venta, lanzamiento, evento con clientes o ingreso de un nuevo empleado) o bórralo y escribe el tuyo.
- Anota entregables, no cada paso pequeño: de ocho a quince filas suelen bastar para un proyecto.
- Pon roles o nombres arriba. Nombres si el equipo es fijo; roles si las personas van a cambiar.
- Ve tarea por tarea y acuerda primero la A, luego la R, y después a quién se consulta y a quién se informa.
- Corrige cada aviso antes de cerrar la reunión, imprime la matriz o guárdala en PDF y envíala con la minuta.
Sigue leyendo en el blog: la agenda de la reunión de inicio de proyecto, la plantilla de plan de cuenta, la plantilla de tareas de reunión, la plantilla de registro de decisiones.
Quién hace qué se acuerda en voz alta. Guarda lo que se dijo.
Las letras de una matriz RACI casi siempre se reparten en la reunión de inicio. Graba esa reunión con ParrotNotes y obtén la transcripción, un resumen y las tareas con sus responsables, para que la matriz coincida con lo que todos acordaron. Gratis para 100 minutos de grabación al mes.
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