ParrotNotes

To-Do-Liste Vorlage zum Ausfüllen und Drucken

Wählen Sie eine Art der Liste, benennen Sie die Abschnitte und tragen Sie pro Zeile eine Aufgabe ein, mit Priorität, Fälligkeit und Zuständigkeit. Haken Sie ab, was erledigt ist, und die Liste zählt mit. Drucken Sie sie mit leeren Kästchen (auf Wunsch mit Leerzeilen zum Ausfüllen von Hand), speichern Sie sie als PDF, laden Sie eine CSV-Datei oder kopieren Sie sie als Markdown-Checkliste.

Was auf eine To-Do-Liste gehört

  • Abschnitte

    Heute, diese Woche und später; die Wochentage; oder Anrufe, Besuche, Nachfassen und Spesen für einen Tag im Außendienst. Abschnitte verhindern, dass eine lange Liste zur Wand aus Aufgaben wird.

  • Eine Aufgabe pro Zeile

    Mit einem Verb beginnen und die Sache benennen: „Müller GmbH wegen Verlängerung anrufen“, nicht „Müller“. Eine Aufgabe, die man sich vorstellen kann, fängt man auch an.

  • Priorität

    Hoch, mittel oder niedrig. Hoch nur für die wenigen Dinge, die heute passieren müssen; ist alles hoch, ist nichts hoch.

  • Fälligkeit und Zuständigkeit

    Ein Datum macht aus einem Wunsch einen Plan, und die Zuständigkeit sagt, wer es erledigt, wenn die Liste nach einem Meeting geteilt wird. Für die eigene Liste ist beides optional.

  • Kästchen und Fortschritt

    Jede Aufgabe hat ein Kästchen. Abhaken streicht sie durch, der Zähler läuft weiter, und erledigte Aufgaben lassen sich ausblenden oder am Ende des Tages entfernen.

  • Drucken, PDF, CSV, Checkliste

    Eine saubere Seite drucken, als PDF speichern, eine CSV-Datei für die Tabellenkalkulation laden oder eine Markdown-Checkliste für eine Notiz-App oder einen Chat kopieren.

So planen Sie einen Tag mit der To-Do-Liste

Schreiben Sie zuerst alles auf, ohne zu sortieren: Rückrufe, Angebote, die Spesenabrechnung, die Bitte der Chefin auf dem Flur. Eine Liste im Kopf prüft man ständig; eine Liste auf Papier oder am Bildschirm lässt den Kopf frei.

Dann sortieren. Jede Aufgabe kommt in einen Abschnitt (heute, diese Woche, später), die zwei oder drei wichtigsten bekommen hohe Priorität, und wo es einen Termin gibt, kommt das Datum dazu. Was mehr als einen Anlauf braucht, ist ein Projekt: Zerlegen Sie es in den nächsten Schritt, den Sie wirklich tun können.

Arbeiten Sie von oben nach unten, haken Sie ab, und schieben Sie am Abend das Übrige auf morgen oder später, statt eine neue Liste anzufangen. Steht die Ansicht auf offene Aufgaben, zeigen Ausdruck und kopierte Checkliste nur, was noch zu tun ist.

Wochenziele, die einem größeren Ziel dienen? Formulieren Sie das Ziel zuerst mit der SMART Ziele Vorlage und zerlegen Sie es hier in Aufgaben.

Direkt aus dem Meeting? Das Protokoll schreiben Sie mit dem Protokoll-Generator; Ihre eigenen Aufgaben behalten Sie auf dieser Liste.

Tagesliste, Wochenplaner, Meeting-Aufgaben, Projekt-Checkliste

Tagesliste
Was Sie heute erledigen, darunter diese Woche und später, damit nichts verloren geht. Passt zum Tag im Außendienst oder zu einem Tag voller Termine.
Wochenplaner
Ein Abschnitt pro Werktag und einer fürs Wochenende. Passt, wenn Aufgaben an Tage gebunden sind: Tourentage, Bürotage, die Schulung am Donnerstag.
Aufgaben aus dem Meeting
Was im Meeting vereinbart wurde, jede Aufgabe mit Zuständigkeit und Frist. Gleich danach teilen, damit alle wissen, wozu sie zugesagt haben.
Projekt-Checkliste
Planen, umsetzen, prüfen, abschließen: die Schritte eines Vorhabens von Anfang bis Ende. Für Mängel am Ende eines Bauvorhabens hat die Mängelliste Vorlage die passenden Spalten.

Tipps für eine To-Do-Liste, die fertig wird

  • Höchstens drei mit hoher Priorität

    Sind mehr als drei Aufgaben hoch, wählen Sie die drei, die den Tag zum Erfolg machen, und stufen Sie den Rest herunter. Die Liste soll sagen, wo Sie anfangen.

  • Morgen schon heute Abend planen

    Fünf Minuten am Ende des Tages: abhaken, verschieben, Neues ergänzen. Am nächsten Morgen wissen Sie, welcher Anruf zuerst kommt.

  • Aufschreiben, wenn es auftaucht

    Aufgaben entstehen im Auto, am Telefon oder auf dem Weg aus dem Meeting. Schreiben Sie sie sofort auf (oder sprechen Sie eine Sprachnotiz) und sortieren Sie später.

  • Die Liste kurz halten

    Vierzig Aufgaben sind ein Rückstau, kein Plan. Halten Sie den Abschnitt für heute bei dem, was heute passt, und parken Sie den Rest unter später.

Weiterlesen im Blog: die Maßnahmenliste Vorlage, Tourenplanung im Außendienst, Vertriebsproduktivität messen, Zeitmanagement in der Pflege.

Aufgaben kommen, wenn die Hände voll sind.

Ein Kunde will beim Rausgehen noch ein Angebot, die Chefin hängt am Ende des Telefonats eine Aufgabe an. Sprechen Sie sie in dem Moment als Sprachnotiz in ParrotNotes, oder nehmen Sie das Meeting auf und erhalten Sie Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben, und übernehmen Sie sie in diese Liste. Kostenlos für 100 Minuten Aufnahme im Monat.

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