Formulario de consentimiento para entrevista: plantilla y qué incluir

Daniela pasó dos horas con un soldador jubilado de un astillero para un reportaje de revista. Tres semanas después, él llamó a su editora. Dijo que nunca había aceptado que se nombrara su calle y quería que se quitara una historia sobre su capataz. Daniela tenía la grabación. No tenía nada que dijera a qué había accedido él. (Daniela es un caso compuesto, no una persona real).

Un formulario de consentimiento para entrevista resuelve eso antes de empezar. Registra a qué accedió la persona: a ser entrevistada, a ser grabada, cómo se usarán sus palabras, si aparece su nombre y cómo retirarse. Esta guía te da las ocho cláusulas que debe incluir, una plantilla lista para copiar, un guion breve para el inicio de la grabación y una tabla con las cláusulas que necesita cada tipo de entrevista.

Esto no es asesoría legal. Tu medio, universidad, comité de ética o archivo puede tener su propio formulario, y ese manda. Usa este donde no exista ninguno, o para revisar que el tuyo cubra lo básico.

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¿Qué es un formulario de consentimiento para entrevista?

Un formulario de consentimiento para entrevista es un documento breve en el que la persona entrevistada acepta participar, ser grabada y los usos que le describiste. Fija el alcance: a qué dijo que sí, quién lo pidió y con qué propósito.

A menudo se confunde con un formulario de autorización de uso. Muchos proyectos necesitan los dos.

Si necesitas la parte de autorización para fotos, video o una entrevista publicada, nuestro formato de autorización de uso de imagen gratuito crea uno. La Oral History Association señala que muchos historiadores orales piden la autorización legal cuando la entrevista "está terminada" (consulta sus buenas prácticas), mientras que el consentimiento va primero.

Qué incluir en un formulario de consentimiento para entrevista

Cada cláusula responde una pregunta que la persona entrevistada podría hacer después. Mantén cada una en dos o tres oraciones sencillas. El RGPD de la UE, por ejemplo, pide que una solicitud de consentimiento se presente "de tal forma que se distinga claramente de los demás asuntos ... utilizando un lenguaje claro y sencillo" (artículo 7), y es buena práctica en cualquier lugar.

1. Quién eres y por qué lo pides. Tu nombre, medio o institución, el proyecto y cuánto durará aproximadamente la entrevista.
2. Grabación. Audio, video o solo notas. Di qué dispositivo usarás y si se hará una transcripción.
3. Uso y publicación. Dónde puede aparecer el material: artículo, emisión, episodio de pódcast, tesis, archivo, clips para redes sociales. Nombra cada uso en lugar de escribir "cualquier medio".
4. Identificación y anonimato. Nombre completo, solo el nombre de pila, una descripción ("una enfermera en Ohio") o un seudónimo. Deja que la persona elija.
5. Revisión. Si puede revisar las citas o una transcripción antes de publicar, y si no, dilo con claridad.
6. Participación voluntaria y retiro. Puede saltarse cualquier pregunta, detenerse en cualquier momento y retirarse. Da una fecha límite después de la cual el material ya publicado no se puede retirar.
7. Almacenamiento y acceso. Dónde se guardan la grabación y la transcripción, quién tiene acceso y por cuánto tiempo.
8. Firma y contacto. La firma y fecha de la persona, la tuya y un correo o teléfono para preguntas.

Para entrevistas de investigación, la Common Rule de Estados Unidos agrega elementos obligatorios, que aparecen en la tabla más abajo.

Plantilla de formulario de consentimiento para entrevista

Copia esto en un documento, reemplaza los corchetes y borra cualquier línea que no aplique.

Formulario de consentimiento para entrevista

Proyecto: [Título del artículo, episodio, estudio o colección] Entrevistador o entrevistadora: [Nombre], [medio, universidad u organización], [correo o teléfono] Persona entrevistada: [Nombre] Fecha y lugar: [Fecha], [en persona / teléfono / video]

1. Sobre esta entrevista. Te entrevisto para [proyecto] sobre [tema]. Debería tomar unos [30–60] minutos. [Una oración sobre por qué te lo pido.]

2. Grabación. Me gustaría registrar esta entrevista como: ☐ Audio ☐ Video ☐ Solo notas escritas A partir de la grabación ☐ se hará ☐ no se hará una transcripción.

3. Cómo pueden usarse tus palabras. Tu entrevista puede aparecer en: ☐ [El artículo / episodio / informe indicado arriba] ☐ Clips en redes sociales que lo promocionen ☐ Un archivo o colección de biblioteca ☐ Clases o presentaciones en congresos ☐ Otro: [______]

4. Cómo se te identificará. ☐ Nombre completo ☐ Solo nombre de pila ☐ Una descripción: [] ☐ Un seudónimo: []

5. Revisión. ☐ Puedes revisar tus citas antes de la publicación. ☐ Las citas no se comparten antes de publicar, pero confirmaré los datos contigo.

6. Participar es tu decisión. Puedes saltarte cualquier pregunta, hacer una pausa o terminar la entrevista en cualquier momento. Puedes retirarte contactándome antes del [fecha]. Después de esa fecha, el material ya publicado no se puede retirar.

7. Almacenamiento. La grabación y la transcripción se guardarán en [dónde], solo las verá [quién] y se conservarán [hasta cuándo / por cuánto tiempo].

8. Acuerdo. Leí este formulario, respondieron mis preguntas y acepto participar en las condiciones marcadas arriba.

Firma de la persona entrevistada: __________ Fecha: ______ Firma de quien entrevista: __________ Fecha: ______

¿Preguntas después? Contacto: [nombre, correo o teléfono].

Dale una copia a la persona entrevistada. Una foto de la página firmada en su celular sirve.

Guion de consentimiento verbal para el inicio de la grabación

El consentimiento por escrito no siempre es práctico: una entrevista por teléfono, una encuesta rápida en la calle, una fuente que no firma nada. El Reporters Committee for Freedom of the Press considera una buena práctica grabar el consentimiento verbal de la persona, según su Reporter's Recording Guide. Incluso con un formulario firmado, decirlo en la grabación deja el acuerdo dentro de la grabación misma.

Empieza a grabar y luego lee esto. Toma alrededor de un minuto.

"Hoy es [fecha] y soy [tu nombre], de [medio o proyecto]. Estoy con [nombre de la persona]. Estoy grabando esta conversación para [proyecto], sobre [tema]. La grabación puede usarse en [usos]. Se te identificará como [nombre / nombre de pila / descripción / seudónimo]. Puedes saltarte cualquier pregunta, detenerte en cualquier momento o decirme que algo es extraoficial antes de decirlo. ¿Me das tu permiso para grabar y usar la entrevista de esta forma?"

Espera un "sí" claro; un gesto con la cabeza no queda en el audio. Si la persona pide cambios ("solo mi nombre de pila", "no menciones a mi empleador"), repite el cambio para que también quede grabado.

Si necesitas el consentimiento de todos para grabar depende de dónde estén tú y la otra persona. El RCFP cuenta "unos 11 estados" de Estados Unidos que exigen principalmente el consentimiento de todas las partes. Nuestra guía sobre el consentimiento de una parte en Estados Unidos los enumera, y cómo grabar una entrevista explica la preparación.

Qué cláusulas necesita tu entrevista

Las ocho cláusulas sirven para la mayoría de las entrevistas, pero cada campo se apoya en distintas.

Periodismo. Muchos periodistas se apoyan en el consentimiento verbal en lugar de papeles. La SPJ pide "mayor sensibilidad" con fuentes "sin experiencia o incapaces de dar su consentimiento", y ahí es donde un formulario escrito ayuda más. Nuestro artículo sobre el código de ética periodística cubre el resto de las reglas.

Investigación. En Estados Unidos, la Common Rule (45 CFR 46, administrada por la Office for Human Research Protections del HHS) enumera los elementos obligatorios en la sección 46.116. Incluyen el propósito y la "duración prevista", los "riesgos o molestias razonablemente previsibles", cómo se mantendrá la confidencialidad, a quién contactar y una declaración de que la participación es "voluntaria" y la persona puede detenerse "en cualquier momento". El formulario también debe comenzar con "una presentación concisa y enfocada de la información clave". Usa la plantilla aprobada por tu institución; esta es una lista de verificación, no un sustituto.

Historia oral. Las buenas prácticas de la OHA piden "obtener y documentar el consentimiento informado del narrador" y explicarle "cuándo y cómo se grabará la entrevista". Las personas narradoras pueden restringir el acceso y, en algunos casos, "elegir un seudónimo". Consulta también nuestra guía de transcripción de historia oral.

Pódcast y video. Di con claridad que se pueden cortar clips breves para promoción y agrega una autorización de voz e imagen. Una entrevista para documental suele necesitar ambas cosas antes de que empiece a grabar la cámara.

Errores comunes con los formularios de consentimiento para entrevista

Luis graba entrevistas para un pódcast comunitario en Guadalajara. Su formulario decía "la grabación puede usarse en cualquier medio". Más tarde, un invitado se quejó de un clip de 20 segundos en una red social. El formulario técnicamente lo cubría, pero el invitado se sintió engañado, y Luis perdió a los siguientes tres invitados que esa persona le iba a presentar. (Luis es un caso compuesto, no una persona real).

Los errores que causan la mayoría de las disputas:

• "Cualquier medio, para siempre". Una redacción tan amplia parece una trampa. Nombra los usos.
• Sin fecha para retirarse. "Retirarse en cualquier momento" no aplica a una revista impresa. Da una fecha.
• Anonimato prometido a la ligera. Si prometes un seudónimo, revisa los detalles que aún podrían identificar a alguien: puesto de trabajo, ciudad, una historia muy particular.
• Consentimiento en papel, nada en la grabación. Si el formulario se pierde, la grabación igual debería mostrar el acuerdo.
• Formulario y grabación guardados por separado. Seis meses después, nadie puede vincular la restricción con el archivo.

Lo último es lo más fácil de resolver. Descarga ParrotNotes y el consentimiento que lees al grabar queda en la misma nota que la entrevista, transcrito.

Después de la entrevista: guarda el consentimiento con la grabación

Un formulario de consentimiento solo sirve si lo encuentras cuando alguien pregunta. Una rutina sencilla:

1. Empieza cada grabación con el guion verbal. El primer minuto de la transcripción es tu registro de consentimiento.
2. Toma una foto del formulario firmado y guárdala junto a la grabación, con el mismo nombre.
3. Escribe las restricciones al inicio de tus notas. "Solo nombre de pila. Sin empleador. Retiro hasta el 1 de marzo".
4. Revisa antes de publicar. Vuelve a leer las restricciones antes de entregar, editar o archivar.

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Cada grabación recibe un resumen con IA, incluso en el plan Free (100 minutos al mes y 5 grabaciones con IA). Cuando necesites las palabras exactas de una restricción, hazle preguntas a la grabación ("¿Qué aceptó sobre su nombre?") en lugar de recorrer el audio. Pro cuesta US$19.99 al mes, o US$14.99 al mes con facturación anual, con 3,000 minutos al mes y transcripción en más de 99 idiomas.

Para la entrevista en sí, nuestra guía sobre cómo hacer una entrevista cubre las preguntas y repreguntas.

Primero el consentimiento, después la historia

Un formulario de consentimiento para entrevista toma cinco minutos y te ahorra la llamada que recibió Daniela. Nombra los usos, ofrece las opciones de identificación, da una fecha límite para retirarse y repítelo todo en la grabación. Después, guarda juntos el formulario y la grabación.

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