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Abwesenheitsnotiz Vorlage

Tragen Sie ein, wann Sie weg sind, warum und wer Sie vertritt. Der Generator schreibt die Abwesenheitsnotiz kurz, förmlich und freundlich, für Kollegen und für Kunden, mit Betreffzeile, fertig zum Einfügen in Outlook oder Gmail.

Abwesenheitsnotiz in Outlook und Gmail einrichten

Kopieren Sie zuerst den passenden Text und folgen Sie dann den Schritten für Ihr Mailprogramm. Die Menünamen stammen aus den Hilfeseiten von Microsoft und Google.

Outlook im Web und neues Outlook

  1. Öffnen Sie oben die Einstellungen (Zahnrad) und wählen Sie Konto, dann Automatische Antworten.
  2. Aktivieren Sie den Schalter Automatische Antworten.
  3. Wählen Sie „Antworten nur während dieses Zeitraums senden“ und geben Sie Beginn und Ende ein.
  4. Fügen Sie Ihren Text in das Feld darunter ein. Bei Geschäftskonten können Sie für Absender außerhalb der Organisation eine eigene Nachricht hinterlegen: Nehmen Sie dort die Kundenversion.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Im klassischen Outlook für Windows: Datei, dann Automatische Antworten, mit den Registerkarten „Innerhalb meiner Organisation“ und „Außerhalb meiner Organisation“. Microsoft weist darauf hin, dass Antworten an alle externen Absender auch Newsletter, Werbung und Junk-Mails erreichen, und empfiehlt die Option „Nur meine Kontakte“.

Microsoft Support: Automatische Antworten in Outlook senden

Gmail

  1. Öffnen Sie Gmail am Computer, klicken Sie rechts oben auf Einstellungen und dann auf Alle Einstellungen aufrufen.
  2. Gehen Sie auf dem Tab Allgemein zum Abschnitt Abwesenheitsnotiz und wählen Sie Abwesenheitsnotiz aktiviert.
  3. Geben Sie den Zeitraum, den Betreff und den Text ein.
  4. Optional: Setzen Sie das Häkchen, damit nur Ihre Kontakte die Antwort erhalten.
  5. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Laut Google beginnt die Abwesenheitsnotiz um 0:00 Uhr am ersten Tag und endet um 23:59 Uhr am letzten Tag. Meist erhält jeder Absender sie nur bei der ersten Nachricht; wer nach vier Tagen erneut schreibt, bekommt sie noch einmal.

Gmail-Hilfe: Abwesenheitsnotiz (support.google.com)

Was in eine Abwesenheitsnotiz gehört

Vier Dinge: dass Sie nicht da sind, ab wann Sie wieder erreichbar sind (das Rückkehrdatum ist wichtiger als der letzte Urlaubstag), wer Sie vertritt und ob Sie E-Mails lesen. Den Grund können Sie weglassen. „Im Urlaub“ oder „auf Dienstreise“ hilft beim Einschätzen, wie schnell eine Antwort kommt; bei Krankheit oder privaten Gründen genügt „nicht im Büro“, und mehr schreibt dieser Generator auch nicht.

Nennen Sie das Datum mit Wochentag und eine Vertretung mit Namen und E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Viele Firmen ergänzen den Satz „Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet“, damit der Absender weiß, dass er sich bei Dringendem selbst an die Vertretung wenden muss; das lässt sich oben ankreuzen.

Intern und extern

Kollegen brauchen wenig: den Zeitraum und wer was übernimmt. Kunden brauchen die förmliche Anrede in der Sie-Form, Ihre vollständige Signatur mit Firma und einen klaren Weg für alles, was nicht warten kann. In Outlook-Geschäftskonten lassen sich beide Texte getrennt hinterlegen; in Gmail gibt es nur einen, nehmen Sie dort die Kundenversion.

Abwesenheitsnotiz im Vertrieb

Schreibt ein Kunde seinem Außendienstler, geht es meist um ein Angebot, eine Bestellung oder eine Lieferung. Mit der Vertriebsoption nennt die Kundenversion, wer Angebote und Bestellungen bearbeitet, solange Sie weg sind. Auf einer Messe wählen Sie Dienstreise und tragen den Messenamen ein: Der Kunde sieht, dass Sie arbeiten.

Schalten Sie die Notiz am Abend vor der Abreise ein, testen Sie sie mit einer Mail von einer anderen Adresse und schalten Sie sie am ersten Arbeitstag wieder aus.

Auch telefonisch nicht erreichbar? Der Mailbox-Ansage-Generator schreibt eine Abwesenheitsansage für die Mailbox mit denselben Daten.

Für den Außendienst: Nachfass-E-Mail nach der Messe, Übergabe-Vorlage im Vertrieb.

Die Abwesenheitsnotiz deckt das Postfach ab. Die Übergabe ist ein Gespräch.

Die Abwesenheitsnotiz sagt, an wen man sich wenden soll. Im Übergabegespräch vor der Abreise erfährt Ihre Vertretung, welche Deals, Angebote und Kunden sie betreuen muss. Nehmen Sie dieses Gespräch mit ParrotNotes auf und erhalten Sie Zusammenfassung und Aufgaben, damit nichts nur in Ihrem Kopf steckt, während Sie weg sind. Kostenlos für 100 Minuten Aufnahme im Monat.

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Fragen zur Abwesenheitsnotiz