ParrotNotes

Tagesbericht Vorlage

Füllen Sie Ihren Tagesbericht aus: was Sie erledigt haben, Besuche und Telefonate, Zahlen, Probleme und den Plan für morgen, dann kopieren Sie ihn in eine E-Mail oder in Slack oder speichern ihn als PDF. Wählen Sie Außendienst, Servicetechniker oder Büro und Homeoffice; Überschriften und Zählungen passen sich an. Der Tagesbericht (englisch end of day report, kurz EOD-Report) ist in fünf Minuten fertig und entsteht beim Tippen.

Was in einen Tagesbericht gehört

  • Datum, Name und Empfänger

    Das heutige Datum (die Vorlage trägt es ein), Ihr Name, Ihre Funktion oder Ihr Gebiet und wer den Bericht liest, meist Ihre Führungskraft oder der Innendienst.

  • Heute erledigt

    Kurze Zeilen zu dem, was heute fertig wurde: ein unterschriebener Auftrag, ein abgeschlossener Einsatz, ein verschickter Entwurf. Erledigtes zuerst, dann der Stand größerer Aufgaben.

  • Telefonate, Besuche und Termine

    Die Zahlen, an denen Sie gemessen werden: Besuche, Telefonate und Termine im Außendienst, Einsätze und Serviceanrufe in der Technik, Termine und Tickets im Büro. Leere Zählungen bleiben weg.

  • Zahlen

    Optional: Abschlüsse, versendete Angebote und ihr Wert, Auftragseingang, abrechenbare Stunden. Schreiben Sie sie wie in einer E-Mail; die Vorlage rechnet nichts zusammen.

  • Probleme und Hindernisse

    Was schiefging oder hängt und was Sie brauchen: ein nicht lieferbares Teil, eine Preisfreigabe, ein verärgerter Kunde, der einen Rückruf erwartet. Auf diese Zeile reagiert Ihre Führungskraft.

  • Plan für morgen

    Die ersten Aufgaben für morgen, in Reihenfolge. Morgen macht "Bericht für morgen beginnen" daraus die ersten Zeilen unter "Heute erledigt".

Einen Tagesbericht in fünf Minuten schreiben

Wählen Sie Ihre Rolle. Die Vorlage für den Außendienst zählt Kundenbesuche, Telefonate, Termine und neue Kontakte, mit Abschlüssen, Angeboten und Auftragseingang als optionalen Zahlen; die für Servicetechniker zählt Einsätze, Serviceanrufe und Nacharbeiten, mit Angeboten und abrechenbaren Stunden; die fürs Büro zählt Termine, Telefonate und E-Mails oder Tickets. Benennen Sie Zählungen um, ergänzen oder entfernen Sie welche, bis sie zu dem passen, was Ihre Führungskraft sehen will.

Schreiben Sie den Bericht, bevor Sie vom letzten Termin losfahren oder den Laptop zuklappen, solange der Tag frisch ist. Erst die Zählungen, dann das Erledigte, dann die Probleme und zum Schluss der Plan für morgen. Eine Zeile pro Punkt, keine Adjektive: Ihr Tag sollte in dreißig Sekunden gelesen sein.

"Für Slack kopieren" liefert fette Überschriften und Aufzählungspunkte, die sich sauber in einen Kanal oder eine Direktnachricht einfügen; "Als E-Mail kopieren" ergänzt eine Betreffzeile mit Name und Datum; "Drucken" speichert eine Seite als PDF. Danach behält "Bericht für morgen beginnen" Name, Rolle und die Namen der Zählungen und setzt das Datum auf den nächsten Werktag.

Sie schicken lieber eine Zusammenfassung für die ganze Woche? Dafür gibt es die Wochenbericht Vorlage mit Kennzahlen gegen Ziel und Prioritäten der nächsten Woche.

Für einen unterschriebenen Nachweis eines einzelnen Einsatzes beim Kunden nutzen Sie die Servicebericht Vorlage.

Tagesbericht, Wochenbericht, Servicebericht, Anrufprotokoll

Tagesbericht
Der Tag einer Person für die Führungskraft oder den Innendienst: Erledigtes, Zählungen, Zahlen, Probleme und der Plan für morgen. Diese Vorlage.
Wochenbericht
Die ganze Woche derselben Person, mit Kennzahlen gegen Ziel, Erfolgen und Prioritäten der nächsten Woche. Viele Teams wollen beides: eine kurze Tagesnotiz und eine Wochenzusammenfassung.
Servicebericht
Ein Einsatz bei einem Kunden: ausgeführte Arbeiten, Material, Zeit vor Ort und Unterschrift. Er geht an den Kunden; der Tagesbericht geht an Ihre Führungskraft.
Anrufprotokoll
Jedes Telefonat auf einer Liste, während es passiert, mit Ergebnis und nächstem Schritt. Seine Summen fließen in die Zählungen Ihres Tagesberichts.

Tipps für einen Tagesbericht, der gelesen wird

  • Zahlen vor Geschichten

    "6 Besuche, 14 Telefonate, 2 Angebote" sagt mehr als "viel unterwegs gewesen". Ist eine Zahl niedrig, nennen Sie den Grund in einer Zeile bei den Problemen.

  • Gleiche Uhrzeit, gleiche Form

    Schicken Sie den Bericht jeden Tag zur selben Zeit in derselben Form, dann überfliegt Ihre Führungskraft eine Woche davon in einer Minute.

  • Jedes Problem mit einer Bitte

    "Verdichter nicht lieferbar, bitte Freigabe für Bezug beim anderen Lieferanten" lässt sich heute Abend klären. "Problem mit Teilen" nicht.

  • Sprechen, solange es frisch ist

    Am nächsten Morgen ist die Hälfte der Einzelheiten weg. Gehen Sie den Tag auf der Heimfahrt laut durch und füllen Sie den Bericht mit dem, was Sie gesagt haben.

Für Außendienst und Technik, die von unterwegs berichten: Notizen beim Autofahren, die Besuchsbericht-Vorlage für den Vertrieb, der Wochenbericht für Vertriebsleiter.

Sprechen Sie Ihren Tagesbericht auf der Heimfahrt.

Starten Sie eine Aufnahme in ParrotNotes, bevor Sie vom letzten Termin losfahren, und gehen Sie den Tag durch: wen Sie getroffen haben, was erledigt ist, was schiefging, was morgen zuerst kommt. Sie erhalten ein Transkript und eine Zusammenfassung zum Einfügen in diesen Bericht. Kostenlos für 100 Minuten Aufnahme im Monat.

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Häufige Fragen zum Tagesbericht