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Dienstreisebericht Vorlage

Schreib deinen Dienstreisebericht (oft auch Reisebericht, englisch trip report): Anlass, GesprĂ€chspartner, Ergebnisse, nĂ€chste Schritte und Kosten, ĂŒbersichtlich fĂŒr deine FĂŒhrungskraft, dann drucken, als PDF speichern oder kopieren. WĂ€hle Kundenreise, Messe oder Konferenz oder Werks- und Baustellenbesuch, trag pro Termin eine Zeile ein, und der Bericht entsteht unten in der Vorschau.

Was in einen Dienstreisebericht gehört

  • Reisedaten

    Wer gereist ist, Funktion oder Abteilung, an wen der Bericht geht, das Reiseziel und der erste und letzte Tag. Die Zahl der Reisetage zÀhlt die Vorlage selbst.

  • Anlass und Ziel

    Ein, zwei SÀtze, warum die Reise nötig war: der Auftrag, die Messe, die Abnahme einer Anlage. Alles Weitere wird daran gemessen.

  • Termine

    Pro Termin eine Zeile: mit wem, welche Firma, was besprochen wurde und was dabei herauskam. Auf einer Messe sind das die GesprÀche am Stand und die VortrÀge, die sich gelohnt haben.

  • Ergebnisse

    Was sich durch die Reise geĂ€ndert hat: ein zugesagter Auftrag, ein gefundener Fehler, eine Neuheit beim Wettbewerb. Drei bis fĂŒnf Punkte, die deine FĂŒhrungskraft weitergeben kann.

  • NĂ€chste Schritte

    Jede Aufgabe mit zustÀndiger Person und Termin, damit aus der Reise am Montag Arbeit wird, die jemand erledigt.

  • Kosten und Empfehlungen

    Optional eine KostenĂŒbersicht, die die Vorlage zusammenrechnet, und was du beim nĂ€chsten Mal anders machen wĂŒrdest.

So schreibst du einen Dienstreisebericht

WĂ€hle die Art der Reise. Die Kundenreise beginnt mit Kundenterminen, Ergebnissen und Kostenzeilen fĂŒr Bahn oder Flug, Hotel, Mietwagen und Verpflegung. Messe oder Konferenz fragt nach GesprĂ€chen und besuchten VortrĂ€gen, Erkenntnissen und der TeilnahmegebĂŒhr. Der Werks- oder Baustellenbesuch, etwa zur Abnahme oder Inbetriebnahme beim Kunden, fragt nach GesprĂ€chen vor Ort und Feststellungen. Jede Überschrift und Zeile lĂ€sst sich Ă€ndern.

Trag zuerst die Termine ein, solange du noch weißt, wer was gesagt hat. Notizen sind, was du gehört hast; das Ergebnis ist eine Zeile dazu, was vereinbart wurde. Zieh danach die drei bis fĂŒnf wichtigsten Punkte nach oben in die Ergebnisse und mach aus jeder Zusage an einen Kunden einen nĂ€chsten Schritt mit Namen und Datum.

Beispiel: eine zweitĂ€gige Kundenreise nach Stuttgart und Ulm. Anlass: Rahmenvertrag mit einem Medizintechnik-Kunden verlĂ€ngern, zwei Interessenten besuchen. Drei Termine mit je einem Ergebnis, zwei Ergebnisse oben, vier nĂ€chste Schritte und als Kosten 189,90 € Bahn plus 310,00 € Hotel, die die Vorlage zu 499,90 € zusammenrechnet. "Als E-Mail kopieren" setzt Reiseziel und Zeitraum in den Betreff; "Drucken" speichert den Bericht als PDF.

Die Erstattung lĂ€uft ĂŒber die Reisekostenabrechnung mit Belegen, zum Beispiel mit der Spesenabrechnung Vorlage. Der Dienstreisebericht fasst die Kosten nur fĂŒr die Leser zusammen und prĂŒft keine steuerlichen Regeln.

Du berichtest lieber jeden Tag kurz? DafĂŒr gibt es die Tagesbericht Vorlage.

Dienstreisebericht, Besuchsbericht, Reisekostenabrechnung, Tagesbericht

Dienstreisebericht
Eine ganze Reise: warum, mit wem, was dabei herauskam, wer was als NÀchstes tut und ungefÀhr was es gekostet hat. Diese Vorlage.
Besuchsbericht
Ein einzelner Kundenbesuch im Detail. Ein Dienstreisebericht enthÀlt mehrere davon, mit je einer kurzen Notiz und einem Ergebnis.
Reisekostenabrechnung
Die Abrechnung, mit der du dein Geld zurĂŒckbekommst: Belege, Daten und die BetrĂ€ge, die eure Reiserichtlinie erlaubt. Die KostenĂŒbersicht im Bericht ist nur zur Einordnung.
Tagesbericht
Ein Arbeitstag fĂŒr die FĂŒhrungskraft. Auf lĂ€ngeren Reisen wollen manche Teams beides: kurze Tagesberichte und am Ende einen Dienstreisebericht.

Tipps fĂŒr einen Dienstreisebericht, der gelesen wird

  • Ergebnis zuerst

    "Kunde verlÀngert um zwei Jahre" gehört nach oben, nicht ans Ende des dritten Termins. Erst das Ergebnis, dann die Geschichte.

  • Jede Zusage ist ein nĂ€chster Schritt

    Hast du dem Kunden ein Angebot bis Freitag versprochen, ist das ein Schritt mit deinem Namen und dem Freitag als Termin. Aufgaben ohne Namen gehen verloren.

  • Schreiben, bevor der Koffer ausgepackt ist

    Am nÀchsten Morgen fehlen schon Details. Trag die Termine im Zug oder auf der Heimfahrt ein und mach den Rest am nÀchsten Tag fertig.

  • Sag, was du Ă€ndern wĂŒrdest

    Die Empfehlungen kann nur schreiben, wer dort war: im MĂ€rz wiederkommen, einen grĂ¶ĂŸeren Messestand buchen, beim nĂ€chsten Mal jemanden aus der Technik mitnehmen.

FĂŒr den Außendienst, der von unterwegs berichtet: die Besuchsbericht-Vorlage fĂŒr den Vertrieb, die Messe-Nachfass-E-Mail, Notizen beim Autofahren.

Sprich die Notizen nach jedem Termin ein.

Diesen Bericht hast du nach der Reise getippt. Mit ParrotNotes nimmst du nach jedem Termin im Auto eine Sprachnotiz auf, die App macht daraus ein Transkript und eine Zusammenfassung, und die Termin-Zeilen sind fast fertig, bevor du zu Hause bist. Kostenlos fĂŒr 100 Minuten Aufnahme im Monat.

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